Kako optimizirati trenutne aktivnosti kompanije? Izrada prijedloga za optimizaciju rada službe za upravljanje kadrovima organizacije na primjeru Optima doo U cilju optimizacije procesa rada i efikasnosti

Postoji uobičajena zabluda da se sve u životu svodi na tajming. Svaki dan koristimo ove izraze:

"Kad bih samo imao više vremena"
"Treba mi još nekoliko minuta"
“Par sati rada, to je sve.”

Vjerujemo da bi se sve moglo postići ako bismo imali malo više vremena. Pogrešno vjerujemo da je sve u količini, ali radni dan nam je već predugačak. Kako upravljati svime bez "izgaranja na poslu" - pročitajte naš današnji članak.

Okovi slobode

Od djetinjstva nas uče važnosti rutina zasnovanih na vremenu. Školski dan traje 8 sati, a struktura časa zavisi od vremena, a ne od toga koliko treba naučiti. Učeni smo da je važnije ispoštovati rok nego završiti posao.

Međutim, sada se sve više udaljavamo od ove opšteprihvaćene prakse. Sve više ljudi radi na daljinu, skraćeno radno vrijeme, ugovorom ili rotacijom. Osmočasovni radni dan nestaje, ali je li to kraj vremenskih ograničenja kojem smo se nadali?

Sloboda da obavljamo svoje profesionalne dužnosti gdje god i kad god poželimo daje nam mogućnost da radimo po bilo kom prikladnom rasporedu. To znači da možemo ispoštovati kratke rokove ili potrošiti mnogo vremena na zadatke - sve dok posao bude obavljen. Međutim, istraživanja pokazuju da oni kojima raspored dozvoljava da rade manje na kraju rade znatno duže.

Studija o radnom vremenu i produktivnosti koju je sprovela Međunarodna organizacija rada pokazala je da prosječan fleksibilan radnik radi 54 sata sedmično, u poređenju sa samo 37 sati sedmično za one koji podliježu rigidnom rasporedu. Ovih 17 dodatnih sati posljedica je "slobode “ da sami sebi odredite raspored, ali ono što je još gore je da ovi sati ne utiču na kvalitet i produktivnost rada.

Kada je Organizacija za ekonomsku saradnju i razvoj proučavala uticaj radnog vremena na produktivnost u 18 evropskih zemalja u periodu od 60 godina, otkrila je da je produktivnost po satu uvek opadala kako se radno vreme povećavalo. Osim toga, primjećeno je da se rezultat pogoršava proporcionalno povećanju radnog vremena.

Nakon određenog trenutka, stvari se samo pogoršavaju, jer će sljedeći dan sati biti utrošeni na traženje i ispravljanje grešaka koje su napravljene dan ranije.

Zašto se to dešava?

Svima nam je poznata situacija kada, osećajući se veoma umorno i psihički iscrpljeno, nastavljamo da radimo – samo da bismo većinu toga uradili svežeg uma. Možda se radi o ponosu ili osjećaju odgovornosti, iako se Parkinsonov zakon čini ispravnijim: „Za rad je potrebno točno onoliko vremena koliko mu je dodijeljeno“.

Ovaj "zakon" je izrazio Cyril Northcote Parkinson u šaljivom eseju u časopisu The Economist. Parkinson daje ovaj primjer:

“Stara dama s dovoljno vremena na rukama mogla bi provesti cijeli dan pišući i slajući čestitku svojoj nećakinji u Bognor Regisu. Jedan sat će se potrošiti tražeći razglednicu, drugi sat tražeći naočare, pola sata pokušavajući da zapamtim adresu, sat i četvrt pisanje, a dvadeset minuta odlučivanje da li da uzmete kišobran da odete do poštanskog sandučeta u susednoj ulici . Sav posao koji zauzetom čovjeku ne bi trajao više od tri minute može uzrokovati da drugi padne mrtav nakon cijelog dana sumnje, brige i muke.”

Što više vremena provedemo na nekom zadatku, više vremena potrošimo na njega, a što više vremena potrošimo, to ćemo lošije završiti sam zadatak. Nemoguće je raditi punim kapacitetom nekoliko sati odjednom. Motivacija, snaga volje i fokus su ograničeni resursi koji se moraju štedljivo koristiti tokom dana. Trošenje više vremena samo ubija motivaciju i pogoršava obavljeni posao.

Dakle, ako radite manje, možete biti produktivniji?

Često se čini da nemamo dovoljno vremena za druženje s prijateljima, održavanje veza i sve ono što nas čini sretnima.

Iako su odnosi sa porodicom i prijateljima fundamentalne vrednosti, ovo pitanje je i dalje relevantno za većinu.

To što ste manje sposobni da radite daje vam vremena za druženje i obavljanje svih stvari koje su vam potrebne za ličnu dobrobit. Zvuči savršeno, zar ne? Provodite manje vremena radeći, a imat ćete više vremena za razonodu i susrete sa onima koje volite.

Međutim, nije.

Studija koju su sproveli Cristobal Yang i Shayun Lim sa Univerziteta Stanford pokazala je da od 500.000 radnika, nivo sreće većine zavisi od dužine radne sedmice. Osjećamo se apsolutno sretni vikendom, a najmanje sretnim u ponedjeljak i utorak. Očigledno, zar ne?

Iznenađujuće, isti trend postoji i među nezaposlenima: čak i oni koji nisu morali da budu prisutni na poslu tokom sedmice i dalje su se osjećali manje sretnim radnim danima. Yang i Lim to pripisuju činjenici da je povezivanje s drugim ljudima važnije za našu dobrobit nego samo slobodno vrijeme: nećete u potpunosti uživati ​​u slobodnom danu ako dan provedete samo na sebi.

Odvojite vrijeme samo na posao koji je važan

Dakle, nećemo biti bolji ako provodimo više vremena na poslu, a nećemo biti sretniji ako imamo više slobodnog vremena.

Naš cilj je fokusiranje na produktivnost, a ne na krajnji rezultat.

Pravdajući rad resursima i utrošenim vremenom, upadamo u zamku: na primjer, „Potrošio sam 60 sati/4 mjeseca/8 godina na ovo. Zaslužujem uspjeh."

Moderna izreka kaže da nije vrijeme, već sam posao. Za mnoge udaljene ili fleksibilne radnike, to znači da se to radi po svaku cijenu, ali biti zadovoljan s x količinom vremena provedenog umjesto mnogo više je jednostavno smiješno. Ako razmišljamo samo o tome šta je urađeno, a da ne razmišljamo o tome koliko je vremena utrošeno na zadatak i koliko je bio produktivan, nećemo vidjeti potpunu sliku.

Kako objašnjava Lynn Wu sa poslovne škole Wharton, mjerenje produktivnosti prema rezultatima je besmisleno. Produktivnost se ne odnosi samo na ono što je urađeno, već i na to koliko ste efikasno radili na zadatku.

Nedavno istraživanje Juliana Birkinshawa sa Londonske poslovne škole pokazalo je da većina radnika znanja – inženjera, pisaca i onih koji “razmišljaju za život” – provedu u prosjeku 41% svog vremena radeći posao koji bi lako mogli obaviti drugi.

Instinktivno se držimo zadataka koji nas drže „zauzetima“ (i stoga važnima). Osjećamo se dobro kada nam je raspored raspoređen iz minuta u minut i moramo čekati da nam bude lakše i imamo vremena za svoje životne potrebe. Paradoksalno, svi želimo više slobodnog vremena, a ipak se držimo stvari koje nam ga oduzimaju.

Želju za efikasnijim radom veoma je teško pratiti. Ulaganje u vještine, planiranje ili osposobljavanje drugih da se oslobodite oslobađate vremena za posao koji je zaista važan - ne samo stvari koje nas drže "zauzetima".

Preispitivanje posla i života

U svim aspektima života – i na poslu i na ličnom – ne radi se o količini vremena. Nemamo kontrolu nad ovim: ne postoji način da se danu dodaju sati. Složeni efekat dugih radnih dana i neprospavanih noći je da skoro uvek radite loše.

Radi se o kvalitetu, efikasnosti, mogućnosti da odredite koliko vremena ćete potrošiti na posao i odlučite kako to vrijeme efikasnije iskoristiti. Kada razmišljamo na ovaj način, prestajemo da doživljavamo vrijeme kao mjernu jedinicu našeg dana.

Postoji nekoliko načina da odlučite kako da budete produktivniji sa svojim vremenom – svaki se može koristiti kao pokazatelj vaše efikasnosti.

1. Planirajte zadatke, a ne vrijeme.

U svom eseju, Paul Graham sugerira da je jedinica vremena za profesionalce kao što su pisci i programeri najmanje pola dana, umjesto satnih ili polusatnih intervala standardnog rasporeda.

Posao najbolje funkcionira kada ne zahtijeva stroge rokove i rasporede. Čitanje, pisanje, uređivanje - sve ove aktivnosti su bolje ako ne morate da trošite vrijeme ili, obrnuto, žurite da ispoštujete rokove.

Rad za rezultate daje vam osjećaj uspjeha i pomaže vam da odgovorite na pitanje da li radite efikasno.

2. Kada se pronađe značenje, nastavite raditi.

Motivacija i energija su ograničeni resursi; njihovo rasipanje uništava naše šanse i čini rad besmislenim.

Eksperimenti dr. Steelea o motivaciji i odugovlačenju pokazali su da je značaj najvažniji aspekt za održavanje motivacije. Kada se čini da je posao koji radimo važan, najmotivisani smo da ga završimo. Pa zašto prestati? Sastanci se mogu ponovo zakazati, ali uzbuđenje posla nije tako lako vratiti.

3. Postanite bolji, brži, jači

Kao što je Henry David Thoreau rekao: „Nije dovoljno biti zauzet: kao i mravi. Pitanje je šta radiš."

Moramo naučiti da se fokusiramo na nešto značajno svaki dan, to će učiniti da se osjećamo ostvareno.

Nemojte ići na posao samo da biste pregurali dan i tapšali se po ramenu – usredsredite se na to da radite svoj posao i osećate zadovoljstvo od njega, pa tek onda idite.

Možemo promijeniti način na koji radimo samo ako promijenimo način na koji razmišljamo.

4. Zatražite pomoć

Često se toliko uživimo u svoj posao da zaboravimo na priliku da zatražimo pomoć. Pogotovo u malim kompanijama, gdje se čini da je svaki zaposlenik maksimalno opterećen poslom, čudna je i sama ideja da se svojim zahtjevom prekine nečiji radni proces.

Međutim, jedno malo pitanje ili mali razgovor može odrediti da li ćete potrošiti 5 minuta ili sat vremena na zadatak.

Iskoristite znanje onih oko sebe kako biste mogli efikasno raditi zajedno.

Umjesto zaključka

Ne treba vam više vremena – potrebno vam je vrijeme koje ste potrošili mudro.
Ovo dolazi samo uz razumijevanje da ga dugi sati provedeni na poslu ne čine dobrim.

Kao što je Seth Godin tako jasno rekao: "Ne treba vam više vremena... samo trebate naučiti kako donositi dobre odluke." Vrijeme je gotovo uvijek pitanje kvaliteta, a ne kvantiteta, pa postavite ciljeve i ostvarite ih.

Optimizacija poslovnih procesa organizacije je unapređenje uzastopnih radnji koje imaju za cilj postizanje ciljeva postavljenih preduzeću odabirom najbolje opcije za njihovu implementaciju. Ovo je neizbežan proces za efikasno poslovanje modernog preduzeća.

Poslovni proces je skup radnji koje dovode do određenog rezultata. Svaki proces ima specifičan cilj, svoj slijed ključnih radnji i predviđeni rezultat. Broj i ciljevi ovih procesa koji se odvijaju u različitim preduzećima su različiti i direktno zavise od vrste poslovanja, veličine preduzeća, ličnih kvaliteta vlasnika i menadžmenta. Sve ovo se mora uzeti u obzir kako bi optimizacija poslovnih procesa postala efektivna.

Za kreiranje efikasnog poslovanja važno je uskladiti marketinšku strategiju sa implementacijom metodologije za njeno sprovođenje. Međutim, dešava se i da postoji adekvatna strategija, razvijene su mjere za njeno sprovođenje, ali nema rezultata: nije moguće ostvariti planirane indikatore. Možda su to problemi na nižem, proceduralnom nivou sistema upravljanja. Pokušajmo razumjeti fenomen optimizacije poslovnih procesa, njegov opis i modeliranje.

Do određenog nivoa razvoja, preduzeće može u potpunosti bez optimizacije. Međutim, postoji niz faktora koji signaliziraju „vrijeme je da se pređemo na poslovne procese“ i, bez sumnje, približavaju ovaj trenutak:

• povećanje osoblja;
• raste broj nivoa upravljanja;
• broj odjeljenja raste;
• divizije su geografski odvojene;
• ne postoji ili je nedovoljno razvijen jedinstveni informacioni sistem.

Dakle, jednog dana otkrijete da u kompaniji:

• odluke se donose veoma sporo;
• odluke se provode veoma sporo i loše;
• ispada da povremeno pojedini aspekti aktivnosti ostaju nekontrolisani;
• primijetiti porast psihološke napetosti među osobljem u vezi sa neregulisanim pravima, dužnostima i odgovornostima;
• Osnovne radne operacije zahtijevaju puno vremena, truda, odobrenja, dopisa i telefonskih poziva.

Prisustvo ovih simptoma ozbiljan je razlog za restrukturiranje, neophodna je optimizacija poslovnih procesa. Vrijedi napomenuti da je u nekim slučajevima preporučljivo obaviti ovaj posao bez čekanja da se pojave takvi preduslovi (uz značajnu promjenu strukture upravljanja, korištenje novog IS-a, itd.)

Izbor ovog alata za poslovne procese smatra se veoma važnim i gotovo odlučujućim. Međutim, program za opis je važan samo ako se izrada vrši za njihovu dalju implementaciju u konkretnom informacionom sistemu (IS). Većina modernih informacionih sistema ima sopstvene alate za razvoj poslovnih procesa, tako da nema smisla raspravljati o softveru za njihovo opisivanje.

Napominjemo da su poslovni procesi potrebni za učesnike, a ne za programere, a najvažniji kriterijum za odabir alata za opis softvera je njegova dostupnost svim učesnicima u fazi odobravanja, optimizacije, izvođenja i modernizacije.

Modeli poslovnih procesa “KAKO JESTE” i “DA BITI”

Standardne šeme modeliranja uključuju, u prvoj fazi, opis trenutnog „KAKO JESTE“ („kao što jeste“), nakon čega slijedi optimizacija na „DA BUDE“ („kako bi trebalo biti“). Neki kupci ne razumiju korisnost opisa prve faze. Dovoljno im je da izvođači donose nove, korektne poslovne procese, a model „KAKO JESTE“ doživljava se kao pokušaj povećanja budžeta.

Napominjemo da se takva tehnika implementacije, koja se ne zasniva na postojećim poslovnim procesima, naziva reinženjering, koji ima samo nejasnu sličnost sa konceptom „optimizacije poslovnih procesa“. Opis „KAKO JESTE“ omogućava da se identifikuju brojne postojeće kontradikcije i izvrši početna optimizacija procesa. O tome moraju razgovarati svi učesnici i potpisati.

Proces optimizacije

Možete optimizirati nešto prema određenim kriterijima. Za poslovne procese, takvi kriterijumi su trošak, trajanje, broj transakcija, itd. Ovi kriterijumi su „spoljni“ u odnosu na procese i proizilaze iz opštijeg okvira upravljanja. Pokušajmo to shvatiti.

Na primjer, optimizacija poslovnog procesa kao što je usluga korisnicima u trgovini. Što odabrati kao kriterij optimizacije – cijenu ili kvalitet? Ako se radi o radnji sa sniženjima za srednju klasu, biramo prvi kriterij, ako je elitni butik onda drugi. Ispada da odabirom kriterija optimizacije određujemo strategiju i pozicioniramo trgovinu.

Tako, uz pomoć kriterijuma optimizacije, nivo sistema upravljanja počinje da se povinuje višem nivou – strategiji.

Implementacija

Procedura implementacije je najteža faza rada sa poslovnim procesima. Mnogo je uspješniji ako je podržan informacionim sistemom preduzeća. Međutim, takve mogućnosti nisu uvijek dostupne ili u potpunosti. Implementacija i ažuriranje poslovnih procesa zahtijeva:

• saopštavanje osoblju informacija da posao treba obavljati na osnovu poslovnih procesa kreiranih u preduzeću;
• vršenje kontrole usklađenosti osoblja sa utvrđenim poslovnim procesima;
• sprovođenje periodične analize efikasnosti i efektivnosti korišćenja poslovnih procesa;
• optimizacija poslovnih procesa na osnovu stalne analize podataka o njihovoj efikasnosti i efektivnosti.

Modifikacija

S vremenom će svaki optimizirani poslovni proces zahtijevati prilagođavanje ili zamjenu. S jedne strane, poslovni procesi moraju odgovarati stvarnosti, as druge strane ne smiju ometati normalan razvoj preduzeća. Stoga im je potrebna pravovremena modifikacija. Novo izdanje će biti dogovoreno od strane svih učesnika i saopšteno svim zainteresovanim licima.

U ovom slučaju, sistemi poslovnih procesa postaju pravi alati koji povećavaju efikasnost poslovanja na proceduralnom nivou.

Vrste poslovnih procesa organizacije

• glavni je zadovoljenje potreba klijenta i ostvarivanje profita za preduzeće;
• pomoćna – neophodna za normalno funkcionisanje preduzeća, nema vrednost za klijenta;
• menadžerski – postavlja ciljeve i zadatke za preduzeće, njegove divizije i menadžment.

Optimizacija poslovnih procesa, ciljevi i zadaci:

• povećati upravljivost preduzeća;
• povećati pokazatelje kvaliteta proizvedenih proizvoda;
• poboljšati kvalitet pruženih usluga;
• smanjiti zavisnost preduzeća od ljudskog faktora;
• implementirati sistem praćenja učinka;
• smanjiti troškove;
• racionalno raspodijeliti ovlaštenja i odgovornosti između odjeljenja;
• eliminirati dupliranje funkcija među odjeljenjima;
• smanjiti vrijeme proizvodnog ciklusa;
• implementirati program upravljanja kvalitetom;
• eliminisati unutrašnje kontradikcije;
• reguliše delatnost preduzeća;
• replicirati posao/kreirati franšiznu mrežu;
• automatizovati aktivnosti preduzeća;
• ispuniti zahtjeve potrošača;
• ispunjavaju državne zahtjeve;
• u skladu sa međunarodnim standardima;
• smanjiti količinu vremena za postizanje dodijeljenih zadataka;
• uspostaviti interakciju između glavnih odjela i službi podrške;
• povećati zadovoljstvo kupaca;
• poboljšati finansijsku učinkovitost kroz pravilnu alokaciju resursa;
• dobiti priliku da proširite svoje poslovanje;
• smanjiti budžetske izdatke;
• tačnije planirati;
• povećati upravljivost preduzeća;
• eliminirati dupliranje funkcija odjela;
• pronaći nove resurse za razvoj poslovanja.

Efekat optimizacije:

• smanjenje vremena za postizanje postavljenih zadataka;
• uspostavljanje interakcije između glavnih odjela i službi podrške;
• povećanje zadovoljstva kupaca;
• poboljšanje finansijskog učinka kroz pravilnu alokaciju resursa;
• sposobnost povećanja poslovanja;
• smanjenje budžetskih rashoda;
• preciznije planiranje;
• povećanje upravljivosti preduzeća;
• otklanjanje dupliciranja funkcija odjeljenja;
• pojava novih resursa za razvoj poslovanja.

Poslovni procesi i informacioni sistem

Jedan od načina za povećanje efikasnosti preduzeća je optimizacija poslovnih procesa. Efikasnost je omjer rezultata i uloženog truda. Optimizacija poslovnih procesa je pak skup mjera usmjerenih na povećanje njihove efikasnosti. Unatoč raznovrsnosti tehnika optimizacije, nije uvijek moguće postići željeni rezultat.

Da li je kompaniji potrebna optimizacija poslovnih procesa?

U svakoj organizaciji postoji određeni broj poslovnih procesa koje obavljaju njeni zaposleni. To uključuje nabavku i prodaju, procese upravljanja i proizvodnje, uredski rad i drugo. Ako kompanija već automatizuje postojeće procese, to joj pomaže da postane efikasnije. Kada je kompanija implementirala sistem upravljanja kvalitetom prema standardu ISO 9001, to je pokazatelj visoke poslovne kulture. Nosi pristup organizaciji kao velikom broju procesa i podrazumijeva da su svi poslovni procesi u njoj istaknuti i opisani.

Posebne kompanije imaju stručnjake za automatizaciju koji učestvuju u identifikaciji procesa, njihovom karakterizaciji i optimizaciji. Nakon određenog vremena, svakom savršeno strukturiranom procesu potrebna je reorganizacija. Potrebno je voditi računa o promjenama u uslovima rada, novim poslovima i novim procesima, te bilo kakvim obrascima. Bez optimizacije mogu nastati konflikti koji onemogućavaju normalno funkcionisanje pojedinih delova preduzeća, što će uticati na količinu zarađenog novca.

Da bi se utvrdilo da li kompanija treba da optimizuje poslovne procese, potrebno je upoznati se sa klasifikacijom problema u tekućim poslovnim procesima:

1. Dupliranje radnih obaveza. Funkcije ne samo zaposlenih u organizaciji, već i odeljenja preduzeća se preklapaju ili ponavljaju, stvarajući haos, nerazumnu konkurenciju i nepotrebne finansijske troškove za nepotreban rad.
2. Menadžeri imaju iskustvo u oblasti menadžmenta, ali nemaju osnovna ekonomska znanja, kao ni kompetencije iz oblasti marketinga i menadžmenta.
3. Nije razvijen sistem sistematskog stručnog usavršavanja zaposlenih. Osoblje obično ne želi smisliti ništa za optimizaciju poslovnih procesa.
4. Ponekad se vlasnici i menadžment sjete da moraju raditi efikasnije, a kompanija hitno počne implementirati IT sistem za upravljanje finansijama, prodajom, zaposlenima (spisak je beskonačan). Ali on se uvodi ili u potpunoj izolaciji od trenutnih poslovnih procesa, prilagođavajući ga „najboljoj praksi“ (i gurajući organizaciju još dublje u rupu), ili ga nepromišljeno kopira, što rezultira beskorisnim sistemom na kojem su milioni rubalja i veliki utrošene su količine novca čovjek-sati, ali ekonomskog efekta praktično nema.

Koje promjene donosi optimizacija poslovnih procesa:

• Smanjuje operativne i vremenske troškove.
• Povećava kvalitet usluge korisnicima.
• Povećava upravljivost kompanije.
• Omogućava postizanje ciljnih indikatora.

Zauzvrat, ovo ima pozitivan učinak na smanjenje troškova usluga ili proizvoda, kao i na povećanje atraktivnosti kompanije za kupce. Uz to, preduzeće će postati mobilnije u svojim odlukama, što povećava održivost i konkurentnost organizacije.

Potrebno je shvatiti da su u svakoj kompaniji svi poslovni procesi međusobno povezani. U tom smislu, tehnologija optimizacije poslovnih procesa može uticati na tok drugih radnih procesa organizacije. Bolje je započeti s procesom koji nije posebno značajan, koji neće zahtijevati velike finansijske i vremenske troškove. Zatim postepeno optimizirajte druge procese. Ako pokušate sve optimizirati odjednom, to može dovesti do strašnih posljedica i negativnog stava prema svim prilagodbama procesa u budućnosti.

U tom slučaju se preporučuje da se prvo racionalizira upravljanje dokumentima. Neosporna je činjenica da optimizacija dokumentacije unutar kompanije značajno poboljšava kvalitet procesa. Takođe, nakon što naučite da uočite potencijalna poboljšanja u toku dokumenata, svoje iskustvo možete prenijeti na druga područja organizacije.

Kako optimizirati svoje poslovanje da prodate duplo više: 4 gotove ideje

U 2019. kompanije sa jedinstvenom korporativnom kulturom moći će da osvoje tržište od konkurenata. Magazin Commercial Director je otkrio koja četiri načina motiviranja i upravljanja osobljem će vašu kompaniju učiniti tržišnim liderom.

Gdje treba započeti optimizaciju poslovnih procesa kompanije?

Gotovo sve organizacije (izuzetak su samo državne korporacije) trebaju optimizirati poslovne procese, jer nema granice savršenstvu, a s obzirom na to da je tržište prilično nestabilna pojava, u stalnoj dinamici, u kojoj pravila formiraju isključivo učesnici, potrebno je brzo reagovati na promjene. Kompanija koja je u stalnom nastojanju i razvoju mora u svojoj strukturi nužno imati odjel koji se bavi optimizacijom poslovnih procesa. Uspješnija će biti kompanija koja ne požali što je potrošila finansijska sredstva na implementaciju savremenih tehnologija, jer razumije da je budućnost iza njih.

Kako odabrati one najvažnije za optimizaciju poslovnih procesa? Da biste to učinili, potrebno je odabrati kriterije prioriteta. Lista takvih kriterija je već sastavljena i aktivno se koristi u praksi:

Kriterijum 1. Važnost poslovnog procesa.

Logično je da je za optimizaciju poslovnih procesa potrebno odabrati ključne procese, jer će njihovo unapređenje omogućiti postizanje najefikasnijih rezultata. Koja je važnost procesa? Ovaj kriterijum za kompaniju određen je udelom doprinosa ovog poslovnog procesa postizanju ključnih ciljeva organizacije. Međutim, ako je ovaj poslovni proces najvažniji, ali istovremeno i efikasan, kako god da ga optimizujete, neće biti bolje. U nekim situacijama moguće je optimizirati ključni poslovni proces, ali zašto to činiti, zašto gubiti finansijska sredstva i vrijeme zaposlenih, ako je već efikasan? Za identifikaciju ovih poslovnih procesa koristi se kriterijum problema.

Kriterijum 2. Problematičan poslovni proces.

Moramo saznati šta tačno podrazumijevamo i razumijemo pod riječju „problem“. Pod ovim pojmom podrazumijevamo standardno tumačenje, odnosno problem je razlika između željenog i stvarnog stanja poslovnih procesa. Dakle, kriterijumi važnosti i problematike karakterišu kakav ćemo rezultat dobiti nakon optimizacije poslovnog procesa.

Kriterijum 3. Sposobnost implementacije promjena poslovnih procesa.

Potrebno je odabrati one poslovne procese u kojima će optimizacija biti najjednostavnija. U ovoj situaciji razmatramo troškovni aspekt: ​​koliko će finansijskih sredstava biti potrebno utrošiti na optimizaciju poslovnih procesa, koliko radnih resursa, ličnog vremena itd. Ovdje je potrebno razmišljati o negativnim faktorima za kompanije u cjelini koja može nastati pri optimizaciji poslovnih procesa.proces.

Nakon što smo saznali stepen/procjenu kriterija za važnost, problematičnost i realnost optimizacije poslovnih procesa, moći ćemo odabrati najefikasniji od njih. Logično je da će glavni poslovni procesi kompanije postati najveći prioritet, jer su oni po pravilu najskuplji i najproblematičniji.

Stručno mišljenje

Nemoguće je optimizirati sve poslovne procese

Sergey Pankin,

trener-konsultant kompanije "Center Orgprom", Jekaterinburg

Nemoguće je optimizirati poslovne procese i svesti gubitke na nulu - ovo je utopija. Ali procese je potrebno prilagoditi ako dovode do velikih gubitaka vrijednosti za klijenta. Ne možete trpjeti haos u radionicama, nedovoljnu proizvodnju, probleme potrošača i red narudžbi.

Zahvaljujući intenzivnom radu, mnogi procesi se mogu značajno optimizirati u prilično kratkom vremenu. U pravilu, takva poboljšanja su rezultat prodora napada. Na primjer, u jednom preduzeću u Jekaterinburgu koje proizvodi auto komponente, ova metoda je omogućila smanjenje vremena proizvodnje dijela za 1447 puta. To, naravno, nije omogućilo da se proizvodnja cjelokupnog proizvoda toliko ubrza; međutim, utvrđeno je da je tradicija organizacije lociranja opreme za obradu zasnovana na funkcionalnim odnosima rezultirala značajnim gubitkom vremena. Na osnovu rezultata analize revidiran je proces proizvodnje. Sada je lokacija strojeva određena redoslijedom operacija. Time je značajno smanjeno trajanje tehnološkog ciklusa.

Evo još jednog primjera. U prilično jednostavnom procesu - pakovanju boje - bilo je moguće povećati produktivnost rada za 50% (ranije su liniju servisirala četiri radnika, sada - dva). Ovaj rezultat je postignut detaljnim proračunom akcija operatera. Sastavljena mapa procesa identifikovala je tačke gubitka. Ispostavilo se da je dosta vremena utrošeno na pripremu ambalaže, preuređivanje i nepotrebne pokrete. Gubici su uzrokovani i nedosljednošću u postupanju operatera, zbog čega su prinuđeni da čekaju jedni na druge. Optimizacija je trajala četiri dana. Da bismo eliminisali gubitke, morali smo drugačije rasporediti opremu, označiti, pojačati osvetljenje u radnom prostoru, postaviti ritmičku muziku itd.

Optimizacija složenijih procesa zahtijeva ne samo mapiranje i identificiranje problema, već i eksperimentiranje, što zahtijeva zaustavljanje proizvodnje na neko vrijeme. Testiranje obično traje jedan do dva dana.

• Tok dokumenata u organizaciji: kada je sve na svom mjestu

Stručno mišljenje

Tri parametra za procjenu optimalnosti poslovnog procesa

Mikhail Gordeev,

Direktor tehnologije u Euromanagementu, Moskva

Stepen relevantnosti određenog poslovnog procesa možete razumjeti koristeći sljedeće kriterije:

1. Nivo kvaliteta finalnog proizvoda. Oni ispituju veličinu zvaničnih potraživanja kupaca, nezadovoljstvo menadžera kompanije i potraživanja izvršioca.

2. Proces rada svakog zaposlenog prilikom obavljanja određene operacije. Proces dobro funkcionira ako:

• zaposleni obavlja minimalnu listu radnji (od tri do pet) sa posebno obrađenim propisima o izvršenju i krajnje jednostavnim sadržajem. Ako je neka operacija izuzetak od pravila, onda je najbolje napisati njen specifičan opis;
• vremenski razmak između izvršenja radnji razlikuje se ne više od 2-3 puta. Ako operacija traje od 10 minuta do 2 sata, onda se ova radnja mora propisati kao izuzetak od pravila;
• period predviđen za obavljanje operacije premašuje stvarno radno vrijeme za najviše jedan radni dan.

3. Jednostavnost i diskusija o sistemu poslovnih procesa. Za procjenu se koriste sljedeći pokazatelji:

• broj takozvanih procesa „ulaska“ i „izlaska“. Što ih je manje, to bolje za rad kompanije;
• broj radnji za završetak jednog procesa, idealno od sedam do jedanaest;
• broj mogućih izuzetaka, jer svaki od njih predstavlja opasnost za upravljanje procesima;
• broj uključenih zaposlenih, odjeljenja organizacije.

Glavni principi optimizacije poslovnih procesa

Princip 1. Optimizacija poslovnih procesa mora imati osnovu.

Smisao ovog principa je da je prije početka optimizacije poslovnih procesa potrebno posebno izolovati svaki poslovni proces kompanije. Poboljšanje haosa mogu postići samo više sile. Običan smrtnik prvo treba da shvati kako se poslovni procesi odvijaju, odnosno da ih razmotri u obliku dijagrama „kao što je“. Ako nije moguće opisati poslovne procese koji se danas odvijaju u kompaniji, onda se jednostavno neće imati šta optimizirati.

Princip 2. Kada optimizirate poslovne procese, „očistite ribu od repa“.

Ovaj princip leži u činjenici da je potrebno procjenjivati ​​optimalnost po shemi od posebnog do opšteg, pronalazeći pojedinačne greške i nedostatke, kombinujući ih u grupe i promptno otklanjajući.

Princip 3. Rešenja za optimizaciju poslovnih procesa su kontroverzna.

Drugim riječima, postoji velika vjerovatnoća da će eliminacija suboptimalnosti u jednom pokazatelju dovesti do smanjenja efikasnosti drugog procesa. Osim toga, nije dovoljno samo ovo razumjeti, potrebno je i sposobnost da pronađete takve posljedice, procijenite pozitivne aspekte i identificirate nedostatke, a zatim napravite razuman izbor.

Princip 4. Stručnjaci kompanije ne vole optimalne poslovne procese.

Neizbežna posledica savršene optimizacije poslovnih procesa biće povećana eksploatacija izvođača, a u tom pogledu će se pojaviti otpor zaposlenih u kompaniji. Može biti eksplicitno ili nesvjesno.

Kako optimizirati troškove

Urednici časopisa “Commercial Director” vam govore koje metode postoje za optimizaciju troškova proizvodnje i koje je najbolje koristiti. Saznajte više o njima iz članka na linku ↓

Od čega zavisi optimizacija poslovnih procesa organizacije?

Faktori koji utiču na efikasnost poslovnih procesa i njihovu agilnost mogu biti potpuno različiti. Postoje čitave grupe parametara koje je korisno razumjeti, a većinu njih obično kontrolira poslovanje uz softversku podršku. Međutim, neki faktori se mogu kontrolisati i pratiti pouzdanim mjerenjem i interpretacijom akcija. To uključuje:

• Ekosistem poslovnog projekta.

Ekosistem poslovnog projekta je mreža organizacija, uključujući partnere, dobavljače, kupce, vladine agencije, distributere, koje se bave isporukom proizvoda ili usluga kroz proces konkurencije i partnerstva, gdje je svaka strana uključena u određenoj mjeri. Ekosistem uključuje politike, propise i zakone koji regulišu odnos između dobavljača i klijenata.

• Poslovni kontekst.

Poslovni kontekst je pozicija poslovnog projekta unutar njegovog ekosistema: kontekst u kojem je značajan poslovni događaj završen ili se još uvijek odvija, događaj koji garantuje stvaranje pozadine i održavanje uslova. Ovi uvjeti se koriste prilikom procjene poslovnih politika i poslovnih pravila kao osnove za poduzimanje korektivnih mjera za poslovne procese. Ovo je skup faktora i 8 sistema: proces, informacije, događaji, pravila, sadržaj, analitika, saradnja i praćenje, na koje utiče optimizacija poslovnih procesa. U tom smislu, prilagođavanja se mogu izvršiti inteligentno i na putu poslovnog projekta kako bi se prilagodio inovacijama i ostvario svoje ciljeve na dosljedan i predvidljiv način, čak iu situacijama kada uvjeti okolnosti nisu u potpunosti predvidljivi.

• Poslovne opcije i promjene.

Postoji veliki broj prilagođavanja koja se sistematski dešavaju u poslovnom kontekstu ili se uvode nepredvidivo. Međutim, samo neki od njih su istinski značajni za optimizaciju poslovnih procesa.

• Poslovni status.

Stanje poslovanja rezultat je fundamentalnih transformacija poslovnih procesa koji utiču na parametre i strukturu efikasnosti agilnosti i produktivnosti inovacija. Promjene stanja ukazuju da se poslovni rezultati mogu razlikovati kako dođe do prijelaza iz jednog operativnog stanja u drugo.

• Poslovni rezultati.

Vizija i oblikovanje željenih poslovnih ishoda osigurava transparentnost inicijativa i procesa rada. Ovo svakoj strani daje priliku da u potpunosti učestvuje i sarađuje sa postavljenim ciljevima io kojima se razgovara. Smatra se da je mjerljivi ishod poslovnog projekta centralni fokus na projektima, a ne na uslovima radnog procesa.

• Poslovni ciljevi.

Poslovni cilj su aspiracije poslovnog projekta. Sadrži informacije o tome kako njeni lideri žele da vide posao. O tome se može razgovarati na najvišem nivou, počevši od strukture kompanije i njene strategije, ili specificirati na nižem nivou – mjerljivim ciljevima. U pravilu se ciljevi postavljaju tako da postoji tačan datum za njihovo postizanje.

• Ključni pokazatelji učinka.

KPI je pokazatelj učinka, drugim riječima, mjera za postizanje ciljeva poslovnog projekta. Na primjer, za KPI "Povećanje prosječnog prihoda po kupcu za 10%" poslovni cilj bi mogao biti "Povećanje prosječnog prihoda po kupcu."

• Poslovna politika i pravila.

Poslovne politike su deklaracije ili izjave koje sadrže informacije o principima za postizanje postavljenih ciljeva. Na primjer, "sredstva za hotelsku sobu rezerviranu unaprijed neće biti vraćena." Poslovna pravila su deklarativne prirode, čime se ograničava niz aspekata poslovnog projekta. Oni opisuju kako će se poslovni projekat ponašati u određenim okolnostima.

• Poslovna rješenja.

Poslovne odluke uspostavljaju i pojačavaju odluke koje kompanija donosi u okviru poslovnog procesa.

• Poslovni senzori.

Poslovni KPI senzori i mehanizmi praćenja i praćenja moduliraju i regulišu poslovne promjene, baš kao što KPI prate događaje i pojave u poslovnom kontekstu.

• Poslovni događaji.

Poslovni događaji su pojave koje predstavljaju bitnu promjenu u poslovnim procesima. Obično su nenamjerni, nespecijalizirani i nisu dio grupe sistematskih sekvenci poslovnog toka.

• Praćenje poslovanja.

Praćenje aktivnosti na osnovu skupa ključnih indikatora. To uključuje sagledavanje poslovnih događaja i njihovo upoređivanje sa pragovima korištenjem rudimentarnih algoritama i obrazaca za izvještavanje.

• Alati za razvoj poslovanja: slučaj koji je povećao lojalnost brendu

Na kojim nivoima se vrši optimizacija poslovnih procesa preduzeća?

Svi poslovni procesi imaju različite nivoe uticaja na krajnji rezultat organizacije. Oni se nazivaju pokretačima prihoda i profita kompanije. Na primjer, administrativni i upravljački poslovni procesi odgovorni su za donošenje kompetentnih odluka i radnji menadžmenta, prikupljanje podataka o radnom toku preduzeća koji je uključen u glavne poslovne procese. U tom smislu, uz smanjenje finansijskih troškova, mogu se postići različiti nivoi efikasnosti. Koji od njih će vaša kompanija dostići direktno zavisi od cilja (ušteda novca ili postizanje važnih rezultata u strategiji), kao i od toga kako su poslovni procesi optimizovani:

• Prvi nivo.

U ovoj fazi imate posla sa finansijskim troškovima koji se generišu unutar svakog odeljenja/odeljenja preduzeća. Prednost: ovo je najbrži način za smanjenje troškova materijala; takva odluka neće uticati na interese drugih odjela organizacije, tako da neće biti potrebna dodatna odobrenja. Negativna stvar je što se globalne uštede ne primjećuju u ovoj fazi: one su po pravilu do 10%, idealno do 20%. Ne zaboravite i da neki troškovi koje ima strukturna jedinica kompanije proizilaze iz potreba drugih odjela kao rezultat njihovog radnog procesa. Na primjer, jedno odjeljenje naređuje drugom da pruži informacije o analitičkim aktivnostima u obliku izvještaja i kalkulacija. U ovoj situaciji, sve troškove će snositi izvršni odjel.

• Drugi nivo.

Da bi se postiglo smanjenje troškova ovog tipa, potrebno je preći na drugu fazu, koja podrazumeva zajednički radni proces između „kupaca“ i „izvođača“ tokom optimizacije poslovnih procesa. Nemoguća je aktivnost samo jedne strane. Smanjenje troškova može se postići samo kada sve strane uključene u optimizaciju poslovnih procesa razgovaraju o tome kako žele promijeniti poslovne procese i kako će raditi zajedno. Na ovom nivou moguće je ostvariti uštede od više od 20% i optimizirati poslovne procese koji podržavaju različite funkcije, ali imaju isti interes za postizanje konačnog rezultata.

• Treći nivo.

Ova faza se smatra najefikasnijom - možete postići uštedu od 30%. U ovoj fazi se javljaju neke poteškoće: rad sa troškovima se zasniva na razumijevanju cjelokupnog sistema poslovnih procesa organizacije; optimizacija poslovnih procesa se odnosi na veliki broj aktivnosti.

Primijenjene metode za optimizaciju poslovnih procesa

Hajde da ukratko razgovaramo o najpopularnijim metodama koje se koriste za optimizaciju poslovnih procesa:

Metoda 1.SWOT analiza(proučavanje slabih i jakih strana poslovnog procesa).

SWOT analiza je metoda planiranja strategija koja se koristi za procjenu faktora i pojava koje utiču na poslovni projekat ili kompaniju. Svi postojeći parametri mogu se podijeliti u četiri grupe: prednosti, slabosti, prilike i prijetnje.

Ključni princip ove metode je traženje i eliminacija najranjivijih mjesta i minimiziranje teorijskih prijetnji i rizika.

Metoda 2.Uzročno-posledična metoda(Ishikawa dijagram – dijagram uzroka i posljedica).

Ishikawa dijagram - tzv. “Dijagram riblje kosti” ili “Dijagram uzroka i posljedica”, kao i dijagram “Analiza korijenskog uzroka”.

Jedan od 7 najpoznatijih alata za mjerenje, procjenu, kontrolu i poboljšanje nivoa kvaliteta proizvodnih procesa:

• kontrolna kartica;
• Pareto grafikon;
• trakasti grafikon;
• kontrolni list;
• Ishikawa dijagram;
• stratifikacija (stratifikacija);
• Scatter plot.

Koristeći ovu metodu, možete pronaći glavne odnose između parametara i istražiti potrebni poslovni proces što je preciznije moguće. Dijagram pomaže da se identifikuju glavni faktori koji imaju najznačajniji uticaj na razvoj problema koji se proučava.

Metoda 3.Benchmarking.

Benchmarking je metoda analize prednosti i procjene prednosti konkurentskih partnera i konkurenata u istoj ili srodnoj oblasti kako bi se identifikovali najproduktivniji faktori. U određenoj mjeri, to se može nazvati industrijskom špijunažom, ali postoji značajna razlika - ova metoda se provodi pomoću površnih zapažanja.

Metoda 4.Analiza i optimizacija poslovnih procesa na osnovu indikatora (KPI).

Metoda analize ključnih performansi. Ovo je princip postavljanja konačnih ciljeva poslovnog procesa čijim se postizanjem cilj ili povećava, ili, ako mu nije bilo moguće pristupiti, analiziraju se metode koje se koriste za njegovu implementaciju.

Metoda 5.Brainstorm.

Brainstorming je metoda čija je suština aktivna diskusija o problemima, izgovaraju se sve moguće opcije za njihovo rješavanje i na osnovu toga se bira najefikasnija.

Saznati, kako pravilno organizirati brainstorming sesiju, iz članka u časopisu “Commercial Director”.

Metoda 6.Lean metode, “6 Sigma”.

Metoda za otkrivanje poboljšanja produktivnosti smanjenjem grešaka u proizvodnom procesu.

Metoda 7.Proračun i promjena fragmentacije procesa.

Metoda smanjenja ili povećanja komponenti poslovnog procesa.

Metoda 8.Analiza poslovne logike procesa:

• eliminisanje neefikasnih procedura;
• raspodjela odgovornosti za implementaciju poslovnih procesa i delegiranje ovlaštenja za donošenje odluka;
• povezivanje paralelnog rada;
• snimanje informacija na izvoru i uključivanje njihove obrade u stvarni rad.

Metoda 9.Metoda funkcionalne analize troškova (FCA analiza).

Princip analize je postizanje maksimalne funkcionalnosti objekta uz minimalne troškove i za prodavca i za kupca.

Metoda 10.Metoda simulacionog (dinamičkog) modeliranja napajanja.

Tehnika koja vam omogućava da u okviru dinamičkog kompjuterskog modela predstavite radnje ljudi i upotrebu tehnologija koje se koriste u procesima reinženjeringa koji se proučavaju. Izvođenje modeliranja uključuje četiri glavne faze:

• izgradnja modela;
• njegovo lansiranje;
• analiza dobijenih pokazatelja učinka;
• procjena alternativnih scenarija.

Veoma efikasna metoda, pod uslovom da su sve potrebne količine za izgradnju modela aktuelne i tačne.

Metoda 11.Proračun i analiza intenziteta rada i trajanja poslovnog procesa.

Metodologija je kreirana za izračunavanje optimalnog broja zaposlenih u preduzeću i opterećenja na njima.

Metoda 12.Analiza matrice raspodjele odgovornosti.

Tehnika za izradu vizuelne funkcionalne tabele koja striktno deli preduzeće na organizacione jedinice, veze itd. Drugim riječima, zadaci se dodjeljuju strukturnim jedinicama.

• Obračun gubitaka u proizvodnji, uzroci i načini njihovog otklanjanja

Optimizacija poslovnih procesa korak po korak

Faza 1.Opis poslovnih procesa kompanije.

Uvijek se pridržavajte osnovnog pravila: kada započinjete proceduru optimizacije poslovnog procesa, saznajte što i kako funkcionira u vašoj organizaciji, pa tek onda počnite raditi. Na prvi pogled, ovaj savjet zvuči jednostavno, ali malo kompanija ga primjenjuje u praksi. Po pravilu, sve se dešava potpuno drugačije: prvo optimizuju poslovne procese, a onda razmišljaju šta su uradili. Zašto se to dešava? Da biste razumeli tok rada preduzeća, najbolje je da ga proučite kroz lanac vrednosti: postoje kompanije koje snabdevaju resurse ili robu vašoj organizaciji ili obavljaju dodatnu funkciju koja je potrebna vašem klijentu. Razumjeti u kojoj fazi, kao i kako se formira dodana vrijednost finalnog proizvoda, počevši od faze pribavljanja resursa i sirovina od kompanija dobavljača. Ovo je jednostavna, ali vrlo efikasna metoda. Koristeći ga, odmah ćete moći izračunati osnovne “ulazne” tačke u kompaniju i glavne “izlazne” tačke. Takva istraživanja će pomoći organizaciji u optimizaciji poslovnih procesa. Možeš:

• proučavanje procesa rada preduzeća u celini;
• odvojeni radni procesi koji zahtijevaju primarnu automatizaciju korištenjem IT tehnologija;
• Objasnite osoblju šta vaša organizacija radi i šta svaki zaposleni doprinosi tome;
• odlučiti o načinima poboljšanja kvaliteta finalnog proizvoda/usluge. Vidljivost poslovnih procesa će vam dati priliku da uočite uska grla i povećate neto profit kompanije.

Prilikom istraživanja imajte na umu da pored ključnih poslovnih procesa odgovornih za kreiranje proizvoda za koje kupci plaćaju materijalna sredstva, postoje i prateći. Oni ne zahtijevaju financiranje, ali čine infrastrukturu organizacije i osiguravaju kontinuirano funkcioniranje glavnih poslovnih procesa poduzeća. Postoje i procesi razvoja poslovanja koji su odgovorni za donošenje profita kompaniji u budućnosti: proučavaju tržišta robe, vrše optimizaciju poslovnih procesa, tehničku modernizaciju itd.

Faza 2.Imenovanje odgovornih lica.

Za optimizaciju poslovnih procesa imenovati odgovornog stručnjaka (menadžera), kao i odgovorne zaposlenike za svaku fazu i proces optimizacije. Rukovodilac ne samo da mora biti obavezna osoba, već i da upravlja procesom rada drugih njemu podređenih zaposlenih. Glavni zadatak takvih menadžera je da kontinuirano rade na poboljšanju efikasnosti. U tom smislu, njihove radne obaveze treba da budu što jasnije. Naravno, nemoguće je formalizirati svaki proces, ali ako su neke upravljačke funkcije propisane propisima, onda menadžer neće morati stalno da priča o tome koje su njegove odgovornosti i kakav rezultat na kraju treba postići.

Najlakši način da se reguliše upravljanje poslovnim procesima organizacije je od vrha do dna:

• organizovati regulaciju poslovnih procesa na menadžerskom nivou: kreirati KPI za kompaniju i njena strukturna odeljenja, definisati oblasti odgovornosti. Ova procedura će biti potrebna za direktore; pomoći će im da efikasnije upravljaju preduzećem, koncentrišući se što je više moguće na strategiju razvoja organizacije;
• na isti način objasniti i zapisati poslovne procese za osoblje nižeg nivoa. U ovoj situaciji potrebno je opisati radni proces svakog specijaliste u okviru njegovog odjeljenja u granicama poslovnih procesa u kojima zaposleni učestvuje;
• organizovati regulisanje postupka upravljanja procesom. Ovdje je potrebno stvoriti mehanizam povratnih informacija od stručnjaka odozdo prema gore kako bi se brzo razmjenjivale informacije, uzimajući u obzir nove informacije, donosile odluke o prilagođavanju trenutnih planova i KPI-ja organizacije, čime bi se podržala modernizacija kompanije u granicama ukupnu strategiju razvoja. Potrebno je obratiti pažnju na to da svaku promjenu prvo moraju ispitati zaposleni odgovorni za određene poslovne procese, a samo one bitne se dostavljaju menadžeru na raspravu;
• kreirati sistem regulatorne dokumentacije koji će kombinovati funkcionalno i procesno upravljanje u jedno. Najvjerovatnije će to biti propisi o procesu rada odjela i radnim funkcijama zaposlenih u kompaniji.

Glavno pravilo propisa je njegova obavezna primena u toku radnog procesa preduzeća. Možete izraditi najefikasniji opis posla, ali kakve koristi od njega ako sjedi na polici i skuplja prašinu bez upotrebe?

Faza 3.Implementacija optimizacije poslovnih procesa.

Nakon što su opisani svi procesi rada kompanije i imenovani zaposleni za njihovo izvršavanje, dolazi vrijeme za suzbijanje uskih grla. U bilo kojoj organizaciji, broj takvih problematičnih područja može biti nekoliko desetina, stoga ćemo u nastavku opisati slijed radnji za takvu situaciju:

• evaluirati sve poslovne procese kompanije i eliminisati dupliranje radnih obaveza zaposlenih;
• izračunati potrebnu količinu vremena za svaki poslovni proces, izvršiti njegovu komparativnu analizu sa prosječnim vrijednostima u ovoj oblasti i prilagoditi je stvarnim pokazateljima;
• organizirati analizu korištenja resursa u vašoj proizvodnji;
• ispitati kretanje vrijednih stvari i informacija u vašoj kompaniji i likvidirati ona područja u kojima nađete gubitke;
• Analizirati efikasnost eksploatacije resursa za svaki radni proces.

Faza 4.Automatizacija glavnih poslovnih procesa kompanije.

U ovu fazu je potrebno pristupiti tek kada su završene faze regulacije i kreiranja sistema za optimizaciju poslovnih procesa. Nemoguće je izvršiti automatizaciju u potpunom haosu, s tim u vezi, ako mislite da će implementacija IT sistema pomoći u prevazilaženju teške situacije sa poslovnim procesima organizacije, onda je ovo vrlo pogrešno mišljenje. Samo ćete izgubiti ogromnu količinu finansijskih sredstava i ličnog vremena.

Faza 5.Procjena rezultata optimizacije poslovnih procesa.

Razgovarajmo o nekim rezultatima koji bi se trebali dobiti kao rezultat optimizacije poslovnih procesa:

• formalizacija poslovnog modela koji se implementira u vašoj kompaniji, eliminacija dupliciranih poslova i struktura preduzeća;
• praćenje radnog učinka specijalista, što ih motiviše da odgovornije obavljaju svoje radne funkcije;
• smanjenje broja grešaka i smanjenje nivoa ljudskog faktora u procesu proizvodnje;
• implementacija KPI sistema koji motiviše zaposlene za postizanje određenih rezultata i čini sistem bonusa što transparentnijim;
• regulisanje poslovnih procesa formira bazu znanja o poslovnim procesima kompanije, tako da se u radni proces što brže uključuje novo osoblje;
• minimiziranje poremećaja u proizvodnom procesu preduzeća zbog nedostatka resursa ili nedostatka osoblja;
• pronalaženje i unovčenje osnovnih finansijskih sredstava koja se ne koriste u prometu preduzeća;
• smanjenje nepotrebnih kupovina proizvoda.

Stručno mišljenje

Koje procese treba automatizovati?

Anatolij Zubejrov,

generalni direktor Millsystema, Moskva

Proces automatizacije prije svega treba da utiče na one poslovne procese organizacije koji su najskuplji u smislu radnih resursa. Ako govorimo o ozbiljnoj proizvodnji, onda je potrebno dovesti u red cirkulaciju dokumentacije unutar kompanije, koja se odnosi na isporuke i plaćanja između odjeljenja preduzeća.

Ako uzmemo u obzir srednja preduzeća, onda se proces automatizacije mora primijeniti na kupce i dobavljače – na njihovu logičnu interakciju. Prije svega, trgovinske organizacije sa nekoliko desetina pozicija i velikim brojem stranaka trebaju razmišljati o automatizaciji poslovnih procesa. Male kompanije moraju razmišljati o tome kako rad s IT-om učiniti što jednostavnijim, te osigurati da proizvodni proces kompanije ostane efikasan kao prije automatizacije.

Učinkovita automatizacija skladišne ​​logistike, isporuke i prodaje proizvoda dovodi do smanjenja finansijskih troškova i omogućava vam da izbjegnete:

• materijalni troškovi za dodatno osoblje;
• nepismeno korištenje motornog transporta, koji je vlasništvo organizacije, i višak skladišnog prostora;
• neefikasan rad transporta u vlasništvu preduzeća i višak prostora u magacinima;
• gubitak proizvoda koji imaju kratak rok trajanja;
• preplate za usluge transportnih kompanija.

Koji softver odabrati? Prije svega, mora omogućiti automatizaciju poslovnih procesa na svim nivoima. Neophodno je da se svi procesi u bilo kojoj fazi automatizacije realno završe u najkraćem mogućem roku. Takođe je važno da softver bude razumljiv svima u vašoj kompaniji.

• Automatizacija poslovnih procesa: priprema i implementacija

Tipične greške u optimizaciji poslovnih procesa

Greška 1.Netačna izjava o problemu.

Glavno pravilo je konkretna i ispravna izjava o problemu: šta treba učiniti da se kompanija optimizira, u kojem vremenu i kakav rezultat treba postići. Malo je vjerovatno da će karakterizacija poslovnih procesa doprinijeti trenutnom poboljšanju (osim ako opis ne otkriva očiglednu konfuziju ili dupliranje funkcija odjela). Za optimizaciju rada kompanije potrebno je odlučiti na koji rezultat treba usmjeriti razvoj poduzeća.

Na primjer, nema smisla karakterizirati procese računovodstvenog odjela ako vaša organizacija nema prihod. Razlog za nisku isplativost posla treba tražiti u odjelu zaduženom za prodaju proizvoda. Unapređenjem rada ovog problematičnog odjeljenja poboljšaće se i rad ostalih, uključujući i računovodstvo. Shodno tome, opis poslovnih procesa je faza u velikoj kampanji za optimizaciju upravljanja kompanijom.

Greška 2.Disproporcionalnost zadataka i napora.

U praksi postoje opisi procesa koji nisu vezani za glavni cilj organizacije (na primjer, interakcija menadžera sa sekretarom u pokušaju da se probije do zamjenika). Jasno je da karakterizacija takvog procesa nema nikakvog smisla za optimizaciju rada kompanije i da je pogrešna u smislu sadržaja i troškova.

Greška 3.Pogrešan izbor načina opisa.

Za karakterizaciju poslovnih procesa u cilju njihove optimizacije koriste se programi različite snage. Njihova cijena varira od 100 do 100.000 američkih dolara. Očigledno, snaga stečenog programa mora biti u korelaciji sa razmjerom kompanije. Stoga je nabavka moćnog programa od strane male kompanije neopravdana. Alat se bira na osnovu finansijskih mogućnosti kompanije i zadataka koje treba rešiti optimizacijom poslovnih procesa organizacije. Na osnovu postojećeg iskustva, relativno jednostavna rješenja poput BPWin 2 mogu pomoći u postizanju vaših ciljeva čak iu velikim preduzećima. U svakom slučaju, softver je samo pomoćni element. Kvaliteta organizacije procesa optimizacije kompanije igra odlučujuću ulogu.

Stručno mišljenje

Optimizacija poslovnih procesa treba da bude redovna

Alla Bednenko,

Direktor ljudskih resursa, kompanija Econika-Obuv, Moskva

U uslovima intenzivnog razvoja organizacije, njen menadžer je primoran da redovno optimizuje aktivnosti kompanije. Upravo tako je odlučeno da se postupi u našoj kompaniji. Naručilac projekta optimizacije preduzeća bio je generalni direktor kompanije Econika-Obuv, a njen supervizor potpredsednik korporacije Econika. Direktor ljudskih resursa imenovan je za rukovodioca projekta.

1. Ciljevi. Ciljevi našeg projekta optimizacije poslovnih procesa bili su: identifikacija procesa koje je potrebno poboljšati, njihovo prilagođavanje strateškim ciljevima organizacije i priprema za uvođenje sveobuhvatnog automatizovanog sistema upravljanja poslovanjem.

2. Faze projekta. Za implementaciju projekta optimizacije kompanije preduzeti su sljedeći koraci:

• formiranje postojećeg modela poslovnog procesa;
• stvaranje željenog modela poslovnih procesa (sa fiksiranjem glavnih parametara efektivnosti glavnih odjela organizacije);
• planiranje predloženih prilagođavanja i davanje saglasnosti na tehničke specifikacije za razvoj i implementaciju korporativnog informacionog sistema;
• generiranje ideja za automatizaciju radnih procesa kompanije;
• optimizacija poslovnih procesa organizacije kao takvih, odnosno njihovo unapređenje.

3. Kriterijumi za ocjenu rezultata projekta. Prvobitno su identifikovani:

• minimiziranje vremenskih, kadrovskih, materijalnih i finansijskih troškova (mjereno u %);
• povećanje kvaliteta i ažurnosti izvještaja menadžera (u%);
• smanjenje eksternog uticaja na performanse kompanije (u%);
• povećan fokus na interese klijenata svakog odeljenja preduzeća (do nivoa 8-9 od 10 poena) kako bi se ispunio plan prihoda od prodaje i optimizovali aktivnosti organizacije;
• povećanje poslovne efikasnosti.

4. Tim. Projektom optimizacije poslovnih procesa kompanije rukovodio je liderski tim od sedam ljudi. Uključuje direktora marketinga, pomoćnika generalnog direktora kompanije, šefa odjela informacionih tehnologija i šefa odjela za kreiranje naplate.

Menadžment tim je izradio projektni zadatak, uspostavio zahtjeve za projekat za optimizaciju poslovnih procesa kompanije, sklopio ugovore sa vanjskim stručnjacima i stvorio pozitivne uslove za njihovo djelovanje, dogovorio raspored rada i formirao parametre za efektivnost projekta. Sastanci timova održavani su sedmično.

Druga radna grupa za optimizaciju uključivala je 10 top menadžera organizacije. Dobila je sledeće zadatke:

• sticanje vještina za implementaciju projekta optimizacije;
• odabir i analitički pregled dokumenata i informacija za optimizaciju;
• stvaranje konzistentnog gledišta;
• odobrenje i implementacija izmjena.

Male grupe zaposlenih sastajale su se dva ili tri puta nedeljno kako bi razgovarale o mogućim promenama u različitim procesima. Tako je u raspravu o predloženim transformacijama bilo moguće uključiti cjelokupno osoblje.

5. Implementacija projekta. Projekat, čiji je cilj optimizacija rada kompanije, traje već osam mjeseci. U ovoj fazi se sprovode transformacije. Pretpostavljamo da je period implementacije problema optimizacije oko dvije godine. Kada se usvoji struktura informacionog sistema holdinga, počeće rad na formiranju tehničkih specifikacija za optimizaciju informacionog sistema cele korporacije u celini.

6. Rezultati. Danas glavnim dostignućem smatramo formiranje željenog modela poslovnog procesa i koordiniran položaj rukovodstva preduzeća. Osim toga, stekli smo jasno razumijevanje vrste organizacijske strukture koja je potrebna za efikasno izvršavanje poslovnih ciljeva. Izvršena je optimizacija finansija, napredak u formiranju zbirki, zaliha, logistike.

Iskustvo optimizacije rada kompanije pokazuje njenu dostojnu organizaciju. Međutim, rezultat bi mogao biti još bolji kada bi kompanija stalno angažovala stručnjaka iz oblasti poslovne analize; njegov profesionalni pogled na interne procese kompanije obogatio bi mišljenja pozvanih konsultanata. U idealnom slučaju, izvršni direktor bi trebao posvetiti većinu svog vremena – oko 80% – ovoj inicijativi. Za našu organizaciju ovaj zadatak se pokazao nemogućim, jer se bavimo i pitanjima upravljanja kadrovima (trenutno je broj zaposlenih oko 800 ljudi).

Optimizacija poslovnih procesa: TOP 5 knjiga , iz koje možete dobiti ideje

1. Vladimir Repin „Poslovni procesi. Modeliranje, implementacija, upravljanje.”

Odlučili ste da poboljšate svoje poslovne procese i planirate da uvedete procesni pristup u upravljanje kompanijom? Trebate li praktični savjet za formiranje i klasifikaciju poslovnih procesa vaše organizacije? Zatim morate kupiti novu knjigu profesionalnog praktičara Vladimira Repina.

Ono što ćete imati u rukama nije lako štivo, već publikacija koja zahtijeva razradu i razumijevanje. Sadrži desetine slika, tabela, dijagrama toka i predložaka dokumenata koji se ne mogu naći u drugim otvorenim izvorima.

Vladimir govori o svom viđenju postojećih mogućnosti i daje preporuke za kreiranje sistema za optimizaciju poslovnih procesa u kompaniji, na osnovu stvarnog iskustva mnogih konsultantskih projekata u Rusiji.

2. Goldrattova teorija ograničenja "Sistemski pristup stalnom poboljšanju."

Knjige ovog autora su izuzetno popularne, jer daje preporuke za rješavanje mnogih problema: kontradikcije između vremena robe i njenog kvaliteta, između cijene i finansijskih troškova itd. U nedavnoj prošlosti, informacije o Goldrattovim ključnim metodama rasuđivanja bile su nepotpune i raštrkane, ali se ova knjiga smatra prvim sistematskim i profesionalnim vodičem.

3. John Jeston, Johan Nelis „Upravljanje poslovnim procesima. Praktični vodič za uspješnu implementaciju projekta."

Ova publikacija opisuje glavne principe upravljanja poslovnim procesima, njihove pozitivne osobine i koristi koje će donijeti kompaniji, a također istražuje primjere implementacije takvog upravljanja. Ispituje opšti sistem, alate i metode VRM-a.

Priručnik se može koristiti kao referenca za kompanije koje implementiraju projekte upravljanja procesima, jer materijal opisan u njemu pruža praktične alate, pojašnjenja i pomoć u efikasnoj implementaciji poslovnih projekata.

4. Eliyahu Goldratt “Svrha. Proces stalnog poboljšanja."

Osoba koja vidi bilo kakav problem u upravljanju svojim poslovnim projektom dužna je da izgradi uzročno-posledične veze između procesa i rezultata, kao i da razume osnovne principe postizanja maksimalne efikasnosti procesa rada kompanije.

5. Mary i Tom Poppendieck, “Lean Software Manufacturing: Od ideje do profita.”

Ovo je smjernica koja može biti potrebna u svakoj situaciji u kojoj je potrebno uspostaviti najefikasnije procese. Knjiga je obavezno čitanje za top menadžere, menadžere i programere kompanija koji su direktno povezani sa softverom.

Informacije o stručnjacima

Sergej Pankin, trener-konsultant kompanije "Center Orgprom", Jekaterinburg. Godina osnivanja: 2001. Specijalizacija – povećanje efikasnosti proizvodnje i konkurentnosti industrijskih preduzeća.

Mihail Gordejev, Direktor tehnologije u Euromanagementu, Moskva. Kompanija Euromanagement ima značajno iskustvo na tržištu konsultantskih usluga i poseduje sve potrebne tehnologije za rešavanje složenih problema preduzeća klijenata. Organizacija pruža partnerima najefikasnije alate za poslovanje, obavljajući svoje aktivnosti u 7 oblasti: personalni konsalting, menadžment konsalting, finansijski konsalting, IT konsalting, automatizacija poslovanja, odabir osoblja, poslovna obuka.

Anatolij Zubejrov, generalni direktor Millsystema, Moskva. Kompanija Millsystems je zvanični distributer informacionog sistema Sellora Management System. Sellora Management System je ERP sistem upravljanja koji zadovoljava potrebe svakog poslovanja i pogodan je za svako preduzeće. Pored toga, sistem je savršeno optimizovan za realnosti ruskog tržišta, tj. uzima u obzir sve nacionalne karakteristike domaćeg kancelarijskog posla.

Alla Bednenko , direktor ljudskih resursa u Econika-Obuv, Moskva. Jedna od vodećih organizacija na ruskom tržištu modne obuće, operater maloprodajnog lanca u Rusiji. Više od stotinu prodavnica cipela sa brendom Econika otvoreno je širom Rusije, kao i u Ukrajini i Kazahstanu.

Mnogi programi se automatski pokreću kada uključite računar, što uzrokuje duže pokretanje sistema. Osim toga, ovi programi zauzimaju dodatnu RAM memoriju i nisu vam uvijek potrebni.

Da biste uredili listu programa za pokretanje, potrebno je da kliknete na dugme “Start” i unesete komandu msconfig u traku za pretragu. Na kartici Startup su označeni programi koji se pokreću kada uključite računar. Ostaje samo da poništite izbor nepotrebnih programa.

Pazite da ne onemogućite automatsko učitavanje uslužnih programa i antivirusnih proizvoda.

3. Onemogućite automatsko učitavanje nepotrebnih fontova

Kada uključite računar, Windows preuzima izbor od preko 200 različitih fontova. Nepotrebne možete onemogućiti ovako: “Start” - Kontrolna tabla - Dizajn i personalizacija - Fontovi. Otvorite kontekstni meni desnim tasterom i na nepotrebnom fontu i izaberite „Sakrij“.

Samo Comic Sans , samo hardcore!

4. Brisanje privremenih datoteka

U procesu rada svakodnevno se stvaraju mnoge privremene datoteke na tvrdom disku, koje nekako neprimjetno postaju trajne. Oni takođe značajno smanjuju ukupnu brzinu vašeg računara.

Redovno čišćenje računara ubrzaće učitavanje operativnog sistema i programa, a takođe će osloboditi prostor na čvrstom disku.

Da biste to uradili, samo otvorite My Computer - particiju sa operativnim sistemom (obično Drive C:\) - Windows folder - Temp folder, a zatim izbrišite sve datoteke i ispraznite korpu za otpatke.

5. Čišćenje diska

Da bi optimizovali Windows, Microsoft programeri su obezbedili ugrađeni uslužni program za čišćenje diska. On traži i briše neželjene datoteke, kao što su privremene Internet datoteke, distribucije instaliranih programa, različiti izvještaji o greškama i drugo.

Idite na Start meni - Svi programi - Pribor - Sistemski alati - Čišćenje diska.

6. Defragmentacija diska

Nakon brisanja nepotrebnih programa i datoteka, počnite defragmentirati disk, tj. pregrupisavanje datoteka na vašem tvrdom disku za maksimalnu optimizaciju računara.

Defragmentacija se može obaviti pomoću Windows alata, ili možete koristiti posebne programe - ovo je tema za poseban članak.

Standardna procedura će izgledati ovako - u Exploreru odaberite particiju za defragmentaciju (na primjer, disk D:\) i kliknite desnim tasterom miša na nju, u meniju koji se pojavi otvorite Svojstva i na kartici Alati kliknite na „Defragmentiraj. ”

7. Instalirajte SSD

SSD uređaj će pomoći da se ubrza učitavanje operativnog sistema i programa, o čijoj samostalnoj instalaciji na laptopu o kojem smo govorili. Ako nemate dovoljno novca za SSD od 500 GB, ima smisla kupiti disk barem za instaliranje operativnog sistema - on će jednostavno letjeti na novom SSD-u.

8. Instalirajte HDD


Na YouTube-u postoji mnogo video vodiča o instalaciji HDD-a. Evo jednog od njih

Ako vam budžet ne dozvoljava da trošite novac na skupe SSD diskove, ne biste se trebali odreći tradicionalnijih komponenti. Instaliranje dodatnog HDD-a značajno će poboljšati performanse računara.

Dakle, ako je hard disk zauzet više od 85%, računar će raditi mnogo puta sporije. Osim toga, samostalno instaliranje dodatnog tvrdog diska na vaš desktop računar čak je lakše nego SSD.

9. Instaliranje dodatne RAM memorije

RAM se koristi za obradu pokrenutih programa. Što više informacija trebate obraditi, to će vam trebati više RAM-a.

Ako nema dovoljno memorije, sistem počinje da koristi resurse hard diska, što dovodi do kritičnog usporavanja računara i zamrzavanja Windows-a.

Dodavanje ili zamjena RAM stickova nije teško. Za običan računar sa setom standardnih kancelarijskih programa dovoljno je 4 GB RAM-a, a za računar za igrice možete razmišljati o 16 GB ili više.

10. Čišćenje

Prašina je kompjuterski neprijatelj broj 2 (svi znaju da je neprijatelj broj 1). Sprečava normalnu ventilaciju, što može uzrokovati pregrijavanje komponenti računara, usporavajući sistem. Ekstremno pregrijavanje komponenti može dovesti do njihovog potpunog kvara.

Isključite računar najmanje pola sata prije početka čišćenja. Nemojte čistiti u sintetičkoj odjeći – trenje može dovesti do statičkog naboja koji može oštetiti komponente. Da biste uklonili statiku, dodirnite neobojeni dio radijatora centralnog grijanja.

Uključite usisivač na malu snagu i pažljivo uklonite prašinu sa svih dijelova računara. Posebnu pažnju treba obratiti na napajanje, hladnjak procesora i video karticu, gdje se nakuplja većina prašine.

U kompaniji sa više osoba, po pravilu, postoje različiti odjeli - prodaja, marketing, računovodstvo itd. Zadaci koje rješavaju ove službe su veoma različiti, a različiti su i principi njihove organizacije i funkcionisanja. Međutim, moguće je opisati univerzalni algoritam koji se može koristiti za optimizaciju bilo kojeg odjela, bez obzira na njegovu namjenu i organizacijsku strukturu. Ovo ćemo sada uraditi.

Šta je optimizacija?

Operativna optimizacija je skup mjera usmjerenih na povećanje efikasnosti odjela (ili poduzeća u cjelini). Suštinu ovih događaja može se izraziti dobro poznatim motom - "Više, dalje, bolje!" Odnosno, kao rezultat poduzetih radnji, divizija počinje pokazivati ​​povećanu produktivnost, smanjene troškove itd.

Pa počnimo. Naš zadatak je da opišemo univerzalne faze optimizacije aktivnosti jedinice.

Pojavljuje se zahtjev za optimizaciju

Formalni zahtjev za optimizaciju može doći i od menadžmenta kompanije i od šefa odjela, tražeći "šta ovdje popraviti". Shodno tome, u drugom slučaju zahtjev je obično prilično uopšten, usmjeren na opšte unapređenje sistema, au prvom je konkretniji, uzrokovan nezadovoljstvom konkretnim pokazateljima odjela. Na primjer, čelnik kompanije možda želi smanjiti troškove određene usluge. Kažu da konzumira previše. Ova želja se posebno često javlja u odnosu na podjele koje ne utiču direktno na ekonomske rezultate kompanije. Primjer je odjel za kadrove, posebno ako su njegove funkcije ograničene na zapošljavanje.

Ali želja za smanjenjem troškova daleko je od jedinog motiva za promjenu. Najčešće se radi o tome da se odjel u svom sadašnjem obliku ne nosi dovoljno efikasno sa svojim odgovornostima.

Formulacija zahtjeva služi kao pokretački element, tu sve počinje. A prva faza u ovoj akciji je “Definiranje misije i ekonomske funkcije jedinice”

Definiranje misije i ekonomske funkcije jedinice

Ova tačka će vjerovatno izazvati najveće iznenađenje. Čini se, šta se tu može odrediti? Odjel prodaje prodaje, kurirska služba dostavlja, odjel oglašavanja reklamira. I tako dalje. Međutim, nije sve tako jednostavno.

Počnimo s činjenicom da je u današnjem ruskom biznisu konceptualni aparat manje-više uspostavljen, ali sa radnim obavezama unutar jedne pozicije još uvijek je jako daleko od ujedinjenja. Ljudi koji zauzimaju poziciju sa istom titulom mogu raditi potpuno različite stvari u različitim kompanijama. Najizrazitiji primjer su trgovci. Raspon dužnosti koje im se mogu zadužiti kreće se od pisanja koncepta poslovnog razvoja do lične prodaje. Isto je i sa HR menadžerima. Za neke je to obuka, motivacija, korporativna kultura, dok je za druge hronično beznadežno zapošljavanje. A takav namaz se može naći u većini kompanija.

I zato, prije nego što nešto poboljšate, morate odrediti koje mjesto to nešto zauzima u cjelokupnoj zgradi kompanije.

Shodno tome, odgovor na ovo pitanje će uključivati:

1. Opis konkretnih zadataka koji se rješavaju na nivou ove jedinice

2. Mjesto divizije u ukupnim aktivnostima kompanije

3. Određivanje ekonomskog učešća u opštim aktivnostima kompanije

Kada odgovarate na ova pitanja, trebali biste pokušati zadržati maksimalnu jasnoću i specifičnost u formulaciji. Ipak, to se ne radi „za predstavu“, pa formulacije poput „Na svaki mogući način doprinijeti rastu dobrobiti kompanije“ ovdje nisu prikladne.

Definicija kriterija uspješnosti

Ova tačka je ključna. U zavisnosti od toga šta bude izabrano kao kriterijum efikasnosti, zasnivaće se sav dalji rad. Po pravilu, kriterijumi se biraju na osnovu zadataka definisanih u prethodnom paragrafu. Odnosno, analiza se zasniva na ispunjenju “statutarnih ciljeva” jedinice. Na primer, za službu obezbeđenja je definisan zadatak „sprečavanje krađe imovine preduzeća“ – što znači da će broj krađa biti upravo ovaj kriterijum za ovaj zadatak.

Dakle, prethodno formulisani zadaci daju nam mogućnost da procenimo efikasnost delovanja jedinice.

Ako smo suočeni sa nemogućnošću procene, to znači da su zadaci pogrešno formulisani, da su u tom procesu napravljene nejasne i besmislene formulacije i da se moramo vratiti jednu tačku unazad. Ima ispiranje na kocu, počni ispočetka.

Ali sada - kriterijumi su definisani, a naš sledeći korak će biti „Procena efikasnosti jedinice“

Procjena performansi jedinice

Ovde je sve jasno. Uzimamo odabrane kriterije uspješnosti i ocjenjujemo situaciju prema svakom od njih. Neke stvari se mogu procijeniti numerički, neke po principu „zadovoljavajuće/nezadovoljavajuće“. Kao rezultat, dobijamo opšti izvještaj o odjelu, koji jasno prikazuje stanje za svaki od zadataka koji su mu dodijeljeni. I, pažljivo gledajući ovaj izvještaj, prelazimo na sljedeću fazu - “Postavljanje problema optimizacije”

Postavljanje problema optimizacije

Očigledno, ni ova faza nije posebno teška. Neophodno je optimizovati one tačke koje su najviše „pokleknule“ tokom procene. Probleme optimizacije treba formulisati u pozitivnom smislu, tj. kao cilj naznačiti željeni rezultat, a ne izostanak nepoželjnog. Jednostavno rečeno, cilj da se „smanji prosječno trajanje posla na jednu i po sedmicu“ je pravi cilj.

A sada, kada su svi zadaci postavljeni, zabava počinje. Naime - “Mjere optimizacije”

Mjere optimizacije

I, što je čudno, počinjemo ove događaje sa gotovo istom stvari kao prije pola stranice. Odnosno, iz analize. Ali ovo je još jedna analiza koja ima za cilj identifikaciju internih rezervi. I počinje sa “Sastavljanjem opšte liste funkcija unutar odjela”

Izrada opšte liste funkcija unutar odjeljenja

Ova lista je najbliža detaljnom opisu poslova, s tom razlikom što se radi za cijeli odjel u cjelini. Ali radi jednostavnosti, trebalo bi ga raščlaniti prema pojedinačnim pozicijama. Tako dobijamo detaljnu listu funkcija koje obavljaju zaposleni u odjelu. I idemo dalje.

Procjena uspješnosti obavljanja funkcija

Evo, opet, dajemo procjenu. Ali ne općenito, kao prije, već za svaku od funkcija. I dobijamo jasnu sliku o tome koje tačno funkcije šepaju i kako su raspoređene među zaposlenima.

U najjednostavnijem slučaju, ispada da se svi kvarovi dešavaju u jednoj osobi i ispravna odluka je da se ta osoba zamijeni. Ali ova situacija je najnevjerovatnija, jer bi ovaj saboter bio vidljiv i bez ikakvog istraživanja. Stoga će, najvjerovatnije, „opuštene“ funkcije biti ravnomjerno raspoređene među zaposlenicima odjela.

Ako postane jasno da je nemoguće procijeniti učinak funkcija, vrijedi ozbiljno razmisliti o postojećem sistemu kontrole i da li on uopće postoji.

Utvrđivanje zavisnosti uspješnosti obavljanja funkcija od subjektivnih faktora

U ovoj fazi utvrđujemo u kojoj su mjeri problemi u radu povezani sa ličnim karakteristikama zaposlenih. Na primjer, neko je vrlo ležeran u životu i ima stalnih problema sa rokovima za izvršavanje postavljenih zadataka. Shodno tome, rješenje bi bilo mijenjanje njegovih odgovornosti u korist onih koje ne zahtijevaju brze reakcije.

Utvrđivanje zavisnosti od faktora unutar odjeljenja

Glavni interni faktor koji utiče na učinak je radna atmosfera u odjeljenju. Štoviše, oba odstupanja od sredine - i pozitivna i negativna - dovode do tužnih posljedica. Ako u odjeljenju vlada atmosfera razjedinjenosti, konfrontacije i agresije, onda će rad očigledno zastati u dijelu koji zahtijeva međuljudsku interakciju. Međutim, s druge strane, ako je tim “topao”, onda većinu radnog vremena možemo provesti u ležernom ispijanju čaja i razgovorima “o životu”.

Ostali negativni unutrašnji faktori su:

1. Nedovoljna automatizacija procesa (npr. ručno popunjavanje dokumenata, održavanje papirnih baza podataka itd.)

2. Dupliranje funkcija zaposlenika

3. Nejasna definicija radnih obaveza

4. Dostupnost zaposlenih sa dvostrukom podređenošću

Utvrđivanje zavisnosti uspješnog obavljanja funkcija od faktora izvan odjeljenja

Pored navedenog, potrebno je pratiti i vanjske faktore. Često, radnje povezanih odjela imaju negativan utjecaj na učinak jedinice. Na primjer, sporost odjela nabavke može biti posljedica brzine kojom računovodstvo plaća račune. Jasno je da u ovoj situaciji nema mnogo smisla bilo šta prilagođavati u nabavci.

Drugi primjeri - za neispunjavanje rokova za zapošljavanje zaposlenika ili pripremu marketinškog plana možda nisu odgovorni odjeli za osoblje i marketing, već menadžeri čije su odgovornosti uključivale odobravanje prijavljenih kandidata i materijala (neki menadžeri zaista vole da „preuzmu nekoliko sedmica za razmišljanje”).

“Tempografsko mapiranje” - izrada karte vremena utrošenog na implementaciju opisanih funkcija (promatranje)

Kopajmo dalje. Sada se moramo naoružati olovkom, bilježnicom i štopericom i smjestiti se u odjeljenje nekoliko dana. Kao rezultat ove sjednice dobijamo sliku o korištenju radnog vremena u odjeljenju – ko koliko i na šta troši. Ponekad čudne stvari izađu na vidjelo. Na primjer, može se ispostaviti da većina zaposlenih u radnom vremenu odlazi u hodnik do zajedničkog mrežnog štampača koji je tamo instaliran, a zatim traži svoje dokumente u drugim odjelima (gdje su slučajno ukradeni sa opće gomile).

U svakom slučaju, podaci koje dobijemo su vrijedni. Iz njih odmah postaje jasno kuda idu godine naših života.

Tempografsko mapiranje (anketa)

Odmah nakon događaja zapažanja provodimo anketu u sličnu svrhu. Pozivamo zaposlene da progovore o tome gdje provode većinu svog vremena. Sažimamo iskaze u tabeli i upoređujemo tabelu sa podacima posmatranja.

Davanje prijedloga za poboljšanje (anketa)

Još jedan demokratski događaj. Pozivamo zaposlene da govore na temu „Šta Vam smeta u radu odjela i šta se može poboljšati?“ Rezultati neće nužno zadiviti dubinom analize (neke ljude nervira samo nedostatak sapuna u toaletu), ali, u svakom slučaju, vrijedi poslušati mišljenje „naroda“.

Tražite mogućnosti za konsolidaciju sličnih funkcija

Analitička faza se može smatrati završenom, a sada prelazimo direktno na poboljšanja. Prvi od njih će biti "Traženje mogućnosti za konsolidaciju sličnih funkcija." Poenta ovog događaja je da se slične funkcije koje oduzimaju vrijeme različitim zaposlenima dodijele posebnom zaposleniku. Postoji mnogo primjera takvih rješenja. Ovo je telefonska sekretarica, odnosno sekretarica koja govori put do kancelarije, na koju se pretplatnik prebacuje na kraju razgovora. Ovo je takođe PC operater, koji je u računovodstvu odgovoran za unos primarnih dokumenata, oslobađajući kvalifikovanije stručnjake ove rutine. To su “telemarketeri” - pozivatelji u odjelima prodaje i istraživači u agencijama za zapošljavanje. I postoji mnogo drugih opcija.

Konsolidacija funkcija omogućava uštedu vremena skupih stručnjaka i povećanje ukupne produktivnosti odjela.

Pronalaženje mogućnosti za automatizaciju

Automatizacija je jača strana modernog poslovanja. Zaista, u tipičnom poslovnom procesu organizacije postoji mnogo „čvorova“ koje je potrebno konvertovati u digitalni format. U skladu s tim, ove čvorove treba identificirati i smisliti kako staviti automatizaciju u službu ljudi. Uvođenje automatizacije u odjeljenju može povećati produktivnost rada i do 100%, oslobađajući zaposlenike od rutinskog posla i smanjenjem vremena za komunikaciju i traženje potrebnih dokumenata.

Kada tražite mogućnosti za automatizaciju, trebali biste se fokusirati na ukupne potrebe kompanije. Ako kompanija planira kupiti jedinstveni sistem upravljanja poslovnim procesima, onda će možda problemi odjela biti riješeni njime. Ako ne planirate implementirati opći CRM, možda bi bilo vrijedno kupiti ili kreirati neku vrstu standardnog rješenja na nivou odjela. I, u svakom slučaju, ostaje mogućnost automatizacije pojedinačnih funkcija korištenjem „kućno pisanih“ programa, bez ciljanja na „100% digitalno upravljanje odjelom“.

Pronalaženje mogućnosti za obuku

Ovu tačku stavljamo na kraj, uprkos činjenici da je u mnogim kadrovskim odeljenjima „Obuka“ u prvom redu prioriteta. Međutim, učenje učenja je drugačije. A budući da u našem slučaju učenje nije cilj samo po sebi, već sredstvo za poboljšanje, napominjemo sljedeće:

1. Optimizacija rada kao rezultat obuke kadrova nije uvijek moguća, jer postoji veliki broj faktora koji se unaprijed ne uzimaju u obzir. To uključuje nisku motivaciju zaposlenih, različite sposobnosti učenja među različitim zaposlenima, nedovoljne kvalifikacije trenera, nedovoljnu prilagođenost kursa obuke zahtjevima kompanije itd.

2. Ljudi, nažalost, nisu baš otporan materijal. Dakle, ulaganja u obuku su opravdana samo pod uslovom da će obučeni radnik raditi u kompaniji dovoljno vremena da „vrati“ sredstva uložena u njega. Međutim, to nije uvijek slučaj.

Međutim, ako je istraživanje utvrdilo potrebu za obukom, onda bi trebalo održati obuku. Glavni uslov koji se mora ispuniti u ovom slučaju je praćenje efikasnosti obuke, koliko se efektivnost jedinice zapravo promijenila.

Ekonomska procjena izgleda za optimizaciju

Dakle, nakon odabira opcija optimizacije dolazimo do najneugodnijeg trenutka. Naime, potrebno je procijeniti troškove obavljanja ovih aktivnosti i uporediti ih sa predviđenim ekonomskim efektom. Zašto ovu fazu nazivamo najneugodnijom? Da, jer se tu može pokazati neuporedivi razmjer troškova i stečenih koristi. U smislu da su troškovi veliki, ali su koristi avaj. Ali, ipak, upravo ta faza određuje kojim transformacijama treba dati „početak u životu“. I, koliko god gorko bilo, vrijedi nemilosrdno odbiti „poboljšanja radi poboljšanja“ - transformacije koje se ne isplate same za sebe. Jer dugoročno će takve „inovacije“ dovesti samo do razočaranja.

I to je sve, zapravo. Gotovo sve. Jer nakon implementacije odabranih rješenja biće potrebno ocijeniti njihovu djelotvornost. Ali ovo je već povratak na sam početak naše priče - "Procjena efikasnosti jedinice."

Uspješne Vam optimizacije!