Сколько лет хранятся кассовые чеки. Порядок работы с документами по операциям с картами. Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии

Если на фирме пробивается по два-три чека в день, то проблема их сохранности практически отсутствует. Иная ситуация у тех компаний, которые расходуют по несколько кассовых рулонов в день. При такой производительности за пять лет, установленных законодательством на хранение контрольно-кассовых лент, может накопиться немалое количество макулатуры. Есть ли способ избавиться от нее побыстрее, не вызвав при этом гнев чиновников?

Противоречия чиновников

Контрольно-кассовые ленты надо хранить не меньше пяти лет, такой срок установлен в пункте 11 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (утв. постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. № 745, далее – Положение). Однако можно ли сократить этот срок и пораньше избавиться от ленты? Ведь есть и такие компании, которые включают в себя несколько магазинов, в связи с чем количество отработанных чеков велико. Для хранения кассовых «рулонов» им понадобятся не меньшие склады, чем для продукции. Однако финансисты все равно настаивают на том, что срок хранения – не менее пяти лет (письмо Минфина от 27 декабря 2004 г. № 03-01-10/6-219). Вероятно, чиновники совсем забыли о своих рекомендациях. Ведь в типовых правилах по эксплуатации контрольно-кассовых машин, которые они же сами и утвердили, написано, что использованные ленты хранятся в опечатанном виде в бухгалтерии в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации (п. 6.4 Типовых правил, утв. письмом Минфина от 30 августа 1993 г. № 104). Подобное же мнение финансисты высказывали и в письме от 3 апреля 2001 г. № 16-00-14/155.

В свою очередь, ту самую инвентаризацию имущества, после которой (по истечении 15 дней) можно избавиться от «контрольки», фирма должна проводить регулярно. Есть случаи, когда ее проведение обязательно, например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Значит, если, к примеру, контрольная лента закончилась в декабре, а инвентаризация проходит в конце года, то хранить ленту следует до середины января следующего года. Январская же «контролька» задержится в бухгалтерии примерно на один год. Срок, конечно, немаленький, но все-таки не пять лет.

Есть еще один способ сократить время хранения кассовой ленты. Дело в том, что торговые организации обычно проводят плановые инвентаризации не реже одного раза в месяц (на первое число), в крайнем случае – раз в квартал. А поскольку результаты ревизии утверждаются руководителем организации в течение месяца после ее проведения, то, следовательно, срок жизни использованной ленты – максимум два месяца. Таким образом, компания должна самостоятельно решать, беречь использованную кассовую ленту пять лет или же ограничить срок ее хранения ближайшей инвентаризацией – ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной. Однако какова вероятность того, что инспекторы примут позицию компании и все обойдется без разногласий?

С точки зрения законности

За «ненадлежащее хранение информации о кассовых операциях в фискальной памяти контрольно-кассовой машины и на контрольных лентах» чиновники из Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ (ГМЭК) пытались узаконить штраф в тридцать пять тысяч рублей. Однако их попытки не увенчались успехом, ведь в Законе о ККМ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ статьи об ответственности за несохраненную «контрольку» нет.

Отсутствие кассовой ленты отнюдь не налоговое правонарушение. Дело в том, что в статье 120 Налогового кодекса указано, что «грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения является отсутствие первичных учетных документов». Если недостача «первички» не привела к занижению налоговой базы, то фирма может быть оштрафована на 5000 рублей (п. 1 ст. 120 НК). Ни контрольно-кассовую ленту, ни Z-отчет к первичным учетным документам отнести нельзя. Такого же мнения придерживаются и судьи (постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. № Ф09-3224/01-АК). Документ является первичным, если он содержит обязательные реквизиты или составлен по форме из альбома унифицированных форм (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Перечень таких форм утвержден постановлениями Госкомстата № 132 от 25 декабря 1998 года и № 88 от 18 августа 1998 года, и никакой кассовой ленты или Z-отчета там нет, в качестве формы первичной документации утвержден лишь журнал кассира-операциониста.

Эксперты журнала «Расчет» отмечают, что налоговики могут попытаться оштрафовать компанию на основании статьи 126 Налогового кодекса – за «непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах». Размер санкции – пятьдесят рублей за каждый документ. Однако законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять «контрольки» и Z-отчеты, а Положение по применению кассовых аппаратов к законодательству о налогах и сборах отношения не имеет. Следовательно, налоговики не вправе наказывать компанию. Аналогичной позиции придерживаются и судьи (постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. № Ф09-3224/01-АК).

А вот административной ответственности директору фирмы за отсутствие лент, скорее всего, не избежать. Ведь именно он отвечает за хранение учетных документов (п. 11 Положения). Законодательством предусмотрена санкция для должностных лиц за нарушение сроков и порядка хранения – от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях).

Навстречу прогрессу

При осуществлении платежа за товары или услуги все чаще используется оплата при помощи банковской карты. Почти все магазины и торговые точки используют эквайринг – банковскую услугу, обеспечивающую возможность оплачивать покупки безналичным методом при помощи карты, которую прикладывают к специальному терминалу. Так отпадает необходимость снимать наличные в банкомате. При покупке банк производит списание денежных средств со счета покупателя. Продавец распечатывает два чека: для покупателя и продавца. Нужно ли хранить чеки по эквайрингу? Что должен знать продавец? Для каких целей используют слип-чеки, нужно ли их оставлять в соответствии с правилами? Какие правовые нормы определяют порядок таких расчетов?

Нужен ли чек при эквайринге?

Необходимость хранить чеки при осуществлении онлайн-платежей постоянно обсуждается. В 2003 году был принят закон (No54-ФЗ), определявший использование ККМ (кассовых аппаратов) во время платежей с помощью карты или наличными деньгами. Этот закон не учитывал возможность оплачивать услуги онлайн.

Чек был нужен при расчетах наличными или через платежный терминал.

Федеральный закон No 290, вышедший 3 июля 2016 года, со всей ясностью утверждает, что чек необходимо сохранять, когда была произведена оплата:

• любых товаров и услуг;
• награждения при участии в лотерее;
• при осуществлении электронных платежей через приложение мобильного телефона;
• платного контента в виде игр, книг и так далее.

Так надо ли хранить чеки при эквайринге? Ответ на этот вопрос положительный. Нужно учитывать, что их оставляют на определенный временной период. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.

Сколько хранить чеки по эквайрингу?

Постановление Правительства РФ No 470 от 23 июня 2007 года определяет срок хранения первичных кассовых документов в течение 5 лет. Сколько хранить чеки по эквайрингу? Как правило, срок хранения чеков, подтверждающих то, что оплата была совершена, составляет три года. Слипы-чеки должны быть переданы в банк не позднее трех дней с момента поступления из него запроса.

Для чего нужно сохранять чеки?

Хранение чеков необходимо для самой производственной компании:

• так можно избежать возможных штрафов со стороны налоговой службы при утере Z-отчета;
• для соблюдения требований бухучета;
• для предотвращения возможных конфликтов с потребителем услуг и урегулирования споров;
• для возможности возврата денег клиенту;
• для подтверждения статуса платежа (осуществлена оплата или нет, были ли зачтены деньги).

Кроме того, банк, с которым организация заключила договор на услуги эквайринга, имеет право запросить слип-чеки на требуемую дату или определенный срок. При этом документы должны быть предоставлены в течение 3 дней, что при правильном их хранении не доставит труда.

Как хранить чеки по эквайрингу?

Чеки печатаются на специальной термоленте, которая устроена так, что имеющиеся на ней данные выцветают через некоторое время. Так как хранить чеки по эквайрингу, если нанесенная на них информация исчезает?

После того как чек будет получен, необходимо сделать его ксерокопию.

Важно! К копии чека обязательно прикладывается его оригинал, даже в том случае, когда данные с него совершенно исчезли. На копию документа ставится подпись ответственного лица компании, которую закрепляют печатью организации. При составлении Z-отчета к нему в обязательном порядке прикрепляют справку, составленную по форме КМ-6.

Чеки помещают в папку, разделяющуюся закладками с указанием даты создания. Прикреплять их к расчетно-кассовым документам не требуется.

Если слипы не были востребованы, или срок их хранения давно истек, они передаются в архив или уничтожаются.

Передача слип-чеков в банк

Сверка итоговых расчетов осуществляется каждый день без перерывов. Эквайрер получает полные сведения по всем осуществленным транзакциям. Закрывающий отчет по терминалу подтверждает действия.

Но эквайер может запросить чеки для изучения деталей расчетов. Часто это делается с целью предупреждения мошенничества.

В таблице представлена полная инструкция по предоставлению информации финансовой организации.

При ОСНО НДС Налог на прибыль Налогооблагаемая база Полная выручка, включая комиссию банку Доход (полученная выручка за вычетом НДС) минус комиссия банку Дата определения базы Дата перехода товара клиенту в собственность Дата перехода товара в собственность покупателю При УСН «Доходы» «Доходы – расходы» Налогооблагаемая база в раздел «Доходы» включается вся выручка Комиссия за эквайтинг включается в «Расходы» Дата определения базы Дата поступления средств на р/с Дата поступления средств на р/с Возврат товара при эквайтинге Если товар был приобретен за безналичный расчет, то при его возврате денежные средства должны поступить к покупателю обратно на карту. Документы, которые покупатель должен предоставить продавцу:

• Паспорт;
• Пластиковую карту;
• Заявление.

Обратиться с возвратом может только владелец карты.

Эквайринг: нормативная база, учет и оформление операций

Типовых правил, а в графе 12 — количество чеков, по которым прошли безналичные платежи (письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 N 17-15/4707, от 28.03.2005 N 22-12/19995).Порядок возврата покупателю денежных средств в случае возврата им товара, оплаченного с использованием платежной карты через банковский терминал, может быть урегулирован договором эквайринга (смотрите также письмо УФНС России по г.

Москве от 15.09.2008 N 22-12/087134). 2. Бухгалтерский учет В бухгалтерском учете выручка от продажи продукции и товаров, поступления, связанные с выполнением работ, оказанием услуг (в том числе и оплаченная с использованием банковских терминалов) (далее — выручка от реализации), является доходом от обычных видов деятельности (п.

Операции эквайринга: документальное оформление и бухгалтерский учет

Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (далее — Положение N 266-П) эквайрингом именуется осуществление кредитными организациями (эквайрерами) расчетов с организациями торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт.Согласно п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее также — ККТ) применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных этим федеральным законом.

Порядок работы с документами по операциям с картами

При этом в Z-отчете, суммы оплаченные наличными и по картам будут отражаться отдельно, что значительно облегчит их учет и позволит избежать двойного налогообложения. Документы, оформляемые при оплате картами должны пересылаться и храниться по четко определенному, порядку для исключения случаев утраты документов, снижения трудозатрат по поиску, анализу и обработке документов, своевременного предоставления копий документов по запросу банка, снижения рисков финансовых потерь при работе со спорными транзакциями.
Пересылка документов Бумажные слипы должны инкассироваться (предоставляться) в банк не позднее десятого рабочего дня от даты совершения операции. Сверка итогов должна производиться в день совершения операций (ежедневно в конце рабочего дня).

Отражаем эквайринг в бухгалтерских проводках

Принятие комиссии: Дт 91 – Кт 60 - 4500 Пример 2. Выручка от сделок по пластиковым картам поступила на следующий день или позднее В этом случае применяется счет 57 «Переводы в пути». Читайте также статью: → «Счет 57: переводы в пути. Пример, проводки».

Внимание

Вырученные средства OOO «Триумф» за 25 января 2017 года составили 100000 рублей, в т.ч. 60000 - безналичные расчеты. По договору с банком-эквайрером, вырученные средства поступают в организацию на следующий день, после получения банком электронного журнала.

Комиссия равна 1,8%. В бухучете ООО «Триумф» за 25.01.2017 будут проводки:

• Учет безналичной выручки:

Дт 62 – Кт 90.1- 600000 руб.

• Учет выручки наличными:

Дт 50 – Кт 90.1 - 40 000 руб.

• Учет НДС по безналичным расчетам:

Дт 90.3 – Кт 68 – 9152,54 руб.

Особенности бухгалтерского и налогового учета эквайринга

План счетов) предусмотрен счет 57 «Переводы в пути».Суммы оплат, которые произведены через банковский терминал, но которые еще не поступили от банка на расчетный счет организации, отражаются на счете 57.Таким образом, в бухгалтерском учете организации операции, связанные с реализацией товаров (услуг), оплачиваемых покупателями (клиентами) через банковский терминал, могут быть отражены следующими записями (основание — Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н):Дебет 62 Кредит 90, субсчет «Выручка»- отражена выручка от реализации товаров (услуг);Дебет 57 Кредит 62- отражена оплата через банковский терминал;Дебет 51 Кредит 57- на расчетный счет зачислены суммы, оплаченные через банковский терминал;Дебет 76 Кредит 57- удержана комиссия банка;Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 76- отражена комиссия банка в составе прочих расходов.

Эквайринг в жизни бухгалтера

По прошествии трех месяцев со дня проведения операции, чеки можно передавать в архив, т.к. вероятность получения запроса, указанных документов, по истечение этого срока резко снижается. Изъятие документов В течение всего срока действия договора, банк-эквайер имеет право запросить оригиналы или копии первичных документов по операциям, совершенным с использованием платежных карт, а также письменное заявление с изложением обстоятельств проведения операции в торговой точке.
При этом банк обязан направить предприятию письменный запрос с указанием вида запрашиваемых документов и дат их составления. Предприятие обязано предоставлять запрашиваемые документы в течение трех рабочих дней с даты получения запроса.
При правильно поставленном документообороте, выполнить это требование не составляет большого труда.

Учет эквайринговых операций в "1с:бухгалтерии 8"

Важно

Типовые проводки по эквайрингу рассмотрим на примерах. Проводки по продаже через банковский терминал Пример проводок: По условиям договора, ООО «Кодекс» обязуется выплачивать банку-эквайеру комиссию в размере 2,3% от суммы реализации товара, оплаченного платежными картами.

Согласно контрольной ленты, в торговой сети ООО «Кодекс» покупатели рассчитались картой на сумму 67 000 руб., НДС 10 220 руб. В учете ООО «Кодекс» данные операции должны быть отражены таким образом: Дт Кт Описание Сумма Документ 62 90/1 Выручка от продажи покупателям, рассчитавшихся платежными картами 67 000 руб.

контрольная лента POS-терминала 90/3 68 НДС НДС от суммы реализации по безналичному расчету 10 220 руб. контрольная лента POS-терминала 57 62 Передача в банк электронного журнала с информацией об оплате банковскими картами 67 000 руб.

Документы, оформленные в точке продаж следует передавать в бухгалтерию в соответствии с планом передачи документов, в виде «бондеролек» с указанием точки продаж (если у предприятия сеть торговых точек), даты формирования и ответственного исполнителя. Хранение документов В соответствии с условиями договора эквайринга, предприятие обязано хранить документы и информацию, связанную с операциями (отчеты, расписки клиентов в получении товаров, и пр.), в течение трех лет от даты совершения операции, в месте, обеспечивающем безопасность и сохранность документации.

Для хранения слипов и торговых чеков удобно использовать низкую коробку (как вариант крышку от стандартной коробки бумаги формата A4), располагая бандерольки горизонтально в стоячем положении. Если торговых точек у предприятия несколько, то каждый день можно отделять закладкой.

Первичные документы при эквайринге

Поэтому при осуществлении расчетов с покупателями (клиентами) с использованием платежных карт организация-продавец (исполнитель) в обязательном порядке применяет ККТ с выдачей покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, смотрите также письма Минфина России от 20.11.2013 N 03-01-15/49854, ФНС России от 31.12.2013 N ЕД-4-2/23721, от 01.02.2012 N АС-4-2/1503). Исключение составляют случаи, перечисленные в ст. 2 Закона N 54-ФЗ, а также случаи, указанные в ч.ч.
7-9, 11 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ (далее — Закон N 290-ФЗ), когда организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять ККТ в период до 01.07.2018.Для осуществления операций с платежными картами организации следует заключить договор на обслуживание с банком-эквайрером.Оплата банковской (платежной) картой принимается с использованием специального POS-терминала.
POS-терминала 90/3 68 НДС НДС от суммы реализации за наличные 13 576 руб. приходный кассовый ордер 90/3 68 НДС НДС от суммы реализации по безналичному расчету 7 170 руб. контрольная лента POS-терминала 57 62 В банк переданы документы на оплату товара платежными картам 47 000 руб. электронный журнал 51 57 Принятие от банка средств за товар, проданный по безналичному расчету, за минусом комиссии (47 000 руб. - 2,5%) 45 825 руб. банковская выписка 91 57 Списание комиссии банка за услуги эквайринга 1 175 руб. контрольная лента POS-терминала, договор эквайринга Использование эквайринга обеспечит любому предприятию повышение конкурентоспособности и увеличение торговых оборотов за счет покупателей-держателей банковских карт.

Оформление документов при эквайринге

Оплата производится через POS-терминал.

• АТМ-эквайринг – это банкоматы, с помощью которых можно оплатить услуги и снять наличные.
• Мобильный – платежи проходят через мобильный терминал, который не привязан к определнному месту, продавец может брать его с собой.
• Интернет-эквайринг – используется для продаж через интернет.

Описание эквайринга, преимущества и недостатки Как происходит эквайринг:

1. Кассир во время сделки активирует карточку клиента через платежный аппарат;
2. Данные о состояние счета поступают в информационный центр;
3. Остаточные средства проверяются, кассиром вводится сумма платежа, а покупателем пин-код, терминал выдает слип (чек) в 2-х экземплярах.
4. Кассир расписывается в одном экземпляре и отдает его покупателю, а покупатель расписывается во 2-ом и отдает его продавцу.

Связано с целым рядом организационных вопросов, один из которых: как хранить чеки по эквайрингу. Действующее законодательство говорит о том, что любая покупка, неважно как она была осуществлена, должна быть зафиксирована зарегистрированным ККТ. И на нее должен быть распечатан чек. Оплата банковскими картами должна проходить аналогично наличным платежам.

Однако для того, чтобы избежать двойного налогообложения, важно разделить платежи и проводить оплату по банковским картам таким образом, чтобы можно было сформировать отдельный Z-отчет. Такой подход позволит также упростить операции по учету.

Инкассация слип-чеков

По существующему регламенту, слипы на бумажном носителе в обязательном порядке должны быть переданы в кредитно-финансовую организацию не позднее 10-го банковского дня с момента прохождения транзакции. При этом итоги должны сверяться ежедневно. Делается это в конце кассового дня.

Слипы на бумажном носителе в обязательном порядке должны быть переданы в кредитно-финансовую организацию не позднее 10-го банковского дня с момента прохождения транзакции.

Вся документация, которая была сформирована в торговой точке, передается в установленном порядке в бухгалтерию компании. Бланк-сопровождение должен содержать следующую информацию:

• Название торговой точки (если их несколько).
• Дата формирования.
• Данные ответственного лица.

Сохранность документов

Законом оговорены определенные сроки хранения документации по эквайрингу. Они составляют три года. Для исключения рисков, связанных с утратой документов, порядок хранения и пересылки чеков, фиксирующих факт оплаты по кредитной карте, имеет устоявшийся регламент.

Сроки хранения документации по эквайрингу составляют три года.

Как подшивать чеки по эквайрингу, определяет сама организация. Необходимо заметить, что материалы, которые используются для их печати, чувствительны к свету. Хранить чеки нужно таким образом, чтобы они не выцвели. В противном случае документация может считаться непригодной или утерянной. А это может быть чревато неприятными для компании последствиями.

И снова вопрос: как хранить слипы по эквайрингу, чтобы этого избежать? В этом случае удобным может быть вариант использования низкого контейнера или коробки. Это не только позволит избежать повреждений, но и поможет систематизировать хранение.

Поскольку вероятность запроса со стороны банка-эквайра спустя три месяца резко снижается, документы могут быть переведены в архив.

Запрос документов

На протяжении всего периода договорных отношений банк-эквайер вправе попросить посредством запроса предъявить первичные документы, подтверждающие факт проведения транзакции с использованием банковских карт. Это могут быть:

• Оригиналы.
• Копии.
• Письменные объяснения, разъясняющие проведение операции.

Для этого банк направляет в адрес торгового предприятия запрос, в котором изложен весь перечень интересующей документации.

Срок исполнения требований банка составляет три рабочих дня с момента поучения запроса. Этого срока более чем достаточно, если документооборот в компании хорошо систематизирован. Если документы не будут представлены, банк вправе потребовать возмещения сумм, эквивалентных суммам, указанным в запросе.

ИП на ЕНВД (единый налог на вмененный доход), с первого июля установили онлайн-кассу. Нужно ли сохранять чеки (z-отчеты) и какой срок хранения.

Вопрос: ИП на ЕНВД, с первого июля установили онлайн-кассу. Нужно ли сохранять чеки (z-отчеты) и какой срок хранения.

Ответ: Для целей соблюдения требований части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ нужно хранить только чеки. Так как чек является первичным документом. Минимальный срок хранения чеков составляет 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Хранить отчет о закрытии смены ККТ в распечатанном виде не обязательно. Отчет об открытии смены может храниться в электронной форме в памяти фискального накопителя. Это установлено ст. 4.1 правилам Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ .

Обоснование

Как работать с кассовым аппаратом

Расчеты с покупателями

При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:
- определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой машины и назвать ее покупателю;
- получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
- провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
- назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.

Чек или бланк строгой отчетности выдайте:

1) на бумажном носителе. То есть документ распечатайте на ККТ;

2) и (или) в электронной форме. Документ на ККТ не печатайте, а перешлите его на абонентский номер или адрес электронной почты покупателя. Это возможно, если покупатель предоставил такую информацию до момента расчета.

Если покупатель до расчета не сообщил, что ему нужен электронный чек, вы не обязаны его оформлять.

Главбух советует: поручите оператору фискальных данных пересылать покупателю электронный чек

Пропишите такое условие в договоре на обработку фискальных данных. Тогда вам не потребуется устанавливать дополнительное оборудование или программы для отправки электронных чеков покупателям. За вас это сделает оператор фискальных данных. Главное - правильно ввести номер телефона или e-mail покупателя при оформлении кассового чека.

В течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ , Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , а также в перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

Как хранить документы в электронной форме

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ().

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314 .

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно , прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 , п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей и Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение , утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила , утвержденных . Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015 .

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Можно ли сдать в архив электронные документы

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30-2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

1) значимость, полнота (завершенность) документов;

2) аутентичность (полнота и достоверность) документов;

3) отсутствие дублирования информации в документах.

Какие документы оформлять при работе с ККТ

От каких первичных документов можно отказаться с онлайн-ККТ

При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132 . Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1 , КМ-2 , КМ-3 , КМ-4 , КМ-5 , КМ-6 , КМ-7 , КМ-8 , КМ-9 . Такие разъяснения - в письме Минфина России от 16 сентября 2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций