Как учитывать расходы на топливо и гсм. Расход топлива: налоговый и бухгалтерский учет Лимит списания топлива само предприятие

Большинство фирм используют в своей работе транспортные средства. А они, как известно, требуют постоянных «бензиновых вложений». Как правильно организовать учет топлива, вы узнаете из статьи.

Покупаем за наличные

Как правило, за бензин водитель расплачивается наличными. На заправке ему, как физическому лицу, выдают кассовый чек, который он относит в бухгалтерию.

Получив документ, бухгалтер должен оприходовать поступившее горючее. Согласно пункту 42 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н, ГСМ – это материал. Получается, что по правилам ведения бухучета счетовод должен оприходовать его на одноименном счете 10 «Материалы». Но, как известно, для этого действия необходим первичный документ. Правила его оформления прописаны в статье 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Кассовый чек не полностью соответствует стандартам первички. Например, в нем нет подписей. Но, как считает, Минфин, это не проблема. По мнению чиновников, кассовый чек выполняет другое условие, предъявляемое к составлению первичных документов. А именно составляется в момент совершения операции (п. 4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Поэтому кассовый чек является первичным учетным документом (см. письмо от 5 января 2004 г. № 16-00-17/2). На основании чеков водитель должен составить авансовый отчет. Далее встает вопрос о списании.

Путевые листы

Для списания бензина нужно заполнить путевой лист. Его форма утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Она содержит реквизиты о маршруте автомобиля, пройденном расстоянии и расходе топлива. Отметим, что в комментариях Госкомстата к составлению этого документа написано: путевой лист «является первичным документом по учету работы… транспорта и основанием для начисления заработной платы водителям». Как видите, о ГСМ статисты даже не упомянули.

Поэтому на многих фирмах к заполнению путевых листов относятся формально. В них отражают лишь самую общую информацию: марку машины, фамилию водителя и объем израсходованного бензина. При этом забывают указать пройденный километраж, показания спидометра и прочую совершенно бесполезную, на взгляд бухгалтера, информацию. Это и дает налоговикам вполне законное основание исключить из состава расходов затраты на топливо.

Чиновники аргументируют свою позицию так: первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). А, как мы уже говорили, для путевых листов форму определил Госкомстат. Переубедить налоговиков в этом вопросе нельзя. И чтобы бухгалтер при проверке не успел внести исправления, контролеры обычно изымают эти документы.

В принципе заполнять путевые листы по всем правилам несложно. Они отличаются в зависимости вида автомобиля. Например, для легковушек предусмотрена форма № 3, а для грузовых – форма № 4–С и № 4–П. Все формы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что путевой лист можно составлять не на каждую поездку, а хотя бы раз в месяц. К такому же мнению пришли и судьи (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Нормы расходов

Многие налоговики при проверке обоснованности топливных расходов возьмут на вооружение нормы, утвержденные Минтрансом 29 апреля 2003 г. (руководящий документ Р3112194-0366-03). Обнаружив «лишние» затраты, контролеры могут исключить их из расходов и доначислить налог на прибыль. Однако у бухгалтера достаточно оснований поспорить по этому вопросу с проверяющими. Во-первых, Налоговый кодекс не дает право Минтрансу утверждать лимиты расходов ГСМ для расчета налогов. Минтрансовский документ носит лишь рекомендательный характер. Он не прошел регистрацию в Минюсте. Поэтому на него «нельзя ссылаться при разрешении споров» (п. 10 Указа Президента от 23 мая 1996 г. № 763). А во-вторых, в самом налоговом законодательстве нет ни слова о том, что затраты на топливо нормируются. В нем лишь сказано, что это материальные расходы (ст. 254 НК).

Арбитражные суды также встают на сторону фирм. Например, постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 10 июня 2002 г. № Ф09-1180/02-АК. Все фактические расходы на ГСМ фирма отнесла на себестоимость продукции. Решив, что такие затраты нужно учитывать в пределах норм (старые нормы Минтранса от 1997 года), налоговики доначислили налог на прибыль и соответствующие пени. Однако судьи признали претензии чиновников неправомерными. Служители Фемиды указали, что все расходы организации на ГСМ связаны с производственной деятельностью. Иного (непроизводственного) характера расходов налоговики не доказали.

Чтобы избежать проблем с налоговиками, фирма может узаконить собственные нормы. Главное – чтобы они были экономически оправданы. К такому мнению постепенно приходят и налоговики (например, письмо УМНС по г. Москве от 5 февраля 2003 г. № 26-12/7430).

Что делать с НДС?

Как мы уже говорили, АЗС должна выдать водителю кассовый чек. А вот счет-фактуру она предоставлять вовсе не обязана. Кроме того, НДС в чеке продавец может не выделять (п. 6 ст. 168 НК). Возникает странная ситуация. С одной стороны продавец топлива свои обязанности перед фирмой выполнил, выдав кассовый чек. С другой – покупатель не имеет права на вычет НДС по этому документу, поскольку наличие счета-фактуры обязательно (ст. 172 НК).

Официальных разъяснений налоговиков по этой проблеме пока нет. Скорее всего, если фирма решится на вычет, свою правоту ей придется доказывать в суде. Однако арбитры все чаще поддерживают организации (например, постановление ФАС Уральского округа от 8 июля 2003 г. № Ф09-1961/03-АК). В данном деле судьи сослались на пункт 7 статьи 168 Налогового кодекса. В нем сказано, что вместо счета-фактуры продавцам розничной торговли достаточно выдать чек по установленной форме.

В случае, если у бухгалтера фирмы отсутствует дух авантюризма, то сумму чека нужно отнести на расходы. Избежать подобных проблем можно с помощью безналичных расчетов.

Расчеты по безналу

Когда фирма постоянно сталкивается с топливными расходами, то можно перейти на расчеты по безналу. Для этого предусмотрены топливные талоны или карты.

Для получения топливных талонов фирма заключает договор поставки ГСМ со специализированной фирмой. Талоны бывают двух видов: на определенную сумму или «литровыми». Во втором случае на них пишут количество и марку топлива, которое будет отпущено по одному талону.

Приобретенные талоны нужно учитывать как денежные документы на субсчете 50-3 «Денежные документы». Их выдача водителям должна отражаться в книге учета движения денежных документов. Желательно, чтобы она была прошнурована, пронумерована и скреплена печатью организации. Для подтверждения фирма-покупатель и нефтебаза могут ежемесячно составлять акт приемки-передачи топлива. В нем указывают наименование, количество и стоимость отпущенных нефтепродуктов. На основании акта фирма-продавец выписывает счет-фактуру.

Пример

ООО «Попутчик» заключило с ЗАО «Топливо» договор на заправку своих автомашин. По договору ООО заплатило 118 000 руб. (в том числе НДС – 18 000 руб.) за 10 000 л бензина по 11,8 рублей за литр. Оплата произведена 9 августа 2004 года. ЗАО «Топливо» выдало 500 талонов на 20 л бензина каждый. В этот же день водителям «Попутчика» было передано 200 талонов на сумму 47 200 руб. (11,8 руб. х 20 л х 200 талонов).

По окончании месяца 31 августа 2004 года составлен акт приемки-передачи топлива. Согласно акту, ООО получило 3000 л бензина на сумму 35 400 руб. (11,8 руб. х 3000 л), в том числе НДС – 5400 руб.

Указанные операции бухгалтер «Попутчика» отразил так:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– 118 000 руб. – перечислен аванс за бензин;

Дебет 50-3 Кредит 60

– 118 000 руб. – получены талоны на бензин;

Дебет 71 Кредит 50-3

– 47 200 руб. – выданы талоны водителям;

Дебет 10 Кредит 71

– 30 000 руб. (35 400 – 5400) – оприходован бензин, залитый в баки автомашин;

Дебет 19 Кредит 71

– 5400 руб. – учтена сумма НДС со стоимости бензина, залитого в баки автомашин;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– 35 400 руб. – зачтена часть аванса, уплаченного поставщику бензина;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 5400 руб. – принят к вычету НДС по оприходованному и оплаченному бензину;

Дебет 20 Кредит 10

– 30 000 руб. – списан на затраты израсходованный бензин.

Схема работы по топливным картам аналогичная. Приобретая карту, фирма перечисляет поставщику бензина аванс. Дальше водитель расплачивается по ней на АЗС. Однако сегодня такой способ не столь распространен, как хотелось бы. Специальные устройства для приема карт есть только на крупных АЗС.

Отметим, что если вы выбрали безналичный способ оплаты топлива, то лучше количество и цену приобретаемых нефтепродуктов указывать не в самом договоре, а в приложениях к нему или в дополнительных соглашениях. Это связано с частым изменением цен.

А.С. Поляков, аудитор АГ «РАДА»

Когда встает вопрос о том, как вести учет ГСМ в 2017 году, как списать расходы на ГСМ при налогообложении прибыли, нужно разобраться, на какие нормы ориентироваться. Разберемся, как списать ГСМ по путевым листам, по факту, а не по нормам, без путевого листа, по топливным картам, а также покажем правильные проводки и документы.

Для каких компаний обязательны нормы расхода топлива Минтранса

Обращаем внимание, что в 2017 году нормы Минтранса обязательны для автотранспортных компаний (Распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р), поэтому все остальные организации могут производить списание ГСМ по факту, а не по нормам.

Напоминаем также, что Налоговый кодекс не содержит предписания нормировать расходы на ГСМ при налогообложении прибыли. Кстати, финансисты не так давно пришли к такому же выводу.

В своем письме чиновники отметили, что при компенсации сотруднику расходов на ГСМ за использование личного транспорта, компания не обязана применять указанные нормы (письмо Минфина России от 19.08.16 № 03-03-06/1/48789).

См. подробнее Нормы списания ГСМ в 2017 году в РФ>>>

На практике налоговики снимут расходы на бензин, если вы не сможете их обосновать. Например, когда списываете топливо сверх норм, которые сами же установили. Способы, чтобы обосновать повышенный расход топлива в статье "

Cписание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях: специальные нормативы

Если сотрудник использовал свой легковой автомобиль, компенсировать его расходы на ГСМ нужно в соответствии с нормативами, прописанными в Постановлении Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (ред. от 09.02.2004). Напоминаем, что для этого необходимо письменное согласие работника на использование его авто в служебных целях (письмо Минфина России от 20.04.15 № 03-04-06/22274).

Условие о компенсации можно включить в трудовой контракт, трудовое законодательство это допускает (ст. 188 ТК РФ). При соблюдении указанных условий компания вправе учесть эти затраты в расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В случае списания ГСМ и компенсации расходов сотруднику предлагаем ознакомиться с нормами, образец таблицы ниже:

Порядок списания ГСМ по путевым листам в 2017 году

Налоговый кодекс требует, чтобы расходы соответствовали определенным критериям, это экономическая целесообразность и документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ). Предлагаем разобраться, как списать ГСМ по путевым листам на примере.

Составлять путевой лист нужно только в том случае, если автомобиль не оборудован электронной системой контроля пробега. Причем, оформить его можно на срок до 1 месяца. Если такая система в автомобиле есть, то списать ГСМ можно без путевого листа. Напоминаем, что если автомобиль используется в течение месяца несколькими водителями, путевой лист нужно оформить на каждого.

Для учета ГСМ по путевым листам в 2017 году подойдет унифицированная форма, но можно выписать и свой документ, главное, чтобы в нем были все необходимые реквизиты (письмо Минфина РФ от 25.08.09 № 03-03-06/2/161).

Списание ГСМ по путевым листам: налоговый учет

Итак, для списания ГСМ по путевым листам (пример) понадобится сам путевой лист, а также бухгалтерская справка. Путевой лист подтверждает «пробег» автомобиля, а бухгалтерская справка - расходование ГСМ. Приобретение ГСМ подтверждается чеками ККТ с АЗС и авансовыми отчетами водителя.

Поскольку в налоговом учете, как мы уже сказали, топливные расходы не нормируются, то стоимость всего количества ГСМ, израсходованного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А вот отразить НДС сложнее. Для этого необходим счет-фактура от АЗС, если его нет, то включить НДС в вычеты не получится, чека ККТ в этом случае недостаточно. Но если счет-фактура имеется, то НДС надо включить в вычет при отражении стоимости приобретенных ГСМ по дебету счета 10 «Материалы».

Списание ГСМ по путевым листам: бухгалтерский учет

В 2017 году для списания и учёта ГСМ в бухгалтерии необходимы соответствующие проводки и те же первичные документы, подтверждающие пробег и количество приобретенных ГСМ для налогового учета.

Рассмотрим подробнее, какими проводками отразить учет ГСМ в бухгалтерском учете:

Обращаем внимание, что списание затрат на ГСМ в расходы производится на конец каждого месяца (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99). При наличии электронной системы учета пробега машины, вместо путевых листов нужно использовать распечатанные отчеты этой системы. Отчеты подписывает водитель.

Как списать ГСМ, полученные по топливным картам в 2017 году

Налоговый учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ, приобретенным за наличные. А вот в бухгалтерском учете проводки другие, поскольку появляется организация – эмитент топливных карт, на счет которой компания перечисляет деньги.

Кроме этого, вам могут потребоваться дополнительные проводки, если изготовление топливных карт оплачивалось отдельно. Затраты на изготовление топливных карт можно списать в расходы при получении карты (п. 5 ПБУ 10/99).

Саму карту лучше учитывать на забалансовом счете, например, на счете 014. Стоимость карты, в этом случае, можно принять за условную величину, например, 50 рублей за штуку. А вот какие проводки нужно сделать при покупке топливной карты.

Сайт журнала «РНК »

Электронный журнал «РНК »

До сих пор не утихают споры о том, нужно ли учитывать нормы расхода бензина для целей налогообложения прибыли. Налоговый кодекс делать это не обязывает. Но большинство инспекторов при проверке настаивают на учете затрат только в пределах норм, Минтрансом.

И вот наконец есть повод полагать, что поставит точку в этом споре. Ведомство выпустило уже второе разъяснение о том, что нормировать расходы на ГСМ — право, а не обязанность компании (письмо от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875). Соответственно компания сможет больше затрат учесть при налогообложении прибыли. Но учитывая, что контролеры не всегда соглашаются с Минфином России, риски сохраняются.

Большинство практиков считают, что расходы на ГСМ безопаснее все-таки нормировать. Но есть решения суда, подтверждающие, что стоимость ГСМ можно учесть в расходах по факту. Рассмотрим, какие аргументы приводят за противоположные позиции

Позиция 1. Нормировать расходы на ГСМ — право, а не обязанность

НК РФ не обязывает компанию применять нормы расхода бензина. Значит, такие расходы можно учесть при налогообложении прибыли в размере фактических затрат (подп. 5 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 272 НК РФ).

УФНС России по г. еще в 2006 году высказало мнение, что затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы автомобиля можно списывать в расходы исходя из фактического пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и цен на его приобретение (письмо от 12.04.06 № 20-12/29007).

Несмотря на позицию ведомства, контролеры на местах доначисляли компаниям, которые не нормировали спорные расходы. Однако суды поддерживали в этом (постановления ФАС Западно-Сибирского от 05.04.12 № А27-8757/2011 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12) и Центрального от 04.04.08 № А09-3658/07-29 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08) округов). Основной аргумент — у компании имелись первичные документы, которые подтверждают приобретение и расход топлива (путевые листы).

Более того, в последних разъяснениях Минфин России обращает внимание, что компания вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Но не настаивает, что она обязана им следовать (письма от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875 и от 03.06.13 № 03-03-06/1/20097).

Поэтому списание ГСМ в расходы в размере фактически понесенных затрат вполне безопасно с налоговой точки зрения. Если, конечно, такие затраты разумны и подтверждены документами.

Позиция 2. Расходы на ГСМ нужно нормировать

Расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) для целей налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом такие расходы должны быть обоснованы с налоговой точки зрения и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Минфин России в письме от 03.09.10 № 03-03-06/2/57 подчеркнул, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик учитывает Методические рекомендации “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”, введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р.

Ранее ведомство отмечало, что в отношении автомобилей, для которых нормы расхода бензина и смазочных материалов не утверждены указанным распоряжением Минтранса России, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой заводом-изготовителем автомобиля (письмо от 14.01.09 № 03-03-06/1/15).

Существует и судебная практика, поддерживающая такую позицию финансистов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.08 № Ф04-7500/2008(16942-А27-37)).

Поэтому компания не вправе списывать в расходы стоимость ГСМ в размере фактически понесенных затрат. Даже при наличии должным образом оформленных путевых листов и кассовых чеков автозаправочных станций.