কিভাবে কোম্পানির বর্তমান কার্যক্রম অপ্টিমাইজ করবেন? অপটিমা এলএলসি-এর উদাহরণ ব্যবহার করে সংস্থার কর্মী ব্যবস্থাপনা পরিষেবার কাজ অপ্টিমাইজ করার জন্য প্রস্তাবগুলির বিকাশ। কাজের প্রক্রিয়া এবং দক্ষতা অপ্টিমাইজ করার জন্য
একটি সাধারণ ভুল ধারণা রয়েছে যে জীবনের সবকিছুই সময়মতো চলে আসে। আমরা প্রতিদিন এই বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করি:
"যদি আরও সময় পেতাম"
"আমার আর কয়েক মিনিট দরকার"
"কয়েক ঘন্টা কাজ, এটাই সব।"
আমরা বিশ্বাস করি যে আমাদের কাছে আরও কিছু সময় থাকলে সবকিছু অর্জন করা যেতে পারে। আমরা ভুলভাবে বিশ্বাস করি যে এটি সমস্ত পরিমাণের বিষয়ে, কিন্তু আমাদের কাজের দিন ইতিমধ্যেই অনেক দীর্ঘ। "কাজের সময় জ্বলে না" কীভাবে সবকিছু পরিচালনা করবেন - আমাদের আজকের নিবন্ধটি পড়ুন।
স্বাধীনতার শিকল
শৈশব থেকেই, আমাদের সময়-ভিত্তিক রুটিনের গুরুত্ব শেখানো হয়। স্কুলের দিন 8 ঘন্টা স্থায়ী হয়, এবং পাঠের কাঠামো সময়ের দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়, কতটা শিখতে হবে তা দ্বারা নয়। আমাদের শেখানো হয় যে কাজ শেষ করার চেয়ে সময়সীমা পূরণ করা বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
যাইহোক, আমরা এখন এই সাধারণভাবে স্বীকৃত অভ্যাস থেকে ক্রমশ দূরে সরে যাচ্ছি। আরও বেশি সংখ্যক মানুষ দূর থেকে, খণ্ডকালীন, চুক্তিতে বা ঘূর্ণায়মান ভিত্তিতে কাজ করছে। আট ঘন্টার কর্মদিবস অদৃশ্য হয়ে যাচ্ছে, কিন্তু এটা কি সময়ের সীমাবদ্ধতার শেষের জন্য আমরা আশা করছিলাম?
যেখানেই এবং যখন খুশি আমাদের পেশাগত দায়িত্ব পালনের স্বাধীনতা আমাদের যেকোনো সুবিধাজনক সময়সূচী অনুযায়ী কাজ করার সুযোগ দেয়। এর মানে হল আমরা সংক্ষিপ্ত সময়সীমা পূরণ করতে পারি বা কাজগুলিতে অনেক সময় ব্যয় করতে পারি - যতক্ষণ কাজ শেষ হয়। যাইহোক, গবেষণা দেখায় যে যাদের সময়সূচী তাদের কম কাজ করতে দেয় তারা উল্লেখযোগ্যভাবে বেশি কাজ করে।
আন্তর্জাতিক শ্রম সংস্থার কাজের সময় এবং উৎপাদনশীলতার উপর একটি সমীক্ষায় দেখা গেছে যে গড় নমনীয় কর্মী সপ্তাহে 54 ঘন্টা কাজ করে, যেখানে একটি কঠোর সময়সূচী সাপেক্ষে প্রতি সপ্তাহে মাত্র 37 ঘন্টার তুলনায় এই 17 অতিরিক্ত ঘন্টা "স্বাধীনতা" এর ফলাফল। "নিজের সময়সূচী সেট করা। সময়সূচী, তবে আরও খারাপ যে এই ঘন্টাগুলি কাজের গুণমান এবং উত্পাদনশীলতাকে প্রভাবিত করে না।
অর্গানাইজেশন ফর ইকোনমিক কো-অপারেশন অ্যান্ড ডেভেলপমেন্ট যখন 60-বছরের সময়কালে 18টি ইউরোপীয় দেশে উত্পাদনশীলতার উপর কাজের ঘন্টার প্রভাব অধ্যয়ন করে, তখন দেখা যায় যে কাজের সময় বৃদ্ধির সাথে সাথে প্রতি ঘন্টায় উত্পাদনশীলতা সবসময় হ্রাস পায়। এছাড়াও, এটি লক্ষ্য করা গেছে যে কাজের সময় বৃদ্ধির অনুপাতে ফলাফলের অবনতি ঘটে।
একটি নির্দিষ্ট বিন্দুর পরে, জিনিসগুলি আরও খারাপ হয়ে যায়, কারণ পরের দিন ঘন্টাগুলি আগের দিনের ভুলগুলি খুঁজে বের করতে এবং সংশোধন করার জন্য ব্যয় করা হবে।
কেন এটা ঘটবে?
আমরা সকলেই সেই পরিস্থিতির সাথে পরিচিত যখন, খুব ক্লান্ত এবং মানসিকভাবে ক্লান্ত বোধ করি, আমরা কাজ চালিয়ে যাই - শুধুমাত্র একটি নতুন মন নিয়ে এটির বেশিরভাগ পুনরায় করার জন্য। সম্ভবত এটি গর্ব বা দায়িত্ববোধ, যদিও পারকিনসন্স আইনটি আরও সঠিক বলে মনে হয়: "কাজের জন্য ঠিক ততটা সময় লাগে যতটা বরাদ্দ করা হয়।"
এই "আইন" সিরিল নর্থকোট পারকিনসন দ্য ইকোনমিস্ট ম্যাগাজিনে একটি হাস্যকর প্রবন্ধে কণ্ঠ দিয়েছেন। পারকিনসন এই উদাহরণ দেয়:
“একজন বৃদ্ধ মহিলা যার হাতে প্রচুর সময় ছিল সে পুরো দিন লিখতে এবং বগনর রেজিসে তার ভাগ্নির কাছে একটি কার্ড পাঠাতে পারত। এক ঘণ্টা পোস্টকার্ড খুঁজতে, আরেক ঘণ্টা চশমা খুঁজতে, আধা ঘণ্টা ঠিকানা মনে রাখার চেষ্টা করতে, এক ঘণ্টা দেড়েক লেখা, আর বিশ মিনিট ঠিক করতে হবে যে পাশের রাস্তায় ডাকবাক্সে হাঁটতে ছাতা নিতে হবে কিনা। . যে সমস্ত কাজে একজন ব্যস্ত মানুষের জন্য তিন মিনিটের বেশি সময় লাগে না তা সারাদিনের সন্দেহ, দুশ্চিন্তা এবং পরিশ্রমের পরে অন্য একজনকে মারা যেতে পারে।
আমরা একটি কাজের জন্য যত বেশি সময় ব্যয় করি, তত বেশি সময় আমরা ব্যয় করি এবং যত বেশি সময় ব্যয় করি, আমরা সেই কাজটি নিজেই শেষ করে ফেলি। একবারে কয়েক ঘণ্টা পূর্ণ ক্ষমতায় কাজ করা অসম্ভব। অনুপ্রেরণা, ইচ্ছাশক্তি এবং ফোকাস হল সীমিত সংস্থান যা সারাদিন অল্প পরিমাণে ব্যবহার করতে হবে। বেশি সময় ব্যয় করা কেবল প্রেরণাকে হত্যা করে এবং কাজটিকে আরও খারাপ করে তোলে।
তাহলে, আপনি যদি কম কাজ করেন তবে আপনি আরও উত্পাদনশীল হতে পারবেন?
এটা প্রায়ই মনে হয় আমাদের বন্ধুদের সাথে কাটাতে, সম্পর্ক বজায় রাখার জন্য এবং আমাদের খুশি করার জন্য পর্যাপ্ত সময় নেই।
যদিও পরিবার এবং বন্ধুদের সাথে সম্পর্ক মৌলিক মূল্য, এই সমস্যাটি এখনও বেশিরভাগের জন্য প্রাসঙ্গিক।
কম কাজ করতে সক্ষম হওয়া আপনাকে সামাজিকীকরণ এবং ব্যক্তিগত সুস্থতার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত জিনিস করার জন্য সময় দেয়। নিখুঁত শোনাচ্ছে, তাই না? কাজে কম সময় ব্যয় করুন, এবং আপনি অবসর সময় কাটাতে এবং আপনার পছন্দের লোকদের সাথে দেখা করার জন্য আরও বেশি সময় পাবেন।
তবে, তা নয়।
স্ট্যানফোর্ড ইউনিভার্সিটির ক্রিস্টোবাল ইয়াং এবং শায়ুন লিমের একটি গবেষণায় দেখা গেছে যে 500,000 কর্মীদের মধ্যে বেশিরভাগের সুখের মাত্রা কাজের সপ্তাহের দৈর্ঘ্যের উপর নির্ভর করে। আমরা সপ্তাহান্তে একেবারে খুশি এবং সোমবার এবং মঙ্গলবার অন্তত খুশি বোধ করি। স্পষ্ট, ডান?
আশ্চর্যজনকভাবে, একই প্রবণতা বেকারদের মধ্যে বিদ্যমান: এমনকি যাদের সপ্তাহে কর্মস্থলে উপস্থিত থাকার প্রয়োজন ছিল না তারা এখনও সপ্তাহের দিনগুলিতে কম খুশি বোধ করে। ইয়াং এবং লিম এই বিষয়টিকে দায়ী করেছেন যে অন্য লোকেদের সাথে সংযোগ স্থাপন করা আমাদের সুস্থতার জন্য কেবল অবসর সময়ের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ: আপনি যদি দিনটি কেবল নিজের জন্য ব্যয় করেন তবে আপনি আপনার ছুটি পুরোপুরি উপভোগ করবেন না।
শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ কাজেই সময় ব্যয় করুন
সুতরাং, আমরা যদি কাজে বেশি সময় ব্যয় করি তবে আমরা ভাল পারফর্ম করতে পারব না, এবং যদি আমাদের আরও বেশি সময় থাকে তবে আমরা খুশি হব না।
শেষ ফলাফলের পরিবর্তে উত্পাদনশীলতার দিকে মনোনিবেশ করাই আমাদের লক্ষ্য।
সম্পদ এবং সময় ব্যয় করে কাজের ন্যায্যতা দিয়ে, আমরা ফাঁদে পড়ে যাই: উদাহরণস্বরূপ, “আমি এতে 60 ঘন্টা/4 মাস/8 বছর ব্যয় করেছি। আমি সাফল্যের যোগ্য।"
একটি আধুনিক কথা বলে যে এটি সময় নয়, কিন্তু কাজ নিজেই। অনেক দূরবর্তী বা নমনীয় কর্মীদের জন্য, এর মানে হল যে কোনও খরচে এটি করা, কিন্তু অনেক বেশি সময় ব্যয় করার পরিবর্তে x পরিমাণে খুশি হওয়া কেবল হাস্যকর। একটি কাজে কতটা সময় ব্যয় করা হয়েছে এবং এটি কতটা ফলপ্রসূ ছিল তা না ভেবে যদি আমরা কেবল কী করা হয়েছে তা নিয়ে চিন্তা করি, আমরা সম্পূর্ণ চিত্রটি দেখতে পাব না।
হোয়ার্টন স্কুল অফ বিজনেসের লিন উ যেমন ব্যাখ্যা করেছেন, এর ফলাফল দ্বারা উত্পাদনশীলতা পরিমাপ করা অর্থহীন। উত্পাদনশীলতা শুধুমাত্র কি করা হয় তা নয়, আপনি একটি টাস্কে কতটা কার্যকরভাবে কাজ করেছেন তাও।
লন্ডন বিজনেস স্কুলের জুলিয়ান বিরকিনশোর একটি সাম্প্রতিক সমীক্ষায় দেখা গেছে যে বেশিরভাগ জ্ঞান কর্মী - প্রকৌশলী, লেখক এবং যারা "জীবিকার জন্য চিন্তা করেন" - তাদের গড়ে 41% সময় ব্যয় করেন এমন কাজ করতে যা অন্যরা সহজেই করতে পারে।
আমরা সহজাতভাবে এমন কাজগুলিতে লেগে থাকি যা আমাদের "ব্যস্ত" রাখে (এবং তাই গুরুত্বপূর্ণ)। আমাদের সময়সূচী মিনিটে মিনিটে নির্ধারিত হলে আমরা ভাল বোধ করি এবং এটি সহজ হওয়ার জন্য এবং আমাদের জীবনের প্রয়োজনের জন্য সময় পাওয়ার জন্য আমাদের অপেক্ষা করতে হবে। অস্বাভাবিকভাবে, আমরা সকলেই আরও বেশি অবসর সময় চাই এবং তবুও এমন জিনিসগুলি ধরে রাখি যা এটি কেড়ে নেয়।
আরও দক্ষতার সাথে কাজ করার ইচ্ছা ট্র্যাক করা খুব কঠিন। দক্ষতায় বিনিয়োগ করা, পরিকল্পনা করা বা নিজেকে মুক্ত করার জন্য অন্যদের প্রশিক্ষণ দেওয়া সেই কাজের জন্য সময় মুক্ত করে যা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ - কেবল সেই জিনিসগুলি নয় যা আমাদের "ব্যস্ত" রাখে।
কাজ এবং জীবন পুনর্বিবেচনা
জীবনের সমস্ত দিক - কাজ এবং ব্যক্তিগত উভয় ক্ষেত্রেই - এটি সময়ের পরিমাণ সম্পর্কে নয়। আমাদের এটির উপর কোন নিয়ন্ত্রণ নেই: দিনে ঘন্টা যোগ করার কোন উপায় নেই। দীর্ঘ কর্মদিবস এবং নিদ্রাহীন রাতের যৌগিক প্রভাব হল যে আপনি প্রায় সবসময় খারাপ পারফর্ম করেন।
এটি গুণমান, দক্ষতা, কাজের জন্য কতটা সময় ব্যয় করতে হবে তা নির্ধারণ করার ক্ষমতা এবং এই সময়টিকে আরও কার্যকরভাবে কীভাবে ব্যবহার করা যায় তা নির্ধারণ করার বিষয়ে। যখন আমরা এইভাবে চিন্তা করি, তখন আমরা আমাদের দিনের পরিমাপের একক হিসাবে সময়কে উপলব্ধি করা বন্ধ করি।
আপনার সময়ের সাথে কীভাবে আরও বেশি উত্পাদনশীল হতে হবে তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার বিভিন্ন উপায় রয়েছে - যার প্রতিটি আপনার কার্যকারিতার সূচক হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।
1. কাজের পরিকল্পনা করুন, সময় নয়।
তার প্রবন্ধে, পল গ্রাহাম পরামর্শ দিয়েছেন যে লেখক এবং প্রোগ্রামারদের মতো পেশাদারদের জন্য সময়ের এককটি আদর্শ সময়সূচীর ঘন্টা বা আধা ঘন্টার ব্যবধানের পরিবর্তে কমপক্ষে অর্ধেক দিন।
কাজটি সবচেয়ে ভাল কাজ করে যখন এটির জন্য কঠোর সময়সীমা এবং সময়সূচীর প্রয়োজন হয় না। পড়া, লেখা, সম্পাদনা - এই সমস্ত ক্রিয়াকলাপগুলি আরও ভাল যদি আপনাকে সময় বাড়াতে না হয় বা বিপরীতভাবে, সময়সীমা পূরণের জন্য তাড়াহুড়া করতে হয় না।
ফলাফলের জন্য কাজ করা আপনাকে সাফল্যের অনুভূতি দেয় এবং আপনি কার্যকরভাবে কাজ করছেন কিনা সেই প্রশ্নের উত্তর দিতে সাহায্য করে।
2. অর্থ পাওয়া গেলে কাজ করতে থাকুন।
অনুপ্রেরণা এবং শক্তি সীমিত সম্পদ; সেগুলি নষ্ট করা আমাদের সম্ভাবনাকে নষ্ট করে এবং কাজকে অর্থহীন করে তোলে।
অনুপ্রেরণা এবং বিলম্বের উপর ডঃ স্টিলের পরীক্ষাগুলি দেখিয়েছে যে তাত্পর্য হল প্রেরণা বজায় রাখার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিক। যখন আমরা যে কাজটি করি তা গুরুত্বপূর্ণ মনে হয়, আমরা এটি সম্পূর্ণ করতে সবচেয়ে বেশি অনুপ্রাণিত হই। তাহলে কেন থামবেন? মিটিং পুনঃনির্ধারণ করা যেতে পারে, কিন্তু কাজের উত্তেজনা পুনরুদ্ধার করা এত সহজ নয়।
3. আরও ভাল, দ্রুত, শক্তিশালী হন
হেনরি ডেভিড থোরো যেমন বলেছিলেন, "ব্যস্ত থাকাই যথেষ্ট নয়: পিঁপড়াও তাই। প্রশ্ন হল আপনি কি করছেন।"
আমাদের প্রতিদিন গুরুত্বপূর্ণ কিছুতে ফোকাস করতে শিখতে হবে, এটি আমাদের সম্পন্ন বোধ করবে।
শুধু সারাদিনের জন্য কাজ করতে যাবেন না এবং নিজেকে পিঠে চাপাবেন-আপনার কাজ করার দিকে মনোনিবেশ করুন এবং এতে সন্তুষ্টি অনুভব করুন এবং তারপরেই চলে যান।
আমরা যদি আমাদের চিন্তাভাবনা পরিবর্তন করি তবেই আমরা আমাদের কাজের পদ্ধতি পরিবর্তন করতে পারি।
4. সাহায্যের জন্য জিজ্ঞাসা করুন
আমরা প্রায়ই আমাদের কাজে এতটাই ডুবে থাকি যে সাহায্য চাওয়ার সুযোগ ভুলে যাই। বিশেষ করে ছোট কোম্পানীতে, যেখানে মনে হয় যে প্রতিটি কর্মচারী সর্বাধিক কাজের সাথে লোড, আপনার অনুরোধের সাথে কারও কাজের প্রক্রিয়াকে বাধা দেওয়ার ধারণাটি অদ্ভুত বলে মনে হয়।
যাইহোক, একটি ছোট প্রশ্ন বা ছোট কথোপকথন নির্ধারণ করতে পারে যে আপনি একটি কাজে 5 মিনিট বা এক ঘন্টা ব্যয় করেছেন।
আপনার চারপাশের লোকদের জ্ঞান ব্যবহার করুন যাতে আপনি কার্যকরভাবে একসাথে কাজ করতে পারেন।
উপসংহারের পরিবর্তে
আপনার আর সময়ের প্রয়োজন নেই - আপনার জ্ঞানের সাথে সময় কাটানো দরকার।
এটি শুধুমাত্র এই বোঝার সাথে আসে যে কাজের জন্য দীর্ঘ সময় ব্যয় করা এটিকে ভাল করে না।
শেঠ গডিন যেমন স্পষ্টভাবে বলেছেন, "আপনার আর সময় লাগবে না... আপনাকে শুধু শিখতে হবে কিভাবে ভালো সিদ্ধান্ত নিতে হয়।" সময় প্রায় সবসময় মানের বিষয়, পরিমাণ নয়, তাই লক্ষ্য নির্ধারণ করুন এবং সেগুলি অর্জন করুন।
একটি প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন হল অনুক্রমিক ক্রিয়াগুলির উন্নতি যা তাদের বাস্তবায়নের জন্য সর্বোত্তম বিকল্পটি বেছে নিয়ে এন্টারপ্রাইজের জন্য নির্ধারিত লক্ষ্যগুলি অর্জনের লক্ষ্যে। এটি একটি আধুনিক কোম্পানির কার্যকর অপারেশনের জন্য একটি অনিবার্য প্রক্রিয়া।
একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া হল কর্মের একটি সেট যা একটি নির্দিষ্ট ফলাফলের দিকে নিয়ে যায়। প্রতিটি প্রক্রিয়ার একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য, মূল কর্মের নিজস্ব ক্রম এবং একটি পূর্বাভাসিত ফলাফল রয়েছে। বিভিন্ন উদ্যোগে সঞ্চালিত এই প্রক্রিয়াগুলির সংখ্যা এবং লক্ষ্যগুলি ভিন্ন এবং সরাসরি ব্যবসার ধরন, কোম্পানির আকার, মালিকদের ব্যক্তিগত গুণাবলী এবং পরিচালনার উপর নির্ভর করে। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন কার্যকর হওয়ার জন্য এই সমস্তগুলি অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত।
একটি কার্যকর ব্যবসা তৈরি করার জন্য, বিপণন কৌশলটি বাস্তবায়নের জন্য পদ্ধতির বাস্তবায়নের সাথে সমন্বয় করা গুরুত্বপূর্ণ। যাইহোক, এটিও ঘটে যে একটি পর্যাপ্ত কৌশল রয়েছে, এর বাস্তবায়নের জন্য ব্যবস্থা তৈরি করা হয়েছে, কিন্তু কোন ফলাফল নেই: পরিকল্পিত সূচকগুলি অর্জন করা সম্ভব নয়। সম্ভবত এগুলি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের নিম্ন, পদ্ধতিগত স্তরের সমস্যা। আসুন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান, এর বর্ণনা এবং মডেলিংয়ের ঘটনাটি বোঝার চেষ্টা করি।
উন্নয়নের একটি নির্দিষ্ট স্তর পর্যন্ত, একটি এন্টারপ্রাইজ সম্পূর্ণরূপে অপ্টিমাইজেশান ছাড়া করতে পারে। যাইহোক, এমন অনেকগুলি কারণ রয়েছে যা "ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে নামার সময়" সংকেত দেয় এবং নিঃসন্দেহে, তারা এই মুহূর্তটিকে কাছাকাছি নিয়ে আসে:
- কর্মীদের বৃদ্ধি;
- ব্যবস্থাপনা স্তরের সংখ্যা বাড়ছে;
- বিভাগের সংখ্যা বাড়ছে;
- বিভাগগুলি ভৌগলিকভাবে বিভক্ত;
- কোন বা অনুন্নত ইউনিফাইড তথ্য সিস্টেম নেই.
সুতরাং, একদিন আপনি কোম্পানিতে আবিষ্কার করবেন:
- সিদ্ধান্ত খুব ধীরে ধীরে করা হয়;
- সিদ্ধান্ত খুব ধীরে এবং খারাপভাবে বাস্তবায়িত হয়;
- এটা দেখা যাচ্ছে যে পর্যায়ক্রমে কার্যকলাপের কিছু দিক অনিয়ন্ত্রিত থাকে;
- অনিয়ন্ত্রিত অধিকার, কর্তব্য এবং দায়িত্বের সাথে যুক্ত কর্মীদের মধ্যে মানসিক উত্তেজনার বৃদ্ধি লক্ষ্য করুন;
- প্রাথমিক কাজের ক্রিয়াকলাপের জন্য অনেক সময়, প্রচেষ্টা, অনুমোদন, মেমো এবং ফোন কল প্রয়োজন।
এই লক্ষণগুলির উপস্থিতি পুনর্গঠনের একটি গুরুতর কারণ; ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন প্রয়োজন। এটি লক্ষণীয় যে কিছু ক্ষেত্রে এই ধরনের পূর্বশর্তগুলি হওয়ার জন্য অপেক্ষা না করে এই কাজটি চালানোর পরামর্শ দেওয়া হয় (পরিচালনা কাঠামোতে একটি উল্লেখযোগ্য পরিবর্তন, একটি নতুন আইএসের ব্যবহার ইত্যাদি)
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির জন্য এই সরঞ্জামটির পছন্দটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রায় সিদ্ধান্তমূলক বলে মনে করা হয়। যাইহোক, বর্ণনার জন্য প্রোগ্রামটি তখনই গুরুত্বপূর্ণ যদি একটি নির্দিষ্ট তথ্য ব্যবস্থায় (IS) তাদের আরও বাস্তবায়নের জন্য বিকাশ করা হয়। বেশিরভাগ আধুনিক তথ্য সিস্টেমের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি বিকাশের জন্য তাদের নিজস্ব সরঞ্জাম রয়েছে, তাই সেগুলি বর্ণনা করার জন্য সফ্টওয়্যার নিয়ে আলোচনা করার কোনও মানে হয় না।
লক্ষ্য করুন যে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অংশগ্রহণকারীদের জন্য প্রয়োজন, বিকাশকারীদের জন্য নয়, এবং একটি সফ্টওয়্যার বর্ণনার সরঞ্জাম বেছে নেওয়ার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মানদণ্ড হল অনুমোদন, অপ্টিমাইজেশান, সম্পাদন এবং আধুনিকীকরণের পর্যায়ে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাছে এর অ্যাক্সেসযোগ্যতা৷
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া মডেল "যেমন আছে" এবং "যেমন"
স্ট্যান্ডার্ড মডেলিং স্কিমগুলির মধ্যে রয়েছে, প্রথম পর্যায়ে, বর্তমান "যেমন আছে" ("যেমন আছে") এর একটি বিবরণ, তারপরে "TO BE" ("যেমনটি হওয়া উচিত") এর অপ্টিমাইজেশন। কিছু গ্রাহক প্রথম পর্যায়ে বর্ণনা করার উপযোগিতা বুঝতে পারে না। এটি তাদের জন্য যথেষ্ট যে পারফরমাররা নতুন, সঠিক ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া নিয়ে আসে এবং "AS IS" মডেলটিকে বাজেট বাড়ানোর প্রচেষ্টা হিসাবে বিবেচনা করা হয়।
অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে এই ধরনের একটি বাস্তবায়ন কৌশল, যা বিদ্যমান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার উপর ভিত্তি করে নয়, তাকে বলা হয় রিইঞ্জিনিয়ারিং, যা "ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন" ধারণার সাথে একটি অস্পষ্ট সাদৃশ্য রয়েছে। "AS IS"-এর বর্ণনাটি বেশ কয়েকটি বিদ্যমান দ্বন্দ্ব চিহ্নিত করা এবং প্রক্রিয়াগুলির প্রাথমিক অপ্টিমাইজেশন করা সম্ভব করে তোলে। এটি অবশ্যই সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা আলোচনা করা উচিত এবং স্বাক্ষরের মাধ্যমে সম্মত হওয়া উচিত।
অপ্টিমাইজেশান প্রক্রিয়া
আপনি নির্দিষ্ট মানদণ্ড অনুযায়ী কিছু অপ্টিমাইজ করতে পারেন। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির জন্য, এই ধরনের মানদণ্ড হল খরচ, সময়কাল, লেনদেনের সংখ্যা ইত্যাদি। এই মানদণ্ডগুলি প্রক্রিয়াগুলির "বাহ্যিক" এবং আরও সাধারণ ব্যবস্থাপনা কাঠামো থেকে উদ্ভূত হয়। এর এটা বের করার চেষ্টা করা যাক.
উদাহরণস্বরূপ, একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করা যেমন একটি দোকানে গ্রাহক পরিষেবা। একটি অপ্টিমাইজেশান মানদণ্ড হিসাবে কি চয়ন করতে হবে - দাম বা গুণমান? যদি এটি মধ্যবিত্তের জন্য ডিসকাউন্ট সহ একটি স্টোর হয় তবে আমরা প্রথম মানদণ্ডটি বেছে নিই; যদি এটি একটি অভিজাত বুটিক হয় তবে দ্বিতীয়টি। দেখা যাচ্ছে যে একটি অপ্টিমাইজেশান মানদণ্ড বেছে নিয়ে, আমরা কৌশল নির্ধারণ করি এবং স্টোরের অবস্থান নির্ধারণ করি।
এইভাবে, অপ্টিমাইজেশান মাপদণ্ডের সাহায্যে, নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার স্তরটি একটি উচ্চ স্তর - কৌশল মেনে চলতে শুরু করে।
বাস্তবায়ন
বাস্তবায়ন পদ্ধতিটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির সাথে কাজ করার সবচেয়ে কঠিন পর্যায়। এটি অনেক বেশি সফল যদি এটি এন্টারপ্রাইজ তথ্য সিস্টেম দ্বারা সমর্থিত হয়। যাইহোক, এই ধরনের সুযোগ সবসময় উপলব্ধ বা সম্পূর্ণরূপে পাওয়া যায় না। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে আপ টু ডেট বাস্তবায়ন এবং রাখা প্রয়োজন:
- কর্মীদের তথ্যের সাথে যোগাযোগ করা যে কাজটি এন্টারপ্রাইজে তৈরি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ভিত্তিতে করা উচিত;
- প্রতিষ্ঠিত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির সাথে কর্মীদের সম্মতির উপর নিয়ন্ত্রণ অনুশীলন করা;
- ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির ব্যবহারের দক্ষতা এবং কার্যকারিতার পর্যায়ক্রমিক বিশ্লেষণ পরিচালনা করা;
- তাদের দক্ষতা এবং কার্যকারিতার উপর ডেটার ধ্রুবক বিশ্লেষণের উপর ভিত্তি করে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন।
পরিবর্তন
সময়ের সাথে সাথে, যেকোনো অপ্টিমাইজ করা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার জন্য সামঞ্জস্য বা প্রতিস্থাপনের প্রয়োজন হবে। একদিকে, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অবশ্যই বাস্তবতার সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হতে হবে এবং অন্যদিকে, তারা অবশ্যই এন্টারপ্রাইজের স্বাভাবিক বিকাশে হস্তক্ষেপ করবে না। অতএব, তাদের সময়মত পরিবর্তন প্রয়োজন। নতুন সংস্করণটি সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা সম্মত হবে এবং সমস্ত আগ্রহী ব্যক্তিদের সাথে যোগাযোগ করা হবে।
এই ক্ষেত্রে, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সিস্টেমগুলি বাস্তব হাতিয়ার হয়ে ওঠে যা পদ্ধতিগত স্তরে ব্যবসা করার দক্ষতা বাড়ায়।
একটি প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ধরন
- প্রধানটি হল ক্লায়েন্টের চাহিদা মেটানো এবং এন্টারপ্রাইজের জন্য লাভ করা;
- সহায়ক - এন্টারপ্রাইজের স্বাভাবিক ক্রিয়াকলাপের জন্য প্রয়োজনীয়, ক্লায়েন্টের জন্য কোনও মূল্য নেই;
- ম্যানেজারিয়াল - এন্টারপ্রাইজ, এর বিভাগ এবং পরিচালনার জন্য লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য নির্ধারণ করে।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া, লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যগুলির অপ্টিমাইজেশন:
- এন্টারপ্রাইজ ব্যবস্থাপনা বৃদ্ধি;
- উত্পাদিত পণ্যের গুণমান সূচক বৃদ্ধি;
- প্রদত্ত পরিষেবার মান উন্নত করা;
- মানব ফ্যাক্টরের উপর এন্টারপ্রাইজের নির্ভরতা হ্রাস করা;
- একটি কর্মক্ষমতা পর্যবেক্ষণ সিস্টেম বাস্তবায়ন;
- খরচ কমাও;
- যৌক্তিকভাবে বিভাগের মধ্যে ক্ষমতা এবং দায়িত্ব বন্টন;
- বিভাগের মধ্যে সদৃশ ফাংশন নির্মূল;
- উত্পাদন চক্র সময় হ্রাস;
- একটি মান ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম বাস্তবায়ন;
- অভ্যন্তরীণ দ্বন্দ্ব দূর করা;
- এন্টারপ্রাইজের কার্যক্রম নিয়ন্ত্রণ;
- ব্যবসার প্রতিলিপি তৈরি করুন/একটি ফ্র্যাঞ্চাইজি নেটওয়ার্ক তৈরি করুন;
- এন্টারপ্রাইজের কার্যক্রম স্বয়ংক্রিয় করা;
- ভোক্তা প্রয়োজনীয়তা পূরণ;
- রাষ্ট্রীয় প্রয়োজনীয়তা পূরণ;
- আন্তর্জাতিক মান মেনে চলা;
- নির্ধারিত কাজগুলি অর্জনের জন্য সময়ের পরিমাণ হ্রাস করুন;
- প্রধান বিভাগ এবং সহায়তা পরিষেবাগুলির মধ্যে মিথস্ক্রিয়া স্থাপন;
- গ্রাহক সন্তুষ্টি বৃদ্ধি;
- সম্পদের যথাযথ বরাদ্দের মাধ্যমে আর্থিক কর্মক্ষমতা উন্নত করা;
- আপনার ব্যবসা স্কেল করার সুযোগ পান;
- বাজেট ব্যয় হ্রাস;
- আরো সঠিকভাবে পরিকল্পনা;
- এন্টারপ্রাইজের পরিচালনাযোগ্যতা বৃদ্ধি;
- বিভাগের কার্যাবলীর নকল দূর করা;
- ব্যবসা উন্নয়নের জন্য নতুন সম্পদ খুঁজুন।
অপ্টিমাইজেশনের প্রভাব:
- নির্ধারিত কাজগুলি অর্জনের জন্য সময় হ্রাস;
- প্রধান বিভাগ এবং সহায়তা পরিষেবাগুলির মধ্যে মিথস্ক্রিয়া স্থাপন;
- গ্রাহক সন্তুষ্টি বৃদ্ধি;
- সম্পদের যথাযথ বরাদ্দের মাধ্যমে আর্থিক কর্মক্ষমতা উন্নত করা;
- ব্যবসা স্কেল করার ক্ষমতা;
- বাজেট ব্যয় হ্রাস;
- আরো সঠিক পরিকল্পনা;
- এন্টারপ্রাইজ ব্যবস্থাপনা বৃদ্ধি;
- বিভাগের কার্যাবলীর সদৃশতা দূর করা;
- ব্যবসা উন্নয়নের জন্য নতুন সম্পদের উত্থান।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং তথ্য সিস্টেম
একটি এন্টারপ্রাইজের দক্ষতা বাড়ানোর একটি উপায় হল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করা। দক্ষতা হল পরিশ্রমের সাথে ফলাফলের অনুপাত। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন হল, তাদের কার্যকারিতা বৃদ্ধির লক্ষ্যে একগুচ্ছ ব্যবস্থা। বিভিন্ন অপ্টিমাইজেশান কৌশল থাকা সত্ত্বেও, পছন্দসই ফলাফল অর্জন করা সবসময় সম্ভব হয় না।
কোম্পানির কি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন প্রয়োজন?
যে কোনও সংস্থায়, একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া রয়েছে যা তার কর্মীরা সম্পাদন করে। এর মধ্যে ক্রয় এবং বিক্রয়, ব্যবস্থাপনা এবং উত্পাদন প্রক্রিয়া, অফিসের কাজ এবং অন্যান্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। যদি একটি কোম্পানি ইতিমধ্যে বিদ্যমান প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করে থাকে তবে এটি এটিকে আরও দক্ষ হতে সাহায্য করে। যখন একটি কোম্পানি ISO 9001 মান অনুযায়ী একটি মান পরিচালন ব্যবস্থা প্রয়োগ করে, এটি একটি উচ্চ ব্যবসায়িক সংস্কৃতির সূচক। এটি একটি বৃহৎ সংখ্যক প্রক্রিয়া হিসাবে সংস্থার কাছে একটি দৃষ্টিভঙ্গি বহন করে এবং বোঝায় যে এতে সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া হাইলাইট এবং বর্ণনা করা হয়েছে।
বিশেষ কোম্পানিগুলিতে অটোমেশন বিশেষজ্ঞ রয়েছে যারা প্রক্রিয়াগুলি সনাক্ত করতে, তাদের বৈশিষ্ট্যযুক্ত এবং তাদের অনুকূলকরণে অংশ নেয়। একটি নির্দিষ্ট সময়ের পরে, যে কোনও নিখুঁতভাবে কাঠামোবদ্ধ প্রক্রিয়া পুনর্গঠনের প্রয়োজন। কাজের অবস্থার পরিবর্তন, নতুন চাকরি এবং নতুন প্রক্রিয়া এবং যেকোন প্যাটার্ন বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন। অপ্টিমাইজেশান ব্যতীত, দ্বন্দ্ব দেখা দিতে পারে যা এন্টারপ্রাইজের কিছু অংশকে স্বাভাবিকভাবে কাজ করতে বাধা দেয়, যা অর্জিত অর্থের পরিমাণকে প্রভাবিত করবে।
একটি কোম্পানির ব্যবসার প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করতে হবে কিনা তা খুঁজে বের করার জন্য, বর্তমান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির সমস্যাগুলির শ্রেণীবিভাগের সাথে নিজেকে পরিচিত করা প্রয়োজন:
- কাজের দায়িত্বের নকল। শুধুমাত্র সংস্থার কর্মচারীদের কাজই নয়, এন্টারপ্রাইজের বিভাগগুলিও ওভারল্যাপ করে বা পুনরাবৃত্তি করে, বিশৃঙ্খলা সৃষ্টি করে, অযৌক্তিক প্রতিযোগিতা এবং অপ্রয়োজনীয় কাজের জন্য অপ্রয়োজনীয় আর্থিক খরচ।
- পরিচালকদের ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে অভিজ্ঞতা আছে, কিন্তু মৌলিক অর্থনৈতিক জ্ঞান নেই, সেইসাথে বিপণন ও ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে দক্ষতাও নেই।
- কর্মীদের পদ্ধতিগত পেশাগত বিকাশের ব্যবস্থা গড়ে ওঠেনি। সাধারণত, কর্মীরা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য কিছু নিয়ে আসতে চায় না।
- কখনও কখনও মালিক এবং ব্যবস্থাপনা মনে রাখে যে তাদের আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে হবে এবং সংস্থাটি জরুরিভাবে আর্থিক, বিক্রয়, কর্মচারী (তালিকাটি অন্তহীন) পরিচালনার জন্য একটি আইটি সিস্টেম বাস্তবায়ন শুরু করে। তবে এটি বর্তমান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি থেকে সম্পূর্ণ বিচ্ছিন্নভাবে চালু করা হয়েছে, এটিকে "সর্বোত্তম অনুশীলন" এর সাথে সামঞ্জস্য করে (এবং সংস্থাটিকে আরও গভীর গর্তে ড্রাইভ করা) বা চিন্তাহীনভাবে এটি অনুলিপি করা, ফলস্বরূপ একটি অকেজো সিস্টেম যার উপর লক্ষ লক্ষ রুবেল এবং একটি বড় অর্থের পরিমাণ মানুষের ঘন্টা ব্যয় করা হয়েছে, কিন্তু কার্যত কোন অর্থনৈতিক প্রভাব নেই.
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান কি পরিবর্তন আনে:
- অপারেটিং এবং সময় ব্যয় হ্রাস করে।
- গ্রাহক সেবার মান বাড়ায়।
- কোম্পানির পরিচালনাযোগ্যতা বাড়ায়।
- আপনাকে লক্ষ্য সূচকগুলি অর্জন করতে দেয়।
পরিবর্তে, এটি পরিষেবা বা পণ্যের খরচ কমানোর পাশাপাশি গ্রাহকদের কাছে কোম্পানির আকর্ষণ বৃদ্ধিতে ইতিবাচক প্রভাব ফেলে। উপরন্তু, এন্টারপ্রাইজটি তার সিদ্ধান্তে আরও মোবাইল হয়ে উঠবে, যা সংস্থার স্থায়িত্ব এবং প্রতিযোগিতা বাড়ায়।
এটা বুঝতে হবে যে প্রতিটি কোম্পানিতে সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরস্পর সংযুক্ত। এই বিষয়ে, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান প্রযুক্তি প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য কাজের প্রক্রিয়ার প্রবাহকে প্রভাবিত করতে পারে। এমন একটি প্রক্রিয়া দিয়ে শুরু করা ভাল যা বিশেষভাবে উল্লেখযোগ্য নয়, যার জন্য বড় আর্থিক এবং সময় ব্যয়ের প্রয়োজন হবে না। তারপর ধীরে ধীরে অন্যান্য প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করুন। আপনি যদি একবারে সবকিছু অপ্টিমাইজ করার চেষ্টা করেন, তাহলে এর ফলে ভয়ানক পরিণতি হতে পারে এবং ভবিষ্যতে সমস্ত প্রক্রিয়া সমন্বয়ের প্রতি নেতিবাচক মনোভাব দেখা দিতে পারে।
এই ক্ষেত্রে, প্রথমে নথি ব্যবস্থাপনাকে যুক্তিযুক্ত করার সুপারিশ করা হয়। এটি একটি অবিসংবাদিত সত্য যে একটি কোম্পানির মধ্যে ডকুমেন্টেশন অপ্টিমাইজ করা প্রক্রিয়াগুলির গুণমানকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করে। এছাড়াও, আপনি ডকুমেন্ট প্রবাহে সম্ভাব্য উন্নতি দেখতে শেখার পরে, আপনি সংস্থার অন্যান্য ক্ষেত্রে আপনার অভিজ্ঞতা রিলে করতে পারেন।
আপনার ব্যবসাকে দ্বিগুণ বিক্রি করার জন্য কীভাবে অপ্টিমাইজ করবেন: 4টি তৈরি আইডিয়া
2019 সালে, একটি অনন্য কর্পোরেট সংস্কৃতি সহ কোম্পানিগুলি প্রতিযোগীদের থেকে বাজার জিততে সক্ষম হবে। কমার্শিয়াল ডিরেক্টর ম্যাগাজিন খুঁজে পেয়েছে যে চারটি উপায়ে কর্মীদের অনুপ্রাণিত করা এবং পরিচালনা করা আপনার কোম্পানিকে বাজারের নেতা করে তুলবে।
কোম্পানীর ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন কোথায় শুরু করা উচিত?
প্রায় সব প্রতিষ্ঠানের (কেবল ব্যতিক্রম হল রাষ্ট্রীয় কর্পোরেশন) ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করতে হবে, কারণ নিখুঁততার কোন সীমা নেই, এবং প্রদত্ত যে বাজার একটি বরং অস্থির ঘটনা, ধ্রুবক গতিশীলতায়, যেখানে নিয়মগুলি একচেটিয়াভাবে অংশগ্রহণকারী পক্ষগুলি দ্বারা গঠিত হয়, পরিবর্তনগুলির দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানানো প্রয়োজন। একটি কোম্পানি যে ক্রমাগত প্রচেষ্টা এবং বিকাশে রয়েছে তার কাঠামোতে অবশ্যই একটি বিভাগ থাকতে হবে যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার সাথে জড়িত। আরও সফল কোম্পানি সেই হবে যে আধুনিক প্রযুক্তি বাস্তবায়নে আর্থিক সংস্থান ব্যয় করার জন্য অনুশোচনা করে না, কারণ এটি বুঝতে পারে যে তাদের পিছনে ভবিষ্যত রয়েছে।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার জন্য কীভাবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণগুলি নির্বাচন করবেন? এটি করার জন্য, অগ্রাধিকারের মানদণ্ড নির্বাচন করা প্রয়োজন। এই ধরনের মানদণ্ডের একটি তালিকা ইতিমধ্যেই সংকলিত হয়েছে এবং সক্রিয়ভাবে অনুশীলনে ব্যবহৃত হয়:
মানদণ্ড 1.ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার গুরুত্ব।
এটি যৌক্তিক যে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য মূল প্রক্রিয়াগুলি নির্বাচন করা প্রয়োজন, যেহেতু সেগুলিকে উন্নত করা সবচেয়ে কার্যকর ফলাফল অর্জনের অনুমতি দেবে৷ প্রক্রিয়ার গুরুত্ব কি? একটি কোম্পানির জন্য এই মানদণ্ডটি সংস্থার মূল উদ্দেশ্যগুলি অর্জনের জন্য এই ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অবদানের ভাগ দ্বারা নির্ধারিত হয়। যাইহোক, যদি এই ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু একই সাথে কার্যকর হয়, তাহলে আপনি এটিকে যেভাবেই অপ্টিমাইজ করুন না কেন, এটি ভাল হবে না। কিছু পরিস্থিতিতে, একটি মূল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করা সম্ভব, তবে কেন এটি করা যায়, কেন আর্থিক সংস্থান এবং কর্মচারীদের সময় নষ্ট করা, যদি এটি ইতিমধ্যে কার্যকর হয়? এই ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সনাক্ত করতে, সমস্যার মানদণ্ড ব্যবহার করা হয়।
মানদণ্ড 2।সমস্যাযুক্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া।
"সমস্যা" শব্দটি দ্বারা আমরা ঠিক কী বুঝি এবং বুঝতে পারি তা আমাদের খুঁজে বের করতে হবে। এই শব্দটি দ্বারা আমরা স্ট্যান্ডার্ড ব্যাখ্যাকে বোঝায়, অর্থাত্ সমস্যা হল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির পছন্দসই এবং প্রকৃত অবস্থার মধ্যে পার্থক্য। এইভাবে, গুরুত্ব এবং সমস্যাযুক্ত মানদণ্ডগুলি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াটিকে অপ্টিমাইজ করার পরে আমরা কী ধরণের ফলাফল পাব তা নির্ধারণ করে।
মানদণ্ড 3.ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিবর্তন বাস্তবায়নের ক্ষমতা।
সেইসব ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া নির্বাচন করা প্রয়োজন যেখানে অপ্টিমাইজেশন সবচেয়ে সহজ হবে। এই পরিস্থিতিতে, আমরা ব্যয়ের দিকটি বিবেচনা করছি: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার জন্য কত আর্থিক সংস্থান ব্যয় করতে হবে, কত শ্রম সংস্থান, ব্যক্তিগত সময় প্রয়োজন ইত্যাদি। এখানে নেতিবাচক কারণগুলি সম্পর্কে চিন্তা করা প্রয়োজন। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার সময় সামগ্রিকভাবে কোম্পানি তৈরি হতে পারে।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার গুরুত্ব, সমস্যাযুক্ত প্রকৃতি এবং বাস্তবতার মানদণ্ডের ডিগ্রী/মূল্যায়ন খুঁজে বের করার পরে, আমরা সেগুলির মধ্যে সবচেয়ে কার্যকর নির্বাচন করতে সক্ষম হব। এটা যৌক্তিক যে কোম্পানির প্রধান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সর্বোচ্চ অগ্রাধিকারে পরিণত হবে, যেহেতু তারা একটি নিয়ম হিসাবে, সবচেয়ে ব্যয়বহুল এবং সমস্যাযুক্ত।
বিশেষজ্ঞ মতামত
সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করা অসম্ভব
সের্গেই প্যানকিন,
"সেন্টার অর্গপ্রম", ইয়েকাটেরিনবার্গ কোম্পানির প্রশিক্ষক-পরামর্শদাতা
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করা এবং লোকসান শূন্যে কমানো অসম্ভব - এটি একটি ইউটোপিয়া। কিন্তু প্রসেসগুলিকে সামঞ্জস্য করতে হবে যদি সেগুলি ক্লায়েন্টের জন্য মূল্যের বড় ক্ষতি করে। আপনি কর্মশালায় বিশৃঙ্খলা, কম উৎপাদন, ভোক্তা সমস্যা এবং অর্ডারের সারি সহ্য করতে পারবেন না।
নিবিড় কাজের জন্য ধন্যবাদ, অনেকগুলি প্রক্রিয়াগুলি মোটামুটি অল্প সময়ের মধ্যে উল্লেখযোগ্যভাবে অপ্টিমাইজ করা যেতে পারে। একটি নিয়ম হিসাবে, এই ধরনের উন্নতিগুলি আক্রমণের সাফল্যের ফলাফল। উদাহরণস্বরূপ, একটি ইয়েকাটেরিনবার্গ এন্টারপ্রাইজ যা স্বয়ংক্রিয় উপাদান উত্পাদন করে, এই পদ্ধতিটি একটি অংশের উত্পাদন সময় 1,447 বার কমিয়ে আনা সম্ভব করেছে। এটি অবশ্যই, সমগ্র পণ্যের উত্পাদনকে ততটা গতি বাড়ানো সম্ভব করেনি; যাইহোক, এটি নির্ধারণ করা হয়েছিল যে কার্যকরী সম্পর্কের উপর ভিত্তি করে প্রক্রিয়াকরণ সরঞ্জামগুলি সনাক্ত করার সংস্থার ঐতিহ্যের ফলে উল্লেখযোগ্য সময় অপচয় হচ্ছে। বিশ্লেষণের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে, উত্পাদন প্রক্রিয়া সংশোধন করা হয়েছিল। এখন মেশিনগুলির অবস্থান অপারেশনের ক্রম দ্বারা নির্ধারিত হয়। এটি উল্লেখযোগ্যভাবে প্রযুক্তিগত চক্রের সময়কাল হ্রাস করেছে।
এখানে আরেকটি উদাহরণ। মোটামুটি সহজ প্রক্রিয়ায় - প্যাকেজিং পেইন্ট - শ্রমের উত্পাদনশীলতা 50% বৃদ্ধি করা সম্ভব ছিল (আগে লাইনটি চারজন শ্রমিক দ্বারা পরিসেবা করা হয়েছিল, এখন - দুইজন)। এই ফলাফল অপারেটরদের কর্মের বিস্তারিত গণনার মাধ্যমে অর্জন করা হয়েছিল। সংকলিত প্রক্রিয়া মানচিত্র ক্ষতির পয়েন্ট চিহ্নিত করেছে। দেখা গেল যে প্যাকেজিং, পুনর্বিন্যাস এবং অপ্রয়োজনীয় আন্দোলন প্রস্তুত করতে অনেক সময় ব্যয় করা হয়েছিল। অপারেটরদের ক্রিয়াকলাপের অসঙ্গতির কারণেও ক্ষতি হয়, যার কারণে তারা একে অপরের জন্য অপেক্ষা করতে বাধ্য হয়। অপ্টিমাইজেশান চার দিন সময় নিয়েছে। ক্ষয়ক্ষতি দূর করার জন্য, আমাদের সরঞ্জামগুলিকে আলাদাভাবে সাজাতে হয়েছিল, চিহ্নগুলি প্রয়োগ করতে হয়েছিল, কাজের জায়গায় আলো বাড়াতে হয়েছিল, ছন্দময় সঙ্গীত সেট আপ করতে হয়েছিল ইত্যাদি।
আরও জটিল প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য শুধুমাত্র ম্যাপিং এবং সমস্যা চিহ্নিত করাই নয়, পরীক্ষা-নিরীক্ষারও প্রয়োজন, যার জন্য কিছু সময়ের জন্য উৎপাদন বন্ধ করা প্রয়োজন। পরীক্ষায় সাধারণত এক থেকে দুই দিন সময় লাগে।
- একটি প্রতিষ্ঠানে নথির প্রবাহ: যখন সবকিছু তার জায়গায় থাকে
বিশেষজ্ঞ মতামত
একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সর্বোত্তমতা মূল্যায়নের জন্য তিনটি পরামিতি
মিখাইল গর্দিভ,
ইউরোম্যানেজমেন্টের প্রযুক্তি পরিচালক, মস্কো
আপনি নিম্নলিখিত মানদণ্ড ব্যবহার করে একটি নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার প্রাসঙ্গিকতার ডিগ্রি বুঝতে পারেন:
1. চূড়ান্ত পণ্যের মানের স্তর।তারা গ্রাহকদের অফিসিয়াল দাবির আকার, কোম্পানির পরিচালকদের অসন্তোষ এবং পারফর্মিং পার্টির দাবিগুলি পরীক্ষা করে।
2. একটি নির্দিষ্ট অপারেশন সম্পাদন করার সময় প্রতিটি কর্মচারীর কাজের প্রক্রিয়া. প্রক্রিয়াটি ভাল কাজ করে যদি:
- কর্মচারী বিশেষভাবে আলোচিত কার্যকরী প্রবিধান এবং অত্যন্ত সহজ বিষয়বস্তু সহ কর্মের একটি ন্যূনতম তালিকা (তিন থেকে পাঁচ পর্যন্ত) সম্পাদন করে। যদি কোন অপারেশন নিয়মের ব্যতিক্রম হয়, তবে এটির একটি নির্দিষ্ট বিবরণ লিখতে ভাল হয়;
- ক্রিয়া সম্পাদনের মধ্যে সময়ের ব্যবধান 2-3 বারের বেশি নয়। যদি অপারেশনের জন্য 10 মিনিট থেকে 2 ঘন্টার প্রয়োজন হয়, তবে এই ক্রিয়াটি অবশ্যই নিয়মের ব্যতিক্রম হিসাবে নির্ধারণ করা উচিত;
- অপারেশন সঞ্চালনের জন্য নির্ধারিত সময়টি প্রকৃত কাজের সময়কে এক কার্যদিবসের বেশি নয়।
3. ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পদ্ধতির সরলতা এবং আলোচনা।নিম্নলিখিত সূচকগুলি মূল্যায়নের জন্য ব্যবহৃত হয়:
- তথাকথিত "প্রবেশ" এবং "প্রস্থান" প্রক্রিয়ার সংখ্যা। যত কম আছে, কোম্পানির কাজের জন্য তত ভালো;
- একটি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার জন্য কর্মের সংখ্যা, আদর্শভাবে সাত থেকে এগারো পর্যন্ত;
- সম্ভাব্য ব্যতিক্রমের সংখ্যা, যেহেতু তাদের প্রতিটি প্রক্রিয়া পরিচালনার জন্য একটি বিপদ;
- জড়িত কর্মচারী সংখ্যা, প্রতিষ্ঠানের বিভাগ.
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশানের প্রধান নীতি
নীতি 1.ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশনের একটি ভিত্তি থাকা আবশ্যক।
এই নীতির অর্থ হ'ল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করা শুরু করার আগে, কোম্পানির প্রতিটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াকে বিশেষভাবে আলাদা করা প্রয়োজন। বিশৃঙ্খলার উন্নতি শুধুমাত্র উচ্চ ক্ষমতা দ্বারা সম্পন্ন করা যেতে পারে। একজন নিছক নশ্বরকে প্রথমে বুঝতে হবে কীভাবে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সঞ্চালিত হয়, অর্থাৎ, সেগুলিকে "যেমন আছে" ডায়াগ্রামের বিন্যাসে বিবেচনা করুন। যদি আজ কোম্পানিতে ঘটে যাওয়া ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি বর্ণনা করা সম্ভব না হয়, তাহলে অপ্টিমাইজ করার মতো কিছুই থাকবে না।
নীতি 2.ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার সময়, "লেজ থেকে মাছ পরিষ্কার করুন।"
এই নীতিটি এই সত্যের মধ্যে রয়েছে যে বিশেষ থেকে সাধারণ পর্যন্ত স্কিম অনুসারে সর্বোত্তমতা মূল্যায়ন করা, স্বতন্ত্র ত্রুটি এবং ত্রুটিগুলি খুঁজে বের করা, তাদের গোষ্ঠীতে একত্রিত করা এবং অবিলম্বে সেগুলি দূর করা প্রয়োজন।
নীতি 3.ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার সমাধানগুলি বিতর্কিত।
অন্য কথায়, একটি উচ্চ সম্ভাবনা রয়েছে যে একটি সূচকে সাবঅপ্টিম্যালিটি বাদ দিলে অন্য প্রক্রিয়ার দক্ষতা হ্রাস পাবে। তদতিরিক্ত, এটি কেবল বোঝার জন্য যথেষ্ট নয়; আপনার এই জাতীয় ফলাফলগুলি সন্ধান করার, ইতিবাচক দিকগুলি মূল্যায়ন এবং ত্রুটিগুলি চিহ্নিত করার এবং তারপরে যুক্তিযুক্ত পছন্দ করার ক্ষমতা থাকতে হবে।
নীতি 4.কোম্পানির বিশেষজ্ঞরা সর্বোত্তম ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পছন্দ করেন না।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির নিখুঁত অপ্টিমাইজেশনের একটি অনিবার্য পরিণতি হবে পারফর্মিং পার্টির শোষণ বৃদ্ধি, এবং এই ক্ষেত্রে, কোম্পানির কর্মচারীদের থেকে প্রতিরোধ প্রদর্শিত হবে। এটা স্পষ্ট বা অচেতন হতে পারে।
কিভাবে খরচ অপ্টিমাইজ করা যায়
"বাণিজ্যিক পরিচালক" ম্যাগাজিনের সম্পাদকরা আপনাকে বলে যে উৎপাদন খরচ অপ্টিমাইজ করার জন্য কোন পদ্ধতি বিদ্যমান এবং কোনটি ব্যবহার করা সর্বোত্তম। লিঙ্ক এ নিবন্ধ থেকে তাদের সম্পর্কে খুঁজুন ↓
একটি প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন কিসের উপর নির্ভর করে?
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির দক্ষতা এবং তাদের তত্পরতাকে প্রভাবিত করে এমন কারণগুলি সম্পূর্ণ আলাদা হতে পারে। প্যারামিটারগুলির সম্পূর্ণ গ্রুপ রয়েছে যা বোঝার জন্য উপযোগী, যার বেশিরভাগই সাধারণত সফ্টওয়্যার সমর্থন সহ ব্যবসা দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। যাইহোক, কিছু বিষয়কে নির্ভরযোগ্য পরিমাপ এবং কর্মের ব্যাখ্যা দিয়ে নিয়ন্ত্রণ ও নিরীক্ষণ করা যেতে পারে। এর মধ্যে রয়েছে:
- একটি ব্যবসায়িক প্রকল্পের ইকোসিস্টেম।
একটি ব্যবসায়িক প্রকল্পের ইকোসিস্টেম হল সংস্থাগুলির একটি নেটওয়ার্ক, যার মধ্যে অংশীদার, সরবরাহকারী, গ্রাহক, সরকারী সংস্থা, পরিবেশক, যারা প্রতিযোগিতা এবং অংশীদারিত্ব উভয় প্রক্রিয়ার মাধ্যমে পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহে নিযুক্ত থাকে, যেখানে প্রতিটি পক্ষ জড়িত থাকে কিছুটা হলেও. ইকোসিস্টেমের মধ্যে নীতি, প্রবিধান এবং আইন রয়েছে যা প্রদানকারী এবং ক্লায়েন্টদের মধ্যে সম্পর্ক নিয়ন্ত্রণ করে।
- ব্যবসা প্রসঙ্গ।
ব্যবসায়িক প্রসঙ্গ হল তার বাস্তুতন্ত্রের মধ্যে একটি ব্যবসায়িক প্রকল্পের অবস্থান: যে প্রেক্ষাপটে একটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক ইভেন্ট সম্পূর্ণ হয়েছে বা এখনও ঘটছে, এমন একটি ইভেন্ট যা একটি পটভূমি তৈরি এবং অবস্থার রক্ষণাবেক্ষণের গ্যারান্টি দেয়। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির জন্য সংশোধনমূলক পদক্ষেপ নেওয়ার ভিত্তি হিসাবে ব্যবসায়িক নীতি এবং ব্যবসার নিয়মগুলি মূল্যায়ন করার সময় এই শর্তগুলি ব্যবহার করা হয়। এটি ফ্যাক্টর এবং 8 সিস্টেমের একটি সেট: প্রক্রিয়া, তথ্য, ঘটনা, নিয়ম, বিষয়বস্তু, বিশ্লেষণ, সহযোগিতা এবং পর্যবেক্ষণ, যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন দ্বারা প্রভাবিত হয়। এই বিষয়ে, সামঞ্জস্যগুলি বুদ্ধিমত্তার সাথে এবং একটি ব্যবসায়িক প্রকল্পের পথে উদ্ভাবনের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়ার জন্য এবং এর লক্ষ্যগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং অনুমানযোগ্য পদ্ধতিতে অর্জন করা যেতে পারে, এমনকি এমন পরিস্থিতিতে যেখানে পরিস্থিতির পরিস্থিতি সম্পূর্ণরূপে অনুমানযোগ্য নয়।
- ব্যবসার বিকল্প এবং পরিবর্তন।
একটি ব্যবসায়িক প্রেক্ষাপটে পদ্ধতিগতভাবে ঘটতে বা অপ্রত্যাশিতভাবে প্রবর্তিত হয় এমন প্রচুর সংখ্যক সমন্বয় রয়েছে। যাইহোক, তাদের মধ্যে শুধুমাত্র কিছু ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করার জন্য সত্যিই তাৎপর্যপূর্ণ।
- ব্যবসার অবস্থা।
ব্যবসার অবস্থা হল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির মৌলিক রূপান্তরের ফলাফল যা উদ্ভাবনের তত্পরতা এবং উত্পাদনশীলতার পরামিতি এবং কাঠামোকে প্রভাবিত করে। রাজ্যের পরিবর্তনগুলি নির্দেশ করে যে একটি অপারেটিং স্টেট থেকে অন্য অপারেটিং স্টেটে রূপান্তর ঘটলে ব্যবসার ফলাফলগুলি আলাদা হতে পারে।
- ব্যবসা ফলাফল.
দৃষ্টিভঙ্গি এবং পছন্দসই ব্যবসায়িক ফলাফলের আকার নির্ধারণ উদ্যোগ এবং কাজের প্রক্রিয়ার স্বচ্ছতা নিশ্চিত করে। এটি প্রতিটি পক্ষকে সম্পূর্ণভাবে অংশগ্রহণ করার এবং লক্ষ্য নির্ধারণ এবং আলোচনার সাথে সহযোগিতা করার সুযোগ দেয়। একটি ব্যবসায়িক প্রকল্পের পরিমাপযোগ্য ফলাফল প্রকল্পগুলির একটি কেন্দ্রীয় ফোকাস হিসাবে বিবেচিত হয়, কাজের প্রক্রিয়ার শর্তগুলির উপর নয়।
- ব্যবসায়িক লক্ষ্য।
একটি ব্যবসায়িক লক্ষ্য হল একটি ব্যবসায়িক প্রকল্পের আকাঙ্খা। এটির নেতারা কীভাবে ব্যবসা দেখতে চায় সে সম্পর্কে তথ্য রয়েছে। এটি কোম্পানির কাঠামো এবং এর কৌশল থেকে শুরু করে সর্বোচ্চ স্তরে আলোচনা করা যেতে পারে, বা নিম্ন স্তরে নির্দিষ্ট করা যেতে পারে - কর্মযোগ্য এবং পরিমাপযোগ্য লক্ষ্য। একটি নিয়ম হিসাবে, লক্ষ্যগুলি সেট করা হয় যাতে তাদের অর্জনের জন্য একটি সঠিক তারিখ থাকে।
- দক্ষতার নির্দেশনা.
KPI হল একটি কর্মক্ষমতা সূচক, অন্য কথায়, একটি ব্যবসায়িক প্রকল্পের লক্ষ্য অর্জনের একটি পরিমাপ। উদাহরণস্বরূপ, KPI-এর জন্য "গ্রাহক প্রতি গড় আয় 10% বৃদ্ধি করুন", ব্যবসার লক্ষ্য হতে পারে "গ্রাহক প্রতি গড় আয় বাড়ান"।
- ব্যবসা নীতি এবং নিয়ম.
ব্যবসায়িক নীতি হল ঘোষণা বা বিবৃতি যাতে নির্ধারিত লক্ষ্য অর্জনের নীতিগুলি সম্পর্কে তথ্য থাকে। উদাহরণস্বরূপ, "আগে থেকে বুক করা হোটেল রুমের জন্য তহবিল ফেরত দেওয়া হবে না।" ব্যবসায়িক নিয়মাবলী প্রকৃতিগতভাবে ঘোষণামূলক, এইভাবে একটি ব্যবসায়িক প্রকল্পের কয়েকটি দিক সীমিত করে। তারা বর্ণনা করে যে একটি ব্যবসায়িক প্রকল্প নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে কীভাবে আচরণ করবে।
- ব্যবসায়িক সমাধান.
ব্যবসায়িক সিদ্ধান্তগুলি একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার মধ্যে একটি কোম্পানির সিদ্ধান্তগুলিকে প্রতিষ্ঠিত এবং শক্তিশালী করে।
- ব্যবসা সেন্সর.
ব্যবসায়িক কেপিআই সেন্সর এবং মনিটরিং এবং ট্র্যাকিং প্রক্রিয়াগুলি ব্যবসায়িক পরিবর্তনকে মডিউল করে এবং নিয়ন্ত্রণ করে, ঠিক যেমন কেপিআইগুলি ব্যবসায়িক প্রেক্ষাপটে ইভেন্ট এবং ঘটনাগুলি পর্যবেক্ষণ করে।
- ব্যবসা ইভেন্ট.
ব্যবসায়িক ইভেন্টগুলি এমন ঘটনা যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে একটি গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তনের প্রতিনিধিত্ব করে। তারা সাধারণত অনিচ্ছাকৃত, অ-বিশেষ, এবং পদ্ধতিগত ব্যবসায়িক কর্মপ্রবাহ ক্রমগুলির একটি গ্রুপের অংশ নয়।
- ব্যবসা পর্যবেক্ষণ.
মূল সূচকগুলির একটি সেটের উপর ভিত্তি করে কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ করা। এতে ব্যবসায়িক ইভেন্টগুলি দেখা এবং প্রাথমিক অ্যালগরিদম এবং রিপোর্টিং ফর্মগুলি ব্যবহার করে থ্রেশহোল্ডের সাথে তুলনা করা জড়িত।
- ব্যবসায়িক বিকাশের সরঞ্জাম: একটি কেস যা ব্র্যান্ডের আনুগত্য বাড়িয়েছে
কোন স্তরে এন্টারপ্রাইজ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন বাহিত হয়?
সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সংস্থার নীচের লাইনে বিভিন্ন স্তরের প্রভাব রয়েছে। তাদের বলা হয় কোম্পানির আয় ও লাভের চালক। উদাহরণস্বরূপ, প্রশাসনিক এবং ব্যবস্থাপনা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি উপযুক্ত সিদ্ধান্ত এবং ব্যবস্থাপনার ক্রিয়াকলাপ করার জন্য দায়ী, এন্টারপ্রাইজের কার্যপ্রবাহ সম্পর্কে ডেটা সংগ্রহ করে যা মূল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির সাথে জড়িত। এই বিষয়ে, আর্থিক ব্যয় হ্রাস সহ, দক্ষতার বিভিন্ন স্তর অর্জন করা যেতে পারে। তাদের মধ্যে আপনার কোম্পানী কোনটিতে পৌঁছাবে তা সরাসরি লক্ষ্যের উপর নির্ভর করে (অর্থ সাশ্রয় করা বা কৌশলে গুরুত্বপূর্ণ ফলাফল অর্জন করা), সেইসাথে কীভাবে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করা হয় তার উপর:
- প্রথম ধাপ.
এই পর্যায়ে, আপনি এন্টারপ্রাইজের প্রতিটি বিভাগ/বিভাগের মধ্যে উত্পন্ন আর্থিক খরচগুলি নিয়ে কাজ করছেন। উল্টোদিকে: উপাদান খরচ কমাতে এটি দ্রুততম পদ্ধতি; এই ধরনের সিদ্ধান্ত সংস্থার অন্যান্য বিভাগের স্বার্থকে প্রভাবিত করবে না, এইভাবে কোন অতিরিক্ত অনুমোদনের প্রয়োজন হবে না। নেতিবাচক পয়েন্ট হল যে এই পর্যায়ে বিশ্বব্যাপী সঞ্চয় পরিলক্ষিত হয় না: একটি নিয়ম হিসাবে, তারা 10% পর্যন্ত, আদর্শভাবে 20% পর্যন্ত। এটাও ভুলে যাবেন না যে কোম্পানির একটি কাঠামোগত ইউনিটের কিছু খরচ তাদের কাজের প্রক্রিয়ার ফলে অন্যান্য বিভাগের চাহিদা থেকে উদ্ভূত হয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিভাগ অন্য বিভাগকে প্রতিবেদন এবং গণনার আকারে বিশ্লেষণাত্মক কার্যকলাপের তথ্য প্রদানের নির্দেশ দেয়। এ অবস্থায় যাবতীয় ব্যয় নির্বাহকারী বিভাগ বহন করবে।
- দ্বিতীয় স্তর.
এই ধরণের ব্যয় হ্রাস অর্জনের জন্য, দ্বিতীয় পর্যায়ে উঠতে হবে, যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশনের সময় "গ্রাহক" এবং "পারফর্মারদের" মধ্যে একটি যৌথ কাজের প্রক্রিয়া জড়িত। শুধুমাত্র একটি পক্ষের কার্যকলাপ অসম্ভব। খরচ হ্রাস শুধুমাত্র তখনই অর্জন করা যেতে পারে যখন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশানের সাথে জড়িত সকল পক্ষ আলোচনা করে যে তারা কিভাবে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিবর্তন করতে চায় এবং কিভাবে তারা একসাথে কাজ করবে। এই স্তরে, 20% এর বেশি সঞ্চয় অর্জন করা এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করা সম্ভব যা বিভিন্ন ফাংশনকে সমর্থন করে, কিন্তু চূড়ান্ত ফলাফল অর্জনে একই আগ্রহ রয়েছে।
- তৃতীয় স্তর।
এই পর্যায়ে সবচেয়ে কার্যকর হিসাবে বিবেচিত হয় - আপনি 30% সঞ্চয় অর্জন করতে পারেন। এই পর্যায়ে, কিছু অসুবিধা দেখা দেয়: ব্যয়ের সাথে কাজ করা প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির সম্পূর্ণ সিস্টেমের বোঝার উপর ভিত্তি করে; ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন অনেক সংখ্যক ক্রিয়াকলাপকে উদ্বিগ্ন করে।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করার জন্য প্রয়োগ করা পদ্ধতি
আসুন সংক্ষিপ্তভাবে সবচেয়ে জনপ্রিয় পদ্ধতিগুলি নিয়ে আলোচনা করি যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করতে ব্যবহৃত হয়:
পদ্ধতি 1।SWOT বিশ্লেষণ(একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার দুর্বল এবং শক্তিশালী দিকগুলি অধ্যয়ন করা)।
SWOT বিশ্লেষণ হল পরিকল্পনার কৌশলগুলির একটি পদ্ধতি যা ব্যবসায়িক প্রকল্প বা কোম্পানিকে প্রভাবিত করে এমন কারণ এবং ঘটনাগুলি মূল্যায়ন করতে ব্যবহৃত হয়। সমস্ত বিদ্যমান পরামিতিগুলিকে চারটি গ্রুপে ভাগ করা যেতে পারে: শক্তি, দুর্বলতা, সুযোগ এবং হুমকি।
এই পদ্ধতির মূল নীতি হল সবচেয়ে ঝুঁকিপূর্ণ দাগ অনুসন্ধান এবং নির্মূল করা এবং তাত্ত্বিক হুমকি এবং ঝুঁকি হ্রাস করা।
পদ্ধতি 2।কারণ-প্রভাব পদ্ধতি(ইশিকাওয়া ডায়াগ্রাম - কারণ এবং প্রভাব চিত্র)।
ইশিকাওয়া ডায়াগ্রাম - তথাকথিত। একটি "ফিশবোন ডায়াগ্রাম" বা একটি "কারণ এবং প্রভাব চিত্র", সেইসাথে একটি "মূল কারণ বিশ্লেষণ" চিত্র।
উৎপাদন প্রক্রিয়ার মানের স্তর পরিমাপ, মূল্যায়ন, নিয়ন্ত্রণ এবং উন্নত করার জন্য 7টি সবচেয়ে বিখ্যাত সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি:
- নিয়ন্ত্রণ কার্ড;
- Pareto চার্ট;
- বার চার্ট;
- চাদর পরীক্ষা;
- ইশিকাওয়া ডায়াগ্রাম;
- stratification ( স্তরবিন্যাস );
- বিক্ষিপ্ত চক্রান্ত
এই পদ্ধতি ব্যবহার করে, আপনি পরামিতিগুলির মধ্যে প্রধান সম্পর্ক খুঁজে পেতে পারেন এবং যতটা সম্ভব সঠিকভাবে প্রয়োজনীয় ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াটি অন্বেষণ করতে পারেন। চিত্রটি অধ্যয়ন করা সমস্যাটির বিকাশে সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলে এমন প্রধান কারণগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করে।
পদ্ধতি 3।বেঞ্চমার্কিং।
বেঞ্চমার্কিং হল সুবিধাগুলি বিশ্লেষণ করার এবং একই বা সম্পর্কিত ক্ষেত্রে প্রতিযোগী অংশীদার এবং প্রতিযোগীদের সুবিধাগুলি মূল্যায়ন করার একটি পদ্ধতি যাতে সর্বাধিক উত্পাদনশীল কারণগুলি সনাক্ত করা যায়। কিছু পরিমাণে, এটিকে শিল্প গুপ্তচরবৃত্তি বলা যেতে পারে, তবে একটি উল্লেখযোগ্য পার্থক্য রয়েছে - এই পদ্ধতিটি পৃষ্ঠীয় পর্যবেক্ষণ ব্যবহার করে প্রয়োগ করা হয়।
পদ্ধতি 4।ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির বিশ্লেষণ এবং অপ্টিমাইজেশন সূচকের উপর ভিত্তি করে (KPI).
মূল কর্মক্ষমতা বিশ্লেষণ পদ্ধতি। এটি একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার জন্য চূড়ান্ত লক্ষ্য নির্ধারণের নীতি, যার অর্জনের সাথে লক্ষ্যটি হয় বাড়ানো হয়, বা, যদি এটির কাছে যাওয়া সম্ভব না হয় তবে এটি বাস্তবায়নের জন্য ব্যবহৃত পদ্ধতিগুলি বিশ্লেষণ করা হয়।
পদ্ধতি 5।বুদ্ধিমত্তা।
ব্রেনস্টর্মিং একটি পদ্ধতি, যার সারমর্ম হল সমস্যাগুলির সক্রিয় আলোচনা, সেগুলি সমাধানের জন্য সমস্ত সম্ভাব্য বিকল্পগুলি উচ্চারিত হয় এবং এর ভিত্তিতে সবচেয়ে কার্যকর একটি নির্বাচন করা হয়।
খুঁজে বের কর, কিভাবে একটি ব্রেনস্টর্মিং সেশন সঠিকভাবে সংগঠিত করা যায়, "বাণিজ্যিক পরিচালক" ম্যাগাজিনের একটি নিবন্ধ থেকে।
পদ্ধতি 6।চর্বিহীন পদ্ধতি, "6 সিগমা"।
একটি উত্পাদন প্রক্রিয়ার ত্রুটিগুলি হ্রাস করে উত্পাদনশীলতার উন্নতি সনাক্ত করার একটি পদ্ধতি।
পদ্ধতি 7।গণনা এবং প্রক্রিয়া খণ্ডিত পরিবর্তন.
একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার উপাদানগুলি হ্রাস বা বৃদ্ধি করার একটি পদ্ধতি।
পদ্ধতি 8।ব্যবসায়িক যুক্তি বিশ্লেষণ প্রক্রিয়া:
- অকার্যকর পদ্ধতি নির্মূল;
- ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বাস্তবায়নের জন্য দায়িত্ব বণ্টন এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা অর্পণ;
- সমান্তরাল কাজ লিঙ্ক;
- উৎসে তথ্য রেকর্ড করা এবং এর প্রক্রিয়াকরণকে বাস্তব কাজে অন্তর্ভুক্ত করা।
পদ্ধতি 9।কার্যকরী খরচ বিশ্লেষণ পদ্ধতি (FCA বিশ্লেষণ)।
বিশ্লেষণের নীতি হল বিক্রেতা এবং ক্রেতা উভয়ের জন্য সর্বনিম্ন খরচে বস্তুর সর্বাধিক কার্যকারিতা অর্জন করা।
পদ্ধতি 10।বিদ্যুৎ সরবরাহের সিমুলেশন (গতিশীল) মডেলিংয়ের পদ্ধতি।
একটি কৌশল যা আপনাকে একটি গতিশীল কম্পিউটার মডেলের কাঠামোর মধ্যে প্রতিনিধিত্ব করতে দেয়, মানুষের ক্রিয়াকলাপ এবং অধ্যয়ন করা রিইঞ্জিনিয়ারিং প্রক্রিয়াগুলিতে ব্যবহৃত প্রযুক্তির ব্যবহার। মডেলিং চালানোর চারটি প্রধান পর্যায় জড়িত:
- একটি মডেল নির্মাণ;
- এর প্রবর্তন;
- প্রাপ্ত কর্মক্ষমতা সূচক বিশ্লেষণ;
- বিকল্প পরিস্থিতির মূল্যায়ন।
একটি খুব কার্যকর পদ্ধতি, যদি মডেলটি তৈরি করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত পরিমাণ বর্তমান এবং সঠিক হয়।
পদ্ধতি 11।শ্রমের তীব্রতা এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সময়কালের গণনা এবং বিশ্লেষণ।
একটি এন্টারপ্রাইজে সর্বোত্তম কর্মচারীর সংখ্যা এবং তাদের উপর কাজের চাপ গণনা করার জন্য পদ্ধতিটি তৈরি করা হয়েছিল।
পদ্ধতি 12।দায়িত্ব বন্টন ম্যাট্রিক্স বিশ্লেষণ.
একটি ভিজ্যুয়াল কার্যকরী টেবিল আঁকার একটি কৌশল যা এন্টারপ্রাইজকে কঠোরভাবে সাংগঠনিক ইউনিট, লিঙ্ক ইত্যাদিতে বিভক্ত করে। অন্য কথায়, কাঠামোগত ইউনিটগুলিতে কাজগুলি বরাদ্দ করা হয়।
- উত্পাদন ক্ষতি, কারণ এবং তাদের নির্মূল করার উপায়গুলির জন্য অ্যাকাউন্টিং
ধাপে ধাপে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন
ধাপ 1.কোম্পানির ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার বর্ণনা।
সর্বদা মৌলিক নিয়ম অনুসরণ করুন: একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান প্রক্রিয়া শুরু করার সময়, এটি আপনার প্রতিষ্ঠানে কী এবং কীভাবে কাজ করে তা খুঁজে বের করুন এবং তারপরেই কাজ শুরু করুন। প্রথম নজরে, এই পরামর্শটি সহজ শোনায়, তবে কয়েকটি সংস্থা এটি অনুশীলন করে। একটি নিয়ম হিসাবে, সবকিছু সম্পূর্ণ ভিন্নভাবে ঘটে: প্রথমে তারা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করে এবং তারপরে তারা কী করেছে সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। কেন এটা ঘটবে? একটি এন্টারপ্রাইজের কর্মপ্রবাহ বোঝার জন্য, মান শৃঙ্খলের মাধ্যমে এটি অধ্যয়ন করা সর্বোত্তম: এমন সংস্থাগুলি রয়েছে যা আপনার সংস্থাকে সংস্থান বা পণ্য সরবরাহ করে বা আপনার গ্রাহকের প্রয়োজন এমন একটি অতিরিক্ত কার্য সম্পাদন করে। সরবরাহকারী কোম্পানীর কাছ থেকে সম্পদ এবং কাঁচামাল পাওয়ার পর্যায় থেকে শুরু করে কোন পর্যায়ে, সেইসাথে চূড়ান্ত পণ্যের অতিরিক্ত মূল্য কীভাবে গঠিত হয় তা বুঝুন। এটি একটি সহজ কিন্তু খুব কার্যকর পদ্ধতি। এটি ব্যবহার করে, আপনি অবিলম্বে কোম্পানিতে প্রাথমিক "প্রবেশ" পয়েন্ট এবং প্রধান "প্রস্থান" পয়েন্টগুলি গণনা করতে সক্ষম হবেন। এই ধরনের গবেষণা প্রতিষ্ঠানটিকে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অনুকূল করতে সাহায্য করবে। আপনি করতে পারেন:
- সামগ্রিকভাবে এন্টারপ্রাইজের কাজের প্রক্রিয়া অধ্যয়ন করুন;
- আইটি প্রযুক্তি ব্যবহার করে প্রাথমিক স্বয়ংক্রিয়তা প্রয়োজন এমন পৃথক কাজের প্রক্রিয়া;
- আপনার সংস্থা কী করে এবং প্রতিটি কর্মচারী এতে কী অবদান রাখে তা কর্মীদের ব্যাখ্যা করুন;
- চূড়ান্ত পণ্য/পরিষেবার মান উন্নত করার উপায় সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির দৃশ্যমানতা আপনাকে বাধাগুলি দেখতে এবং কোম্পানির নিট লাভ বাড়ানোর সুযোগ দেবে।
গবেষণা পরিচালনা করার সময়, মনে রাখবেন যে পণ্য তৈরির জন্য দায়ী মূল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি ছাড়াও যার জন্য গ্রাহকরা বস্তুগত সংস্থানগুলিকে অর্থ প্রদান করে, সেখানে সহায়কগুলিও রয়েছে। তাদের অর্থায়নের প্রয়োজন হয় না, তবে সংস্থার অবকাঠামো গঠন করে এবং এন্টারপ্রাইজের প্রধান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির ক্রমাগত কার্যকারিতা নিশ্চিত করে। এছাড়াও ব্যবসায়িক উন্নয়ন প্রক্রিয়া রয়েছে যা ভবিষ্যতে কোম্পানির মুনাফা আনার জন্য দায়ী: তারা পণ্যের বাজার অধ্যয়ন করে, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন, প্রযুক্তিগত আধুনিকীকরণ ইত্যাদি করে।
ধাপ ২.দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের নিয়োগ।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার জন্য, অপ্টিমাইজেশনের প্রতিটি পর্যায়ে এবং প্রক্রিয়ার জন্য একজন দায়িত্বশীল বিশেষজ্ঞ (ম্যানেজার) পাশাপাশি দায়িত্বশীল কর্মচারী নিয়োগ করুন। একজন ম্যানেজারকে কেবল বাধ্যতামূলক ব্যক্তিই হতে হবে না, তবে তার অধীনস্থ অন্যান্য কর্মচারীদের কাজের প্রক্রিয়াও পরিচালনা করতে হবে। এই ধরনের পরিচালকদের প্রধান কাজ হল ক্রমাগত দক্ষতা উন্নত করার জন্য কাজ করা। এই বিষয়ে, তাদের কাজের দায়িত্ব যতটা সম্ভব স্পষ্ট হওয়া উচিত। স্বাভাবিকভাবেই, প্রতিটি প্রক্রিয়াকে আনুষ্ঠানিক করা অসম্ভব, তবে যদি কিছু ব্যবস্থাপনা ফাংশন প্রবিধানে নির্ধারিত থাকে, তাহলে ম্যানেজারকে তার দায়িত্বগুলি কী এবং শেষ পর্যন্ত তার কী ফলাফল অর্জন করা উচিত সে সম্পর্কে ক্রমাগত কথা বলার প্রয়োজন হবে না।
একটি প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির পরিচালনা নিয়ন্ত্রণ করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল উপরে থেকে নীচে:
- ব্যবস্থাপক স্তরে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির নিয়ন্ত্রণ সংগঠিত করুন: কোম্পানি এবং এর কাঠামোগত বিভাগগুলির জন্য কেপিআই তৈরি করুন, দায়িত্বের ক্ষেত্রগুলি সংজ্ঞায়িত করুন। পরিচালকদের জন্য এই পদ্ধতির প্রয়োজন হবে; এটি তাদের সংস্থার উন্নয়ন কৌশলের উপর যতটা সম্ভব মনোনিবেশ করে, আরও কার্যকরভাবে এন্টারপ্রাইজ পরিচালনা করতে সহায়তা করবে;
- একইভাবে, নিম্ন-স্তরের কর্মীদের জন্য ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করুন এবং লিখুন। এই পরিস্থিতিতে, কর্মচারী যে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে অংশ নেয় তার সীমানার মধ্যে তার বিভাগের মধ্যে প্রতিটি বিশেষজ্ঞের কাজের প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করা প্রয়োজন;
- প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা পদ্ধতির প্রবিধান সংগঠিত. এখানে "নীচ থেকে" বিশেষজ্ঞদের কাছ থেকে একটি প্রতিক্রিয়া প্রক্রিয়া তৈরি করা প্রয়োজন যাতে দ্রুত তথ্য আদান-প্রদান করা যায়, নতুন তথ্য বিবেচনায় নিয়ে, সংস্থার বর্তমান পরিকল্পনা এবং কেপিআইগুলি সামঞ্জস্য করার বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য, এইভাবে কোম্পানির আধুনিকীকরণকে সমর্থন করে। সামগ্রিক উন্নয়ন কৌশলের সীমানার মধ্যে। এই বিষয়টিতে মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন যে প্রতিটি পরিবর্তন প্রথমে নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির জন্য দায়ী কর্মচারীদের দ্বারা পরীক্ষা করা উচিত এবং শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণগুলি আলোচনার জন্য পরিচালকের কাছে জমা দেওয়া হয়;
- নিয়ন্ত্রক ডকুমেন্টেশনের একটি সিস্টেম তৈরি করুন যা কার্যকরী এবং প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনাকে একত্রিত করবে। সম্ভবত, এগুলি বিভাগের কাজের প্রক্রিয়া এবং কোম্পানির কর্মচারীদের কাজের ফাংশনগুলির উপর প্রবিধান হবে।
প্রবিধানের প্রধান নিয়ম হল এন্টারপ্রাইজের কাজের প্রক্রিয়া চলাকালীন এটির বাধ্যতামূলক বাস্তবায়ন। আপনি সবচেয়ে কার্যকর কাজের বিবরণ বিকাশ করতে পারেন, তবে এটি ব্যবহার না করে ধুলো সংগ্রহ করার তাকটিতে বসে থাকলে এটি কী করবে?
পর্যায় 3.ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান বাস্তবায়ন।
কোম্পানির সমস্ত কাজের প্রক্রিয়া বর্ণনা করার পরে এবং তাদের কার্য সম্পাদনের জন্য দায়ী কর্মচারীদের নিয়োগ করার পরে, বাধাগুলি মোকাবেলা করার সময় এসেছে। যে কোনও সংস্থায়, এই জাতীয় সমস্যার ক্ষেত্রগুলির সংখ্যা কয়েক ডজন হতে পারে; অতএব, নীচে আমরা এই জাতীয় পরিস্থিতির জন্য কর্মের ক্রম বর্ণনা করব:
- কোম্পানির সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া মূল্যায়ন করা এবং কর্মচারীদের কাজের দায়িত্বের অনুলিপি দূর করা;
- প্রতিটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার জন্য প্রয়োজনীয় পরিমাণ সময় গণনা করুন, এই এলাকায় গড় মান সহ এটির একটি তুলনামূলক বিশ্লেষণ পরিচালনা করুন এবং এটি বাস্তব সূচকগুলিতে সামঞ্জস্য করুন;
- আপনার উত্পাদন দ্বারা সম্পদ ব্যবহারের একটি বিশ্লেষণ সংগঠিত;
- আপনার কোম্পানীর মূল্যবান জিনিসপত্র এবং তথ্যের গতিবিধি পরীক্ষা করুন এবং আপনি যেখানে লোকসান খুঁজে পান সেইসব ক্ষেত্রগুলিকে লিকুইডেট করুন;
- প্রতিটি কাজের প্রক্রিয়ার জন্য সম্পদ শোষণের দক্ষতা বিশ্লেষণ করুন।
পর্যায় 4।কোম্পানির প্রধান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অটোমেশন।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার জন্য একটি সিস্টেম তৈরি এবং নিয়ন্ত্রণের পর্যায়গুলি সম্পূর্ণ হলেই এই পর্যায়ে এগিয়ে যাওয়া প্রয়োজন। সম্পূর্ণ বিশৃঙ্খলায় অটোমেশন চালানো অসম্ভব, এই ক্ষেত্রে, আপনি যদি মনে করেন যে কোনও আইটি সিস্টেম বাস্তবায়ন সংস্থার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির সাথে কঠিন পরিস্থিতি কাটিয়ে উঠতে সহায়তা করবে, তবে এটি একটি খুব ভুল মতামত। আপনি শুধুমাত্র বিপুল পরিমাণ আর্থিক সম্পদ এবং ব্যক্তিগত সময় নষ্ট করবেন।
পর্যায় 5।ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান ফলাফল মূল্যায়ন.
আসুন কিছু ফলাফল সম্পর্কে কথা বলি যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার ফলে প্রাপ্ত করা উচিত:
- আপনার কোম্পানীতে বাস্তবায়িত হওয়া ব্যবসায়িক মডেলের আনুষ্ঠানিকীকরণ, সদৃশ কাজের দায়িত্ব এবং এন্টারপ্রাইজ কাঠামো বাদ দেওয়া;
- বিশেষজ্ঞদের কাজের পারফরম্যান্স পর্যবেক্ষণ করা, যা তাদের তাদের কাজের ফাংশন আরও দায়িত্বশীলভাবে সম্পাদন করতে অনুপ্রাণিত করে;
- ত্রুটির সংখ্যা হ্রাস করা এবং উত্পাদন প্রক্রিয়াতে মানব ফ্যাক্টরের স্তর হ্রাস করা;
- একটি কেপিআই সিস্টেমের বাস্তবায়ন যা কর্মীদের নির্দিষ্ট ফলাফল অর্জনে অনুপ্রাণিত করে এবং বোনাস সিস্টেমকে যতটা সম্ভব স্বচ্ছ করে তোলে;
- ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির নিয়ন্ত্রণ কোম্পানির ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সম্পর্কে একটি জ্ঞানের ভিত্তি তৈরি করে, এইভাবে, নতুন কর্মীরা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব কাজের প্রক্রিয়ায় যোগদান করে;
- সম্পদের অভাব বা কর্মীদের অভাবের কারণে এন্টারপ্রাইজের উত্পাদন প্রক্রিয়ায় বাধাগুলি হ্রাস করা;
- কোম্পানির টার্নওভারে ব্যবহৃত হয় না এমন স্থির আর্থিক সম্পদ খুঁজে বের করা এবং তরল করা;
- অপ্রয়োজনীয় পণ্য ক্রয় হ্রাস.
বিশেষজ্ঞ মতামত
কি প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করা প্রয়োজন?
আনাতোলি জুবেয়ারভ,
মিলসিস্টেমসের জেনারেল ডিরেক্টর, মস্কো
অটোমেশন প্রক্রিয়াটি প্রথমে প্রতিষ্ঠানের সেই ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে প্রভাবিত করবে যেগুলি শ্রম সম্পদের ক্ষেত্রে সবচেয়ে ব্যয়বহুল। যদি আমরা গুরুতর উত্পাদন সম্পর্কে কথা বলি, তবে কোম্পানির মধ্যে ডকুমেন্টেশনের প্রচলনকে শৃঙ্খলাবদ্ধ করা প্রয়োজন, যা এন্টারপ্রাইজের বিভাগগুলির মধ্যে বিতরণ এবং অর্থপ্রদানের সাথে সম্পর্কিত।
যদি আমরা মাঝারি আকারের সংস্থাগুলি বিবেচনা করি, তবে স্বয়ংক্রিয়তা প্রক্রিয়াটি অবশ্যই গ্রাহক এবং সরবরাহকারীদের জন্য প্রয়োগ করা উচিত - তাদের যৌক্তিক মিথস্ক্রিয়াতে। প্রথমত, কয়েক ডজন অবস্থান এবং বিপুল সংখ্যক প্রতিপক্ষ সহ বাণিজ্য সংস্থাগুলির ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করার বিষয়ে চিন্তা করা উচিত। ছোট কোম্পানীগুলোকে ভাবতে হবে কিভাবে IT এর সাথে কাজ করা যতটা সম্ভব সহজ করা যায় এবং কোম্পানির উৎপাদন প্রক্রিয়া অটোমেশনের আগের মতই কার্যকর থাকে তা নিশ্চিত করতে।
গুদাম সরবরাহের কার্যকরী স্বয়ংক্রিয়তা, পণ্য সরবরাহ এবং বিক্রয় আর্থিক ব্যয় হ্রাসের দিকে পরিচালিত করে এবং আপনাকে এড়াতেও অনুমতি দেয়:
- অতিরিক্ত কর্মীদের জন্য উপাদান খরচ;
- মোটর পরিবহনের নিরক্ষর ব্যবহার, যা প্রতিষ্ঠানের সম্পত্তি এবং অতিরিক্ত স্টোরেজ স্পেস;
- কোম্পানির মালিকানাধীন পরিবহনের অদক্ষ অপারেশন এবং গুদামগুলিতে অতিরিক্ত স্থান;
- একটি ছোট শেলফ লাইফ আছে যে পণ্যের ক্ষতি;
- পরিবহন সংস্থাগুলির পরিষেবাগুলির জন্য অতিরিক্ত অর্থপ্রদান।
আপনি কোন সফ্টওয়্যার নির্বাচন করা উচিত? প্রথমত, এটি অবশ্যই সমস্ত স্তরে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তার অনুমতি দেবে। এটি প্রয়োজনীয় যে অটোমেশনের যে কোনও পর্যায়ে সমস্ত প্রক্রিয়া বাস্তবসম্মতভাবে স্বল্পতম সময়ে সম্পন্ন করা যেতে পারে। এটিও গুরুত্বপূর্ণ যে সফ্টওয়্যারটি আপনার কোম্পানির প্রত্যেকের কাছে বোধগম্য।
- ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অটোমেশন: প্রস্তুতি এবং বাস্তবায়ন
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশানে সাধারণ ভুল
ত্রুটি 1.ভুল সমস্যা বিবৃতি.
প্রধান নিয়ম হল সমস্যার একটি নির্দিষ্ট এবং সঠিক বিবৃতি: কোম্পানিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য কী করা দরকার, কোন সময়ে এবং কী ফলাফল পাওয়া দরকার। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির বৈশিষ্ট্য অবিলম্বে উন্নতিতে অবদান রাখার সম্ভাবনা কম (যদি না বিবরণটি বিভাগগুলির সুস্পষ্ট বিভ্রান্তি বা অনুলিপিমূলক ফাংশন প্রকাশ করে)। কোম্পানির কাজকে অপ্টিমাইজ করার জন্য, এন্টারপ্রাইজের বিকাশের জন্য কী ফলাফল দেওয়া উচিত তা নির্ধারণ করা প্রয়োজন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার সংস্থার কোন আয় না থাকে তবে অ্যাকাউন্টিং বিভাগের প্রক্রিয়াগুলিকে চিহ্নিত করার কোনও অর্থ নেই। কাজের কম লাভের কারণ জানতে হবে পণ্য বিক্রির জন্য দায়ী বিভাগে। সমস্যাগ্রস্ত এ বিভাগের কার্যক্রমের উন্নতি হলে হিসাবসহ অন্যান্য কাজেরও উন্নতি হবে। ফলস্বরূপ, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির বিবরণ কোম্পানি পরিচালনার অপ্টিমাইজ করার জন্য একটি বৃহৎ মাপের প্রচারাভিযানের একটি পর্যায়।
ত্রুটি 2।কাজ এবং প্রচেষ্টার অসমতা।
অনুশীলনে, এমন প্রক্রিয়াগুলির বর্ণনা রয়েছে যা সংস্থার মূল লক্ষ্যের সাথে সম্পর্কিত নয় (উদাহরণস্বরূপ, একজন ডেপুটি হওয়ার চেষ্টায় একজন সচিবের সাথে একজন পরিচালকের মিথস্ক্রিয়া)। এটা স্পষ্ট যে এই ধরনের প্রক্রিয়ার চরিত্রায়ন কোম্পানির কাজকে অপ্টিমাইজ করার জন্য কোন অর্থ বহন করে না এবং বিষয়বস্তু এবং খরচের ক্ষেত্রে ভুল।
ত্রুটি 3.বর্ণনার উপায়ের ভুল পছন্দ।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য চিহ্নিত করার জন্য, বিভিন্ন শক্তির প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করা হয়। তাদের খরচ 100 থেকে 100,000 মার্কিন ডলারের মধ্যে পরিবর্তিত হয়। স্পষ্টতই, অর্জিত প্রোগ্রামের শক্তি অবশ্যই কোম্পানির স্কেলের সাথে সম্পর্কিত হতে হবে। সুতরাং, একটি ছোট কোম্পানীর দ্বারা একটি শক্তিশালী প্রোগ্রামের অধিগ্রহণ অযৌক্তিক। কোম্পানির আর্থিক সামর্থ্য এবং প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করে সমাধান করা উচিত এমন কাজগুলির উপর ভিত্তি করে টুলটি নির্বাচন করা হয়। বিদ্যমান অভিজ্ঞতার উপর ভিত্তি করে, তুলনামূলকভাবে সহজ সমাধান যেমন BPWin 2 বড় উদ্যোগেও আপনার লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করতে পারে। যাই হোক না কেন, সফ্টওয়্যারটি শুধুমাত্র একটি সহায়ক উপাদান। কোম্পানির অপ্টিমাইজেশান প্রক্রিয়ার সংগঠনের গুণমান একটি নিষ্পত্তিমূলক ভূমিকা পালন করে।
বিশেষজ্ঞ মতামত
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন নিয়মিত হওয়া উচিত
আল্লা বেদেনকো,
এইচআর ডিরেক্টর, ইকোনিকা-ওবুভ কোম্পানি, মস্কো
সংস্থার নিবিড় বিকাশের পরিস্থিতিতে, এর ব্যবস্থাপক নিয়মিতভাবে কোম্পানির ক্রিয়াকলাপগুলিকে অপ্টিমাইজ করতে বাধ্য হয়। ঠিক এভাবেই আমাদের কোম্পানিতে কাজ করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল। এন্টারপ্রাইজ অপ্টিমাইজেশন প্রকল্পের গ্রাহক ছিলেন ইকোনিকা-ওবুভ কোম্পানির জেনারেল ডিরেক্টর এবং এর সুপারভাইজার ছিলেন ইকোনিকা কর্পোরেশনের ভাইস প্রেসিডেন্ট। এইচআর পরিচালককে প্রকল্প ব্যবস্থাপক হিসেবে নিয়োগ দেওয়া হয়।
1. লক্ষ্য।ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য আমাদের প্রকল্পের লক্ষ্যগুলি ছিল: উন্নতির প্রয়োজনে প্রক্রিয়াগুলি সনাক্ত করা, তাদের সংস্থার কৌশলগত উদ্দেশ্যগুলির সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়া এবং একটি বিস্তৃত স্বয়ংক্রিয় ব্যবসা পরিচালনা ব্যবস্থা প্রবর্তনের জন্য প্রস্তুতি নেওয়া।
2. প্রকল্পের পর্যায়গুলি।কোম্পানির অপ্টিমাইজেশন প্রকল্প বাস্তবায়নের জন্য, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি নেওয়া হয়েছিল:
- একটি বিদ্যমান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া মডেল গঠন;
- ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির পছন্দসই মডেল তৈরি করা (সংস্থার প্রধান বিভাগগুলির কার্যকারিতার প্রধান পরামিতিগুলি নির্ধারণের সাথে);
- একটি কর্পোরেট তথ্য ব্যবস্থার উন্নয়ন ও বাস্তবায়নের জন্য প্রস্তাবিত সমন্বয় এবং প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্যগুলির অনুমোদনের পরিকল্পনা;
- কোম্পানির শ্রম প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করার জন্য ধারণা তৈরি করা;
- প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন যেমন, তাদের উন্নতি।
3. প্রকল্পের ফলাফল মূল্যায়নের জন্য মানদণ্ড।নিম্নলিখিতগুলি প্রাথমিকভাবে চিহ্নিত করা হয়েছিল:
- সময়, কর্মী, উপাদান এবং আর্থিক খরচ কমানো (% এ পরিমাপ করা);
- পরিচালকদের রিপোর্টের গুণমান এবং সময়োপযোগীতা বৃদ্ধি (% মধ্যে);
- কোম্পানির কর্মক্ষমতা উপর বাহ্যিক প্রভাব হ্রাস (% মধ্যে);
- বিক্রয় আয়ের পরিকল্পনা পূরণ করতে এবং সংস্থার ক্রিয়াকলাপগুলিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য এন্টারপ্রাইজের প্রতিটি বিভাগের ক্লায়েন্টদের স্বার্থের উপর (10 পয়েন্টের মধ্যে 8-9 স্তরে) ফোকাস বৃদ্ধি করা;
- ব্যবসার দক্ষতা বৃদ্ধি।
4. দল।কোম্পানির ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার প্রকল্পটি সাত জনের নেতৃত্বের দল দ্বারা পরিচালিত হয়েছিল। এতে একজন বিপণন পরিচালক, কোম্পানির সাধারণ পরিচালকের একজন সহকারী, তথ্য প্রযুক্তি বিভাগের প্রধান এবং সংগ্রহ সৃষ্টি বিভাগের প্রধান অন্তর্ভুক্ত ছিল।
ম্যানেজমেন্ট টিম রেফারেন্সের শর্তাবলী তৈরি করেছে, কোম্পানির ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য প্রকল্পের প্রয়োজনীয়তাগুলি প্রতিষ্ঠিত করেছে, বহিরাগত বিশেষজ্ঞদের সাথে চুক্তি করেছে এবং তাদের ক্রিয়াকলাপের জন্য ইতিবাচক শর্ত তৈরি করেছে, একটি কাজের সময়সূচীতে সম্মত হয়েছে এবং প্রকল্পের কার্যকারিতার জন্য প্যারামিটার তৈরি করেছে। টিম মিটিং সাপ্তাহিক অনুষ্ঠিত হয়.
আরেকটি অপ্টিমাইজেশান ওয়ার্কিং গ্রুপে সংস্থার 10 জন শীর্ষ পরিচালক অন্তর্ভুক্ত। তাকে নিম্নলিখিত কাজগুলি দেওয়া হয়েছিল:
- একটি অপ্টিমাইজেশান প্রকল্প বাস্তবায়নের দক্ষতা অর্জন;
- অপ্টিমাইজেশনের জন্য নথি এবং তথ্য নির্বাচন এবং বিশ্লেষণাত্মক পর্যালোচনা;
- একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ দৃষ্টিভঙ্গির প্রজন্ম;
- অনুমোদন এবং পরিবর্তন বাস্তবায়ন।
বিভিন্ন প্রক্রিয়ার সম্ভাব্য পরিবর্তন নিয়ে আলোচনা করতে কর্মচারীদের ছোট দল সপ্তাহে দুই বা তিনবার মিলিত হয়। এইভাবে, প্রস্তাবিত রূপান্তর সম্পর্কে আলোচনায় সমগ্র কর্মীদের জড়িত করা সম্ভব হয়েছিল।
5. প্রকল্প বাস্তবায়ন।কোম্পানির কাজ অপ্টিমাইজ করার লক্ষ্যে প্রকল্পটি আট মাস ধরে চলছে। এই পর্যায়ে, রূপান্তরগুলি বাস্তবায়িত হচ্ছে। আমরা অনুমান করি যে অপ্টিমাইজেশন সমস্যা বাস্তবায়নের সময়কাল প্রায় দুই বছর। যখন হোল্ডিংয়ের তথ্য ব্যবস্থার কাঠামো গৃহীত হয়, তখন সমগ্র কর্পোরেশনের তথ্য ব্যবস্থাকে সামগ্রিকভাবে অপ্টিমাইজ করার জন্য প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্য গঠনের কাজ শুরু হবে।
6. ফলাফল।আজ, আমরা কাঙ্ক্ষিত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া মডেল গঠন এবং এন্টারপ্রাইজের ব্যবস্থাপনা কর্মীদের সমন্বিত অবস্থান হিসাবে প্রধান অর্জন হিসাবে বিবেচনা করি। উপরন্তু, আমরা কার্যকরভাবে ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যগুলি সম্পাদন করার জন্য প্রয়োজনীয় সাংগঠনিক কাঠামোর ধরন সম্পর্কে একটি স্পষ্ট ধারণা অর্জন করেছি। অর্থের অপ্টিমাইজেশন, সংগ্রহ, সরবরাহ, এবং রসদ গঠনে অগ্রগতি করা হয়েছিল।
কোম্পানির কাজ অপ্টিমাইজ করার অভিজ্ঞতা তার যোগ্য সংগঠন প্রদর্শন করে। তবে, ফলাফল আরও ভাল হতে পারে যদি কোম্পানি স্থায়ী ভিত্তিতে ব্যবসায়িক বিশ্লেষণের ক্ষেত্রে একজন বিশেষজ্ঞ নিয়োগ করে; কোম্পানির অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়া সম্পর্কে তার পেশাদার দৃষ্টিভঙ্গি আমন্ত্রিত পরামর্শদাতাদের মতামতকে সমৃদ্ধ করবে। আদর্শভাবে, সিইও-এর উচিত তার নিজের বেশির ভাগ সময়—প্রায় 80%—এই উদ্যোগে ব্যয় করা। আমাদের সংস্থার জন্য, এই কাজটি অসম্ভব হয়ে উঠেছে, যেহেতু আমরা কর্মীদের পরিচালনার সমস্যাগুলিও মোকাবেলা করি (বর্তমানে কর্মচারীর সংখ্যা প্রায় 800 জন)।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান: সেরা 5টি বই , যা থেকে আপনি ধারণা পেতে পারেন
1. ভ্লাদিমির রেপিন "ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া। মডেলিং, বাস্তবায়ন, ব্যবস্থাপনা।"
আপনি কি আপনার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া উন্নত করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন এবং কোম্পানির ব্যবস্থাপনায় একটি প্রক্রিয়া পদ্ধতি চালু করতে যাচ্ছেন? আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া গঠন এবং শ্রেণীবিভাগ করার জন্য আপনার কি ব্যবহারিক পরামর্শের প্রয়োজন আছে? তারপরে আপনাকে পেশাদার অনুশীলনকারী ভ্লাদিমির রেপিনের একটি নতুন বই কিনতে হবে।
আপনার হাতে যা থাকবে তা একটি সহজ পঠন নয়, তবে একটি প্রকাশনা যা বিশদ বিবরণ এবং বোঝার প্রয়োজন। এটিতে কয়েক ডজন পরিসংখ্যান, টেবিল, ফ্লোচার্ট এবং নথির টেমপ্লেট রয়েছে যা অন্যান্য উন্মুক্ত উত্সগুলিতে পাওয়া যায় না।
ভ্লাদিমির বিদ্যমান সুযোগ সম্পর্কে তার দৃষ্টিভঙ্গি সম্পর্কে কথা বলেন এবং রাশিয়ার অনেক পরামর্শমূলক প্রকল্পের বাস্তব অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে কোম্পানিতে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করার জন্য সুপারিশ দেন।
2. গোল্ডরাটের সীমাবদ্ধতার তত্ত্ব "সিস্টেমগুলি ক্রমাগত উন্নতির দিকে এগিয়ে যায়।"
এই লেখকের বইগুলি অত্যন্ত জনপ্রিয়, কারণ তিনি অনেক সমস্যা সমাধানের জন্য সুপারিশ দেন: পণ্যের সময় এবং তাদের গুণমানের মধ্যে দ্বন্দ্ব, মূল্য এবং আর্থিক খরচ ইত্যাদির মধ্যে। সাম্প্রতিক অতীতে, গোল্ডরাটের মূল যুক্তি পদ্ধতি সম্পর্কে তথ্য অসম্পূর্ণ এবং বিক্ষিপ্ত ছিল, তবে এই বইটিকে প্রথম পদ্ধতিগত এবং পেশাদার গাইড হিসাবে বিবেচনা করা হয়।
3. জন জেস্টন, জোহান নেলিস "বিজনেস প্রসেস ম্যানেজমেন্ট। সফল প্রকল্প বাস্তবায়নের জন্য একটি বাস্তব গাইড।"
এই প্রকাশনাটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনার মূল নীতিগুলি, তাদের ইতিবাচক বৈশিষ্ট্যগুলি এবং তারা কোম্পানির জন্য যে সুবিধাগুলি আনবে তা বর্ণনা করে এবং এই ধরনের পরিচালনার বাস্তবায়নের উদাহরণগুলিও পরীক্ষা করে। এটি ভিআরএম-এর সাধারণ সিস্টেম, সরঞ্জাম এবং পদ্ধতিগুলি পরীক্ষা করে।
ম্যানুয়ালটি প্রক্রিয়া পরিচালনা প্রকল্পগুলি বাস্তবায়নকারী সংস্থাগুলির জন্য একটি রেফারেন্স হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে, কারণ এতে বর্ণিত উপাদানগুলি ব্যবসায়িক প্রকল্পগুলির কার্যকর বাস্তবায়নে ব্যবহারিক সরঞ্জাম, স্পষ্টীকরণ এবং সহায়তা প্রদান করে।
4. ইলিয়াহু গোল্ডরাট “উদ্দেশ্য। ক্রমাগত উন্নতির একটি প্রক্রিয়া।"
যে ব্যক্তি তার ব্যবসায়িক প্রকল্প পরিচালনা করার সময় কোনো সমস্যা দেখেন তিনি প্রক্রিয়া এবং ফলাফলের মধ্যে কারণ-এবং-প্রভাব সম্পর্ক গড়ে তুলতে বাধ্য হন, সেইসাথে কোম্পানির কাজের প্রক্রিয়ার সর্বাধিক দক্ষতা অর্জনের মৌলিক নীতিগুলি বুঝতে পারেন।
5. মেরি এবং টম পপেন্ডিক, "লীন সফটওয়্যার ম্যানুফ্যাকচারিং: আইডিয়া থেকে লাভ পর্যন্ত।"
এটি এমন নির্দেশিকা যা যে কোনও পরিস্থিতিতে প্রয়োজন হতে পারে যেখানে সবচেয়ে দক্ষ প্রক্রিয়াগুলি স্থাপন করা প্রয়োজন। সফ্টওয়্যারের সাথে সরাসরি সম্পর্কিত শীর্ষস্থানীয় ম্যানেজার, ম্যানেজার এবং কোম্পানি ডেভেলপারদের জন্য বইটি অবশ্যই পড়া উচিত।
বিশেষজ্ঞদের সম্পর্কে তথ্য
সের্গেই প্যানকিন,"সেন্টার অর্গপ্রম", ইয়েকাটেরিনবার্গ কোম্পানির প্রশিক্ষক-পরামর্শদাতা। ফাউন্ডেশনের বছর: 2001। বিশেষীকরণ - শিল্প উদ্যোগের উত্পাদন দক্ষতা এবং প্রতিযোগিতা বৃদ্ধি।
মিখাইল গর্দিভ,ইউরোম্যানেজমেন্টের প্রযুক্তি পরিচালক, মস্কো। ইউরোম্যানেজমেন্ট কোম্পানির পরামর্শ পরিষেবার বাজারে উল্লেখযোগ্য অভিজ্ঞতা রয়েছে এবং ক্লায়েন্ট এন্টারপ্রাইজগুলির জটিল সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রযুক্তির মালিক। সংস্থাটি ব্যবসা করার জন্য সবচেয়ে কার্যকর সরঞ্জামগুলির সাথে অংশীদারদের সরবরাহ করে, 7টি ক্ষেত্রে তার কার্যক্রম পরিচালনা করে: কর্মী পরামর্শ, ব্যবস্থাপনা পরামর্শ, আর্থিক পরামর্শ, আইটি পরামর্শ, ব্যবসা অটোমেশন, কর্মী নির্বাচন, ব্যবসায়িক প্রশিক্ষণ।
আনাতোলি জুবেয়ারভ,মিলসিস্টেমসের জেনারেল ডিরেক্টর, মস্কো। মিলসিস্টেম কোম্পানি সেলোরা ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তথ্য সিস্টেমের অফিসিয়াল ডিস্ট্রিবিউটর। সেলোরা ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হল একটি ইআরপি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যা যেকোনো ব্যবসার চাহিদা পূরণ করে এবং যেকোনো এন্টারপ্রাইজের জন্য উপযুক্ত। উপরন্তু, সিস্টেমটি রাশিয়ান বাজারের বাস্তবতার জন্য পুরোপুরি অপ্টিমাইজ করা হয়েছে, যেমন গার্হস্থ্য অফিসের কাজের সমস্ত জাতীয় বৈশিষ্ট্য বিবেচনা করে।
আল্লা বেদেনকো , ইকোনিকা-ওবুভ, মস্কোর এইচআর ডিরেক্টর। রাশিয়ান ফ্যাশন পাদুকা বাজারের নেতৃস্থানীয় সংস্থাগুলির মধ্যে একটি, রাশিয়ার একটি খুচরা চেইন অপারেটর। রাশিয়ার পাশাপাশি ইউক্রেন এবং কাজাখস্তানে শতাধিক ইকোনিকা ব্র্যান্ডেড জুতার দোকান খোলা রয়েছে।
আপনি যখন আপনার কম্পিউটার চালু করেন তখন অনেক প্রোগ্রাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুরু হয়, যার ফলে আপনার সিস্টেম বুট হতে বেশি সময় নেয়। উপরন্তু, এই প্রোগ্রামগুলি অতিরিক্ত RAM নেয় এবং সবসময় আপনার প্রয়োজন হয় না।
স্টার্টআপের জন্য প্রোগ্রামগুলির তালিকা সম্পাদনা করতে, আপনাকে "স্টার্ট" বোতামটি ক্লিক করতে হবে এবং অনুসন্ধান বারে msconfig কমান্ডটি টাইপ করতে হবে। স্টার্টআপ ট্যাবে, আপনি কম্পিউটার চালু করার সময় শুরু হওয়া প্রোগ্রামগুলি চেক করা হয়। যা অবশিষ্ট থাকে তা হল অপ্রয়োজনীয় প্রোগ্রামগুলি আনচেক করা।
ইউটিলিটি এবং অ্যান্টিভাইরাস পণ্যগুলির অটোলোডিং অক্ষম না করার বিষয়ে সতর্ক থাকুন।
3. অপ্রয়োজনীয় ফন্টের অটোলোডিং অক্ষম করুন
আপনি যখন আপনার কম্পিউটার চালু করেন, তখন উইন্ডোজ 200 টিরও বেশি বিভিন্ন ফন্টের একটি নির্বাচন ডাউনলোড করে। আপনি এই মত অপ্রয়োজনীয় অক্ষম করতে পারেন: "স্টার্ট" - কন্ট্রোল প্যানেল - ডিজাইন এবং ব্যক্তিগতকরণ - ফন্ট। ডান কী দিয়ে এবং অপ্রয়োজনীয় ফন্টে প্রসঙ্গ মেনু খুলুন এবং "লুকান" নির্বাচন করুন।
শুধুমাত্র কমিক সানস , শুধুমাত্র হার্ডকোর!
4. অস্থায়ী ফাইল মুছে ফেলা
কাজের প্রক্রিয়ায়, হার্ড ড্রাইভে প্রতিদিন অনেক অস্থায়ী ফাইল তৈরি হয়, যা একরকম অদৃশ্যভাবে স্থায়ী হয়ে যায়। এগুলি আপনার কম্পিউটারের সামগ্রিক গতিও ব্যাপকভাবে হ্রাস করে।
নিয়মিতভাবে আপনার কম্পিউটার পরিষ্কার করা অপারেটিং সিস্টেম এবং প্রোগ্রামগুলির লোডিংকে ত্বরান্বিত করবে এবং আপনার হার্ড ড্রাইভে জায়গা খালি করবে।
এটি করার জন্য, শুধু মাই কম্পিউটার খুলুন - অপারেটিং সিস্টেমের সাথে পার্টিশন (সাধারণত ড্রাইভ সি:\) - উইন্ডোজ ফোল্ডার - টেম্প ফোল্ডার, এবং তারপরে সমস্ত ফাইল মুছে ফেলুন এবং রিসাইকেল বিন খালি করুন।
5. ডিস্ক ক্লিনআপ
উইন্ডোজ অপ্টিমাইজ করতে, মাইক্রোসফ্ট বিকাশকারীরা একটি অন্তর্নির্মিত ডিস্ক ক্লিনআপ ইউটিলিটি সরবরাহ করেছে। এটি জাঙ্ক ফাইলগুলি অনুসন্ধান করে এবং মুছে দেয়, যেমন অস্থায়ী ইন্টারনেট ফাইল, ইনস্টল করা প্রোগ্রামগুলির বিতরণ, বিভিন্ন ত্রুটির প্রতিবেদন এবং অন্যান্য।
স্টার্ট মেনুতে যান - সমস্ত প্রোগ্রাম - আনুষাঙ্গিক - সিস্টেম টুলস - ডিস্ক ক্লিনআপ।
6. ডিস্ক ডিফ্র্যাগমেন্টেশন
অপ্রয়োজনীয় প্রোগ্রাম এবং ফাইল মুছে ফেলার পরে, ডিস্ক ডিফ্র্যাগমেন্ট করা শুরু করুন, যেমন সর্বাধিক পিসি অপ্টিমাইজেশানের জন্য আপনার হার্ড ড্রাইভে ফাইলগুলি পুনরায় গোষ্ঠীবদ্ধ করা।
ডিফ্র্যাগমেন্টেশন উইন্ডোজ সরঞ্জাম ব্যবহার করে করা যেতে পারে, অথবা আপনি বিশেষ প্রোগ্রাম ব্যবহার করতে পারেন - এটি একটি পৃথক নিবন্ধের জন্য একটি বিষয়।
স্ট্যান্ডার্ড পদ্ধতিটি এরকম দেখাবে - এক্সপ্লোরারে, ডিফ্র্যাগমেন্ট করার জন্য পার্টিশনটি নির্বাচন করুন (উদাহরণস্বরূপ, ড্রাইভ ডি:\) এবং এটিতে ডান-ক্লিক করুন, প্রদর্শিত মেনুতে, বৈশিষ্ট্যগুলি খুলুন এবং টুলস ট্যাবে, "ডিফ্র্যাগমেন্ট" ক্লিক করুন। "
7. SSD ইনস্টল করুন
একটি সলিড-স্টেট ড্রাইভ অপারেটিং সিস্টেম এবং প্রোগ্রামগুলির লোডিংয়ের গতি বাড়াতে সহায়তা করবে, যার স্ব-ইনস্টলেশন একটি ল্যাপটপে আমরা আলোচনা করেছি। যদি আপনার কাছে 500 GB SSD-এর জন্য পর্যাপ্ত অর্থ না থাকে, তাহলে অন্তত অপারেটিং সিস্টেম ইনস্টল করার জন্য একটি ডিস্ক কেনার মানে হয় - এটি কেবল নতুন SSD-তে উড়ে যাবে।
8. HDD ইনস্টল করুন
ইউটিউবে HDD ইনস্টলেশনের অনেক ভিডিও গাইড রয়েছে। এখানে তাদের একটি
যদি আপনার বাজেট আপনাকে ব্যয়বহুল এসএসডি ড্রাইভগুলিতে অর্থ ব্যয় করার অনুমতি না দেয় তবে আপনার আরও ঐতিহ্যগত উপাদানগুলি ছেড়ে দেওয়া উচিত নয়। একটি অতিরিক্ত HDD ইনস্টল করা উল্লেখযোগ্যভাবে PC কর্মক্ষমতা উন্নত করবে।
সুতরাং, যদি হার্ড ড্রাইভটি 85% এর বেশি দখল করে থাকে তবে কম্পিউটারটি অনেকবার ধীর গতিতে কাজ করবে। উপরন্তু, আপনার ডেস্কটপ পিসিতে একটি অতিরিক্ত হার্ড ড্রাইভ ইনস্টল করা একটি SSD এর চেয়েও সহজ।
9. অতিরিক্ত RAM ইনস্টল করা হচ্ছে
চলমান প্রোগ্রামগুলি প্রক্রিয়া করতে RAM ব্যবহার করা হয়। আপনার যত বেশি তথ্য প্রসেস করতে হবে, তত বেশি RAM আপনার প্রয়োজন হবে।
পর্যাপ্ত মেমরি না থাকলে, সিস্টেমটি হার্ড ডিস্কের সংস্থানগুলি ব্যবহার করতে শুরু করে, যা কম্পিউটারের একটি গুরুতর মন্থরতা এবং উইন্ডোজ হিমায়িত করে।
RAM স্টিক যোগ করা বা প্রতিস্থাপন করা কঠিন নয়। স্ট্যান্ডার্ড অফিস প্রোগ্রামগুলির একটি সেট সহ একটি নিয়মিত কম্পিউটারের জন্য, 4 গিগাবাইট র্যাম যথেষ্ট এবং একটি গেমিং পিসির জন্য আপনি 16 জিবি বা উচ্চতর সম্পর্কে চিন্তা করতে পারেন।
10. পরিষ্কার করা
ধুলো কম্পিউটারের শত্রু নং 2 (সবাই জানে যে শত্রু নং 1)। এটি স্বাভাবিক বায়ুচলাচলকে বাধা দেয়, যা পিসি উপাদানগুলিকে অতিরিক্ত গরম করে, সিস্টেমকে ধীর করে দেয়। উপাদানগুলির চরম অতিরিক্ত উত্তাপ তাদের সম্পূর্ণ ব্যর্থতার দিকে নিয়ে যেতে পারে।
আপনি পরিষ্কার করা শুরু করার অন্তত আধ ঘন্টা আগে আপনার কম্পিউটার বন্ধ করুন। সিন্থেটিক পোশাকে পরিষ্কার করবেন না - ঘর্ষণের ফলে একটি স্ট্যাটিক চার্জ হতে পারে যা উপাদানগুলির ক্ষতি করতে পারে। স্ট্যাটিক অপসারণ করতে, সেন্ট্রাল হিটিং রেডিয়েটারের রংহীন অংশ স্পর্শ করুন।
কম শক্তিতে ভ্যাকুয়াম ক্লিনার চালু করুন এবং সাবধানে পিসির সমস্ত অংশ থেকে ধুলো অপসারণ করুন। পাওয়ার সাপ্লাই, প্রসেসর কুলার এবং ভিডিও কার্ডের দিকে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত, যেখানে বেশিরভাগ ধুলো জমে।
একাধিক ব্যক্তি সহ একটি কোম্পানিতে, একটি নিয়ম হিসাবে, বিভিন্ন বিভাগ রয়েছে - বিক্রয়, বিপণন, অ্যাকাউন্টিং, ইত্যাদি। এই পরিষেবাগুলির দ্বারা সমাধান করা কাজগুলি খুব আলাদা, এবং তাদের সংগঠন এবং কার্যকারিতার নীতিগুলিও আলাদা। যাইহোক, একটি সার্বজনীন অ্যালগরিদম বর্ণনা করা সম্ভব যা যেকোন বিভাগকে অপ্টিমাইজ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে, তার উদ্দেশ্য এবং সাংগঠনিক কাঠামো নির্বিশেষে। এই আমরা এখন কি করব.
অপ্টিমাইজেশান কি?
অপারেশনাল অপ্টিমাইজেশান হল একটি ডিপার্টমেন্টের (বা সামগ্রিকভাবে একটি এন্টারপ্রাইজ) দক্ষতা বাড়ানোর লক্ষ্যে পদক্ষেপের একটি সেট। এই ইভেন্টগুলির সারমর্মটি সুপরিচিত নীতিবাক্য দ্বারা প্রকাশ করা যেতে পারে - "উচ্চতর, আরও ভাল!" অর্থাৎ, গৃহীত পদক্ষেপের ফলস্বরূপ, বিভাগটি বর্ধিত উত্পাদনশীলতা, হ্রাস খরচ ইত্যাদি প্রদর্শন করতে শুরু করে।
চল শুরু করা যাক. আমাদের কাজ হল ইউনিটের ক্রিয়াকলাপগুলির অপ্টিমাইজেশনের সর্বজনীন পর্যায়গুলি বর্ণনা করা।
একটি অপ্টিমাইজেশান অনুরোধ প্রদর্শিত হবে
অপ্টিমাইজেশনের জন্য একটি আনুষ্ঠানিক অনুরোধ কোম্পানির ব্যবস্থাপনা এবং একটি বিভাগের প্রধান উভয়ের কাছ থেকে আসতে পারে, "এখানে কী ঠিক করতে হবে" খুঁজছেন। তদনুসারে, দ্বিতীয় ক্ষেত্রে, অনুরোধটি সাধারণত বেশ সাধারণ, সিস্টেমের সাধারণ উন্নতির লক্ষ্যে এবং প্রথমটিতে, এটি আরও নির্দিষ্ট, ইউনিটের নির্দিষ্ট সূচকগুলির সাথে অসন্তুষ্টির কারণে। উদাহরণস্বরূপ, একটি কোম্পানির প্রধান একটি নির্দিষ্ট পরিষেবার খরচ কমাতে চাইতে পারেন। তারা বলে যে সে খুব বেশি খায়। এই আকাঙ্ক্ষাটি বিশেষত প্রায়ই বিভাজনের ক্ষেত্রে উদ্ভূত হয় যা কোম্পানির অর্থনৈতিক ফলাফলকে সরাসরি প্রভাবিত করে না। একটি উদাহরণ হল কর্মী বিভাগ, বিশেষ করে যদি এর কাজগুলি নিয়োগের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকে।
কিন্তু খরচ কমানোর ইচ্ছা পরিবর্তনের একমাত্র উদ্দেশ্য থেকে অনেক দূরে। প্রায়শই, বিন্দু হল যে বিভাগটি তার বর্তমান আকারে তার দায়িত্বগুলি যথেষ্ট কার্যকরভাবে মোকাবেলা করছে না।
অনুরোধের প্রণয়ন একটি ট্রিগারিং উপাদান হিসাবে কাজ করে; এখান থেকেই সবকিছু শুরু হয়। এবং এই কর্মের প্রথম পর্যায় হল "ইউনিট এর মিশন এবং অর্থনৈতিক ফাংশন সংজ্ঞায়িত করা"
ইউনিটের মিশন এবং অর্থনৈতিক ফাংশন সংজ্ঞায়িত করা
এই বিন্দু সম্ভবত সবচেয়ে বিস্ময় কারণ হবে. মনে হবে, নির্ধারণ করার কী আছে? বিক্রয় বিভাগ বিক্রি করে, কুরিয়ার পরিষেবা সরবরাহ করে, বিজ্ঞাপন বিভাগ বিজ্ঞাপন দেয়। ইত্যাদি। যাইহোক, সবকিছু এত সহজ নয়।
আসুন এই সত্যটি দিয়ে শুরু করি যে আজকের রাশিয়ান ব্যবসায় ধারণাগত যন্ত্রটি কমবেশি প্রতিষ্ঠিত, তবে একটি অবস্থানের মধ্যে কাজের দায়িত্বের সাথে এটি এখনও একীকরণ থেকে অনেক দূরে। একই শিরোনাম সহ একটি অবস্থানে থাকা লোকেরা বিভিন্ন কোম্পানিতে সম্পূর্ণ ভিন্ন জিনিস করতে পারে। সবচেয়ে বলার উদাহরণ হল বিপণনকারী। ব্যবসায়িক বিকাশের ধারণা লেখা থেকে শুরু করে ব্যক্তিগত বিক্রয় পর্যন্ত তাদের দায়বদ্ধতার পরিসর। এইচআর ম্যানেজারদের ক্ষেত্রেও তাই। কারো জন্য এটি প্রশিক্ষণ, অনুপ্রেরণা, কর্পোরেট সংস্কৃতি, অন্যদের জন্য এটি দীর্ঘস্থায়ী আশাহীন নিয়োগ। এবং এই ধরনের একটি স্প্রেড অধিকাংশ কোম্পানি পাওয়া যাবে.
আর সেই কারণেই, কোনো কিছুর উন্নতি করার আগে, কোম্পানির সামগ্রিক বিল্ডিংয়ে এই জিনিসটি কোন স্থান দখল করে তা নির্ধারণ করতে হবে।
তদনুসারে, এই প্রশ্নের উত্তর অন্তর্ভুক্ত হবে:
1. এই ইউনিটের স্তরে সমাধান করা নির্দিষ্ট কাজের বিবরণ
2. কোম্পানির সার্বিক কার্যক্রমে বিভাগের স্থান
3. কোম্পানির সাধারণ কার্যক্রমে অর্থনৈতিক অংশগ্রহণ নির্ধারণ
এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময়, আপনার শব্দের মধ্যে সর্বাধিক স্পষ্টতা এবং নির্দিষ্টতা বজায় রাখার চেষ্টা করা উচিত। তবুও, এটি "প্রদর্শনের জন্য" করা হয় নি, তাই "কোম্পানীর কল্যাণে প্রতিটি সম্ভাব্য উপায়ে অবদান রাখতে" এর মত সূত্রগুলি এখানে উপযুক্ত নয়।
কর্মক্ষমতা মানদণ্ডের সংজ্ঞা
এই পয়েন্ট মূল. দক্ষতার মানদণ্ড হিসাবে কী বেছে নেওয়া হয়েছে তার উপর নির্ভর করে, পরবর্তী সমস্ত কাজ হবে। একটি নিয়ম হিসাবে, পূর্ববর্তী অনুচ্ছেদে সংজ্ঞায়িত কাজের উপর ভিত্তি করে মানদণ্ড নির্বাচন করা হয়। অর্থাৎ, বিশ্লেষণটি ইউনিটের "সংবিধিবদ্ধ লক্ষ্য" পূরণের উপর ভিত্তি করে। উদাহরণস্বরূপ, "কোম্পানীর সম্পত্তি চুরি রোধ করা" কাজটি নিরাপত্তা পরিষেবার জন্য সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে - যার অর্থ চুরির সংখ্যা এই কাজের জন্য এই খুব মানদণ্ড হবে।
এইভাবে, পূর্বে প্রণীত কাজগুলি আমাদের ইউনিটের কর্মের কার্যকারিতা মূল্যায়ন করার সুযোগ দেয়।
যদি আমরা মূল্যায়নের অসম্ভবতার মুখোমুখি হই, তাহলে এর অর্থ হল কাজগুলি ভুলভাবে প্রণয়ন করা হয়েছিল, প্রক্রিয়াটিতে অস্পষ্ট এবং অর্থহীন ফর্মুলেশন তৈরি করা হয়েছিল এবং আমাদের একটি পয়েন্টে ফিরে যেতে হবে। বাজির উপর একটি ধোয়া আছে, আবার শুরু করুন.
কিন্তু এখন - মানদণ্ড সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে, এবং আমাদের পরবর্তী পদক্ষেপ হবে "ইউনিটের কার্যকারিতা মূল্যায়ন"
ইউনিট কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন
এখানে সবকিছু পরিষ্কার। আমরা নির্বাচিত কর্মক্ষমতা মানদণ্ড গ্রহণ করি এবং তাদের প্রতিটি অনুযায়ী পরিস্থিতি মূল্যায়ন করি। কিছু জিনিস সংখ্যাগতভাবে মূল্যায়ন করা যেতে পারে, কিছু "সন্তোষজনক/অসন্তোষজনক" নীতির উপর ভিত্তি করে। ফলস্বরূপ, আমরা বিভাগের উপর একটি সাধারণ প্রতিবেদন পাই, যা এটিকে নির্ধারিত প্রতিটি কাজের জন্য পরিস্থিতি স্পষ্টভাবে উপস্থাপন করে। এবং, এই প্রতিবেদনটি মনোযোগ সহকারে দেখে, আমরা পরবর্তী পর্যায়ে এগিয়ে যাই - "অপ্টিমাইজেশন সমস্যাগুলি সেট করা"
অপ্টিমাইজেশান সমস্যা সেট করা
স্পষ্টতই, এই পর্যায়টিও বিশেষ কঠিন নয়। মূল্যায়নের সময় সবচেয়ে বেশি "sgged" যে পয়েন্ট অপ্টিমাইজ করা প্রয়োজন. অপ্টিমাইজেশান সমস্যাগুলি ইতিবাচক পদে প্রণয়ন করা উচিত, যেমন লক্ষ্য হিসাবে পছন্দসই ফলাফল নির্দেশ করুন, এবং অবাঞ্ছিত অনুপস্থিতি নয়। সহজ কথায়, "গড় চাকরির সময়কাল দেড় সপ্তাহে কমিয়ে আনা" লক্ষ্যটি সঠিক লক্ষ্য।
এবং এখন, যখন সমস্ত কাজ সেট করা হয়েছে, মজা শুরু হয়। যথা - "অপ্টিমাইজেশন ব্যবস্থা"
অপ্টিমাইজেশান ব্যবস্থা
এবং, অদ্ভুতভাবে যথেষ্ট, আমরা এই ঘটনাগুলি প্রায় অর্ধ পৃষ্ঠা আগের মতো একই জিনিস দিয়ে শুরু করি। অর্থাৎ বিশ্লেষণ থেকে। কিন্তু এটি অভ্যন্তরীণ মজুদ চিহ্নিত করার লক্ষ্যে আরেকটি বিশ্লেষণ। এবং এটি "বিভাগের মধ্যে ফাংশনগুলির একটি সাধারণ তালিকা অঙ্কন" দিয়ে শুরু হয়
বিভাগের মধ্যে ফাংশন একটি সাধারণ তালিকা আপ অঙ্কন
এই তালিকাটি একটি বিশদ কাজের বিবরণের সবচেয়ে কাছের, পার্থক্যটি যে এটি সমগ্র বিভাগের জন্য করা হয়। কিন্তু সরলতার জন্য, এটি পৃথক অবস্থান অনুযায়ী ভাঙ্গা উচিত। এইভাবে, আমরা বিভাগের কর্মচারীদের দ্বারা সম্পাদিত ফাংশনগুলির একটি বিস্তারিত তালিকা পাই। এবং আমরা এগিয়ে যান.
কার্য সম্পাদনের সাফল্যের মূল্যায়ন
এখানে, আবার, আমরা একটি মূল্যায়ন করা হয়. তবে সাধারণভাবে নয়, আগের মতো, তবে প্রতিটি ফাংশনের জন্য। এবং আমরা ঠিক কোন ফাংশনগুলি খোঁড়া এবং কীভাবে সেগুলি কর্মীদের মধ্যে বিতরণ করা হয় তার একটি পরিষ্কার চিত্র পাই৷
সবচেয়ে সহজ ক্ষেত্রে, দেখা যাচ্ছে যে সমস্ত ব্যর্থতা একজন ব্যক্তির মধ্যে ঘটে এবং সঠিক সিদ্ধান্ত এই ব্যক্তিকে প্রতিস্থাপন করা। তবে এই পরিস্থিতিটি সবচেয়ে অবিশ্বাস্য, কারণ এই নাশকতা কোনও গবেষণা ছাড়াই দৃশ্যমান হত। অতএব, সম্ভবত, "স্যাগিং" ফাংশনগুলি বিভাগের কর্মচারীদের মধ্যে সমানভাবে বিতরণ করা হবে।
যদি এটি স্পষ্ট হয়ে যায় যে ফাংশনগুলির কার্যকারিতা মূল্যায়ন করা অসম্ভব, তবে বিদ্যমান নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা এবং এটি আদৌ বিদ্যমান কিনা তা নিয়ে গুরুত্ব সহকারে চিন্তা করা মূল্যবান।
বিষয়গত কারণের উপর ফাংশন সফল কর্মক্ষমতা নির্ভরতা নির্ধারণ
এই পর্যায়ে, আমরা নির্ধারণ করি যে কর্মক্ষমতা সমস্যাগুলি কর্মীদের ব্যক্তিগত বৈশিষ্ট্যের সাথে কতটা সম্পর্কিত। উদাহরণস্বরূপ, কেউ জীবনে খুব অবসরে আছে এবং নির্ধারিত কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য সময়সীমা নিয়ে ধ্রুবক সমস্যা রয়েছে। তদনুসারে, সমাধানটি হবে তার দায়িত্বগুলিকে তাদের পক্ষে পরিবর্তন করা যার জন্য দ্রুত প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন নেই।
একটি বিভাগের মধ্যে কারণগুলির উপর নির্ভরতা নির্ধারণ করা
কর্মক্ষমতা প্রভাবিত করার প্রধান অভ্যন্তরীণ ফ্যাক্টর হল বিভাগের কাজের পরিবেশ। তদুপরি, মাঝখান থেকে উভয় বিচ্যুতি - ইতিবাচক এবং নেতিবাচক উভয়ই - দুঃখজনক পরিণতির দিকে নিয়ে যায়। যদি বিভাগে অনৈক্য, দ্বন্দ্ব এবং আগ্রাসনের পরিবেশ থাকে, তাহলে অবশ্যই আন্তঃব্যক্তিক মিথস্ক্রিয়া প্রয়োজন এমন অংশে কাজটি স্থবির হয়ে পড়বে। যাইহোক, অন্যদিকে, যদি দলটি "উষ্ণ" হয়, তবে কাজের বেশিরভাগ সময় অবসরে চা পান করা এবং "জীবন সম্পর্কে" কথোপকথনে ব্যয় করা যেতে পারে।
অন্যান্য নেতিবাচক অভ্যন্তরীণ কারণগুলি হল:
1. প্রক্রিয়াটির অপর্যাপ্ত স্বয়ংক্রিয়তা (উদাহরণস্বরূপ, ম্যানুয়ালি নথি পূরণ করা, কাগজের ডাটাবেস বজায় রাখা ইত্যাদি)
2. কর্মচারী ফাংশন নকল
3. কাজের দায়িত্বের অস্পষ্ট সংজ্ঞা
4. দ্বৈত অধীনতা সহ কর্মচারীদের প্রাপ্যতা
বিভাগের বাইরের কারণগুলির উপর ফাংশনের সফল কর্মক্ষমতা নির্ভরতা নির্ধারণ করা
উপরের ছাড়াও, বাহ্যিক কারণগুলি ট্র্যাক করা প্রয়োজন। প্রায়শই, সংশ্লিষ্ট বিভাগের ক্রিয়াকলাপ একটি ইউনিটের কর্মক্ষমতার উপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলে। উদাহরণস্বরূপ, ক্রয় বিভাগের ধীরগতি অ্যাকাউন্টিং বিভাগ দ্বারা চালান প্রদানের গতির কারণে হতে পারে। এটা স্পষ্ট যে এই পরিস্থিতিতে সংগ্রহে কিছু সামঞ্জস্য করার খুব একটা অর্থ নেই।
অন্যান্য উদাহরণ - একজন কর্মী নিয়োগ বা বিপণন পরিকল্পনা প্রস্তুত করার সময়সীমা পূরণ করতে ব্যর্থতার জন্য, এটি দায়ী কর্মী এবং বিপণন বিভাগ নাও হতে পারে, তবে পরিচালকরা যাদের দায়িত্বের মধ্যে জমা দেওয়া প্রার্থী এবং উপকরণগুলি অনুমোদন করা অন্তর্ভুক্ত ছিল (কিছু ব্যবস্থাপক সত্যিই "নিয়ন্ত্রিত" করতে চান কয়েক সপ্তাহ ভাবতে হবে")।
"টেম্পোগ্রাফিক ম্যাপিং" - বর্ণিত ফাংশনগুলি (পর্যবেক্ষণ) বাস্তবায়নে ব্যয় করা সময়ের একটি মানচিত্র আঁকা
এর আরও খনন করা যাক. এখন আমাদের অবশ্যই একটি পেন্সিল, একটি নোটবুক এবং একটি স্টপওয়াচ দিয়ে নিজেদেরকে সজ্জিত করতে হবে এবং বেশ কয়েক দিন বিভাগে বসতি স্থাপন করতে হবে। এই বসার ফলে, আমরা বিভাগে কাজের সময় ব্যবহারের একটি চিত্র পাই - কে কতটা ব্যয় করে এবং কীসের জন্য। মাঝে মাঝে অদ্ভুত জিনিস প্রকাশ পায়। উদাহরণস্বরূপ, এটি চালু হতে পারে যে বেশিরভাগ কাজের সময় কর্মচারীরা সেখানে ইনস্টল করা শেয়ার্ড নেটওয়ার্ক প্রিন্টারে করিডোরে যায় এবং তারপরে অন্যান্য বিভাগে তাদের নথিগুলি সন্ধান করে (যেখানে তারা দুর্ঘটনাক্রমে সাধারণ স্তূপ থেকে চুরি হয়েছিল)।
যাই হোক না কেন, আমরা যে ডেটা পাই তা মূল্যবান। তাদের থেকে এটি অবিলম্বে পরিষ্কার হয়ে যায় যে আমাদের জীবনের বছরগুলি কোথায় যায়।
টেম্পোগ্রাফিক ম্যাপিং (জরিপ)
পর্যবেক্ষণ ইভেন্টের পরপরই, আমরা একই উদ্দেশ্যে একটি সমীক্ষা পরিচালনা করি। আমরা কর্মীদের আমন্ত্রণ জানাই যেখানে তারা তাদের বেশিরভাগ সময় ব্যয় করে সে সম্পর্কে কথা বলতে। আমরা একটি টেবিলে বিবৃতিগুলিকে সংক্ষিপ্ত করি এবং পর্যবেক্ষণ ডেটার সাথে টেবিলের তুলনা করি।
উন্নতির জন্য পরামর্শ দেওয়া (জরিপ)
আরেকটি গণতান্ত্রিক ঘটনা। আমরা কর্মচারীদের "বিভাগের কাজে আপনাকে কী বিরক্ত করে এবং কী উন্নত করা যেতে পারে?" এই বিষয়ে কথা বলার জন্য আমন্ত্রণ জানাই। ফলাফলগুলি অগত্যা বিশ্লেষণের গভীরতার সাথে বিস্মিত হবে না (কিছু লোক কেবল টয়লেটে সাবানের অভাবের কারণে বিরক্ত), তবে যে কোনও ক্ষেত্রে, এটি "জনগণের" মতামত শোনার মতো।
অনুরূপ ফাংশন একত্রিত করার সুযোগের জন্য অনুসন্ধান করুন
বিশ্লেষণাত্মক পর্যায়টি সম্পূর্ণ বিবেচনা করা যেতে পারে, এবং এখন আমরা সরাসরি উন্নতিতে এগিয়ে যাই। এর মধ্যে প্রথমটি হবে "অনুরূপ ফাংশন একত্রিত করার সুযোগের সন্ধান করা।" এই ইভেন্টের বিন্দু হল যে অনুরূপ ফাংশন যা বিভিন্ন কর্মচারীদের থেকে সময় নেয় সেগুলি একটি পৃথক কর্মচারীকে বরাদ্দ করা হয়। এই ধরনের সমাধান অনেক উদাহরণ আছে. এটি একটি উত্তর মেশিন, বা একটি সচিব অফিসে যাওয়ার পথ বলে, যেখানে কথোপকথন শেষে গ্রাহককে সুইচ করা হয়। এটিও একজন পিসি অপারেটর, যিনি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে প্রাথমিক নথিগুলি প্রবেশ করাতে নিযুক্ত রয়েছেন, এই রুটিনের আরও যোগ্য বিশেষজ্ঞদের থেকে মুক্তি দিচ্ছেন। এরা হল "টেলিমার্কেটর" - সেলস ডিপার্টমেন্টে কলকারী এবং রিক্রুটিং এজেন্সিগুলির গবেষক। এবং অন্যান্য অনেক বিকল্প আছে।
ফাংশন একত্রীকরণ ব্যয়বহুল বিশেষজ্ঞদের সময় বাঁচানো এবং বিভাগের সামগ্রিক উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করা সম্ভব করে তোলে।
অটোমেশন সুযোগ খোঁজা
অটোমেশন আধুনিক ব্যবসার শক্তিশালী পয়েন্ট। প্রকৃতপক্ষে, একটি সাধারণ প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় প্রচুর "নোড" থাকে যেগুলিকে ডিজিটাল ফর্ম্যাটে রূপান্তর করতে হবে। তদনুসারে, এই নোডগুলিকে চিহ্নিত করতে হবে এবং কীভাবে মানুষের পরিষেবায় অটোমেশন করা যায় তা খুঁজে বের করতে হবে। একটি বিভাগে অটোমেশন প্রবর্তন 100% পর্যন্ত শ্রম উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করতে পারে, কর্মীদের রুটিন ওয়ার্ক থেকে মুক্ত করে এবং যোগাযোগের জন্য সময় কমিয়ে এবং প্রয়োজনীয় নথি অনুসন্ধান করে।
অটোমেশন সুযোগ খুঁজছেন, আপনি কোম্পানির সামগ্রিক চাহিদার উপর ফোকাস করা উচিত. যদি সংস্থাটি একটি ইউনিফাইড বিজনেস প্রসেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কেনার পরিকল্পনা করে, তবে সম্ভবত এটির দ্বারা বিভাগের সমস্যাগুলি সমাধান করা হবে। আপনি যদি একটি সাধারণ CRM বাস্তবায়নের পরিকল্পনা না করেন, তাহলে এটি কেনা বা কিছু মানসম্পন্ন বিভাগ-স্তরের সমাধান তৈরি করা মূল্যবান হতে পারে। এবং, যে কোনও ক্ষেত্রে, "100% ডিজিটাল বিভাগ পরিচালনার" লক্ষ্য না রেখে "হোম-লিটেন" প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয় ফাংশনগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার সম্ভাবনা থেকে যায়৷
প্রশিক্ষণের সুযোগ খোঁজা
অনেক কর্মী বিভাগে "প্রশিক্ষণ" অগ্রাধিকারের প্রথম সারিতে থাকা সত্ত্বেও আমরা এই বিষয়টিকে শেষ রেখেছি। যাইহোক, শিখতে শেখা ভিন্ন। এবং, যেহেতু আমাদের ক্ষেত্রে শেখা নিজেই শেষ নয়, বরং উন্নতির একটি উপায়, আমরা নিম্নলিখিত বিষয়গুলি নোট করি:
1. কর্মীদের প্রশিক্ষণের ফলে কাজের অপ্টিমাইজেশন সবসময় সম্ভব হয় না, যেহেতু প্রচুর সংখ্যক কারণ রয়েছে যা আগে থেকে বিবেচনা করা হয় না। এর মধ্যে রয়েছে কম কর্মী প্রেরণা, বিভিন্ন কর্মচারীর মধ্যে বিভিন্ন শেখার ক্ষমতা, প্রশিক্ষকের অপর্যাপ্ত যোগ্যতা, কোম্পানির প্রয়োজনীয়তার সাথে প্রশিক্ষণ কোর্সের অপর্যাপ্ত অভিযোজন ইত্যাদি।
2. মানুষ, দুর্ভাগ্যবশত, খুব প্রতিরোধী উপাদান নয়. অতএব, প্রশিক্ষণে বিনিয়োগ শুধুমাত্র এই শর্তে যুক্তিযুক্ত যে প্রশিক্ষিত কর্মচারী তার বিনিয়োগকৃত তহবিল "ফেরত" করার জন্য পর্যাপ্ত সময়ের জন্য কোম্পানিতে কাজ করবে। যাইহোক, এই সবসময় তা হয় না।
যাইহোক, যদি গবেষণায় প্রশিক্ষণের প্রয়োজন চিহ্নিত করা হয়, তাহলে প্রশিক্ষণ নেওয়া উচিত। এই ক্ষেত্রে যে প্রধান শর্তটি অবশ্যই পূরণ করতে হবে তা হল প্রশিক্ষণের কার্যকারিতা ট্র্যাক করা, ইউনিটের কার্যকারিতা আসলে কতটা পরিবর্তিত হয়েছে।
অপ্টিমাইজেশনের জন্য সম্ভাবনার অর্থনৈতিক মূল্যায়ন
সুতরাং, অপ্টিমাইজেশন বিকল্পগুলি নির্বাচন করার পরে, আমরা সবচেয়ে অপ্রীতিকর মুহুর্তে চলে আসি। যথা, এই ক্রিয়াকলাপগুলি পরিচালনার ব্যয়গুলি অনুমান করা এবং পূর্বাভাসিত অর্থনৈতিক প্রভাবের সাথে তাদের তুলনা করা প্রয়োজন। কেন আমরা এই পর্যায়টিকে সবচেয়ে অপ্রীতিকর বলি? হ্যাঁ, কারণ এখানেই খরচের অতুলনীয় স্কেল এবং অর্জিত সুবিধাগুলি স্পষ্ট হয়ে উঠতে পারে। অর্থে খরচ বেশি, কিন্তু লাভ হায়। কিন্তু, তা সত্ত্বেও, এই পর্যায়টি ঠিক করে যে কোন রূপান্তরগুলিকে "জীবনের শুরু" দেওয়া উচিত। এবং, এটি যতই তিক্ত হোক না কেন, এটি নির্মমভাবে "উন্নতির জন্য উন্নতি" প্রত্যাখ্যান করা মূল্যবান - এমন রূপান্তর যা নিজের জন্য অর্থ প্রদান করে না। কারণ দীর্ঘমেয়াদে, এই ধরনের "উদ্ভাবন" শুধুমাত্র হতাশার দিকে নিয়ে যাবে।
এবং যে সব, আসলে. প্রায় সব. কারণ নির্বাচিত সমাধানগুলি বাস্তবায়ন করার পরে, তাদের কার্যকারিতা মূল্যায়ন করা প্রয়োজন হবে। তবে এটি ইতিমধ্যে আমাদের গল্পের একেবারে শুরুতে ফিরে এসেছে - "একটি ইউনিটের কার্যকারিতা মূল্যায়ন করা।"
আপনি সফল অপ্টিমাইজেশান!