چگونه می توان فعالیت های فعلی شرکت را بهینه کرد؟ توسعه پیشنهادات برای بهینه سازی کار خدمات مدیریت پرسنل سازمان با استفاده از نمونه Optima LLC به منظور بهینه سازی فرآیند کار و کارایی

یک تصور غلط رایج وجود دارد که همه چیز در زندگی به زمان بندی بستگی دارد. ما هر روز از این عبارات استفاده می کنیم:

"اگر وقت بیشتری داشتم"
"من به چند دقیقه دیگر نیاز دارم"
"چند ساعت کار، همین است."

ما معتقدیم که اگر کمی زمان بیشتر داشته باشیم می‌توان به همه چیز دست یافت. ما به اشتباه فکر می کنیم که همه چیز در مورد کمیت است، اما روز کاری ما در حال حاضر بسیار طولانی است. چگونه همه چیز را بدون "سوزاندن در محل کار" مدیریت کنیم - امروز مقاله ما را بخوانید.

غل و زنجیر آزادی

از دوران کودکی، اهمیت روال های مبتنی بر زمان به ما آموزش داده می شود. روز مدرسه 8 ساعت طول می کشد، و ساختار درس توسط زمان اداره می شود، نه اینکه چقدر باید یاد گرفت. به ما آموخته اند که مهم تر از اتمام کار، رعایت ضرب الاجل است.

با این حال، ما اکنون به طور فزاینده ای از این رویه پذیرفته شده عمومی دور می شویم. افراد بیشتری به صورت دورکاری، پاره وقت، قراردادی یا به صورت چرخشی کار می کنند. روز کاری هشت ساعته در حال ناپدید شدن است، اما آیا این پایان محدودیت زمانی است که ما به آن امیدوار بودیم؟

آزادی انجام وظایف حرفه‌ای خود در هر کجا و هر زمان که بخواهیم به ما این فرصت را می‌دهد تا طبق هر زمان‌بندی مناسب کار کنیم. این بدان معناست که ما می‌توانیم ضرب‌الاجل‌های کوتاهی داشته باشیم یا زمان زیادی را روی کارها صرف کنیم - تا زمانی که کار انجام شود. با این حال، تحقیقات نشان می‌دهد کسانی که برنامه‌های زمانی‌شان به آنها اجازه می‌دهد کمتر کار کنند، در نهایت به میزان قابل توجهی طولانی‌تر کار می‌کنند.

مطالعه‌ای در مورد زمان کار و بهره‌وری توسط سازمان بین‌المللی کار نشان داد که کارگران انعطاف‌پذیر به طور متوسط ​​54 ساعت در هفته کار می‌کنند، در حالی که فقط 37 ساعت در هفته برای افرادی که تحت برنامه‌های سفت و سخت کار می‌کنند. این 17 ساعت اضافی نتیجه آزادی است. برای تنظیم برنامه خود. برنامه، اما بدتر از آن این است که این ساعت ها بر کیفیت و بهره وری کار تأثیر نمی گذارد.

هنگامی که سازمان همکاری و توسعه اقتصادی تأثیر ساعات کار بر بهره وری 18 کشور اروپایی را در یک دوره 60 ساله مطالعه کرد، دریافت که بهره وری در هر ساعت همیشه با افزایش ساعات کار کاهش می یابد. علاوه بر این، مشاهده شد که نتیجه به نسبت افزایش زمان کار بدتر می شود.

پس از یک نقطه خاص، همه چیز بدتر می شود، زیرا ساعت های روز بعد برای یافتن و اصلاح اشتباهات روز قبل صرف می شود.

چرا این اتفاق می افتد؟

همه ما با شرایطی آشنا هستیم که با احساس خستگی و فرسودگی ذهنی بسیار، به انجام کار ادامه می دهیم - فقط برای اینکه بیشتر آن را با ذهنی تازه دوباره انجام دهیم. شاید این غرور یا احساس مسئولیت باشد، اگرچه قانون پارکینسون درست تر به نظر می رسد: "کار دقیقاً به همان اندازه زمان می برد که اختصاص داده شده است."

این "قانون" توسط سیریل نورثکوت پارکینسون در یک مقاله طنز در مجله اکونومیست بیان شد. پارکینسون این مثال را می آورد:

«یک خانم مسن که وقت زیادی در اختیار دارد ممکن است یک روز کامل را صرف نوشتن و ارسال کارت برای خواهرزاده‌اش در بوگنور رجیس کند. یک ساعت به دنبال یک کارت پستال، یک ساعت دیگر به دنبال عینک، نیم ساعت تلاش برای به خاطر سپردن آدرس، یک ساعت و ربع نوشتن و بیست دقیقه برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه آیا چتر بردارید تا به صندوق پستی خیابان بعدی بروید. . تمام کارهایی که برای یک مرد پرمشغله بیش از سه دقیقه طول نمی کشد، ممکن است باعث شود فرد دیگری پس از یک روز شک و نگرانی و زحمت بمیرد.

هر چه زمان بیشتری را برای یک کار صرف کنیم، زمان بیشتری را صرف آن می کنیم و هر چه زمان بیشتری صرف کنیم، در نهایت به انجام خود آن کار بدتر می شویم. کار با ظرفیت کامل برای چندین ساعت در یک زمان غیرممکن است. انگیزه، اراده و تمرکز منابع محدودی هستند که باید در طول روز به میزان کم استفاده شوند. صرف زمان بیشتر فقط انگیزه را از بین می برد و کار را بدتر می کند.

بنابراین، اگر کمتر کار کنید، می توانید بهره وری بیشتری داشته باشید؟

اغلب به نظر می رسد که وقت کافی برای گذراندن با دوستان، حفظ روابط و همه چیزهایی که ما را خوشحال می کند نداریم.

حتی اگر روابط با خانواده و دوستان ارزش های اساسی هستند، این موضوع هنوز برای بیشتر افراد مرتبط است.

کمتر کار کردن به شما زمان می‌دهد تا معاشرت کنید و تمام کارهایی را که برای رفاه شخصی نیاز دارید انجام دهید. عالی به نظر می رسد، درست است؟ زمان کمتری را صرف کار کنید و زمان بیشتری برای اوقات فراغت و ملاقات با کسانی که دوستشان دارید خواهید داشت.

با این حال، اینطور نیست.

مطالعه‌ای که توسط کریستوبال یانگ و شایون لیم از دانشگاه استنفورد انجام شد، نشان داد که از بین 500000 کارگر، سطح شادی اکثریت به طول هفته کاری بستگی دارد. ما در آخر هفته احساس شادی مطلق داریم و در دوشنبه و سه شنبه کمترین احساس شادی داریم. واضح است، درست است؟

با کمال تعجب، همین روند در میان بیکاران وجود دارد: حتی کسانی که نیازی به حضور در محل کار در طول هفته نداشتند، هنوز در روزهای هفته احساس شادی کمتری داشتند. یانگ و لیم این را به این دلیل نسبت می‌دهند که ارتباط با افراد دیگر برای رفاه ما مهم‌تر از اوقات فراغت است: اگر روز را صرفاً به خودتان بگذرانید، از روز تعطیل خود لذت کامل نخواهید برد.

فقط برای کارهای مهم وقت بگذارید

بنابراین، اگر زمان بیشتری را در محل کار بگذرانیم، عملکرد بهتری نخواهیم داشت و اگر زمان آزاد بیشتری داشته باشیم، شادتر نخواهیم بود.

تمرکز بر بهره وری به جای نتیجه نهایی هدف ماست.

با توجیه کار با منابع و زمان صرف شده، به دام می افتیم: مثلاً «60 ساعت / 4 ماه / 8 سال برای این کار صرف کردم. من لایق موفقیت هستم."

یک ضرب المثل مدرن می گوید که زمان آن نیست، بلکه خود کار است. برای بسیاری از کارگران از راه دور یا انعطاف پذیر، این به معنای انجام آن به هر قیمتی است، اما خوشحال بودن از مقدار x زمان صرف شده به جای خیلی بیشتر، مضحک است. اگر فقط به آنچه انجام شده فکر کنیم، بدون اینکه فکر کنیم چقدر زمان صرف یک کار شده است و چقدر کارآمد بوده است، تصویر کامل را نخواهیم دید.

همانطور که لین وو از دانشکده تجارت وارتون توضیح می دهد، اندازه گیری بهره وری با نتایج آن بی معنی است. بهره وری فقط به کارهایی که انجام می شود نیست، بلکه به میزان موثری که روی یک کار انجام داده اید نیز مربوط می شود.

یک مطالعه اخیر توسط جولیان بیرکینشاو از مدرسه بازرگانی لندن نشان داد که اکثر کارگران دانش - مهندسان، نویسندگان و کسانی که "برای امرار معاش فکر می کنند" - به طور متوسط ​​41٪ از وقت خود را صرف کارهایی می کنند که به راحتی توسط دیگران انجام می شود.

ما به طور غریزی به وظایفی که ما را «مشغول» (و در نتیجه مهم) نگه می‌دارند، پایبند هستیم. وقتی برنامه مان دقیقه به دقیقه برنامه ریزی می شود احساس خوبی داریم و باید منتظر باشیم تا راحت تر شود و برای نیازهای زندگی مان وقت داشته باشیم. به طرز متناقضی، همه ما وقت آزاد بیشتری می‌خواهیم و در عین حال به چیزهایی که آن را از دست می‌دهد چنگ می‌زنیم.

پیگیری تمایل به کار موثرتر بسیار دشوار است. سرمایه‌گذاری روی مهارت‌ها، برنامه‌ریزی یا آموزش دیگران برای رهایی خود، زمان را برای کارهایی که واقعاً مهم هستند آزاد می‌کند - نه فقط کارهایی که ما را «مشغول» نگه می‌دارند.

بازنگری در کار و زندگی

در همه جنبه های زندگی - چه کاری و چه شخصی - به مقدار زمان نیست. ما هیچ کنترلی روی این نداریم: هیچ راهی برای اضافه کردن ساعت به روز وجود ندارد. اثر ترکیبی روزهای کاری طولانی و شب‌های بی‌خوابی این است که تقریباً همیشه عملکرد ضعیفی دارید.

این در مورد کیفیت، کارایی، توانایی تعیین مقدار زمان برای صرف کار و تصمیم گیری برای استفاده موثرتر از این زمان است. وقتی اینطور فکر می کنیم، زمان را به عنوان یک واحد اندازه گیری برای روزمان درک نمی کنیم.

راه‌های مختلفی برای تصمیم‌گیری در مورد چگونگی بهره‌وری بیشتر با زمان وجود دارد که هر کدام می‌توانند به عنوان شاخصی از اثربخشی شما استفاده شوند.

1. وظایف را برنامه ریزی کنید، نه زمان.

پل گراهام در مقاله‌اش پیشنهاد می‌کند که واحد زمان برای افراد حرفه‌ای مانند نویسندگان و برنامه‌نویسان، حداقل نیم روز است، نه فواصل ساعتی یا نیم ساعته برنامه استاندارد.

کار زمانی بهترین کار را انجام می دهد که به ضرب الاجل ها و برنامه های دقیق نیاز نداشته باشد. خواندن، نوشتن، ویرایش - همه این فعالیت‌ها بهتر است اگر مجبور نباشید زمان زیادی را صرف کنید یا برعکس، برای رسیدن به ضرب الاجل عجله کنید.

تلاش برای رسیدن به نتایج به شما احساس موفقیت می دهد و به پاسخ به این سوال کمک می کند که آیا به طور موثر کار می کنید.

2. پس از یافتن معنی، به کار خود ادامه دهید.

انگیزه و انرژی منابع محدودی هستند، هدر دادن آنها شانس ما را از بین می برد و کار را بی معنی می کند.

آزمایشات دکتر استیل در مورد انگیزه و اهمال کاری نشان داد که اهمیت مهمترین جنبه برای حفظ انگیزه است. وقتی کاری که انجام می‌دهیم مهم باشد، بیشترین انگیزه را برای تکمیل آن داریم. پس چرا متوقف شود؟ می توان جلسات را دوباره برنامه ریزی کرد، اما بازگرداندن هیجان کار چندان آسان نیست.

3. بهتر، سریعتر، قوی تر شوید

همانطور که هنری دیوید ثورو گفت: «مشغول بودن کافی نیست، مورچه ها نیز همینطور هستند. سوال این است که شما چه کار می کنید.»

ما باید یاد بگیریم که هر روز بر روی چیزی مهم تمرکز کنیم، این باعث می شود که احساس کنیم که انجام شده ایم.

فقط برای گذراندن روز و پشت سر گذاشتن سر کار نروید – روی انجام کارتان و احساس رضایت از آن تمرکز کنید و تنها پس از آن ترک کنید.

ما تنها زمانی می توانیم شیوه کار خود را تغییر دهیم که طرز فکر خود را تغییر دهیم.

4. کمک بخواهید

ما اغلب آنقدر در کار خود غرق می شویم که فرصت درخواست کمک را فراموش می کنیم. مخصوصاً در شرکت‌های کوچک که به نظر می‌رسد هر کارمندی حداکثر بار کار می‌کند، همین ایده وقفه در روند کاری یک نفر با درخواست شما عجیب به نظر می‌رسد.

با این حال، یک سوال کوچک یا یک مکالمه کوچک می تواند تعیین کند که آیا شما 5 دقیقه یا یک ساعت را صرف یک کار می کنید.

از دانش اطرافیان خود استفاده کنید تا بتوانید به طور موثر با هم کار کنید.

به جای نتیجه گیری

شما به زمان بیشتری نیاز ندارید - به زمانی نیاز دارید که عاقلانه سپری شود.
این تنها با درک این موضوع به دست می آید که ساعت های طولانی صرف کار آن را خوب نمی کند.

همانطور که ست گودین به وضوح بیان کرد، "شما به زمان بیشتری نیاز ندارید ... شما فقط باید یاد بگیرید که چگونه تصمیم های خوب بگیرید." زمان تقریبا همیشه به کیفیت بستگی دارد نه کمیت، پس اهدافی را تعیین کنید و به آنها برسید.

بهینه سازی فرآیندهای تجاری سازمان عبارت است از بهبود اقدامات متوالی که با هدف دستیابی به اهداف تعیین شده برای سازمان با انتخاب بهترین گزینه برای اجرای آنها انجام می شود. این یک فرآیند اجتناب ناپذیر برای عملکرد موثر یک شرکت مدرن است.

فرآیند کسب و کار مجموعه ای از اقدامات است که به نتیجه خاصی منجر می شود. هر فرآیند دارای یک هدف خاص، دنباله ای از اقدامات کلیدی و یک نتیجه پیش بینی شده است. تعداد و اهداف این فرآیندها که در شرکت های مختلف انجام می شود متفاوت است و مستقیماً به نوع کسب و کار، اندازه شرکت، ویژگی های شخصی مالکان و مدیریت بستگی دارد. همه اینها باید در نظر گرفته شود تا بهینه سازی فرآیندهای تجاری موثر واقع شود.

برای ایجاد یک کسب و کار مؤثر، هماهنگی استراتژی بازاریابی با اجرای روش شناسی اجرای آن مهم است. با این حال، همچنین اتفاق می افتد که یک استراتژی کافی وجود دارد، اقداماتی برای اجرای آن ایجاد شده است، اما هیچ نتیجه ای وجود ندارد: دستیابی به شاخص های برنامه ریزی شده امکان پذیر نیست. شاید این مشکلات در سطح پایین تر و رویه ای سیستم مدیریت باشد. بیایید سعی کنیم پدیده بهینه سازی فرآیند کسب و کار، توصیف و مدل سازی آن را درک کنیم.

تا سطح معینی از توسعه، یک شرکت می تواند به طور کامل بدون بهینه سازی انجام دهد. با این حال، تعدادی از عوامل وجود دارد که نشان می‌دهد «زمان دستیابی به فرآیندهای تجاری فرا رسیده است» و بدون شک، این لحظه را نزدیک‌تر می‌کنند:

• افزایش کارکنان؛
• تعداد سطوح مدیریتی در حال افزایش است.
• تعداد بخش ها در حال افزایش است.
• تقسیمات از نظر جغرافیایی از هم جدا شده اند.
• سیستم اطلاعاتی یکپارچه وجود ندارد یا توسعه نیافته است.

بنابراین، یک روز متوجه می شوید که در شرکت:

• تصمیمات بسیار کند گرفته می شوند.
• تصمیمات بسیار کند و ضعیف اجرا می شوند.
• معلوم می شود که به طور دوره ای جنبه های خاصی از فعالیت کنترل نشده باقی می مانند.
• متوجه افزایش تنش روانی در بین پرسنل مرتبط با حقوق، وظایف و مسئولیت های غیرقانونی شوید.
• عملیات اولیه کار مستلزم زمان، تلاش، تاییدیه ها، یادداشت ها و تماس های تلفنی زیادی است.

وجود این علائم دلیل جدی برای بازسازی است؛ بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار ضروری است. شایان ذکر است که در برخی موارد توصیه می شود این کار را بدون انتظار برای وقوع چنین پیش نیازهایی (با تغییر قابل توجه در ساختار مدیریت، استفاده از یک IS جدید و غیره) انجام دهید.

انتخاب این ابزار برای فرآیندهای تجاری بسیار مهم و تقریبا تعیین کننده تلقی می شود. با این حال، برنامه برای توصیف تنها در صورتی مهم است که توسعه برای اجرای بیشتر آنها در یک سیستم اطلاعاتی خاص (IS) انجام شود. بیشتر سیستم‌های اطلاعاتی مدرن ابزارهای خاص خود را برای توسعه فرآیندهای تجاری دارند، بنابراین بحث در مورد نرم‌افزار برای توصیف آنها منطقی نیست.

توجه داشته باشید که فرآیندهای تجاری برای شرکت کنندگان مورد نیاز است، نه برای توسعه دهندگان و مهمترین معیار برای انتخاب ابزار توصیف نرم افزار، دسترسی آن برای همه شرکت کنندگان در مرحله تایید، بهینه سازی، اجرا و نوسازی است.

مدل‌های فرآیند کسب‌وکار "همانطور که هست" و "برای بودن"

طرح‌های مدل‌سازی استاندارد شامل، در مرحله اول، توصیفی از "همانطور که هست" فعلی است ("همانطور که هست")، به دنبال آن بهینه‌سازی به "TO BE" ("همانطور که باید باشد"). برخی از مشتریان سودمندی توصیف مرحله اول را درک نمی کنند. برای آنها کافی است که مجریان فرآیندهای تجاری جدید و صحیح را بیاورند و مدل "AS IS" به عنوان تلاشی برای افزایش بودجه تلقی شود.

لطفاً توجه داشته باشید که چنین تکنیک پیاده سازی که مبتنی بر فرآیندهای تجاری موجود نیست، مهندسی مجدد نامیده می شود که تنها شباهت مبهمی به مفهوم "بهینه سازی فرآیندهای تجاری" دارد. توصیف "AS IS" امکان شناسایی تعدادی از تضادهای موجود و بهینه سازی اولیه فرآیندها را فراهم می کند. باید توسط همه شرکت کنندگان مورد بحث قرار گیرد و با امضای آن موافقت شود.

فرآیند بهینه سازی

شما می توانید چیزی را بر اساس معیارهای خاصی بهینه کنید. برای فرآیندهای تجاری، چنین معیارهایی عبارتند از هزینه، مدت، تعداد معاملات و غیره. بیایید سعی کنیم آن را بفهمیم.

به عنوان مثال، بهینه سازی یک فرآیند تجاری مانند خدمات مشتری در یک فروشگاه. چه چیزی را به عنوان معیار بهینه سازی انتخاب کنیم - قیمت یا کیفیت؟ اگر این فروشگاه دارای تخفیف برای طبقه متوسط ​​است، اولین معیار را انتخاب می کنیم و اگر یک بوتیک نخبه است، معیار دوم را انتخاب می کنیم. معلوم می شود که با انتخاب یک معیار بهینه سازی، استراتژی را تعیین می کنیم و فروشگاه را موقعیت می دهیم.

اینگونه است که با کمک معیار بهینه سازی، سطح سیستم های کنترلی شروع به اطاعت از یک سطح بالاتر - استراتژی می کند.

پیاده سازی

رویه پیاده سازی سخت ترین مرحله کار با فرآیندهای تجاری است. اگر توسط سیستم اطلاعات سازمانی پشتیبانی شود بسیار موفق تر است. با این حال، چنین فرصت هایی همیشه در دسترس یا کامل نیستند. پیاده سازی و به روز نگه داشتن فرآیندهای کسب و کار مستلزم:

• انتقال اطلاعات به پرسنل مبنی بر اینکه کار باید بر اساس فرآیندهای تجاری ایجاد شده در شرکت انجام شود.
• اعمال کنترل بر انطباق کارکنان با فرآیندهای تجاری ایجاد شده؛
• انجام تجزیه و تحلیل دوره ای از کارایی و اثربخشی استفاده از فرآیندهای تجاری؛
• بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار بر اساس تجزیه و تحلیل مداوم داده ها در مورد کارایی و اثربخشی آنها.

تغییر

با گذشت زمان، هر فرآیند کسب و کار بهینه شده نیاز به تنظیمات یا جایگزینی دارد. از یک سو، فرآیندهای تجاری باید با واقعیت مطابقت داشته باشند و از سوی دیگر، نباید در توسعه عادی شرکت تداخل ایجاد کنند. بنابراین، آنها نیاز به اصلاح به موقع دارند. نسخه جدید مورد موافقت همه شرکت کنندگان قرار خواهد گرفت و به اطلاع کلیه علاقه مندان خواهد رسید.

در این حالت، سیستم های فرآیند کسب و کار به ابزار واقعی تبدیل می شوند که کارایی انجام کسب و کار را در سطح رویه ای افزایش می دهند.

انواع فرآیندهای تجاری یک سازمان

• اصلی ترین آنها رفع نیازهای مشتری و کسب سود برای شرکت است.
• کمکی - لازم برای عملکرد عادی شرکت، هیچ ارزشی برای مشتری ندارد.
• مدیریتی - اهداف و مقاصدی را برای شرکت، بخش ها و مدیریت آن تعیین می کند.

بهینه سازی فرآیندها، اهداف و مقاصد تجاری:

• افزایش مدیریت سازمانی؛
• افزایش شاخص های کیفیت محصولات تولیدی؛
• بهبود کیفیت خدمات ارائه شده؛
• کاهش وابستگی شرکت به عامل انسانی؛
• پیاده سازی سیستم نظارت بر عملکرد؛
• کاهش هزینه های؛
• توزیع منطقی اختیارات و مسئولیت ها بین بخش ها؛
• حذف توابع تکراری در بین بخش ها؛
• کاهش زمان چرخه تولید؛
• اجرای برنامه مدیریت کیفیت؛
• از بین بردن تناقضات داخلی؛
• تنظیم فعالیت های شرکت؛
• تکرار کسب و کار/ایجاد یک شبکه حق رای.
• خودکار کردن فعالیت های شرکت؛
• برآورده کردن نیازهای مصرف کننده؛
• برآورده کردن الزامات دولتی؛
• مطابق با استانداردهای بین المللی؛
• کاهش زمان برای دستیابی به وظایف محوله؛
• ایجاد تعامل بین بخش های اصلی و خدمات پشتیبانی؛
• افزایش رضایت مشتری؛
• بهبود عملکرد مالی از طریق تخصیص مناسب منابع؛
• فرصتی برای گسترش کسب و کار خود بدست آورید.
• کاهش مخارج بودجه؛
• برنامه ریزی دقیق تر؛
• افزایش مدیریت پذیری شرکت؛
• از بین بردن تکراری بودن وظایف بخش ها؛
• یافتن منابع جدید برای توسعه کسب و کار

تاثیر بهینه سازی:

• کاهش زمان برای دستیابی به وظایف محوله؛
• ایجاد تعامل بین بخش های اصلی و خدمات پشتیبانی؛
• افزایش رضایت مشتری؛
• بهبود عملکرد مالی از طریق تخصیص مناسب منابع؛
• توانایی افزایش مقیاس کسب و کار؛
• کاهش هزینه های بودجه؛
• برنامه ریزی دقیق تر؛
• افزایش مدیریت سازمانی؛
• حذف تکراری وظایف بخش ها؛
• ظهور منابع جدید برای توسعه کسب و کار

فرآیندهای کسب و کار و سیستم اطلاعاتی

یکی از راه‌های افزایش کارایی یک سازمان، بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری است. بهره وری نسبت نتیجه به تلاش صرف شده است. بهینه سازی فرآیندهای تجاری به نوبه خود مجموعه ای از اقدامات با هدف افزایش کارایی آنهاست. علیرغم تنوع تکنیک های بهینه سازی، دستیابی به نتیجه مطلوب همیشه امکان پذیر نیست.

آیا شرکت به بهینه سازی فرآیندهای تجاری نیاز دارد؟

در هر سازمانی تعداد مشخصی از فرآیندهای تجاری وجود دارد که کارکنان آن انجام می دهند. اینها شامل خرید و فروش، مدیریت و فرآیندهای تولید، کارهای اداری و غیره می باشد. اگر یک شرکت در حال حاضر فرآیندهای موجود را خودکار می کند، این به کارآمدتر شدن آن کمک می کند. هنگامی که یک شرکت یک سیستم مدیریت کیفیت را بر اساس استاندارد ISO 9001 پیاده سازی کرده است، این نشان دهنده فرهنگ تجاری بالا است. این رویکردی را به سازمان به عنوان تعداد زیادی از فرآیندها حمل می کند و به این معنی است که تمام فرآیندهای تجاری در آن برجسته و توصیف می شوند.

شرکت های ویژه دارای متخصصان اتوماسیون هستند که در شناسایی فرآیندها، مشخص کردن آنها و بهینه سازی آنها شرکت می کنند. پس از مدت زمان معینی، هر فرآیند کاملاً ساختار یافته نیاز به سازماندهی مجدد دارد. باید تغییرات در شرایط کار، مشاغل جدید و فرآیندهای جدید و هر گونه الگو را در نظر گرفت. بدون بهینه‌سازی، ممکن است تضادهایی به وجود بیاید که از عملکرد عادی بخش‌های خاصی از شرکت جلوگیری می‌کند که بر مقدار پول به‌دست‌آمده تأثیر می‌گذارد.

برای اینکه بفهمید آیا یک شرکت نیاز به بهینه سازی فرآیندهای تجاری دارد، لازم است با طبقه بندی مشکلات در فرآیندهای تجاری فعلی آشنا شوید:

1. تکرار مسئولیت های شغلی وظایف نه تنها کارمندان سازمان، بلکه بخش های شرکت نیز با هم تداخل دارند یا تکرار می شوند و هرج و مرج، رقابت نامعقول و هزینه های مالی غیر ضروری برای کارهای غیر ضروری ایجاد می کنند.
2. مدیران در زمینه مدیریت تجربه دارند اما دانش اقتصادی اولیه و همچنین شایستگی در زمینه بازاریابی و مدیریت ندارند.
3. سیستم توسعه حرفه ای سیستماتیک کارکنان توسعه نیافته است. به طور معمول، کارکنان نمی خواهند چیزی برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری ارائه دهند.
4. گاهی اوقات مالکان و مدیریت به یاد می آورند که باید کارآمدتر کار کنند و شرکت فوراً شروع به پیاده سازی یک سیستم فناوری اطلاعات برای مدیریت امور مالی، فروش و کارمندان می کند (لیست بی پایان است). اما یا در انزوا کامل از فرآیندهای تجاری فعلی معرفی می شود، آن را با "بهترین عمل" تنظیم می کند (و سازمان را حتی عمیق تر به سوراخ می کشاند)، یا بدون فکر آن را کپی می کند، که منجر به یک سیستم بی فایده می شود که میلیون ها روبل و حجم زیادی از آن مقداری پول در ساعت‌های انسانی صرف شد، اما عملاً هیچ اثر اقتصادی وجود ندارد.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار چه تغییراتی را به همراه دارد:

• هزینه های عملیاتی و زمانی را کاهش می دهد.
• کیفیت خدمات مشتری را افزایش می دهد.
• مدیریت پذیری شرکت را افزایش می دهد.
• به شما امکان می دهد به شاخص های هدف دست یابید.

این امر به نوبه خود تأثیر مثبتی بر کاهش هزینه خدمات یا محصولات و همچنین افزایش جذابیت شرکت برای مشتریان دارد. علاوه بر این، شرکت در تصمیم گیری های خود تحرک بیشتری پیدا می کند که باعث افزایش پایداری و رقابت پذیری سازمان می شود.

درک این نکته ضروری است که در هر شرکتی همه فرآیندهای تجاری به هم مرتبط هستند. در این راستا، فناوری بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار می تواند بر جریان سایر فرآیندهای کاری سازمان تأثیر بگذارد. بهتر است با فرآیندی شروع کنید که اهمیت خاصی ندارد، که نیازی به هزینه های مالی و زمانی زیادی ندارد. سپس به تدریج سایر فرآیندها را بهینه کنید. اگر سعی کنید همه چیز را به یکباره بهینه کنید، این می تواند منجر به عواقب ناگوار و نگرش منفی نسبت به تمام تنظیمات فرآیند در آینده شود.

در این مورد، توصیه می شود ابتدا مدیریت اسناد را منطقی کنید. این یک واقعیت غیرقابل انکار است که بهینه سازی اسناد در یک شرکت به طور قابل توجهی کیفیت فرآیندها را بهبود می بخشد. همچنین، پس از اینکه یاد گرفتید پیشرفت‌های بالقوه در جریان اسناد را تشخیص دهید، می‌توانید تجربیات خود را به سایر بخش‌های سازمان منتقل کنید.

چگونه کسب و کار خود را برای فروش دو برابر بهینه کنیم: 4 ایده آماده

در سال 2019، شرکت هایی با فرهنگ سازمانی منحصر به فرد می توانند بازار را از رقبا به دست آورند. مجله Commercial Director متوجه شد که کدام چهار راه برای ایجاد انگیزه و مدیریت پرسنل شرکت شما را به یک رهبر بازار تبدیل می کند.

بهینه سازی فرآیندهای تجاری یک شرکت از کجا باید آغاز شود؟

تقریباً همه سازمان ها (تنها استثناها شرکت های دولتی هستند) نیاز به بهینه سازی فرآیندهای تجاری دارند، زیرا هیچ محدودیتی برای کمال وجود ندارد و با توجه به اینکه بازار یک پدیده نسبتاً ناپایدار است، در پویایی ثابت، که در آن قوانین منحصراً توسط طرف های شرکت کننده شکل می گیرد، نیاز به واکنش سریع به تغییرات وجود دارد. شرکتی که در تلاش و توسعه مستمر است، لزوماً باید بخشی در ساختار خود داشته باشد که درگیر بهینه سازی فرآیندهای تجاری باشد. شرکتی موفق تر خواهد بود که از صرف منابع مالی برای اجرای فناوری های مدرن پشیمان نشود، زیرا می داند که آینده در پشت آنها نهفته است.

چگونه مهمترین آنها را برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری انتخاب کنیم؟ برای این کار لازم است معیارهای اولویت انتخاب شوند. فهرستی از چنین معیارهایی قبلاً تهیه شده است و به طور فعال در عمل استفاده می شود:

معیار 1.اهمیت فرآیند کسب و کار

منطقی است که برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری، انتخاب فرآیندهای کلیدی ضروری است، زیرا بهبود آنها امکان دستیابی به مؤثرترین نتایج را فراهم می کند. اهمیت فرآیند چیست؟ این معیار برای یک شرکت بر اساس سهم مشارکت این فرآیند تجاری در دستیابی به اهداف کلیدی سازمان تعیین می شود. با این حال، اگر این فرآیند کسب و کار مهم ترین، اما در عین حال موثر باشد، مهم نیست که چگونه آن را بهینه کنید، بهتر نخواهد بود. در برخی شرایط، می توان یک فرآیند کلیدی کسب و کار را بهینه کرد، اما چرا باید این کار را انجام داد، چرا منابع مالی و زمان کارمندان را هدر داد، اگر از قبل موثر بوده است؟ برای شناسایی این فرآیندهای تجاری از معیار مسئله استفاده می شود.

معیار 2.فرآیند کسب و کار مشکل ساز

ما باید بفهمیم که دقیقاً منظورمان چیست و کلمه "مشکل" را درک می کنیم. منظور ما از این اصطلاح تفسیر استاندارد است، یعنی مشکل تفاوت بین وضعیت مطلوب و واقعی فرآیندهای تجاری است. بنابراین، معیارهای اهمیت و مشکل مشخص می کنند که پس از بهینه سازی فرآیند کسب و کار چه نوع نتیجه ای به دست خواهیم آورد.

معیار 3.توانایی اجرای تغییرات فرآیند کسب و کار.

لازم است آن دسته از فرآیندهای تجاری را انتخاب کنید که بهینه سازی در آنها ساده ترین باشد. در این شرایط، ما جنبه هزینه را در نظر می گیریم: چه مقدار منابع مالی باید صرف بهینه سازی فرآیندهای تجاری شود، چه مقدار نیروی کار، زمان شخصی مورد نیاز است و غیره. در اینجا لازم است به عوامل منفی برای شرکت به عنوان یک کل که ممکن است در هنگام بهینه سازی فرآیندهای تجاری ایجاد شود.

با پی بردن به درجه/ارزیابی معیارهای اهمیت، ماهیت مشکل ساز و واقعیت بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار، قادر خواهیم بود مؤثرترین آنها را انتخاب کنیم. منطقی است که فرآیندهای تجاری اصلی شرکت به بالاترین اولویت تبدیل شود، زیرا آنها، به عنوان یک قاعده، پرهزینه ترین و مشکل ساز هستند.

نظر متخصص

بهینه سازی تمام فرآیندهای تجاری غیرممکن است

سرگئی پانکین,

مربی-مشاور شرکت "Center Orgprom"، یکاترینبورگ

بهینه سازی فرآیندهای تجاری و کاهش ضرر و زیان به صفر غیرممکن است - این یک مدینه فاضله است. اما در صورتی که فرآیندها منجر به کاهش ارزش زیادی برای مشتری شوند، باید تعدیل شوند. شما نمی توانید با هرج و مرج در کارگاه ها، کمبود تولید، مشکلات مصرف کننده و صف سفارش ها کنار بیایید.

به لطف کار فشرده، بسیاری از فرآیندها را می توان در مدت زمان نسبتاً کوتاهی به طور قابل توجهی بهینه کرد. به عنوان یک قاعده، چنین پیشرفت هایی نتیجه پیشرفت های حمله است. به عنوان مثال، در یکی از شرکت های یکاترینبورگ که قطعات خودرو را تولید می کند، این روش امکان کاهش زمان ساخت یک قطعه را 1447 برابر کرد. البته این امر امکان تسریع در تولید کل محصول را تا حد زیادی فراهم نکرد. با این حال، مشخص شد که سنت سازمان در مکان یابی تجهیزات پردازش بر اساس روابط عملکردی منجر به اتلاف زمان قابل توجهی می شود. بر اساس نتایج تجزیه و تحلیل، فرآیند تولید تجدید نظر شد. اکنون مکان ماشین ها با ترتیب عملیات تعیین می شود. این به طور قابل توجهی مدت چرخه فناوری را کاهش داد.

در اینجا یک مثال دیگر است. در یک فرآیند نسبتاً ساده - رنگ بسته بندی - امکان افزایش بهره وری نیروی کار تا 50٪ وجود داشت (قبلاً خط توسط چهار کارگر سرویس می شد ، اکنون - دو نفر). این نتیجه از طریق محاسبه دقیق اقدامات اپراتورها به دست آمد. نقشه فرآیند تدوین شده نقاط از دست دادن را شناسایی کرد. معلوم شد که زمان زیادی صرف آماده سازی بسته بندی، تنظیم مجدد و جابجایی های غیر ضروری شده است. تلفات نیز ناشی از ناهماهنگی در عملکرد اپراتورها است که به دلیل آن مجبور می شوند منتظر یکدیگر باشند. بهینه سازی چهار روز طول کشید. برای از بین بردن تلفات، مجبور شدیم وسایل را به گونه ای متفاوت تنظیم کنیم، علامت گذاری کنیم، نور را در محل کار افزایش دهیم، موسیقی ریتمیک و غیره را تنظیم کنیم.

بهینه‌سازی فرآیندهای پیچیده‌تر نه تنها به نقشه‌برداری و شناسایی مشکلات، بلکه به آزمایش نیز نیاز دارد که مستلزم توقف تولید برای مدتی است. آزمایش معمولا یک تا دو روز طول می کشد.

• جریان اسناد در یک سازمان: زمانی که همه چیز در جای خود قرار دارد

نظر متخصص

سه پارامتر برای ارزیابی بهینه بودن یک فرآیند تجاری

میخائیل گوردیف,

مدیر فناوری Euromanagement، مسکو

با استفاده از معیارهای زیر می توانید میزان ارتباط یک فرآیند تجاری خاص را درک کنید:

1. سطح کیفی محصول نهایی.آنها حجم ادعاهای رسمی مشتریان، نارضایتی مدیران شرکت و ادعاهای طرف مجری را بررسی می کنند.

2. روند کاری هر کارمند در هنگام انجام عملیات معین. این فرآیند به خوبی کار می کند اگر:

• کارمند حداقل لیستی از اقدامات (از سه تا پنج) را با مقررات اجرایی مورد بحث و محتوای بسیار ساده انجام می دهد. اگر هر عملیاتی از قاعده مستثنی است، بهتر است شرح خاصی از آن بنویسید.
• فاصله زمانی بین اجرای اقدامات بیش از 2-3 بار متفاوت نیست. اگر عملیات از 10 دقیقه تا 2 ساعت طول بکشد، این عمل باید به عنوان یک استثنا از قوانین تجویز شود.
• دوره در نظر گرفته شده برای انجام عملیات بیش از یک روز کاری از زمان واقعی کار تجاوز نمی کند.

3. سادگی و بحث در مورد سیستم فرآیند کسب و کار.برای ارزیابی از شاخص های زیر استفاده می شود:

• تعداد فرآیندهای به اصطلاح "ورود" و "خروج". هرچه تعداد کمتری باشد، برای کار شرکت بهتر است.
• تعداد اقدامات برای تکمیل یک فرآیند، در حالت ایده آل از هفت تا یازده.
• تعداد استثناهای احتمالی، زیرا هر یک از آنها خطری برای مدیریت فرآیند است.
• تعداد کارکنان درگیر، بخش های سازمان.

اصول اصلی بهینه سازی فرآیند کسب و کار

اصل 1.بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار باید مبنایی داشته باشد.

معنای این اصل این است که قبل از شروع بهینه سازی فرآیندهای تجاری، لازم است به طور خاص هر فرآیند تجاری شرکت را جداسازی کنیم. بهبود هرج و مرج فقط توسط قدرت های بالاتر قابل انجام است. یک انسان فانی صرف ابتدا باید بفهمد که فرآیندهای تجاری چگونه انجام می شوند، یعنی آنها را در قالب یک نمودار "همانطور که هست" در نظر بگیرید. اگر نمی‌توان فرآیندهای تجاری را که امروزه در شرکت اتفاق می‌افتد توصیف کرد، به سادگی چیزی برای بهینه‌سازی وجود نخواهد داشت.

اصل 2.هنگام بهینه سازی فرآیندهای تجاری، "ماهی را از دم پاک کنید."

این اصل در این واقعیت نهفته است که ارزیابی بهینه بر اساس طرح از جزئی به کلی، یافتن خطاها و کاستی های فردی، ترکیب آنها در گروه ها و رفع سریع آنها ضروری است.

اصل 3.راه حل های بهینه سازی فرآیندهای تجاری بحث برانگیز هستند.

به عبارت دیگر، احتمال زیادی وجود دارد که حذف زیربهینه بودن در یک شاخص منجر به کاهش کارایی فرآیند دیگر شود. علاوه بر این، درک ساده این موضوع کافی نیست، بلکه باید توانایی یافتن چنین پیامدهایی، ارزیابی جنبه های مثبت و شناسایی کاستی ها و سپس انتخاب مستدل را داشته باشید.

اصل 4.متخصصان شرکت فرآیندهای کسب و کار بهینه را دوست ندارند.

پیامد اجتناب‌ناپذیر بهینه‌سازی بی‌نقص فرآیندهای کسب‌وکار، افزایش بهره‌برداری از طرف مجری خواهد بود و در این راستا، مقاومت کارکنان شرکت ظاهر می‌شود. می تواند صریح یا ناخودآگاه باشد.

نحوه بهینه سازی هزینه ها

سردبیران مجله "Commercial Director" به شما می گویند که چه روش هایی برای بهینه سازی هزینه های تولید وجود دارد و از کدام بهترین استفاده کنید. در مورد آنها از مقاله در پیوند ↓ اطلاعات کسب کنید

بهینه سازی فرآیندهای تجاری یک سازمان به چه چیزی بستگی دارد؟

عواملی که بر کارایی فرآیندهای کسب و کار و چابکی آنها تأثیر می گذارد می توانند کاملاً متفاوت باشند. گروه‌های کاملی از پارامترها وجود دارند که برای درک مفید هستند، که اغلب آنها معمولاً توسط کسب‌وکار با پشتیبانی نرم‌افزار کنترل می‌شوند. با این حال، برخی از عوامل را می توان با اندازه گیری و تفسیر قابل اعتماد اقدامات کنترل و نظارت کرد. این شامل:

• اکوسیستم یک پروژه تجاری

اکوسیستم یک پروژه تجاری، شبکه ای از سازمان ها، شامل شرکا، تامین کنندگان، مشتریان، سازمان های دولتی، توزیع کنندگان است که در عرضه محصولات یا خدمات از طریق فرآیند رقابت و مشارکت، که در آن هر یک از طرفین درگیر هستند، هستند. تا حدودی. اکوسیستم شامل سیاست ها، مقررات و قوانینی است که روابط بین ارائه دهندگان و مشتریان را تنظیم می کند.

• زمینه کسب و کار

زمینه کسب و کار موقعیت یک پروژه تجاری در اکوسیستم آن است: زمینه ای که یک رویداد تجاری مهم تکمیل شده یا هنوز در حال وقوع است، رویدادی که ایجاد پس زمینه و حفظ شرایط را تضمین می کند. این شرایط هنگام ارزیابی سیاست های تجاری و قوانین تجاری به عنوان مبنایی برای انجام اقدامات اصلاحی برای فرآیندهای تجاری استفاده می شود. این مجموعه ای از عوامل و 8 سیستم است: فرآیند، اطلاعات، رویدادها، قوانین، محتوا، تجزیه و تحلیل، همکاری و نظارت که تحت تأثیر بهینه سازی فرآیندهای تجاری قرار دارند. در این راستا، حتی در شرایطی که شرایط شرایط کاملاً قابل پیش‌بینی نیست، می‌توان تنظیماتی را هوشمندانه و در مسیر یک پروژه تجاری برای انطباق با نوآوری‌ها و دستیابی به اهداف آن به صورت منسجم و قابل پیش‌بینی انجام داد.

• گزینه ها و تغییرات کسب و کار

تعداد زیادی از تنظیمات وجود دارد که به طور سیستماتیک در یک زمینه تجاری رخ می دهد یا به طور غیرقابل پیش بینی معرفی می شود. با این حال، تنها برخی از آنها واقعاً برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری مهم هستند.

• وضعیت کسب و کار

شرایط کسب و کار نتیجه دگرگونی های اساسی فرآیندهای کسب و کار است که بر پارامترها و ساختار کارایی چابکی و بهره وری نوآوری ها تأثیر می گذارد. تغییرات حالت نشان می دهد که نتایج کسب و کار ممکن است با انتقال از یک حالت عملیاتی به حالت دیگر متفاوت باشد.

• نتایج کسب و کار

چشم انداز و شکل دادن به نتایج مطلوب کسب و کار، شفافیت ابتکارات و فرآیند کار را تضمین می کند. این به هر یک از طرفین فرصتی برای مشارکت کامل و همکاری با اهداف تعیین شده و مورد بحث می دهد. نتیجه قابل اندازه گیری یک پروژه تجاری به عنوان یک تمرکز مرکزی بر پروژه ها در نظر گرفته می شود و نه بر شرایط فرآیند کار.

• اهداف تجاری.

هدف تجاری آرمان های یک پروژه تجاری است. این شامل اطلاعاتی است در مورد اینکه رهبران آن چگونه می خواهند تجارت را ببینند. این را می توان در بالاترین سطح مورد بحث قرار داد، از ساختار شرکت و استراتژی آن شروع کرد، یا در سطح پایین تر مشخص کرد - اهداف قابل اجرا و قابل اندازه گیری. به عنوان یک قاعده، اهداف به گونه ای تنظیم می شوند که تاریخ دقیقی برای دستیابی به آنها وجود داشته باشد.

• شاخص های اصلی عملکرد.

KPI یک شاخص عملکرد، به عبارت دیگر، معیاری برای دستیابی به اهداف یک پروژه تجاری است. به عنوان مثال، برای KPI "افزایش میانگین درآمد هر مشتری به میزان 10٪"، هدف کسب و کار می تواند "افزایش متوسط ​​درآمد هر مشتری" باشد.

• سیاست ها و قوانین تجاری

سیاست‌های تجاری اعلامیه‌ها یا بیانیه‌هایی هستند که حاوی اطلاعاتی درباره اصول دستیابی به اهداف تعیین‌شده هستند. به عنوان مثال، "وجه برای اتاق هتلی که از قبل رزرو شده است، برگردانده نمی شود." قوانین کسب و کار ماهیت اعلامی دارند، بنابراین تعدادی از جنبه های یک پروژه تجاری را محدود می کند. آنها توضیح می دهند که چگونه یک پروژه تجاری تحت مجموعه ای از شرایط خاص رفتار می کند.

• راه حل های تجاری

تصمیمات تجاری تصمیماتی را که یک شرکت در فرآیند کسب و کار می گیرد، ایجاد و تقویت می کند.

• حسگرهای تجاری

حسگرهای KPI کسب و کار و مکانیسم‌های نظارت و ردیابی تغییرات کسب و کار را تعدیل و تنظیم می‌کنند، درست همانطور که KPIها رویدادها و پدیده‌ها را در یک زمینه تجاری نظارت می‌کنند.

• رویدادهای تجاری

رویدادهای تجاری پدیده هایی هستند که نشان دهنده تغییر مهم در فرآیندهای کسب و کار هستند. آنها معمولاً غیرعمدی، غیرتخصصی هستند و بخشی از گروهی از توالی گردش کار سیستماتیک تجاری نیستند.

• نظارت بر کسب و کار

نظارت بر فعالیت ها بر اساس مجموعه ای از شاخص های کلیدی. این شامل بررسی رویدادهای تجاری و مقایسه آنها با آستانه ها با استفاده از الگوریتم های ابتدایی و فرم های گزارش است.

• ابزار توسعه کسب و کار: موردی که وفاداری به برند را افزایش داد

بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار سازمانی در چه سطوحی انجام می شود؟

همه فرآیندهای کسب و کار سطوح مختلفی از تأثیر را بر نتیجه سازمان دارند. به آنها محرک های درآمد و سود شرکت می گویند. به عنوان مثال، فرآیندهای تجاری اداری و مدیریتی مسئول اتخاذ تصمیمات و اقدامات شایسته مدیریت، جمع آوری داده ها در مورد گردش کار شرکت است که در فرآیندهای اصلی تجاری دخیل است. در این راستا با کاهش هزینه های مالی می توان به سطوح مختلفی از کارایی دست یافت. اینکه شرکت شما به کدام یک از آنها خواهد رسید مستقیماً به هدف (صرفه جویی در پول یا دستیابی به نتایج مهم در استراتژی) و همچنین نحوه بهینه سازی فرآیندهای تجاری بستگی دارد:

• سطح اول.

در این مرحله، شما با هزینه های مالی سر و کار دارید که در هر بخش/بخش شرکت ایجاد می شود. نکته مثبت: این سریعترین روش برای کاهش هزینه های مواد است. چنین تصمیمی بر منافع سایر بخش‌های سازمان تأثیری نخواهد داشت، بنابراین نیازی به تأییدیه اضافی نخواهد بود. نکته منفی این است که پس انداز جهانی در این مرحله مشاهده نمی شود: به عنوان یک قاعده، آنها تا 10٪، ایده آل تا 20٪ هستند. همچنین فراموش نکنید که برخی از هزینه های انجام شده توسط واحد ساختاری شرکت ناشی از نیاز سایر بخش ها در نتیجه فرآیند کاری آنها است. به عنوان مثال، یک بخش به دیگری دستور می دهد تا اطلاعات مربوط به فعالیت های تحلیلی را در قالب گزارش ها و محاسبات ارائه دهد. در این شرایط کلیه هزینه ها بر عهده واحد مجری خواهد بود.

• مرحله دوم.

برای دستیابی به کاهش هزینه از این نوع، باید به مرحله دوم صعود کرد که شامل فرآیند کار مشترک بین «مشتریان» و «اجرای» در طول بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری است. فعالیت تنها یک طرف غیرممکن است. کاهش هزینه تنها زمانی حاصل می‌شود که همه طرف‌های درگیر در بهینه‌سازی فرآیند کسب‌وکار درباره چگونگی تغییر فرآیندهای کسب‌وکار و نحوه همکاری با یکدیگر بحث کرده باشند. در این سطح امکان دستیابی به صرفه جویی بیش از 20 درصد و بهینه سازی فرآیندهای تجاری که از عملکردهای مختلف پشتیبانی می کنند، اما علاقه یکسانی به دستیابی به نتیجه نهایی دارند، وجود دارد.

• سطح سوم.

این مرحله موثرترین در نظر گرفته می شود - می توانید 30٪ پس انداز کنید. در این مرحله، برخی از مشکلات بوجود می آیند: کار با هزینه ها بر اساس درک کل سیستم فرآیندهای تجاری سازمان است. بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار به تعداد زیادی از فعالیت ها مربوط می شود.

روش های کاربردی برای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

بیایید به طور خلاصه در مورد محبوب ترین روش هایی که برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری استفاده می شود صحبت کنیم:

روش 1.تجزیه و تحلیل SWOT(بررسی جنبه های ضعیف و قوی یک فرآیند کسب و کار).

تجزیه و تحلیل SWOT روشی برای استراتژی های برنامه ریزی است که برای ارزیابی عوامل و پدیده هایی که بر یک پروژه تجاری یا شرکت تأثیر می گذارد استفاده می شود. تمام پارامترهای موجود را می توان به چهار گروه تقسیم کرد: نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها.

اصل کلیدی این روش جستجو و حذف آسیب پذیرترین نقاط و به حداقل رساندن تهدیدها و خطرات نظری است.

روش 2.روش علت و معلولی(نمودار ایشیکاوا – نمودار علت و معلول).

نمودار ایشیکاوا - به اصطلاح. یک "نمودار استخوان ماهی" یا "نمودار علت و معلول"، و همچنین یک نمودار "تحلیل علت ریشه".

یکی از 7 ابزار معروف برای اندازه گیری، ارزیابی، کنترل و بهبود سطح کیفی فرآیندهای تولید:

• کارت کنترل؛
• نمودار پارتو؛
• نمودار میله ای؛
• برگه چک؛
• نمودار ایشیکاوا؛
• طبقه بندی (طبقه بندی);
• طرح پراکنده.

با استفاده از این روش می توانید روابط اصلی بین پارامترها را بیابید و فرآیند کسب و کار مورد نیاز را تا حد امکان دقیق بررسی کنید. نمودار به شناسایی عوامل اصلی کمک می کند که بیشترین تأثیر را در توسعه مشکل مورد مطالعه دارند.

روش 3.محک زدن.

بنچمارک روشی برای تجزیه و تحلیل مزایا و ارزیابی مزیت های شرکا و رقبای رقابتی در حوزه مشابه یا مرتبط به منظور شناسایی عوامل تولیدی است. تا حدودی می توان این را جاسوسی صنعتی نامید، اما یک تفاوت قابل توجه وجود دارد - این روش با استفاده از مشاهدات سطحی اجرا می شود.

روش 4.تجزیه و تحلیل و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار بر اساس شاخص ها (KPI).

روش تحلیل عملکرد کلیدی این اصل تعیین اهداف نهایی برای یک فرآیند تجاری است که با دستیابی به آن یا هدف افزایش می یابد و یا در صورت عدم امکان نزدیک شدن به آن، روش های مورد استفاده برای اجرای آن تحلیل می شود.

روش 5.ایده پردازی.

طوفان فکری روشی است که ماهیت آن بحث فعال مشکلات است، همه گزینه های ممکن برای حل آنها بیان می شود و بر این اساس مؤثرترین انتخاب می شود.

دریابید، چگونه یک جلسه طوفان فکری را به درستی سازماندهی کنیمبرگرفته از مقاله ای در مجله Commercial Director.

روش 6.روش های ناب، "6 سیگما".

روشی برای تشخیص بهبود بهره وری با کاهش خطاها در فرآیند تولید.

روش 7.محاسبه و تغییر تکه تکه شدن فرآیند.

روشی برای کاهش یا افزایش اجزای یک فرآیند تجاری.

روش 8.تجزیه و تحلیل منطق کسب و کار فرآیند:

• از بین بردن روش های ناکارآمد؛
• توزیع مسئولیت برای اجرای فرآیندهای تجاری و تفویض اختیارات تصمیم گیری؛
• پیوند دادن کارهای موازی؛
• ثبت اطلاعات در منبع و ترکیب پردازش آن در کار واقعی.

روش 9.روش تحلیل هزینه عملکردی (تحلیل FCA).

اصل تجزیه و تحلیل دستیابی به حداکثر عملکرد شی با حداقل هزینه برای فروشنده و خریدار است.

روش 10.روش شبیه سازی (دینامیک) مدل سازی منبع تغذیه.

تکنیکی که به شما امکان می دهد در چارچوب یک مدل کامپیوتری پویا، اقدامات افراد و استفاده از فناوری های مورد استفاده در فرآیندهای مهندسی مجدد مورد مطالعه را نشان دهید. انجام مدل سازی شامل چهار مرحله اصلی است:

• ساخت یک مدل؛
• راه اندازی آن؛
• تجزیه و تحلیل شاخص های عملکرد به دست آمده؛
• ارزیابی سناریوهای جایگزین

یک روش بسیار موثر، به شرطی که تمام مقادیر لازم برای ساخت مدل، جاری و دقیق باشد.

روش 11.محاسبه و تجزیه و تحلیل شدت کار و مدت زمان یک فرآیند تجاری.

این روش برای محاسبه تعداد بهینه کارکنان در یک شرکت و حجم کار روی آنها ایجاد شده است.

روش 12.تجزیه و تحلیل ماتریس توزیع مسئولیت.

تکنیکی برای تهیه جدول عملکردی بصری که شرکت را به شدت به واحدهای سازمانی، پیوندها و غیره تقسیم می کند. به عبارت دیگر وظایف به واحدهای ساختاری واگذار می شود.

• حسابداری زیان های تولید، علل و راه های رفع آنها

بهینه سازی گام به گام فرآیندهای کسب و کار

مرحله ی 1.شرح فرآیندهای تجاری شرکت.

همیشه از این قانون اساسی پیروی کنید: هنگام شروع یک روش بهینه سازی فرآیند کسب و کار، دریابید که چه کاری و چگونه در سازمان شما کار می کند و تنها پس از آن شروع به کار کنید. در نگاه اول، این توصیه ساده به نظر می رسد، اما شرکت های کمی آن را عملی می کنند. به عنوان یک قاعده، همه چیز کاملاً متفاوت اتفاق می افتد: ابتدا آنها فرآیندهای تجاری را بهینه می کنند و سپس به کارهایی که انجام داده اند فکر می کنند. چرا این اتفاق می افتد؟ برای درک گردش کار یک شرکت، بهتر است آن را از طریق زنجیره ارزش مطالعه کنید: شرکت‌هایی وجود دارند که منابع یا کالاهایی را به سازمان شما عرضه می‌کنند یا عملکرد اضافی مورد نیاز مشتری را انجام می‌دهند. درک در چه مرحله ای و همچنین نحوه شکل گیری ارزش افزوده محصول نهایی از مرحله دریافت منابع و مواد اولیه از شرکت های تامین کننده. این یک روش ساده اما بسیار موثر است. با استفاده از آن، بلافاصله قادر خواهید بود نقاط اصلی "ورود" به شرکت و نقاط "خروج" اصلی را محاسبه کنید. چنین تحقیقاتی به سازمان در بهینه سازی فرآیندهای تجاری کمک می کند. تو می توانی:

• فرآیند کار شرکت را به عنوان یک کل مطالعه کنید.
• فرآیندهای کاری جداگانه که نیاز به اتوماسیون اولیه با استفاده از فناوری های IT دارند.
• به کارکنان توضیح دهید که سازمان شما چه کاری انجام می دهد و هر یک از کارکنان چه کمکی به آن می کنند.
• تصمیم گیری در مورد راه هایی برای بهبود کیفیت محصول/خدمت نهایی. دیده شدن فرآیندهای تجاری به شما فرصتی برای مشاهده تنگناها و افزایش سود خالص شرکت می دهد.

هنگام انجام تحقیقات، به یاد داشته باشید که علاوه بر فرآیندهای تجاری کلیدی که مسئول ایجاد محصولی هستند که مشتریان برای آن منابع مادی پرداخت می کنند، فرآیندهای پشتیبانی کننده نیز وجود دارد. آنها نیازی به تامین مالی ندارند، اما زیرساخت سازمان را تشکیل می دهند و عملکرد مداوم فرآیندهای اصلی تجاری شرکت را تضمین می کنند. همچنین فرآیندهای توسعه کسب و کار وجود دارد که مسئول کسب سود در آینده برای شرکت هستند: آنها بازارهای کالا را مطالعه می کنند، بهینه سازی فرآیندهای تجاری، نوسازی فنی و غیره را انجام می دهند.

مرحله 2.تعیین افراد مسئول.

برای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار، برای هر مرحله و فرآیند بهینه سازی، یک متخصص (مدیر) مسئول و همچنین کارکنان مسئول تعیین کنید. یک مدیر نه تنها باید یک فرد موظف باشد، بلکه باید روند کار سایر کارکنان زیردست خود را نیز مدیریت کند. وظیفه اصلی چنین مدیرانی تلاش مستمر برای بهبود کارایی است. در این راستا، وظایف شغلی آنها باید تا حد امکان روشن باشد. به طور طبیعی، رسمیت بخشیدن به هر فرآیندی غیرممکن است، اما اگر برخی وظایف مدیریتی در آیین نامه پیش بینی شده باشد، دیگر نیازی نیست که مدیر دائماً در مورد مسئولیت های خود صحبت کند و در نهایت به چه نتیجه ای برسد.

ساده ترین راه برای تنظیم مدیریت فرآیندهای تجاری یک سازمان از بالا به پایین است:

• تنظیم فرآیندهای تجاری در سطح مدیریتی: ایجاد KPI برای شرکت و بخش های ساختاری آن، تعریف زمینه های مسئولیت. این رویه برای مدیران مورد نیاز است؛ به آنها کمک می کند تا سازمان را به طور مؤثرتری مدیریت کنند و تا حد امکان بر استراتژی توسعه سازمان تمرکز کنند.
• به همین ترتیب، فرآیندهای تجاری را برای پرسنل سطح پایین توضیح داده و یادداشت کنید. در این شرایط، لازم است روند کار هر متخصص در بخش خود در محدوده فرآیندهای تجاری که کارمند در آن شرکت می کند، توصیف شود.
• تنظیم مقررات رویه مدیریت فرآیند. در اینجا لازم است یک مکانیسم بازخورد از متخصصان پایین به بالا ایجاد شود تا به سرعت تبادل اطلاعات با در نظر گرفتن اطلاعات جدید، تصمیم گیری در مورد تنظیم برنامه های جاری و KPIهای سازمان، در نتیجه از نوسازی شرکت در محدوده های مختلف حمایت شود. استراتژی کلی توسعه توجه به این نکته ضروری است که هر تغییر ابتدا باید توسط کارکنان مسئول فرآیندهای تجاری خاص بررسی شود و فقط موارد مهم برای بحث به مدیر ارائه شود.
• سیستمی از اسناد نظارتی ایجاد کنید که مدیریت عملکرد و فرآیند را در یک واحد ترکیب می کند. به احتمال زیاد، این مقررات مربوط به فرآیند کاری بخش و وظایف شغلی کارکنان شرکت خواهد بود.

قاعده اصلی مقررات اجرای اجباری آن در طول فرآیند کار شرکت است. شما می توانید موثرترین شرح شغل را ایجاد کنید، اما اگر بدون استفاده روی قفسه ای بنشیند و گرد و غبار را جمع آوری کند چه فایده ای دارد؟

مرحله 3.پیاده سازی بهینه سازی فرآیند کسب و کار.

پس از تشریح کلیه فرآیندهای کاری شرکت و تعیین کارکنان مسئول اجرای آنها، زمان مبارزه با تنگناها فرا می رسد. در هر سازمانی، تعداد چنین حوزه های مشکلی می تواند چندین ده باشد؛ بنابراین، در زیر دنباله اقدامات برای چنین موقعیتی را شرح خواهیم داد:

• ارزیابی کلیه فرآیندهای تجاری شرکت و حذف تکراری بودن مسئولیت های شغلی کارکنان.
• مقدار زمان لازم برای هر فرآیند تجاری را محاسبه کنید، تجزیه و تحلیل مقایسه ای آن را با مقادیر متوسط ​​در این زمینه انجام دهید و آن را با شاخص های واقعی تنظیم کنید.
• تجزیه و تحلیل استفاده از منابع توسط تولید خود را سازماندهی کنید.
• جابجایی اشیاء قیمتی و اطلاعات را در شرکت خود بررسی کنید و مناطقی را که در آنها ضرر می بینید، تصفیه کنید.
• کارایی بهره برداری از منابع را برای هر فرآیند کاری تجزیه و تحلیل کنید.

مرحله 4.اتوماسیون فرآیندهای تجاری اصلی شرکت.

تنها زمانی لازم است که مراحل تنظیم و ایجاد سیستم بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار به پایان رسیده باشد تا به این مرحله رفت. انجام اتوماسیون در هرج و مرج کامل غیرممکن است، از این نظر، اگر فکر می کنید که پیاده سازی یک سیستم فناوری اطلاعات به غلبه بر وضعیت دشوار فرآیندهای تجاری سازمان کمک می کند، این نظر بسیار اشتباه است. شما فقط مقدار زیادی از منابع مالی و زمان شخصی را هدر خواهید داد.

مرحله 5.ارزیابی نتایج بهینه سازی فرآیند کسب و کار.

بیایید در مورد نتایجی صحبت کنیم که باید در نتیجه بهینه سازی فرآیندهای تجاری به دست آیند:

• رسمی‌سازی مدل کسب‌وکار در حال اجرا در شرکت شما، حذف مسئولیت‌های شغلی تکراری و ساختارهای سازمانی؛
• نظارت بر عملکرد کاری متخصصان، که آنها را تشویق می کند تا وظایف کاری خود را مسئولانه تر انجام دهند.
• کاهش تعداد خطاها و کاهش سطح عامل انسانی در فرآیند تولید.
• اجرای یک سیستم KPI که کارکنان را برای دستیابی به نتایج معین ترغیب می کند و سیستم پاداش را تا حد امکان شفاف می کند.
• تنظیم فرآیندهای کسب و کار یک پایگاه دانش در مورد فرآیندهای تجاری شرکت تشکیل می دهد، بنابراین، پرسنل جدید در سریع ترین زمان ممکن به فرآیند کار می پیوندند.
• به حداقل رساندن اختلال در فرآیند تولید شرکت به دلیل کمبود منابع یا کمبود پرسنل؛
• یافتن و تصفیه دارایی های مالی ثابتی که در گردش مالی شرکت استفاده نمی شود.
• کاهش خریدهای غیر ضروری محصول

نظر متخصص

چه فرآیندهایی باید خودکار شوند؟

آناتولی زوبیروف,

مدیر کل Millsystems، مسکو

فرآیند اتوماسیون قبل از هر چیز باید بر آن دسته از فرآیندهای تجاری سازمان تأثیر بگذارد که از نظر منابع نیروی کار پرهزینه ترین هستند. اگر در مورد تولید جدی صحبت می کنیم، لازم است گردش اسناد در داخل شرکت را که مربوط به تحویل و پرداخت بین بخش های شرکت است، ترتیب دهیم.

اگر شرکت‌های متوسط ​​را در نظر بگیریم، فرآیند اتوماسیون باید برای مشتریان و تامین‌کنندگان اعمال شود - برای تعامل منطقی آنها. اول از همه، سازمان های تجاری با چندین ده موقعیت و تعداد زیادی طرف مقابل باید به فکر خودکارسازی فرآیندهای تجاری باشند. شرکت های کوچک باید به این فکر کنند که چگونه کار با فناوری اطلاعات را تا حد امکان ساده کنند و اطمینان حاصل کنند که فرآیند تولید شرکت مانند قبل از اتوماسیون کارآمد باقی می ماند.

اتوماسیون موثر لجستیک انبار، تحویل و فروش محصولات منجر به کاهش هزینه های مالی می شود و همچنین به شما امکان می دهد از موارد زیر جلوگیری کنید:

• هزینه های مواد برای پرسنل اضافی؛
• استفاده بی سواد از حمل و نقل موتوری که دارایی سازمان است و فضای اضافی ذخیره سازی.
• عملکرد ناکارآمد حمل و نقل متعلق به شرکت و فضای اضافی در انبارها؛
• از دست دادن محصولاتی که ماندگاری کوتاهی دارند.
• اضافه پرداخت برای خدمات شرکت های حمل و نقل.

کدام نرم افزار را باید انتخاب کنید؟ اول از همه، باید اجازه اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را در تمام سطوح بدهد. لازم است کلیه فرآیندها در هر مرحله از اتوماسیون به صورت واقع بینانه در کمترین زمان ممکن تکمیل شوند. همچنین مهم است که نرم افزار برای همه افراد شرکت شما قابل درک باشد.

• اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار: آماده سازی و اجرا

اشتباهات معمول در بهینه سازی فرآیند کسب و کار

خطای 1.بیان مشکل نادرست

قاعده اصلی بیان دقیق و صحیح مشکل است: برای بهینه سازی شرکت چه کاری باید انجام شود، در چه زمانی و چه نتیجه ای باید به دست آید. مشخص کردن فرآیندهای کسب و کار بعید است که به بهبود فوری کمک کند (مگر اینکه توضیحات آشفتگی آشکار یا عملکردهای تکراری بخش ها را نشان دهد). برای بهینه سازی کار شرکت، باید تصمیم گرفت که توسعه شرکت به چه نتیجه ای هدایت شود.

به عنوان مثال، اگر سازمان شما درآمدی نداشته باشد، مشخص کردن فرآیندهای بخش حسابداری معنی ندارد. دلیل پایین بودن سود کار را باید در بخش مسئول فروش محصول جستجو کرد. با بهبود فعالیت های این بخش مشکل ساز، کار سایرین از جمله حسابداری نیز بهبود می یابد. در نتیجه، شرح فرآیندهای کسب و کار مرحله ای از یک کمپین در مقیاس بزرگ برای بهینه سازی مدیریت شرکت است.

خطای 2.عدم تناسب وظایف و تلاش ها.

در عمل، توصیفاتی از فرآیندهایی وجود دارد که با هدف اصلی سازمان مرتبط نیستند (به عنوان مثال، تعامل یک مدیر با یک منشی در تلاش برای عبور از یک معاون). واضح است که توصیف چنین فرآیندی برای بهینه سازی کار شرکت هیچ معنایی ندارد و از نظر محتوا و هزینه اشتباه است.

خطای 3.انتخاب اشتباه وسیله توصیف.

برای توصیف فرآیندهای کسب و کار به منظور بهینه سازی آنها، از برنامه هایی با قدرت متفاوت استفاده می شود. هزینه آنها از 100 تا 100000 دلار آمریکا متغیر است. بدیهی است که قدرت برنامه به دست آمده باید با مقیاس شرکت مرتبط باشد. بنابراین، دستیابی به یک برنامه قدرتمند توسط یک شرکت کوچک غیرقابل توجیه است. این ابزار بر اساس توانایی های مالی شرکت و وظایفی که قرار است با بهینه سازی فرآیندهای تجاری سازمان حل شود، انتخاب می شود. بر اساس تجربه موجود، راه حل های نسبتا ساده ای مانند BPWin 2 می تواند به دستیابی به اهداف شما حتی در شرکت های بزرگ کمک کند. در هر صورت نرم افزار فقط یک عنصر کمکی است. کیفیت سازماندهی فرآیند بهینه سازی شرکت نقش تعیین کننده ای دارد.

نظر متخصص

بهینه سازی فرآیندهای تجاری باید منظم باشد

آلا بدننکو,

مدیر منابع انسانی، شرکت Econika-Obuv، مسکو

در شرایط توسعه فشرده سازمان، مدیر آن مجبور است فعالیت های شرکت را به طور منظم بهینه کند. دقیقاً اینگونه تصمیم گرفته شد که در شرکت ما عمل کنیم. مشتری پروژه بهینه سازی سازمانی مدیر کل شرکت Econika-Obuv و ناظر آن معاون رئیس شرکت Econika بود. مدیر منابع انسانی به عنوان مدیر پروژه منصوب شد.

1. اهداف.اهداف پروژه ما برای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار عبارت بودند از: شناسایی فرآیندهای نیاز به بهبود، تطبیق آنها با اهداف استراتژیک سازمان و آماده سازی برای معرفی یک سیستم جامع مدیریت کسب و کار خودکار.

2. مراحل پروژه.برای اجرای پروژه بهینه سازی شرکت مراحل زیر انجام شد:

• شکل گیری یک مدل فرآیند کسب و کار موجود؛
• ایجاد مدل مطلوب فرآیندهای تجاری (با تثبیت پارامترهای اصلی اثربخشی بخش های اصلی سازمان)؛
• برنامه ریزی تنظیمات پیشنهادی و تایید مشخصات فنی برای توسعه و پیاده سازی سیستم اطلاعات شرکت.
• ایجاد ایده هایی برای خودکارسازی فرآیندهای کاری شرکت؛
• بهینه سازی فرآیندهای تجاری سازمان، یعنی بهبود آنها.

3. معیارهای ارزیابی نتایج پروژه.موارد زیر در ابتدا شناسایی شدند:

• به حداقل رساندن هزینه های زمان، پرسنل، مادی و مالی (برحسب درصد اندازه گیری می شود).
• افزایش کیفیت و به موقع بودن گزارش های مدیران (در درصد)؛
• کاهش تأثیر خارجی بر عملکرد شرکت (در درصد)؛
• افزایش تمرکز بر منافع مشتریان هر بخش از شرکت (تا سطح 8-9 از 10 امتیاز) به منظور تحقق برنامه درآمد فروش و بهینه سازی فعالیت های سازمان.
• افزایش کارایی کسب و کار

4. تیمپروژه بهینه سازی فرآیندهای تجاری شرکت توسط یک تیم رهبری هفت نفره مدیریت شد. این شامل یک مدیر بازاریابی، یک دستیار مدیر کل شرکت، رئیس بخش فناوری اطلاعات و رئیس بخش ایجاد مجموعه بود.

تیم مدیریت شرایط مرجع را ایجاد کرد، الزامات پروژه را برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری شرکت ایجاد کرد، با متخصصان خارجی قرارداد منعقد کرد و شرایط مثبتی را برای فعالیت های آنها ایجاد کرد، بر روی یک برنامه کاری توافق کرد و پارامترهایی را برای اثربخشی پروژه تشکیل داد. جلسات تیم به صورت هفتگی برگزار می شد.

کارگروه بهینه سازی دیگر شامل 10 نفر از مدیران ارشد سازمان بود. وظایف زیر به او داده شد:

• کسب مهارت برای اجرای پروژه بهینه سازی؛
• انتخاب و بررسی تحلیلی اسناد و اطلاعات برای بهینه سازی؛
• ایجاد یک دیدگاه سازگار؛
• تصویب و اجرای تغییرات

گروه های کوچکی از کارمندان هفته ای دو یا سه بار برای بحث در مورد تغییرات احتمالی در فرآیندهای مختلف گرد هم می آمدند. بنابراین، امکان مشارکت کل کارکنان در بحث در مورد تحولات پیشنهادی وجود داشت.

5. اجرای پروژه.این پروژه با هدف بهینه سازی کار این شرکت از هشت ماه پیش آغاز شده است. در این مرحله تحولات در حال اجراست. فرض می کنیم دوره اجرای مسئله بهینه سازی حدود دو سال باشد. هنگامی که ساختار سیستم اطلاعات هلدینگ به تصویب رسید، کار بر روی شکل گیری مشخصات فنی برای بهینه سازی سیستم اطلاعات کل شرکت به عنوان یک کل آغاز می شود.

6. نتایج.امروزه، ما دستاورد اصلی را شکل گیری مدل فرآیند کسب و کار مطلوب و موقعیت هماهنگ کارکنان مدیریت شرکت می دانیم. علاوه بر این، ما به درک روشنی از نوع ساختار سازمانی مورد نیاز برای اجرای موثر اهداف تجاری دست یافتیم. بهینه سازی امور مالی، پیشرفت در تشکیل مجموعه ها، تدارکات و تدارکات انجام شد.

تجربه بهینه سازی کار شرکت، سازماندهی شایسته آن را نشان می دهد. با این حال، اگر شرکت یک متخصص در زمینه تجزیه و تحلیل کسب و کار را به طور دائم استخدام کند، نتیجه می تواند حتی بهتر باشد. نگاه حرفه ای او به فرآیندهای داخلی شرکت، نظرات مشاوران دعوت شده را غنی می کند. در حالت ایده‌آل، مدیر عامل باید بیشتر وقت خود - حدود 80٪ - را به این ابتکار اختصاص دهد. برای سازمان ما، این کار غیرممکن بود، زیرا ما با مسائل مدیریت پرسنل نیز سروکار داریم (در حال حاضر تعداد کارکنان حدود 800 نفر است).

بهینه سازی فرآیند کسب و کار: 5 کتاب برتر ، که می توانید از آن ایده بگیرید

1. ولادیمیر رپین «فرایندهای تجاری. مدلسازی، پیاده سازی، مدیریت.»

آیا تصمیم به بهبود فرآیندهای کسب و کار خود گرفته اید و قصد دارید یک رویکرد فرآیندی را به مدیریت شرکت معرفی کنید؟ آیا برای تشکیل و طبقه بندی فرآیندهای تجاری سازمان خود به مشاوره عملی نیاز دارید؟ سپس باید یک کتاب جدید توسط پزشک حرفه ای ولادیمیر رپین خریداری کنید.

آنچه در دستان شما خواهد بود خواندنی آسان نیست، بلکه انتشاری است که نیاز به تفصیل و درک دارد. این شامل ده ها شکل، جدول، فلوچارت و قالب سند است که در سایر منابع باز یافت نمی شوند.

ولادیمیر در مورد چشم انداز خود از فرصت های موجود صحبت می کند و توصیه هایی برای ایجاد سیستمی برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری در شرکت بر اساس تجربه واقعی بسیاری از پروژه های مشاوره در روسیه ارائه می دهد.

2. نظریه محدودیت های گلدرات «رویکرد سیستمی به بهبود مستمر».

کتاب های این نویسنده بسیار محبوب هستند، زیرا او توصیه هایی را برای حل بسیاری از مشکلات ارائه می دهد: تضاد بین زمان بندی کالاها و کیفیت آنها، بین قیمت و هزینه های مالی و غیره. در گذشته نه چندان دور، اطلاعات در مورد روش های استدلال کلیدی گلدرات ناقص و پراکنده بوده است، اما این کتاب اولین راهنمای سیستماتیک و حرفه ای محسوب می شود.

3. جان جستون، یوهان نلیس «مدیریت فرآیند کسب و کار. راهنمای عملی برای اجرای موفق پروژه."

این نشریه اصول اصلی مدیریت فرآیندهای کسب و کار، ویژگی های مثبت آنها و مزایایی که برای شرکت به همراه خواهد داشت را تشریح می کند و همچنین نمونه هایی از اجرای چنین مدیریتی را بررسی می کند. این سیستم کلی، ابزارها و روش های VRM را بررسی می کند.

این کتابچه راهنمای کاربر می تواند به عنوان مرجعی برای شرکت های مجری پروژه های مدیریت فرآیند استفاده شود، زیرا مطالب توضیح داده شده در آن ابزارهای عملی، شفاف سازی و کمک در اجرای موثر پروژه های تجاری را ارائه می دهد.

4. Eliyahu Goldratt «هدف. روند بهبود مستمر."

شخصی که در هنگام مدیریت پروژه تجاری خود مشکلی را مشاهده می کند، موظف است روابط علت و معلولی بین فرآیندها و نتایج ایجاد کند و همچنین اصول اساسی دستیابی به حداکثر بازدهی فرآیند کاری شرکت را درک کند.

5. مری و تام پاپندیک، "تولید نرم افزار ناب: از ایده تا سود".

این راهنمایی است که می تواند در هر موقعیتی که کارآمدترین فرآیندها ایجاد شود مورد نیاز باشد. خواندن این کتاب برای مدیران ارشد، مدیران و توسعه دهندگان شرکتی است که مستقیماً با نرم افزار مرتبط هستند.

اطلاعات در مورد کارشناسان

سرگئی پانکین،مربی-مشاور شرکت "Center Orgprom"، یکاترینبورگ. سال تاسیس: 1380. تخصص - افزایش راندمان تولید و رقابت پذیری بنگاه های صنعتی.

میخائیل گوردیف،مدیر فناوری Euromanagement، مسکو. شرکت Euromanagement تجربه قابل توجهی در بازار خدمات مشاوره دارد و تمام فناوری های لازم برای حل مشکلات پیچیده شرکت های مشتری را در اختیار دارد. این سازمان با انجام فعالیت های خود در 7 حوزه مشاوره پرسنل، مشاوره مدیریت، مشاوره مالی، مشاوره فناوری اطلاعات، اتوماسیون کسب و کار، انتخاب پرسنل، آموزش کسب و کار، مؤثرترین ابزارها را برای انجام کار در اختیار شرکا قرار می دهد.

آناتولی زوبیروف،مدیر کل Millsystems، مسکو. شرکت Millsystems توزیع کننده رسمی سیستم اطلاعاتی سیستم مدیریت سلورا است. سیستم مدیریت سلورا یک سیستم مدیریت ERP است که نیازهای هر کسب و کاری را برآورده می کند و برای هر سازمانی مناسب است. علاوه بر این، سیستم کاملاً برای واقعیت های بازار روسیه بهینه شده است. تمام ویژگی های ملی کار اداری خانگی را در نظر می گیرد.

آلا بدننکو ، مدیر منابع انسانی در Econika-Obuv، مسکو. یکی از سازمان های پیشرو در بازار کفش مد روسیه، یک اپراتور زنجیره ای خرده فروشی در روسیه. بیش از صد فروشگاه کفش با برند Econika در سراسر روسیه و همچنین در اوکراین و قزاقستان باز هستند.

بسیاری از برنامه ها به طور خودکار با روشن کردن رایانه خود شروع می شوند و باعث می شوند سیستم شما زمان بیشتری برای بوت شدن داشته باشد. علاوه بر این، این برنامه ها رم اضافی را اشغال می کنند و همیشه مورد نیاز شما نیستند.

برای ویرایش لیست برنامه ها برای راه اندازی، باید روی دکمه "شروع" کلیک کنید و دستور msconfig را در نوار جستجو تایپ کنید. در تب Startup، برنامه هایی که با روشن کردن کامپیوتر شروع می شوند بررسی می شوند. تنها چیزی که باقی می ماند این است که تیک برنامه های غیر ضروری را بردارید.

مراقب باشید بارگذاری خودکار برنامه های کاربردی و محصولات آنتی ویروس را غیرفعال نکنید.

3. بارگذاری خودکار فونت های غیر ضروری را غیرفعال کنید

هنگامی که رایانه خود را روشن می کنید، ویندوز مجموعه ای از بیش از 200 فونت مختلف را دانلود می کند. می توانید موارد غیر ضروری مانند این را غیرفعال کنید: "شروع" - کنترل پنل - طراحی و شخصی سازی - فونت ها. منوی زمینه را با کلید سمت راست و بر روی فونت غیر ضروری باز کنید و "Hide" را انتخاب کنید.

فقط Comic Sans ، فقط هاردکور!

4. حذف فایل های موقت

در حین کار روزانه فایل های موقت زیادی روی هارد دیسک ایجاد می شود که به نحوی نامحسوس دائمی می شوند. آنها همچنین سرعت کلی کامپیوتر شما را تا حد زیادی کاهش می دهند.

تمیز کردن منظم رایانه، بارگذاری سیستم عامل و برنامه ها را سرعت می بخشد و همچنین فضای هارد دیسک شما را آزاد می کند.

برای این کار کافی است My Computer - پارتیشن با سیستم عامل (معمولا Drive C:\) - پوشه Windows - پوشه Temp را باز کنید و سپس همه فایل ها را پاک کرده و Recycle Bin را خالی کنید.

5. پاکسازی دیسک

برای بهینه سازی ویندوز، توسعه دهندگان مایکروسافت یک ابزار داخلی پاکسازی دیسک را ارائه کرده اند. فایل‌های ناخواسته مانند فایل‌های موقت اینترنتی، توزیع برنامه‌های نصب‌شده، گزارش‌های خطای مختلف و موارد دیگر را جستجو و حذف می‌کند.

به منوی Start - All Programs - Accessories - System Tools - Disk Cleanup بروید.

6. یکپارچه سازی دیسک

پس از حذف برنامه ها و فایل های غیر ضروری، شروع به یکپارچه سازی دیسک کنید، یعنی. گروه بندی مجدد فایل ها در هارد دیسک برای حداکثر بهینه سازی کامپیوتر.

یکپارچه سازی را می توان با استفاده از ابزارهای ویندوز انجام داد، یا می توانید از برنامه های ویژه استفاده کنید - این موضوع برای یک مقاله جداگانه است.

روال استاندارد به این صورت خواهد بود - در Explorer، پارتیشن را برای یکپارچه سازی انتخاب کنید (به عنوان مثال، درایو D:\) و روی آن راست کلیک کنید، در منوی ظاهر شده، Properties را باز کنید و در تب Tools، روی "Defragment" کلیک کنید. ”

7. SSD را نصب کنید

یک درایو حالت جامد به سرعت بارگیری سیستم عامل و برنامه ها کمک می کند، نصب خود به خود در لپ تاپ که در مورد آن صحبت کردیم. اگر پول کافی برای یک SSD 500 گیگابایتی ندارید، خرید یک دیسک حداقل برای نصب سیستم عامل منطقی است - به سادگی روی SSD جدید پرواز می کند.

8. HDD را نصب کنید


راهنماهای ویدیویی زیادی در مورد نصب هارد دیسک در یوتیوب وجود دارد. در اینجا یکی از آنها است

اگر بودجه شما به شما اجازه نمی دهد برای درایوهای SSD گران قیمت هزینه کنید، نباید از اجزای سنتی تر دست بکشید. نصب یک هارد دیسک اضافی عملکرد کامپیوتر را به میزان قابل توجهی بهبود می بخشد.

بنابراین، اگر هارد دیسک بیش از 85٪ اشغال شود، کامپیوتر چندین برابر کندتر کار می کند. علاوه بر این، نصب یک هارد دیسک اضافی بر روی رایانه رومیزی خود حتی از یک SSD آسان تر است.

9. نصب رم اضافی

RAM برای پردازش برنامه های در حال اجرا استفاده می شود. هرچه اطلاعات بیشتری برای پردازش نیاز داشته باشید، رم بیشتری نیاز خواهید داشت.

اگر حافظه کافی وجود نداشته باشد، سیستم شروع به استفاده از منابع هارد دیسک می کند که منجر به کندی شدید رایانه و یخ زدن ویندوز می شود.

افزودن یا جایگزینی استیک های رم کار سختی نیست. برای یک کامپیوتر معمولی با مجموعه ای از برنامه های آفیس استاندارد، 4 گیگابایت رم کافی است و برای یک کامپیوتر بازی می توانید به 16 گیگابایت یا بالاتر فکر کنید.

10. تمیز کردن

Dust دشمن شماره 2 کامپیوتر است (همه می دانند که دشمن شماره 1 است). از تهویه معمولی جلوگیری می کند، که می تواند باعث گرم شدن بیش از حد اجزای رایانه شخصی و کند شدن سیستم شود. گرمای بیش از حد قطعات می تواند منجر به خرابی کامل آنها شود.

حداقل نیم ساعت قبل از شروع تمیز کردن رایانه خود را خاموش کنید. لباس های مصنوعی را تمیز نکنید - اصطکاک ممکن است منجر به بار ثابتی شود که می تواند به قطعات آسیب برساند. برای حذف استاتیک، قسمت بدون رنگ رادیاتور حرارت مرکزی را لمس کنید.

جاروبرقی را با قدرت کم روشن کنید و گرد و غبار را با دقت از تمام قسمت های رایانه پاک کنید. باید توجه ویژه ای به منبع تغذیه، خنک کننده پردازنده و کارت گرافیک شود، جایی که بیشتر گرد و غبار جمع می شود.

در یک شرکت با بیش از یک نفر، به عنوان یک قاعده، بخش های مختلفی وجود دارد - فروش، بازاریابی، حسابداری و غیره. وظایف حل شده توسط این خدمات بسیار متفاوت است و اصول سازماندهی و عملکرد آنها نیز متفاوت است. با این حال، می توان یک الگوریتم جهانی را توصیف کرد که می تواند برای بهینه سازی هر بخش، صرف نظر از هدف و ساختار سازمانی آن، استفاده شود. این همان کاری است که ما اکنون انجام خواهیم داد.

بهینه سازی چیست؟

بهینه سازی عملیاتی مجموعه ای از اقدامات با هدف افزایش کارایی یک بخش (یا یک شرکت به عنوان یک کل) است. ماهیت این رویدادها را می توان با شعار شناخته شده بیان کرد - "بالاتر، بیشتر، بهتر!" یعنی در نتیجه اقدامات انجام شده، تقسیم شروع به نشان دادن افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها و غیره می کند.

پس بیایید شروع کنیم. وظیفه ما توصیف مراحل جهانی بهینه سازی فعالیت های واحد است.

یک درخواست بهینه سازی ظاهر می شود

یک درخواست رسمی برای بهینه‌سازی می‌تواند هم از سوی مدیریت شرکت و هم از طرف رئیس یک بخش ارائه شود و به دنبال این باشد که «در اینجا چه چیزی باید برطرف شود». بر این اساس، در مورد دوم، درخواست معمولاً کاملاً کلی است و با هدف بهبود کلی سیستم انجام می شود و در مورد اول، بیشتر به دلیل نارضایتی از شاخص های خاص واحد ایجاد می شود. به عنوان مثال، رئیس یک شرکت ممکن است بخواهد هزینه های یک سرویس خاص را کاهش دهد. آنها می گویند او بیش از حد مصرف می کند. این تمایل به ویژه اغلب در رابطه با تقسیماتی ایجاد می شود که مستقیماً بر نتایج اقتصادی شرکت تأثیر نمی گذارد. یک مثال بخش پرسنل است، به خصوص اگر وظایف آن محدود به استخدام باشد.

اما تمایل به کاهش هزینه ها تنها انگیزه تغییر نیست. اغلب، نکته این است که بخش در شکل فعلی خود به اندازه کافی با مسئولیت های خود کنار نمی آید.

فرمول بندی درخواست به عنوان یک عنصر محرک عمل می کند؛ اینجاست که همه چیز شروع می شود. و اولین مرحله در این اقدام «تعریف مأموریت و کارکرد اقتصادی یگان» است.

تعریف ماموریت و کارکرد اقتصادی واحد

این نکته احتمالاً بیشترین تعجب را به همراه خواهد داشت. به نظر می رسد، چه چیزی برای تعیین وجود دارد؟ بخش فروش می فروشد، خدمات پیک تحویل می دهد، بخش تبلیغات تبلیغات می کند. و غیره. با این حال، همه چیز به این سادگی نیست.

بیایید با این واقعیت شروع کنیم که در تجارت امروز روسیه، دستگاه مفهومی کم و بیش مستقر است، اما با مسئولیت‌های شغلی در یک موقعیت، هنوز بسیار دور از یکپارچگی است. افرادی که موقعیتی با عنوان یکسان دارند ممکن است در شرکت های مختلف کارهای کاملاً متفاوتی انجام دهند. بارزترین مثال بازاریابان هستند. گستره وظایفی که ممکن است بر عهده آنها باشد از نوشتن مفهوم توسعه کسب و کار تا فروش شخصی را شامل می شود. در مورد مدیران منابع انسانی هم همینطور است. برای برخی آموزش، انگیزه، فرهنگ شرکتی است، در حالی که برای برخی دیگر استخدام مزمن ناامیدکننده است. و چنین گسترشی را می توان در اکثر شرکت ها یافت.

و به همین دلیل است که قبل از بهبود چیزی، باید تعیین کنید که این چیزی در ساختمان کلی شرکت چه جایگاهی را اشغال می کند.

بر این اساس، پاسخ به این سؤال شامل موارد زیر خواهد بود:

1. شرح وظایف خاص حل شده در سطح این واحد

2. محل تقسیم در فعالیت های کلی شرکت

3. تعیین مشارکت اقتصادی در فعالیت های عمومی شرکت

هنگام پاسخ دادن به این سؤالات، باید سعی کنید حداکثر وضوح و ویژگی را در جمله بندی حفظ کنید. با این حال، این کار "برای نمایش" انجام نمی شود، بنابراین فرمول بندی هایی مانند "کمک کردن به هر طریق ممکن در رشد رفاه شرکت" در اینجا مناسب نیستند.

تعریف معیارهای عملکرد

این نکته کلیدی است. بسته به آنچه که به عنوان معیار کارایی انتخاب می شود، تمام کارهای بعدی بر اساس آن انجام می شود. به عنوان یک قاعده، معیارها بر اساس وظایف تعریف شده در پاراگراف قبلی انتخاب می شوند. یعنی تجزیه و تحلیل مبتنی بر تحقق "اهداف قانونی" واحد است. به عنوان مثال، وظیفه "جلوگیری از سرقت اموال شرکت" برای سرویس امنیتی تعریف شده است - به این معنی که تعداد سرقت ها دقیقاً معیار این کار خواهد بود.

بنابراین، وظایف فرموله شده قبلی این فرصت را به ما می دهد تا اثربخشی اقدامات واحد را ارزیابی کنیم.

اگر با عدم امکان ارزیابی مواجه شدیم، به این معناست که تکالیف به صورت نادرست تدوین شده، در این فرآیند صورت بندی های مبهم و بی معنی صورت گرفته است و باید یک نقطه به عقب برگردیم. یک شستشو روی چوب وجود دارد، از نو شروع کنید.

اما اکنون - معیارها مشخص شده است و گام بعدی ما "ارزیابی اثربخشی واحد" خواهد بود.

ارزیابی عملکرد واحد

اینجا همه چیز روشن است. ما معیارهای عملکرد انتخاب شده را می گیریم و با توجه به هر یک از آنها وضعیت را ارزیابی می کنیم. برخی از چیزها را می توان به صورت عددی ارزیابی کرد، برخی بر اساس اصل "رضایت بخش/غیر رضایت بخش". در نتیجه، ما یک گزارش کلی از بخش دریافت می کنیم که وضعیت هر یک از وظایف محول شده را به وضوح ارائه می دهد. و با نگاهی دقیق به این گزارش، به مرحله بعدی می رویم - "تنظیم مشکلات بهینه سازی"

تنظیم مشکلات بهینه سازی

بدیهی است که این مرحله نیز دشوار نیست. لازم است نقاطی را که در طول ارزیابی بیشترین "افتادگی" را داشته اند بهینه شود. مسائل بهینه سازی باید به صورت مثبت فرموله شوند، به عنوان مثال. نتیجه مطلوب را به عنوان هدف نشان می دهد و نه عدم وجود نامطلوب. به بیان ساده، هدف «کاهش متوسط ​​مدت کار به یک هفته و نیم» هدف درستی است.

و اکنون، وقتی همه وظایف تنظیم شده اند، سرگرمی شروع می شود. یعنی - "اقدامات بهینه سازی"

اقدامات بهینه سازی

و، به اندازه کافی عجیب، ما این رویدادها را تقریباً با همان چیزی که نیم صفحه پیش بود آغاز می کنیم. یعنی از تحلیل. اما این تحلیل دیگری با هدف شناسایی ذخایر داخلی است. و با "تهیه یک لیست کلی از عملکردها در بخش" شروع می شود.

تهیه فهرست کلی از وظایف درون بخش

این فهرست به شرح وظایف دقیق نزدیک است، با این تفاوت که برای کل بخش به طور کلی انجام می شود. اما برای سادگی، باید بر اساس موقعیت های فردی تجزیه شود. بنابراین، ما لیست دقیقی از عملکردهای انجام شده توسط کارمندان بخش دریافت می کنیم. و ما ادامه می دهیم.

ارزیابی موفقیت انجام عملکردها

در اینجا، دوباره، ما در حال ارزیابی هستیم. اما نه به طور کلی، مانند قبل، بلکه برای هر یک از عملکردها. و ما تصویر واضحی از این که دقیقاً کدام کارکردها لنگ هستند و چگونه بین کارکنان توزیع می شوند به دست می آوریم.

در ساده ترین حالت، معلوم می شود که تمام شکست ها در یک فرد رخ می دهد و تصمیم درست جایگزینی این فرد است. اما این وضعیت باورنکردنی ترین است، زیرا این خرابکار حتی بدون هیچ تحقیقی قابل مشاهده بود. بنابراین، به احتمال زیاد، عملکردهای "افتاده" به طور مساوی بین کارکنان بخش توزیع می شود.

اگر مشخص شود که ارزیابی عملکرد عملکردها غیرممکن است، باید به طور جدی در مورد سیستم کنترل موجود و اینکه آیا اصلاً وجود دارد فکر کنید.

تعیین وابستگی عملکرد موفقیت آمیز عملکردها به عوامل ذهنی

در این مرحله، میزان ارتباط مشکلات عملکردی با ویژگی های شخصی کارکنان را تعیین می کنیم. به عنوان مثال، فردی در زندگی بسیار آرام است و دائماً با ضرب‌الاجل‌های انجام وظایف محوله مشکل دارد. بر این اساس، راه حل تغییر مسئولیت های او به نفع مسئولیت هایی است که نیاز به واکنش سریع ندارند.

تعیین وابستگی به عوامل درون یک بخش

اصلی ترین عامل داخلی موثر بر عملکرد، فضای کاری در بخش است. علاوه بر این، هر دو انحراف از وسط - اعم از مثبت و منفی - منجر به عواقب غم انگیزی می شود. اگر فضای نفاق، تقابل و پرخاشگری در بخش وجود داشته باشد، کار در بخشی که نیاز به تعامل بین فردی دارد، بدیهی است متوقف خواهد شد. با این حال، از سوی دیگر، اگر تیم "گرم" باشد، بیشتر زمان کار را می توان در نوشیدن چای و گفتگوهای "درباره زندگی" صرف کرد.

سایر عوامل داخلی منفی عبارتند از:

1. اتوماسیون ناکافی فرآیند (به عنوان مثال، پر کردن دستی اسناد، نگهداری پایگاه داده های کاغذی و غیره)

2. تکرار وظایف کارکنان

3. تعریف نامشخص مسئولیت های شغلی

4. در دسترس بودن کارکنان با تابعیت دوگانه

تعیین وابستگی اجرای موفقیت آمیز عملکردها به عوامل خارج از بخش

علاوه بر موارد فوق، پیگیری عوامل خارجی نیز ضروری است. اغلب، اقدامات بخش های مرتبط بر عملکرد یک واحد تأثیر منفی می گذارد. به عنوان مثال، کندی بخش خرید ممکن است به دلیل سرعت پرداخت فاکتورها توسط بخش حسابداری باشد. واضح است که در این شرایط تعدیل چیزی در تدارکات چندان منطقی نیست.

مثال‌های دیگر - در صورت عدم رعایت مهلت‌های استخدام کارمند یا تهیه یک برنامه بازاریابی، ممکن است کارکنان و بخش‌های بازاریابی مسئول نباشند، بلکه مدیرانی باشند که مسئولیت‌هایشان شامل تأیید نامزدها و مواد ارائه‌شده است (بعضی از مدیران واقعاً دوست دارند "دریافت کنند". چند هفته برای فکر کردن").

"نقشه برداری زمانی" - ترسیم نقشه ای از زمان صرف شده برای اجرای توابع توصیف شده (مشاهده)

بیایید بیشتر حفاری کنیم. حالا باید خودمان را به یک مداد، یک دفترچه و یک کرونومتر مسلح کنیم و چند روز در بخش مستقر شویم. در نتیجه این نشست، تصویری از استفاده از زمان کار در بخش دریافت می کنیم - چه کسی چقدر و برای چه چیزی خرج می کند. گاهی اوقات چیزهای عجیبی آشکار می شود. به عنوان مثال، ممکن است مشخص شود که اکثر کارمندان در زمان کار به راهرو چاپگر شبکه مشترک نصب شده در آنجا می روند و سپس به دنبال اسناد خود در سایر بخش ها می گردند (جایی که به طور تصادفی از انبوه عمومی به سرقت رفته اند).

در هر صورت، داده هایی که دریافت می کنیم ارزشمند هستند. از آنها بلافاصله مشخص می شود که سال های زندگی ما به کجا می روند.

نقشه برداری تموگرافی (بررسی)

بلافاصله پس از رویداد مشاهده، ما یک نظرسنجی را با هدف مشابه انجام می دهیم. ما از کارمندان دعوت می کنیم تا در مورد جایی که بیشتر وقت خود را سپری می کنند صحبت کنند. ما عبارات را در یک جدول خلاصه می کنیم و جدول را با داده های مشاهده مقایسه می کنیم.

ارائه پیشنهادات برای بهبود (نظرسنجی)

یک رویداد دموکراتیک دیگر. ما از کارمندان دعوت می کنیم تا در مورد موضوع "چه چیزی شما را در کار بخش آزار می دهد و چه چیزی می تواند بهبود یابد؟" صحبت کنند. نتایج لزوماً با عمق تجزیه و تحلیل شگفت‌زده نمی‌شوند (برخی از افراد فقط از نبود صابون در توالت ناراحت هستند) اما در هر صورت ارزش گوش دادن به نظر "مردم" را دارد.

جستجوی فرصت هایی برای ادغام عملکردهای مشابه

مرحله تحلیلی را می توان تکمیل شده در نظر گرفت و اکنون مستقیماً به سمت بهبودها پیش می رویم. اولین مورد از این موارد «جستجوی فرصت‌هایی برای ادغام عملکردهای مشابه» خواهد بود. نکته این رویداد این است که عملکردهای مشابهی که زمان را از کارمندان مختلف می گیرد به یک کارمند جداگانه اختصاص داده می شود. نمونه های زیادی از این راه حل ها وجود دارد. این یک منشی تلفنی است که راه را به دفتر می‌گوید و در پایان مکالمه مشترک به آن تغییر می‌کند. این نیز یک اپراتور رایانه شخصی است که در بخش حسابداری مسئولیت ورود اسناد اولیه را بر عهده دارد و متخصصان واجد شرایط بیشتری را از این روال خلاص می کند. اینها "فروشندگان تلفن" هستند - تماس گیرندگان در بخش فروش و محققان در آژانس های استخدام. و بسیاری از گزینه های دیگر وجود دارد.

ادغام توابع باعث صرفه جویی در وقت متخصصان گران قیمت و افزایش بهره وری کلی بخش می شود.

یافتن فرصت های اتوماسیون

اتوماسیون نقطه قوت تجارت مدرن است. در واقع، در فرآیند کسب و کار یک سازمان معمولی تعداد زیادی "گره" وجود دارد که باید به فرمت دیجیتال تبدیل شوند. بر این اساس، این گره ها باید شناسایی و مشخص شوند که چگونه اتوماسیون را در خدمت انسان قرار دهند. معرفی اتوماسیون در یک بخش می تواند بهره وری نیروی کار را تا 100٪ افزایش دهد و کارکنان را از کارهای معمولی رها کند و زمان ارتباط و جستجوی اسناد مورد نیاز را کاهش دهد.

هنگامی که به دنبال فرصت های اتوماسیون هستید، باید بر نیازهای کلی شرکت تمرکز کنید. اگر شرکت قصد خرید یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار واحد را داشته باشد، شاید مشکلات بخش توسط آن حل شود. اگر قصد اجرای یک CRM عمومی را ندارید، ممکن است ارزش خرید یا ایجاد نوعی راه حل استاندارد در سطح بخش را داشته باشد. و، در هر صورت، امکان خودکارسازی عملکردهای فردی با استفاده از برنامه‌های «خانه‌ای» بدون هدف «مدیریت بخش دیجیتال 100 درصد» وجود دارد.

یافتن فرصت های آموزشی

ما این نکته را در آخر قرار می دهیم، علیرغم این واقعیت که در بسیاری از بخش های پرسنلی "آموزش" در خط اول اولویت ها قرار دارد. با این حال، یادگیری برای یادگیری متفاوت است. و از آنجایی که در مورد ما یادگیری به خودی خود یک هدف نیست، بلکه وسیله ای برای بهبود است، به نکات زیر توجه می کنیم:

1. بهینه سازی کار در نتیجه آموزش پرسنل همیشه امکان پذیر نیست، زیرا تعداد زیادی از عوامل وجود دارد که از قبل در نظر گرفته نمی شوند. اینها شامل انگیزه پایین کارکنان، توانایی های یادگیری متفاوت در بین کارکنان مختلف، صلاحیت ناکافی مربی، انطباق ناکافی دوره آموزشی با نیازهای شرکت و غیره است.

2. مردم، متاسفانه، مواد بسیار مقاوم نیستند. بنابراین، سرمایه گذاری در آموزش تنها به شرطی توجیه می شود که کارمند آموزش دیده برای مدت زمان کافی در شرکت کار کند تا وجوه سرمایه گذاری شده در او را "بازگشت" کند. اما همیشه هم به این صورت نیست.

با این حال، اگر تحقیق نیاز به آموزش را شناسایی کرده باشد، باید آموزش انجام شود. شرط اصلی که در این مورد باید رعایت شود، ردیابی اثربخشی آموزش است که واقعاً چقدر بازده واحد تغییر کرده است.

ارزیابی اقتصادی چشم انداز بهینه سازی

بنابراین، پس از انتخاب گزینه های بهینه سازی، به ناخوشایندترین لحظه می رسیم. یعنی برآورد هزینه های انجام این فعالیت ها و مقایسه آنها با اثر اقتصادی پیش بینی شده ضروری است. چرا این مرحله را ناخوشایندترین می نامیم؟ بله، زیرا اینجاست که مقیاس غیرقابل مقایسه هزینه ها و منافع اکتسابی مشخص می شود. به این معنا که هزینه ها زیاد است، اما سود آن افسوس. اما، با این وجود، دقیقاً این مرحله است که تعیین می‌کند کدام دگرگونی‌ها باید «شروع زندگی» شوند. و مهم نیست که چقدر تلخ باشد، ارزش دارد که بی رحمانه از "بهبودها به خاطر بهبودها" امتناع کنیم - تحولاتی که برای خود هزینه ای ندارند. زیرا در درازمدت، چنین «نوآوری‌هایی» تنها منجر به ناامیدی خواهد شد.

و این همه، در واقع. تقریبا همه. زیرا پس از اجرای راهکارهای انتخاب شده، ارزیابی اثربخشی آنها ضروری خواهد بود. اما این در حال حاضر بازگشتی است به همان ابتدای داستان ما - "ارزیابی اثربخشی یک واحد".

بهینه سازی های موفق برای شما!