कंपनी की वर्तमान गतिविधियों को कैसे अनुकूलित करें? ऑप्टिमा एलएलसी के उदाहरण का उपयोग करके संगठन के कार्मिक प्रबंधन सेवा के काम को अनुकूलित करने के लिए प्रस्तावों का विकास। कार्य प्रक्रिया और दक्षता को अनुकूलित करने के लिए

एक आम ग़लतफ़हमी है कि जीवन में सब कुछ समय पर निर्भर होता है। हम हर दिन इन वाक्यांशों का उपयोग करते हैं:

"काश मेरे पास और समय होता"
"मुझे कुछ और मिनट चाहिए"
"कुछ घंटों का काम, बस इतना ही।"

हमारा मानना ​​है कि अगर हमारे पास थोड़ा और समय हो तो सब कुछ हासिल किया जा सकता है। हम गलती से मानते हैं कि यह सब मात्रा के बारे में है, लेकिन हमारा कार्य दिवस पहले से ही बहुत लंबा है। "काम पर थके हुए" बिना सब कुछ कैसे प्रबंधित करें - आज का हमारा लेख पढ़ें।

आज़ादी की बेड़ियाँ

बचपन से ही हमें समय आधारित दिनचर्या का महत्व सिखाया जाता है। स्कूल का दिन 8 घंटे तक चलता है, और पाठ की संरचना समय से नियंत्रित होती है, न कि इससे कि कितना सीखा जाना है। हमें सिखाया जाता है कि काम ख़त्म करने से ज़्यादा ज़रूरी है समय सीमा पूरी करना।

हालाँकि, अब हम आम तौर पर स्वीकृत इस प्रथा से दूर होते जा रहे हैं। अधिक से अधिक लोग दूर से, अंशकालिक, अनुबंध पर या घूर्णी आधार पर काम कर रहे हैं। आठ घंटे का कार्यदिवस लुप्त हो रहा है, लेकिन क्या यह समय की कमी का अंत है जिसकी हम उम्मीद कर रहे थे?

हम जहां चाहें और जब चाहें अपने पेशेवर कर्तव्यों को निभाने की स्वतंत्रता हमें किसी भी सुविधाजनक कार्यक्रम के अनुसार काम करने का अवसर देती है। इसका मतलब है कि हम छोटी समय-सीमाएं पूरी कर सकते हैं या कार्यों पर बहुत अधिक समय खर्च कर सकते हैं - जब तक कि काम पूरा हो जाता है। हालाँकि, शोध से पता चलता है कि जिनका शेड्यूल उन्हें कम काम करने की अनुमति देता है, वे काफी लंबे समय तक काम करते हैं।

अंतर्राष्ट्रीय श्रम संगठन द्वारा काम के समय और उत्पादकता पर एक अध्ययन में पाया गया कि औसत लचीला कर्मचारी सप्ताह में 54 घंटे काम करता है, जबकि कठोर कार्यक्रम वाले लोगों के लिए यह प्रति सप्ताह केवल 37 घंटे काम करता है। ये 17 अतिरिक्त घंटे "स्वतंत्रता" का परिणाम हैं " अपना स्वयं का शेड्यूल निर्धारित करना। शेड्यूल, लेकिन इससे भी बुरी बात यह है कि ये घंटे काम की गुणवत्ता और उत्पादकता को प्रभावित नहीं करते हैं।

जब आर्थिक सहयोग और विकास संगठन ने 60 साल की अवधि में 18 यूरोपीय देशों में उत्पादकता पर काम के घंटों के प्रभाव का अध्ययन किया, तो पाया कि काम के घंटे बढ़ने के साथ प्रति घंटे उत्पादकता हमेशा कम हो गई। इसके अलावा, यह देखा गया कि कार्य समय में वृद्धि के अनुपात में परिणाम बिगड़ जाता है।

एक निश्चित बिंदु के बाद, चीजें और भी खराब हो जाती हैं, क्योंकि अगले दिन के घंटे एक दिन पहले की गई गलतियों को ढूंढने और उन्हें सुधारने में व्यतीत हो जाएंगे।

ऐसा क्यूँ होता है?

हम सभी उस स्थिति से परिचित हैं, जब बहुत थका हुआ और मानसिक रूप से थका हुआ महसूस करते हुए, हम काम करना जारी रखते हैं - बस ज्यादातर काम को नए सिरे से करने के लिए। शायद यह गर्व या ज़िम्मेदारी की भावना है, हालाँकि पार्किंसंस का नियम अधिक सही लगता है: "कार्य में उतना ही समय लगता है जितना उसे आवंटित किया जाता है।"

इस "क़ानून" को द इकोनॉमिस्ट पत्रिका में एक हास्य निबंध में सिरिल नॉर्थकोट पार्किंसन द्वारा आवाज दी गई थी। पार्किंसन यह उदाहरण देता है:

“एक बूढ़ी औरत जिसके पास पर्याप्त समय हो, बोग्नोर रेजिस में अपनी भतीजी को लिखने और कार्ड भेजने में पूरा दिन बिता सकती है। एक घंटा पोस्टकार्ड ढूंढने में, दूसरा घंटा चश्मा ढूंढने में, आधा घंटा पता याद रखने में, सवा घंटा लिखने में और बीस मिनट यह निर्णय लेने में व्यतीत होगा कि अगली सड़क पर मेलबॉक्स तक जाने के लिए छाता लेना चाहिए या नहीं। . वे सभी काम जिनमें एक व्यस्त आदमी को तीन मिनट से अधिक समय नहीं लगेगा, पूरे दिन के संदेह, चिंता और परिश्रम के बाद दूसरे व्यक्ति की मृत्यु का कारण बन सकता है।''

जितना अधिक समय हम किसी कार्य पर खर्च करते हैं, उतना ही अधिक समय हम उस पर खर्च करते हैं, और जितना अधिक समय हम खर्च करते हैं, उतना ही बुरा हम उस कार्य को करने में करते हैं। एक समय में कई घंटों तक पूरी क्षमता से काम करना असंभव है। प्रेरणा, इच्छाशक्ति और फोकस सीमित संसाधन हैं जिनका उपयोग पूरे दिन कम से कम किया जाना चाहिए। अधिक समय खर्च करने से केवल प्रेरणा खत्म होती है और किया गया काम भी खराब हो जाता है।

तो, यदि आप कम काम करते हैं, तो आप अधिक उत्पादक हो सकते हैं?

अक्सर ऐसा महसूस होता है कि हमारे पास दोस्तों के साथ बिताने, रिश्ते बनाए रखने और उन सभी चीजों के लिए पर्याप्त समय नहीं है जो हमें खुश करती हैं।

हालाँकि परिवार और दोस्तों के साथ रिश्ते मूलभूत मूल्य हैं, फिर भी यह मुद्दा अधिकांश लोगों के लिए प्रासंगिक है।

कम काम करने में सक्षम होने से आपको मेलजोल बढ़ाने और व्यक्तिगत भलाई के लिए आवश्यक सभी चीजें करने का समय मिलता है। बिल्कुल सही लगता है, है ना? काम करने में कम समय व्यतीत करें, और आपके पास आराम करने और अपने प्रियजनों से मिलने के लिए अधिक समय होगा।

हालाँकि, ऐसा नहीं है.

स्टैनफोर्ड विश्वविद्यालय के क्रिस्टोबल यांग और शायुन लिम के एक अध्ययन में पाया गया कि 500,000 श्रमिकों में से, अधिकांश की खुशी का स्तर कार्य सप्ताह की लंबाई पर निर्भर करता है। हम सप्ताहांत में बिल्कुल खुश महसूस करते हैं और सोमवार और मंगलवार को सबसे कम खुश होते हैं। स्पष्ट, सही?

आश्चर्यजनक रूप से, बेरोजगारों में भी यही प्रवृत्ति मौजूद है: यहां तक ​​कि जिन लोगों को सप्ताह के दौरान काम पर उपस्थित होने की आवश्यकता नहीं थी, वे भी सप्ताह के दिनों में कम खुश महसूस करते थे। यांग और लिम इसका श्रेय इस तथ्य को देते हैं कि खाली समय की तुलना में अन्य लोगों के साथ जुड़ना हमारी भलाई के लिए अधिक महत्वपूर्ण है: यदि आप केवल खुद पर दिन बिताते हैं तो आप अपनी छुट्टी का पूरा आनंद नहीं ले पाएंगे।

केवल उन्हीं कार्यों पर समय व्यतीत करें जो महत्वपूर्ण हों

इसलिए, यदि हम काम पर अधिक समय बिताते हैं तो हम बेहतर प्रदर्शन नहीं करेंगे, और यदि हमारे पास अधिक खाली समय होगा तो हम अधिक खुश नहीं होंगे।

अंतिम परिणाम के बजाय उत्पादकता पर ध्यान केंद्रित करना हमारा लक्ष्य है।

संसाधनों और खर्च किए गए समय के आधार पर काम को उचित ठहराने से, हम जाल में फंस जाते हैं: उदाहरण के लिए, “मैंने इस पर 60 घंटे/4 महीने/8 साल खर्च किए। मैं सफलता का पात्र हूं।"

एक आधुनिक कहावत है कि यह समय नहीं, बल्कि काम है। कई दूरस्थ या लचीले श्रमिकों के लिए, इसका मतलब है कि इसे हर कीमत पर पूरा करना है, लेकिन इससे अधिक के बजाय x मात्रा में खर्च किए गए समय से खुश रहना हास्यास्पद है। यदि हम केवल इस बारे में सोचते हैं कि क्या किया गया है, बिना यह सोचे कि किसी कार्य पर कितना समय खर्च किया गया और यह कितना उत्पादक था, तो हम पूरी तस्वीर नहीं देख पाएंगे।

जैसा कि व्हार्टन स्कूल ऑफ बिजनेस के लिन वू बताते हैं, उत्पादकता को उसके परिणामों से मापना व्यर्थ है। उत्पादकता सिर्फ यह नहीं है कि क्या किया जाता है, बल्कि यह भी है कि आपने किसी कार्य पर कितने प्रभावी ढंग से काम किया है।

लंदन बिजनेस स्कूल के जूलियन बिर्किनशॉ द्वारा हाल ही में किए गए एक अध्ययन में पाया गया कि अधिकांश ज्ञान कार्यकर्ता-इंजीनियर, लेखक, और वे जो "जीविका के लिए सोचते हैं"-अपना औसतन 41% समय ऐसे काम करने में बिताते हैं जो आसानी से दूसरों द्वारा किया जा सकता है।

हम सहज रूप से उन कार्यों से जुड़े रहते हैं जो हमें "व्यस्त" (और इसलिए महत्वपूर्ण) रखते हैं। हमें अच्छा लगता है जब हमारा शेड्यूल मिनट-दर-मिनट निर्धारित होता है और हमें इसके आसान होने का इंतजार करना पड़ता है और हमारे जीवन की जरूरतों के लिए समय मिलता है। विरोधाभासी रूप से, हम सभी अधिक खाली समय चाहते हैं और फिर भी उन चीजों को पकड़ कर रखते हैं जो इसे छीन लेती हैं।

अधिक कुशलता से काम करने की इच्छा को ट्रैक करना बहुत मुश्किल है। कौशल में निवेश करना, योजना बनाना, या खुद को मुक्त करने के लिए दूसरों को प्रशिक्षित करना उस काम के लिए समय बचाता है जो वास्तव में मायने रखता है - न कि केवल वे चीजें जो हमें "व्यस्त" रखती हैं।

कार्य और जीवन पर पुनर्विचार

जीवन के सभी पहलुओं में - काम और व्यक्तिगत दोनों में - यह समय की मात्रा के बारे में नहीं है। इस पर हमारा कोई नियंत्रण नहीं है: दिन में घंटे जोड़ने का कोई तरीका नहीं है। लंबे कार्य दिवसों और रातों की नींद हराम होने का संयुक्त प्रभाव यह होता है कि आपका प्रदर्शन लगभग हमेशा खराब रहता है।

यह गुणवत्ता, दक्षता, यह निर्धारित करने की क्षमता के बारे में है कि काम पर कितना समय खर्च करना है और यह तय करना है कि इस समय का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे किया जाए। जब हम इस तरह सोचते हैं, तो हम समय को अपने दिन की माप की इकाई मानना ​​बंद कर देते हैं।

अपने समय के साथ अधिक उत्पादक कैसे बनें, यह तय करने के कई तरीके हैं - जिनमें से प्रत्येक का उपयोग आपकी प्रभावशीलता के संकेतक के रूप में किया जा सकता है।

1. कार्यों की योजना बनाएं, समय की नहीं।

अपने निबंध में, पॉल ग्राहम सुझाव देते हैं कि लेखकों और प्रोग्रामर जैसे पेशेवरों के लिए समय की इकाई मानक अनुसूची के प्रति घंटा या आधे घंटे के अंतराल के बजाय कम से कम आधा दिन है।

काम तब सबसे अच्छा काम करता है जब उसे सख्त समय सीमा और शेड्यूल की आवश्यकता नहीं होती है। पढ़ना, लिखना, संपादन करना - ये सभी गतिविधियाँ बेहतर हैं यदि आपको समय बर्बाद नहीं करना पड़ता है या, इसके विपरीत, समय सीमा को पूरा करने के लिए दौड़ना नहीं पड़ता है।

परिणामों के लिए काम करने से आपको सफलता का एहसास होता है और इस सवाल का जवाब देने में मदद मिलती है कि आप प्रभावी ढंग से काम कर रहे हैं या नहीं।

2. एक बार मतलब मिल जाए तो काम करते रहें.

प्रेरणा और ऊर्जा सीमित संसाधन हैं; इन्हें बर्बाद करने से हमारी संभावनाएँ नष्ट हो जाती हैं और काम निरर्थक हो जाता है।

प्रेरणा और विलंब पर डॉ. स्टील के प्रयोगों से पता चला कि प्रेरणा बनाए रखने के लिए महत्व सबसे महत्वपूर्ण पहलू है। जब हम जो काम करते हैं वह महत्वपूर्ण लगता है, तो हम उसे पूरा करने के लिए सबसे अधिक प्रेरित होते हैं। तो रुकें क्यों? बैठकें पुनर्निर्धारित की जा सकती हैं, लेकिन काम का उत्साह बहाल करना इतना आसान नहीं है।

3. बेहतर, तेज़, मजबूत बनें

जैसा कि हेनरी डेविड थोरो ने कहा, "व्यस्त होना पर्याप्त नहीं है: चींटियाँ भी व्यस्त हैं। सवाल यह है कि आप क्या कर रहे हैं।”

हमें हर दिन किसी महत्वपूर्ण चीज़ पर ध्यान केंद्रित करना सीखना होगा, इससे हमें उपलब्धि का एहसास होगा।

केवल दिन गुजारने और अपनी पीठ थपथपाने के लिए काम पर न जाएं - अपना काम करने और उससे संतुष्टि महसूस करने पर ध्यान केंद्रित करें, और उसके बाद ही जाएं।

हम अपने काम करने के तरीके को तभी बदल सकते हैं जब हम अपने सोचने के तरीके को बदलेंगे।

4. मदद मांगें

हम अक्सर अपने काम में इतने डूब जाते हैं कि मदद मांगने का मौका ही भूल जाते हैं। विशेष रूप से छोटी कंपनियों में, जहां ऐसा लगता है कि प्रत्येक कर्मचारी पर अधिकतम काम का बोझ है, वहां अपने अनुरोध से किसी की कार्य प्रक्रिया को बाधित करने का विचार ही अजीब लगता है।

हालाँकि, एक छोटा सा प्रश्न या छोटी सी बातचीत यह निर्धारित कर सकती है कि आप किसी कार्य पर 5 मिनट खर्च करेंगे या एक घंटा।

अपने आस-पास के लोगों के ज्ञान का उपयोग करें ताकि आप प्रभावी ढंग से मिलकर काम कर सकें।

निष्कर्ष के बजाय

आपको अधिक समय की आवश्यकता नहीं है - आपको समझदारी से समय व्यतीत करने की आवश्यकता है।
यह केवल इस समझ के साथ आता है कि काम पर लंबे समय तक बिताया गया समय इसे अच्छा नहीं बनाता है।

जैसा कि सेठ गोडिन ने स्पष्ट रूप से कहा था, "आपको अधिक समय की आवश्यकता नहीं है...आपको बस यह सीखने की ज़रूरत है कि अच्छे निर्णय कैसे लें।" समय लगभग हमेशा गुणवत्ता का मामला होता है, मात्रा का नहीं, इसलिए लक्ष्य निर्धारित करें और उन्हें हासिल करें।

किसी संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन अनुक्रमिक क्रियाओं में सुधार है जिसका उद्देश्य उनके कार्यान्वयन के लिए सर्वोत्तम विकल्प चुनकर उद्यम के लिए निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करना है। किसी आधुनिक कंपनी के प्रभावी संचालन के लिए यह एक अपरिहार्य प्रक्रिया है।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया क्रियाओं का एक समूह है जो एक निश्चित परिणाम की ओर ले जाती है। प्रत्येक प्रक्रिया का एक विशिष्ट लक्ष्य, प्रमुख क्रियाओं का अपना क्रम और एक अनुमानित परिणाम होता है। विभिन्न उद्यमों में होने वाली इन प्रक्रियाओं की संख्या और लक्ष्य अलग-अलग होते हैं और सीधे व्यवसाय के प्रकार, कंपनी के आकार, मालिकों के व्यक्तिगत गुणों और प्रबंधन पर निर्भर होते हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन को प्रभावी बनाने के लिए इन सभी को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

एक प्रभावी व्यवसाय बनाने के लिए, विपणन रणनीति को उसके कार्यान्वयन की पद्धति के कार्यान्वयन के साथ समन्वयित करना महत्वपूर्ण है। हालाँकि, ऐसा भी होता है कि एक पर्याप्त रणनीति है, इसके कार्यान्वयन के लिए उपाय विकसित किए गए हैं, लेकिन कोई परिणाम नहीं हैं: नियोजित संकेतक प्राप्त करना संभव नहीं है। शायद ये प्रबंधन प्रणाली के निचले, प्रक्रियात्मक स्तर की समस्याएं हैं। आइए व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन की घटना, उसके विवरण और मॉडलिंग को समझने का प्रयास करें।

विकास के एक निश्चित स्तर तक, एक उद्यम पूरी तरह से अनुकूलन के बिना काम कर सकता है। हालाँकि, ऐसे कई कारक हैं जो संकेत देते हैं कि "यह व्यावसायिक प्रक्रियाओं में उतरने का समय है" और, बिना किसी संदेह के, वे इस क्षण को करीब लाते हैं:

• कर्मचारियों में वृद्धि;
• प्रबंधन स्तरों की संख्या बढ़ रही है;
• प्रभागों की संख्या बढ़ रही है;
• विभाजन भौगोलिक रूप से अलग-अलग हैं;
• कोई या अविकसित एकीकृत सूचना प्रणाली नहीं है।

तो, एक दिन आपको कंपनी में यह पता चलता है:

• निर्णय बहुत धीरे-धीरे लिए जाते हैं;
• निर्णय बहुत धीमी गति से और खराब तरीके से लागू किए जाते हैं;
• यह पता चलता है कि समय-समय पर गतिविधि के कुछ पहलू अनियंत्रित रहते हैं;
• अनियमित अधिकारों, कर्तव्यों और जिम्मेदारियों से जुड़े कर्मियों के बीच मनोवैज्ञानिक तनाव में वृद्धि पर ध्यान दें;
• बुनियादी कार्य संचालन के लिए बहुत समय, प्रयास, अनुमोदन, मेमो और फोन कॉल की आवश्यकता होती है।

इन लक्षणों की उपस्थिति पुनर्गठन का एक गंभीर कारण है; व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन आवश्यक है। यह ध्यान देने योग्य है कि कुछ मामलों में ऐसी पूर्वापेक्षाओं के घटित होने की प्रतीक्षा किए बिना इस कार्य को करने की सलाह दी जाती है (प्रबंधन संरचना में एक महत्वपूर्ण बदलाव के साथ, एक नए आईएस का उपयोग, आदि)

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए इस उपकरण का चुनाव बहुत महत्वपूर्ण और लगभग निर्णायक माना जाता है। हालाँकि, विवरण के लिए कार्यक्रम केवल तभी महत्वपूर्ण है जब किसी विशिष्ट सूचना प्रणाली (आईएस) में उनके आगे के कार्यान्वयन के लिए विकास किया जाता है। अधिकांश आधुनिक सूचना प्रणालियों के पास व्यावसायिक प्रक्रियाओं को विकसित करने के लिए अपने स्वयं के उपकरण होते हैं, इसलिए उनका वर्णन करने के लिए सॉफ़्टवेयर पर चर्चा करने का कोई मतलब नहीं है।

ध्यान दें कि व्यावसायिक प्रक्रियाएं प्रतिभागियों के लिए आवश्यक हैं, डेवलपर्स के लिए नहीं, और सॉफ़्टवेयर विवरण उपकरण चुनने के लिए सबसे महत्वपूर्ण मानदंड अनुमोदन, अनुकूलन, निष्पादन और आधुनिकीकरण के चरण में सभी प्रतिभागियों तक इसकी पहुंच है।

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल "जैसा है" और "होना है"

मानक मॉडलिंग योजनाओं में, पहले चरण में, वर्तमान "AS IS" ("जैसा है") का विवरण शामिल है, इसके बाद "TO BE" ("जैसा होना चाहिए") का अनुकूलन शामिल है। कुछ ग्राहक पहले चरण का वर्णन करने की उपयोगिता को नहीं समझते हैं। उनके लिए यह पर्याप्त है कि कलाकार नई, सही व्यावसायिक प्रक्रियाएँ लाएँ, और "AS IS" मॉडल को बजट बढ़ाने के प्रयास के रूप में माना जाता है।

कृपया ध्यान दें कि ऐसी कार्यान्वयन तकनीक, जो मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर आधारित नहीं है, को पुनर्रचना कहा जाता है, जिसमें "व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन" की अवधारणा के साथ केवल एक अस्पष्ट समानता है। "जैसा है" का वर्णन कई मौजूदा विरोधाभासों की पहचान करना और प्रक्रियाओं का प्रारंभिक अनुकूलन करना संभव बनाता है। इस पर सभी प्रतिभागियों द्वारा चर्चा की जानी चाहिए और हस्ताक्षर द्वारा सहमति व्यक्त की जानी चाहिए।

अनुकूलन प्रक्रिया

आप कुछ मानदंडों के अनुसार किसी चीज़ को अनुकूलित कर सकते हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए, ऐसे मानदंड लागत, अवधि, लेनदेन की संख्या आदि हैं। ये मानदंड प्रक्रियाओं के लिए "बाहरी" हैं और अधिक सामान्य प्रबंधन ढांचे से उत्पन्न होते हैं। आइए इसे जानने का प्रयास करें।

उदाहरण के लिए, किसी स्टोर में ग्राहक सेवा जैसी व्यावसायिक प्रक्रिया का अनुकूलन करना। अनुकूलन मानदंड के रूप में क्या चुनें - कीमत या गुणवत्ता? यदि यह मध्यम वर्ग के लिए छूट वाला स्टोर है, तो हम पहला मानदंड चुनते हैं; यदि यह एक विशिष्ट बुटीक है, तो दूसरा। यह पता चला है कि एक अनुकूलन मानदंड चुनकर, हम रणनीति निर्धारित करते हैं और स्टोर की स्थिति निर्धारित करते हैं।

इस प्रकार, अनुकूलन मानदंड की सहायता से, नियंत्रण प्रणालियों का स्तर उच्च स्तर - रणनीति का पालन करना शुरू कर देता है।

कार्यान्वयन

कार्यान्वयन प्रक्रिया व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ काम करने का सबसे कठिन चरण है। यदि यह एंटरप्राइज़ सूचना प्रणाली द्वारा समर्थित है तो यह अधिक सफल है। हालाँकि, ऐसे अवसर हमेशा या पूर्ण रूप से उपलब्ध नहीं होते हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन और अद्यतन रखने के लिए आवश्यक है:

• कर्मियों को यह जानकारी संप्रेषित करना कि कार्य उद्यम में बनाई गई व्यावसायिक प्रक्रियाओं के आधार पर किया जाना चाहिए;
• स्थापित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ कर्मचारियों के अनुपालन पर नियंत्रण रखना;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं के उपयोग की दक्षता और प्रभावशीलता का आवधिक विश्लेषण करना;
• उनकी दक्षता और प्रभावशीलता पर डेटा के निरंतर विश्लेषण के आधार पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन।

परिवर्तन

समय के साथ, किसी भी अनुकूलित व्यावसायिक प्रक्रिया में समायोजन या प्रतिस्थापन की आवश्यकता होगी। एक ओर, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को वास्तविकता के अनुरूप होना चाहिए, और दूसरी ओर, उन्हें उद्यम के सामान्य विकास में हस्तक्षेप नहीं करना चाहिए। अत: उनमें समय रहते संशोधन की आवश्यकता है। नए संस्करण पर सभी प्रतिभागियों की सहमति होगी और सभी इच्छुक व्यक्तियों को सूचित किया जाएगा।

इस मामले में, व्यवसाय प्रक्रिया प्रणालियाँ वास्तविक उपकरण बन जाती हैं जो प्रक्रियात्मक स्तर पर व्यवसाय करने की दक्षता को बढ़ाती हैं।

किसी संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रकार

• मुख्य है ग्राहक की जरूरतों को पूरा करना और उद्यम के लिए लाभ कमाना;
• सहायक - उद्यम के सामान्य संचालन के लिए आवश्यक, ग्राहक के लिए इसका कोई मूल्य नहीं है;
• प्रबंधकीय - उद्यम, उसके प्रभागों और प्रबंधन के लिए लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं, लक्ष्यों और उद्देश्यों का अनुकूलन:

• उद्यम प्रबंधन क्षमता बढ़ाएँ;
• विनिर्मित उत्पादों के गुणवत्ता संकेतक बढ़ाएँ;
• प्रदान की गई सेवाओं की गुणवत्ता में सुधार;
• मानव कारक पर उद्यम की निर्भरता कम करें;
• एक प्रदर्शन निगरानी प्रणाली लागू करें;
• लागत घटाएं;
• विभागों के बीच शक्तियों और जिम्मेदारियों को तर्कसंगत रूप से वितरित करना;
• विभागों के बीच दोहराव वाले कार्यों को समाप्त करना;
• उत्पादन चक्र का समय कम करें;
• एक गुणवत्ता प्रबंधन कार्यक्रम लागू करें;
• आंतरिक विरोधाभासों को खत्म करें;
• उद्यम की गतिविधियों को विनियमित करें;
• व्यवसाय को दोहराना/फ़्रैंचाइज़ी नेटवर्क बनाना;
• उद्यम की गतिविधियों को स्वचालित करें;
• उपभोक्ता आवश्यकताओं को पूरा करें;
• राज्य की आवश्यकताओं को पूरा करें;
• अंतरराष्ट्रीय मानकों का अनुपालन;
• सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए समय की मात्रा कम करें;
• मुख्य विभागों और सहायता सेवाओं के बीच संपर्क स्थापित करना;
• ग्राहक संतुष्टि बढ़ाएँ;
• संसाधनों के उचित आवंटन के माध्यम से वित्तीय प्रदर्शन में सुधार;
• अपने व्यवसाय को बढ़ाने का अवसर प्राप्त करें;
• बजट व्यय कम करें;
• अधिक सटीक योजना बनाएं;
• उद्यम की प्रबंधन क्षमता बढ़ाएँ;
• विभागों के कार्यों के दोहराव को समाप्त करना;
• व्यवसाय विकास के लिए नए संसाधन खोजें।

अनुकूलन का प्रभाव:

• सौंपे गए कार्यों को प्राप्त करने के लिए समय की कमी;
• मुख्य विभागों और सहायता सेवाओं के बीच संपर्क स्थापित करना;
• ग्राहक संतुष्टि में वृद्धि;
• संसाधनों के उचित आवंटन के माध्यम से वित्तीय प्रदर्शन में सुधार;
• व्यवसाय को बढ़ाने की क्षमता;
• बजट व्यय में कमी;
• अधिक सटीक योजना;
• उद्यम प्रबंधन क्षमता में वृद्धि;
• विभागों के कार्यों के दोहराव का उन्मूलन;
• व्यवसाय विकास के लिए नए संसाधनों का उद्भव।

व्यावसायिक प्रक्रियाएँ और सूचना प्रणाली

किसी उद्यम की दक्षता बढ़ाने का एक तरीका व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना है। दक्षता खर्च किए गए प्रयास के परिणाम का अनुपात है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन, बदले में, उनकी दक्षता बढ़ाने के उद्देश्य से उपायों का एक सेट है। अनुकूलन तकनीकों की विविधता के बावजूद, वांछित परिणाम प्राप्त करना हमेशा संभव नहीं होता है।

क्या कंपनी को व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन की आवश्यकता है?

किसी भी संगठन में, उसके कर्मचारियों द्वारा निष्पादित व्यावसायिक प्रक्रियाओं की एक निश्चित संख्या होती है। इनमें खरीद और बिक्री, प्रबंधन और उत्पादन प्रक्रियाएं, कार्यालय कार्य और अन्य शामिल हैं। यदि कोई कंपनी पहले से ही मौजूदा प्रक्रियाओं को स्वचालित कर रही है, तो इससे उसे और अधिक कुशल बनने में मदद मिलती है। जब किसी कंपनी ने ISO 9001 मानक के अनुसार गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली लागू की है, तो यह एक उच्च व्यावसायिक संस्कृति का संकेतक है। यह बड़ी संख्या में प्रक्रियाओं के रूप में संगठन के लिए एक दृष्टिकोण रखता है और तात्पर्य यह है कि इसमें सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर प्रकाश डाला गया है और उनका वर्णन किया गया है।

विशेष कंपनियों में स्वचालन विशेषज्ञ होते हैं जो प्रक्रियाओं की पहचान करने, उनका वर्णन करने और उन्हें अनुकूलित करने में भाग लेते हैं। एक निश्चित समय के बाद, किसी भी पूर्ण रूप से संरचित प्रक्रिया को पुनर्गठन की आवश्यकता होती है। कामकाजी परिस्थितियों, नई नौकरियों और नई प्रक्रियाओं और किसी भी पैटर्न में बदलाव को ध्यान में रखना आवश्यक है। अनुकूलन के बिना, टकराव उत्पन्न हो सकता है जो उद्यम के कुछ हिस्सों को सामान्य रूप से कार्य करने से रोकता है, जो अर्जित धन की मात्रा को प्रभावित करेगा।

यह पता लगाने के लिए कि क्या किसी कंपनी को व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की आवश्यकता है, वर्तमान व्यावसायिक प्रक्रियाओं में समस्याओं के वर्गीकरण से खुद को परिचित करना आवश्यक है:

1. नौकरी की जिम्मेदारियों का दोहराव. न केवल संगठन के कर्मचारियों, बल्कि उद्यम के विभागों के कार्य भी ओवरलैप होते हैं या दोहराए जाते हैं, जिससे अराजकता, अनुचित प्रतिस्पर्धा और अनावश्यक काम के लिए अनावश्यक वित्तीय लागत पैदा होती है।
2. प्रबंधकों के पास प्रबंधन के क्षेत्र में अनुभव तो है, लेकिन बुनियादी आर्थिक ज्ञान नहीं है, साथ ही विपणन और प्रबंधन के क्षेत्र में दक्षता भी नहीं है।
3. कर्मचारियों के व्यवस्थित व्यावसायिक विकास की प्रणाली विकसित नहीं की गई है। आमतौर पर, कर्मचारी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए कुछ भी नहीं करना चाहते हैं।
4. कभी-कभी मालिकों और प्रबंधन को याद आता है कि उन्हें अधिक कुशलता से काम करने की आवश्यकता है, और कंपनी तत्काल वित्त, बिक्री, कर्मचारियों के प्रबंधन के लिए एक आईटी प्रणाली लागू करना शुरू कर देती है (सूची अंतहीन है)। लेकिन इसे या तो मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं से पूरी तरह अलग करके पेश किया जाता है, इसे "सर्वोत्तम अभ्यास" में समायोजित किया जाता है (और संगठन को और भी गहरे में धकेल दिया जाता है), या बिना सोचे-समझे इसकी नकल की जाती है, जिसके परिणामस्वरूप एक बेकार प्रणाली बन जाती है जिस पर लाखों रूबल और एक बड़ी रकम खर्च होती है। मानव-घंटे की राशि खर्च की गई, लेकिन व्यावहारिक रूप से कोई आर्थिक प्रभाव नहीं पड़ा।

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन क्या परिवर्तन लाता है:

• परिचालन और समय की लागत कम कर देता है।
• ग्राहक सेवा की गुणवत्ता बढ़ जाती है.
• कंपनी की प्रबंधन क्षमता बढ़ती है।
• आपको लक्ष्य संकेतक प्राप्त करने की अनुमति देता है।

बदले में, इसका सेवाओं या उत्पादों की लागत को कम करने के साथ-साथ ग्राहकों के लिए कंपनी के आकर्षण को बढ़ाने पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है। इसके अतिरिक्त, उद्यम अपने निर्णयों में अधिक गतिशील हो जाएगा, जिससे संगठन की स्थिरता और प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ जाएगी।

यह महसूस करना आवश्यक है कि प्रत्येक कंपनी में सभी व्यावसायिक प्रक्रियाएँ आपस में जुड़ी हुई हैं। इस संबंध में, व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन तकनीक संगठन की अन्य कार्य प्रक्रियाओं के प्रवाह को प्रभावित कर सकती है। ऐसी प्रक्रिया से शुरुआत करना बेहतर है जो विशेष रूप से महत्वपूर्ण नहीं है, जिसके लिए बड़े वित्तीय और समय व्यय की आवश्यकता नहीं होगी। फिर धीरे-धीरे अन्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करें। यदि आप एक ही बार में सब कुछ अनुकूलित करने का प्रयास करते हैं, तो इससे भविष्य में गंभीर परिणाम हो सकते हैं और सभी प्रक्रिया समायोजनों के प्रति नकारात्मक रवैया हो सकता है।

इस मामले में, पहले दस्तावेज़ प्रबंधन को तर्कसंगत बनाने की अनुशंसा की जाती है। यह एक निर्विवाद तथ्य है कि किसी कंपनी के भीतर दस्तावेज़ीकरण को अनुकूलित करने से प्रक्रियाओं की गुणवत्ता में काफी सुधार होता है। इसके अलावा, जब आप दस्तावेज़ प्रवाह में संभावित सुधारों को पहचानना सीख जाते हैं, तो आप अपने अनुभव को संगठन के अन्य क्षेत्रों में स्थानांतरित कर सकते हैं।

अपने व्यवसाय को दोगुनी कीमत पर बेचने के लिए कैसे अनुकूलित करें: 4 तैयार विचार

2019 में, अद्वितीय कॉर्पोरेट संस्कृति वाली कंपनियां प्रतिस्पर्धियों से बाजार जीतने में सक्षम होंगी। वाणिज्यिक निदेशक पत्रिका ने पता लगाया कि कर्मियों को प्रेरित करने और प्रबंधित करने के कौन से चार तरीके आपकी कंपनी को बाज़ार में अग्रणी बना देंगे।

किसी कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन कहाँ से शुरू होना चाहिए?

लगभग सभी संगठनों (केवल राज्य निगम अपवाद हैं) को व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की आवश्यकता है, क्योंकि पूर्णता की कोई सीमा नहीं है, और यह देखते हुए कि बाजार एक अस्थिर घटना है, निरंतर गतिशीलता में, जिसमें नियम विशेष रूप से भाग लेने वाले दलों द्वारा बनाए जाते हैं, परिवर्तनों पर तुरंत प्रतिक्रिया करने की आवश्यकता है। एक कंपनी जो निरंतर प्रयास और विकास में है, उसकी संरचना में आवश्यक रूप से एक विभाग होना चाहिए जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में शामिल हो। अधिक सफल कंपनी वह होगी जो आधुनिक तकनीकों के कार्यान्वयन पर वित्तीय संसाधन खर्च करने से पछताती नहीं है, क्योंकि वह समझती है कि भविष्य उनके पीछे है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं का चयन कैसे करें? ऐसा करने के लिए, प्राथमिकता मानदंड का चयन करना आवश्यक है। ऐसे मानदंडों की एक सूची पहले ही संकलित की जा चुकी है और व्यवहार में सक्रिय रूप से उपयोग की जाती है:

मानदंड 1.व्यवसाय प्रक्रिया का महत्व.

यह तर्कसंगत है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए प्रमुख प्रक्रियाओं का चयन करना आवश्यक है, क्योंकि उनमें सुधार करने से सबसे प्रभावी परिणाम प्राप्त करने में मदद मिलेगी। प्रक्रिया का महत्व क्या है? किसी कंपनी के लिए यह मानदंड संगठन के प्रमुख उद्देश्यों को प्राप्त करने में इस व्यवसाय प्रक्रिया के योगदान की हिस्सेदारी से निर्धारित होता है। हालाँकि, यदि यह व्यवसाय प्रक्रिया सबसे महत्वपूर्ण है, लेकिन साथ ही प्रभावी भी है, तो आप इसे कैसे भी अनुकूलित करें, यह बेहतर नहीं होगा। कुछ स्थितियों में, एक प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रिया को अनुकूलित करना संभव है, लेकिन ऐसा क्यों करें, यदि यह पहले से ही प्रभावी है तो वित्तीय संसाधनों और कर्मचारियों का समय क्यों बर्बाद करें? इन व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करने के लिए समस्या मानदंड का उपयोग किया जाता है।

कसौटी 2.समस्याग्रस्त व्यावसायिक प्रक्रिया.

हमें यह पता लगाना होगा कि "समस्या" शब्द से वास्तव में हमारा क्या मतलब है और इसे समझना है। इस शब्द से हमारा तात्पर्य मानक व्याख्या से है, अर्थात समस्या व्यावसायिक प्रक्रियाओं की वांछित और वास्तविक स्थिति के बीच का अंतर है। इस प्रकार, महत्व और समस्याग्रस्त मानदंड यह दर्शाते हैं कि व्यावसायिक प्रक्रिया को अनुकूलित करने के बाद हमें क्या परिणाम मिलेगा।

कसौटी 3.व्यवसाय प्रक्रिया परिवर्तनों को लागू करने की क्षमता.

उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं का चयन करना आवश्यक है जिनमें अनुकूलन सबसे सरल होगा। इस स्थिति में, हम लागत पहलू पर विचार कर रहे हैं: व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए कितने वित्तीय संसाधन खर्च करने होंगे, कितने श्रम संसाधन, व्यक्तिगत समय की आवश्यकता होगी, आदि। यहां नकारात्मक कारकों के बारे में सोचना आवश्यक है समग्र रूप से कंपनी जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करते समय उत्पन्न हो सकती है। प्रक्रिया।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के महत्व, समस्याग्रस्त प्रकृति और वास्तविकता के मानदंडों की डिग्री/मूल्यांकन का पता लगाने के बाद, हम उनमें से सबसे प्रभावी का चयन करने में सक्षम होंगे। यह तर्कसंगत है कि कंपनी की मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं सर्वोच्च प्राथमिकता बन जाएंगी, क्योंकि वे, एक नियम के रूप में, सबसे महंगी और समस्याग्रस्त हैं।

विशेषज्ञ की राय

सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना असंभव है

सर्गेई पंकिन,

कंपनी "सेंटर ऑर्गप्रॉम", येकातेरिनबर्ग के ट्रेनर-सलाहकार

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना और घाटे को शून्य तक कम करना असंभव है - यह एक स्वप्नलोक है। लेकिन प्रक्रियाओं को समायोजित करने की आवश्यकता है यदि वे ग्राहक के लिए मूल्य की बड़ी हानि का कारण बनती हैं। आप कार्यशालाओं में अव्यवस्था, कम उत्पादन, उपभोक्ता समस्याओं और ऑर्डरों की कतार को सहन नहीं कर सकते।

गहन कार्य के लिए धन्यवाद, कई प्रक्रियाओं को काफी कम समय में महत्वपूर्ण रूप से अनुकूलित किया जा सकता है। एक नियम के रूप में, ऐसे सुधार हमले की सफलताओं का परिणाम होते हैं। उदाहरण के लिए, एक येकातेरिनबर्ग उद्यम में जो ऑटो घटकों का उत्पादन करता है, इस पद्धति ने एक हिस्से के निर्माण समय को 1,447 गुना कम करना संभव बना दिया। निःसंदेह, इससे संपूर्ण उत्पाद के उत्पादन में उतनी तेजी लाना संभव नहीं हो सका; हालाँकि, यह निर्धारित किया गया था कि कार्यात्मक संबंधों के आधार पर प्रसंस्करण उपकरण लगाने की संगठन की परंपरा के परिणामस्वरूप महत्वपूर्ण समय की बर्बादी हो रही थी। विश्लेषण के परिणामों के आधार पर, उत्पादन प्रक्रिया को संशोधित किया गया। अब मशीनों का स्थान संचालन के क्रम से निर्धारित होता है। इससे तकनीकी चक्र की अवधि काफी कम हो गई।

यहाँ एक और उदाहरण है. काफी सरल प्रक्रिया में - पैकेजिंग पेंट - श्रम उत्पादकता को 50% तक बढ़ाना संभव था (पहले लाइन की सेवा चार श्रमिकों द्वारा की जाती थी, अब - दो)। यह परिणाम ऑपरेटरों के कार्यों की विस्तृत गणना के माध्यम से प्राप्त किया गया था। संकलित प्रक्रिया मानचित्र ने हानि के बिंदुओं की पहचान की। यह पता चला कि पैकेजिंग तैयार करने, पुनर्व्यवस्थित करने और अनावश्यक गतिविधियों पर बहुत समय खर्च किया गया था। ऑपरेटरों के कार्यों में असंगति के कारण भी नुकसान होता है, जिसके कारण उन्हें एक-दूसरे का इंतजार करने के लिए मजबूर होना पड़ता है। अनुकूलन में चार दिन लगे। घाटे को खत्म करने के लिए, हमें उपकरणों को अलग ढंग से व्यवस्थित करना था, चिह्न लगाना था, कार्य क्षेत्र में रोशनी बढ़ानी थी, लयबद्ध संगीत स्थापित करना आदि था।

अधिक जटिल प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए न केवल मैपिंग और समस्याओं की पहचान की आवश्यकता होती है, बल्कि प्रयोग की भी आवश्यकता होती है, जिसके लिए कुछ समय के लिए उत्पादन को रोकना आवश्यक होता है। परीक्षण में आमतौर पर एक से दो दिन लगते हैं।

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विशेषज्ञ की राय

किसी व्यवसाय प्रक्रिया की इष्टतमता का आकलन करने के लिए तीन पैरामीटर

मिखाइल गोर्डीव,

यूरोमैनेजमेंट, मॉस्को में प्रौद्योगिकी निदेशक

आप निम्नलिखित मानदंडों का उपयोग करके एक निश्चित व्यावसायिक प्रक्रिया की प्रासंगिकता की डिग्री को समझ सकते हैं:

1. अंतिम उत्पाद का गुणवत्ता स्तर।वे ग्राहकों के आधिकारिक दावों के आकार, कंपनी प्रबंधकों के असंतोष और प्रदर्शन करने वाली पार्टी के दावों की जांच करते हैं।

2. एक निश्चित ऑपरेशन करते समय प्रत्येक कर्मचारी की कार्य प्रक्रिया. प्रक्रिया अच्छी तरह से काम करती है यदि:

• कर्मचारी विशेष रूप से चर्चा किए गए निष्पादन नियमों और बेहद सरल सामग्री के साथ कार्यों की न्यूनतम सूची (तीन से पांच तक) निष्पादित करता है। यदि कोई ऑपरेशन नियम का अपवाद है, तो उसका एक विशिष्ट विवरण लिखना सबसे अच्छा है;
• कार्यों के निष्पादन के बीच समय अंतराल 2-3 गुना से अधिक नहीं होता है। यदि ऑपरेशन में 10 मिनट से 2 घंटे तक का समय लगता है, तो इस कार्रवाई को नियमों के अपवाद के रूप में निर्धारित किया जाना चाहिए;
• ऑपरेशन करने के लिए निर्धारित अवधि वास्तविक कार्य समय से एक कार्य दिवस से अधिक न हो।

3. व्यवसाय प्रक्रिया प्रणाली की सरलता एवं चर्चा।मूल्यांकन के लिए निम्नलिखित संकेतकों का उपयोग किया जाता है:

• तथाकथित "प्रवेश" और "निकास" प्रक्रियाओं की संख्या। ये जितने कम होंगे, कंपनी के काम के लिए उतना ही बेहतर होगा;
• एक प्रक्रिया को पूरा करने के लिए क्रियाओं की संख्या, आदर्श रूप से सात से ग्यारह तक;
• संभावित अपवादों की संख्या, क्योंकि उनमें से प्रत्येक प्रक्रिया प्रबंधन के लिए खतरा है;
• शामिल कर्मचारियों की संख्या, संगठन के विभाग।

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन के मुख्य सिद्धांत

सिद्धांत 1.व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन का एक आधार होना चाहिए।

इस सिद्धांत का अर्थ यह है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना शुरू करने से पहले, कंपनी की प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया को विशेष रूप से अलग करना आवश्यक है। अराजकता में सुधार केवल उच्च शक्तियों द्वारा ही किया जा सकता है। एक मात्र नश्वर व्यक्ति को सबसे पहले यह समझने की ज़रूरत है कि व्यावसायिक प्रक्रियाएँ कैसे होती हैं, यानी, उन्हें "जैसा है" आरेख के प्रारूप में मानें। यदि आज कंपनी में होने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करना संभव नहीं है, तो अनुकूलन के लिए कुछ भी नहीं होगा।

सिद्धांत 2.व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करते समय, "मछली को पूंछ से साफ़ करें।"

यह सिद्धांत इस तथ्य में निहित है कि विशेष से सामान्य तक की योजना के अनुसार इष्टतमता का आकलन करना, व्यक्तिगत त्रुटियों और कमियों को ढूंढना, उन्हें समूहों में संयोजित करना और उन्हें तुरंत समाप्त करना आवश्यक है।

सिद्धांत 3.व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के समाधान विवादास्पद हैं।

दूसरे शब्दों में, इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि एक संकेतक में उप-इष्टतमता के उन्मूलन से दूसरी प्रक्रिया की दक्षता में कमी आएगी। इसके अलावा, इसे केवल समझना ही पर्याप्त नहीं है; आपके पास ऐसे परिणामों को खोजने, सकारात्मक पहलुओं का मूल्यांकन करने और कमियों की पहचान करने और फिर एक तर्कसंगत विकल्प बनाने की क्षमता भी होनी चाहिए।

सिद्धांत 4.कंपनी के विशेषज्ञ इष्टतम व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पसंद नहीं करते हैं।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पूर्ण अनुकूलन का एक अपरिहार्य परिणाम प्रदर्शन करने वाले पक्ष का शोषण बढ़ जाएगा, और इस संबंध में, कंपनी के कर्मचारियों का प्रतिरोध दिखाई देगा। यह या तो स्पष्ट या अचेतन हो सकता है।

लागतों का अनुकूलन कैसे करें

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किसी संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन किस पर निर्भर करता है?

व्यावसायिक प्रक्रियाओं की दक्षता और उनकी चपलता को प्रभावित करने वाले कारक पूरी तरह से भिन्न हो सकते हैं। ऐसे मापदंडों के पूरे समूह हैं जिन्हें समझना उपयोगी है, जिनमें से अधिकांश को आमतौर पर सॉफ़्टवेयर समर्थन के साथ व्यवसाय द्वारा नियंत्रित किया जाता है। हालाँकि, कुछ कारकों को विश्वसनीय माप और कार्यों की व्याख्या के साथ नियंत्रित और मॉनिटर किया जा सकता है। इसमे शामिल है:

• एक व्यावसायिक परियोजना का पारिस्थितिकी तंत्र।

एक व्यावसायिक परियोजना का पारिस्थितिकी तंत्र संगठनों का एक नेटवर्क है, जिसमें भागीदार, आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, सरकारी एजेंसियां, वितरक शामिल हैं, जो प्रतिस्पर्धा और साझेदारी दोनों प्रक्रियाओं के माध्यम से उत्पादों या सेवाओं की आपूर्ति में लगे हुए हैं, जहां प्रत्येक पक्ष शामिल होता है। निश्चित सीमा। पारिस्थितिकी तंत्र में नीतियां, विनियम और कानून शामिल हैं जो प्रदाताओं और ग्राहकों के बीच संबंधों को विनियमित करते हैं।

• व्यावसायिक संदर्भ।

व्यावसायिक संदर्भ अपने पारिस्थितिकी तंत्र के भीतर एक व्यावसायिक परियोजना की स्थिति है: वह संदर्भ जिसमें एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक घटना पूरी हो चुकी है या अभी भी हो रही है, एक ऐसी घटना जो पृष्ठभूमि के निर्माण और स्थितियों के रखरखाव की गारंटी देती है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए सुधारात्मक कार्रवाई करने के आधार के रूप में व्यावसायिक नीतियों और व्यावसायिक नियमों का आकलन करते समय इन शर्तों का उपयोग किया जाता है। यह कारकों और 8 प्रणालियों का एक समूह है: प्रक्रिया, सूचना, घटनाएँ, नियम, सामग्री, विश्लेषण, सहयोग और निगरानी, ​​जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन से प्रभावित होते हैं। इस संबंध में, समझदारी से समायोजन किया जा सकता है और एक व्यावसायिक परियोजना के रास्ते पर नवाचारों को अनुकूलित किया जा सकता है और अपने लक्ष्यों को सुसंगत और पूर्वानुमानित तरीके से प्राप्त किया जा सकता है, यहां तक ​​​​कि उन स्थितियों में भी जहां परिस्थितियों की स्थिति पूरी तरह से पूर्वानुमानित नहीं होती है।

• व्यावसायिक विकल्प और परिवर्तन.

बड़ी संख्या में ऐसे समायोजन होते हैं जो व्यावसायिक संदर्भ में व्यवस्थित रूप से होते हैं या अप्रत्याशित रूप से पेश किए जाते हैं। हालाँकि, उनमें से केवल कुछ ही व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण हैं।

• व्यावसायिक स्थिति.

व्यावसायिक स्थिति व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मूलभूत परिवर्तनों का परिणाम है जो नवाचारों की चपलता और उत्पादकता की दक्षता के मापदंडों और संरचना को प्रभावित करती है। राज्य परिवर्तन से संकेत मिलता है कि एक ऑपरेटिंग राज्य से दूसरे ऑपरेटिंग राज्य में संक्रमण होने पर व्यावसायिक परिणाम भिन्न हो सकते हैं।

• व्यावसायिक परिणाम.

वांछित व्यावसायिक परिणामों की दृष्टि और आकार देना पहल और कार्य प्रक्रिया की पारदर्शिता सुनिश्चित करता है। इससे प्रत्येक पक्ष को निर्धारित और चर्चा किए गए लक्ष्यों में पूरी तरह से भाग लेने और सहयोग करने का मौका मिलता है। किसी व्यवसाय परियोजना के मापने योग्य परिणाम को परियोजनाओं पर केंद्रीय फोकस माना जाता है, न कि कार्य प्रक्रिया की स्थितियों पर।

• व्यापार लक्ष्य।

एक व्यावसायिक लक्ष्य एक व्यावसायिक परियोजना की आकांक्षाएँ हैं। इसमें इस बात की जानकारी होती है कि उसके नेता व्यवसाय को कैसे देखना चाहते हैं। इस पर कंपनी की संरचना और उसकी रणनीति से शुरू करके उच्चतम स्तर पर चर्चा की जा सकती है, या निचले स्तर पर निर्दिष्ट किया जा सकता है - कार्रवाई योग्य और मापने योग्य लक्ष्य। एक नियम के रूप में, लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं ताकि उनकी उपलब्धि की एक सटीक तारीख हो।

• मुख्य निष्पादन संकेतक।

KPI एक प्रदर्शन संकेतक है, दूसरे शब्दों में, किसी व्यावसायिक परियोजना के लक्ष्यों को प्राप्त करने का एक उपाय। उदाहरण के लिए, KPI के लिए "प्रति ग्राहक औसत राजस्व 10% बढ़ाएँ," व्यावसायिक लक्ष्य "प्रति ग्राहक औसत राजस्व बढ़ाएँ" हो सकता है।

• व्यावसायिक नीतियां और नियम.

व्यावसायिक नीतियाँ घोषणाएँ या कथन हैं जिनमें निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के सिद्धांतों के बारे में जानकारी होती है। उदाहरण के लिए, "पहले से बुक किए गए होटल के कमरे के लिए धनराशि वापस नहीं की जाएगी।" व्यावसायिक नियम प्रकृति में घोषणात्मक होते हैं, इस प्रकार एक व्यावसायिक परियोजना के कई पहलुओं को सीमित करते हैं। वे वर्णन करते हैं कि एक व्यावसायिक परियोजना एक निश्चित परिस्थितियों में कैसे व्यवहार करेगी।

• व्यापारिक समाधान।

व्यावसायिक निर्णय उन निर्णयों को स्थापित और सुदृढ़ करते हैं जो एक कंपनी किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के भीतर लेती है।

• बिजनेस सेंसर.

व्यवसाय KPI सेंसर और निगरानी और ट्रैकिंग तंत्र व्यवसाय परिवर्तन को व्यवस्थित और विनियमित करते हैं, जैसे KPI व्यावसायिक संदर्भ में घटनाओं और घटनाओं की निगरानी करते हैं।

• व्यावसायिक घटनाएँ.

व्यावसायिक घटनाएँ ऐसी घटनाएँ हैं जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं में एक महत्वपूर्ण परिवर्तन का प्रतिनिधित्व करती हैं। वे आम तौर पर अनजाने, गैर-विशिष्ट होते हैं, और व्यवस्थित व्यावसायिक वर्कफ़्लो अनुक्रमों के समूह का हिस्सा नहीं होते हैं।

• व्यवसाय की निगरानी.

प्रमुख संकेतकों के एक सेट के आधार पर गतिविधियों की निगरानी करना। इसमें व्यावसायिक घटनाओं को देखना और प्रारंभिक एल्गोरिदम और रिपोर्टिंग फॉर्म का उपयोग करके उनकी तुलना सीमा से करना शामिल है।

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उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन किस स्तर पर किया जाता है?

सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का संगठन की निचली रेखा पर प्रभाव के विभिन्न स्तर होते हैं। इन्हें कंपनी के राजस्व और लाभ का संचालक कहा जाता है। उदाहरण के लिए, प्रशासनिक और प्रबंधन व्यवसाय प्रक्रियाएं प्रबंधन के सक्षम निर्णय और कार्यों को करने, उद्यम के वर्कफ़्लो के बारे में डेटा एकत्र करने के लिए ज़िम्मेदार हैं जो मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं में शामिल हैं। इस संबंध में, वित्तीय लागतों में कमी के साथ, दक्षता के विभिन्न स्तरों को प्राप्त किया जा सकता है। आपकी कंपनी उनमें से किस तक सीधे पहुंचेगी यह लक्ष्य पर निर्भर करता है (पैसा बचाने या रणनीति में महत्वपूर्ण परिणाम प्राप्त करने के लिए), साथ ही इस पर भी कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कैसे अनुकूलित किया जाता है:

• प्रथम स्तर।

इस स्तर पर, आप उन वित्तीय लागतों से निपट रहे हैं जो उद्यम के प्रत्येक विभाग/विभाग के भीतर उत्पन्न होती हैं। सकारात्मक पक्ष: यह सामग्री लागत को कम करने का सबसे तेज़ तरीका है; इस तरह के निर्णय से संगठन के अन्य प्रभागों के हितों पर कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा, इसलिए किसी अतिरिक्त अनुमोदन की आवश्यकता नहीं होगी। नकारात्मक बात यह है कि इस स्तर पर वैश्विक बचत नहीं देखी जाती है: एक नियम के रूप में, वे 10% तक होती हैं, आदर्श रूप से 20% तक। यह भी न भूलें कि कंपनी की एक संरचनात्मक इकाई द्वारा किए गए कुछ खर्च उनकी कार्य प्रक्रिया के परिणामस्वरूप अन्य विभागों की जरूरतों से उत्पन्न होते हैं। उदाहरण के लिए, एक विभाग दूसरे को रिपोर्ट और गणना के रूप में विश्लेषणात्मक गतिविधियों पर जानकारी प्रदान करने का आदेश देता है। इस स्थिति में, सभी लागतें निष्पादन विभाग द्वारा वहन की जाएंगी।

• दूसरा स्तर।

इस प्रकार की लागत में कमी प्राप्त करने के लिए, दूसरे चरण तक बढ़ना आवश्यक है, जिसमें व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के दौरान "ग्राहकों" और "कलाकारों" के बीच एक संयुक्त कार्य प्रक्रिया शामिल है। केवल एक पक्ष की सक्रियता असंभव है। लागत में कमी केवल तभी हासिल की जा सकती है जब व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन में शामिल सभी पक्षों ने चर्चा की है कि वे व्यवसाय प्रक्रियाओं को कैसे बदलना चाहते हैं और वे एक साथ कैसे काम करेंगे। इस स्तर पर, 20% से अधिक की बचत हासिल करना और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना संभव है जो विभिन्न कार्यों का समर्थन करते हैं, लेकिन अंतिम परिणाम प्राप्त करने में समान रुचि रखते हैं।

• तीसरे स्तर।

यह चरण सबसे प्रभावी माना जाता है - आप 30% बचत प्राप्त कर सकते हैं। इस स्तर पर, कुछ कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं: खर्चों के साथ काम करना संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की संपूर्ण प्रणाली की समझ पर आधारित है; व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन बड़ी संख्या में गतिविधियों से संबंधित है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के लिए लागू तरीके

आइए उन सबसे लोकप्रिय तरीकों पर संक्षेप में चर्चा करें जिनका उपयोग व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए किया जाता है:

विधि 1.स्वोट अनालिसिस(किसी व्यवसाय प्रक्रिया के कमजोर और मजबूत पक्षों का अध्ययन करना)।

SWOT विश्लेषण रणनीतियों की योजना बनाने की एक विधि है जिसका उपयोग किसी व्यावसायिक परियोजना या कंपनी को प्रभावित करने वाले कारकों और घटनाओं का आकलन करने के लिए किया जाता है। सभी मौजूदा मापदंडों को चार समूहों में विभाजित किया जा सकता है: ताकत, कमजोरियां, अवसर और खतरे।

इस पद्धति का मुख्य सिद्धांत सबसे कमजोर स्थानों की खोज और उन्मूलन और सैद्धांतिक खतरों और जोखिमों को कम करना है।

विधि 2.कारण-प्रभाव विधि(इशिकावा आरेख - कारण और प्रभाव आरेख)।

इशिकावा आरेख - तथाकथित। एक "फिशबोन आरेख" या "कारण और प्रभाव आरेख", साथ ही एक "मूल कारण विश्लेषण" आरेख।

उत्पादन प्रक्रियाओं के गुणवत्ता स्तर को मापने, मूल्यांकन, नियंत्रण और सुधार के लिए 7 सबसे प्रसिद्ध उपकरणों में से एक:

• नियंत्रण कार्ड;
• परेटो चार्ट;
• बार चार्ट;
• चेकलिस्ट;
• इशिकावा आरेख;
• स्तरीकरण (स्तरीकरण);
• स्कैटर प्लॉट।

इस पद्धति का उपयोग करके, आप मापदंडों के बीच मुख्य संबंध पा सकते हैं और आवश्यक व्यावसायिक प्रक्रिया का यथासंभव सटीक पता लगा सकते हैं। आरेख उन मुख्य कारकों की पहचान करने में मदद करता है जिनका अध्ययन की जा रही समस्या के विकास पर सबसे महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है।

विधि 3.बेंचमार्किंग.

बेंचमार्किंग सबसे अधिक उत्पादक कारकों की पहचान करने के लिए समान या संबंधित क्षेत्र में प्रतिस्पर्धी भागीदारों और प्रतिस्पर्धियों के फायदों का विश्लेषण और आकलन करने की एक विधि है। कुछ हद तक इसे औद्योगिक जासूसी कहा जा सकता है, लेकिन एक महत्वपूर्ण अंतर है - यह विधि सतही अवलोकनों का उपयोग करके लागू की जाती है।

विधि 4.व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण और अनुकूलन संकेतकों के आधार पर (KPI).

मुख्य प्रदर्शन विश्लेषण विधि. यह एक व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए अंतिम लक्ष्य निर्धारित करने का सिद्धांत है, जिसकी उपलब्धि के साथ या तो लक्ष्य बढ़ाया जाता है, या, यदि उस तक पहुंचना संभव नहीं था, तो इसे लागू करने के लिए उपयोग की जाने वाली विधियों का विश्लेषण किया जाता है।

विधि 5.मंथन.

विचार-मंथन एक विधि है, जिसका सार समस्याओं की सक्रिय चर्चा है, उन्हें हल करने के लिए सभी संभावित विकल्पों की घोषणा की जाती है, और इसके आधार पर सबसे प्रभावी विकल्प का चयन किया जाता है।

पता लगाना, विचार-मंथन सत्र को सही ढंग से कैसे व्यवस्थित करें, "वाणिज्यिक निदेशक" पत्रिका के एक लेख से।

विधि 6.लीन विधियाँ, "6 सिग्मा"।

विनिर्माण प्रक्रिया में त्रुटियों को कम करके उत्पादकता में सुधार का पता लगाने की एक विधि।

विधि 7.प्रक्रिया विखंडन की गणना और परिवर्तन।

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के घटकों को कम करने या बढ़ाने की एक विधि।

विधि 8.प्रक्रिया व्यवसाय तर्क विश्लेषण:

• अप्रभावी प्रक्रियाओं को समाप्त करना;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन और निर्णय लेने की शक्तियों के प्रत्यायोजन के लिए जिम्मेदारी का वितरण;
• समानांतर कार्य को जोड़ना;
• स्रोत पर जानकारी दर्ज करना और उसके प्रसंस्करण को वास्तविक कार्य में शामिल करना।

विधि 9.कार्यात्मक लागत विश्लेषण विधि (एफसीए विश्लेषण)।

विश्लेषण का सिद्धांत विक्रेता और खरीदार दोनों के लिए न्यूनतम लागत पर वस्तु की अधिकतम कार्यक्षमता प्राप्त करना है।

विधि 10.बिजली आपूर्ति के सिमुलेशन (गतिशील) मॉडलिंग की विधि।

एक तकनीक जो आपको एक गतिशील कंप्यूटर मॉडल के ढांचे के भीतर, लोगों के कार्यों और अध्ययन की जा रही पुनर्रचना प्रक्रियाओं में उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियों के उपयोग का प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देती है। मॉडलिंग में चार मुख्य चरण शामिल होते हैं:

• एक मॉडल का निर्माण;
• इसका प्रक्षेपण;
• प्राप्त प्रदर्शन संकेतकों का विश्लेषण;
• वैकल्पिक परिदृश्यों का आकलन.

एक बहुत प्रभावी तरीका, बशर्ते कि मॉडल बनाने के लिए सभी आवश्यक मात्राएँ वर्तमान और सटीक हों।

विधि 11.किसी व्यावसायिक प्रक्रिया की श्रम तीव्रता और अवधि की गणना और विश्लेषण।

किसी उद्यम में कर्मचारियों की इष्टतम संख्या और उन पर कार्यभार की गणना करने के लिए कार्यप्रणाली बनाई गई थी।

विधि 12.जिम्मेदारी वितरण मैट्रिक्स का विश्लेषण.

एक दृश्य कार्यात्मक तालिका तैयार करने की एक तकनीक जो उद्यम को संगठनात्मक इकाइयों, लिंक आदि में सख्ती से विभाजित करती है। दूसरे शब्दों में, कार्य संरचनात्मक इकाइयों को सौंपे जाते हैं।

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व्यावसायिक प्रक्रियाओं का चरण दर चरण अनुकूलन

प्रथम चरण।कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण.

हमेशा मूल नियम का पालन करें: व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन प्रक्रिया शुरू करते समय, पता करें कि यह आपके संगठन में क्या और कैसे कार्य करती है, और उसके बाद ही काम करना शुरू करें। पहली नज़र में, यह सलाह सरल लगती है, लेकिन कुछ कंपनियाँ इसे व्यवहार में लाती हैं। एक नियम के रूप में, सब कुछ पूरी तरह से अलग तरीके से होता है: पहले वे व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करते हैं, और फिर सोचते हैं कि उन्होंने क्या किया है। ऐसा क्यूँ होता है? किसी उद्यम के वर्कफ़्लो को समझने के लिए, मूल्य श्रृंखला के माध्यम से इसका अध्ययन करना सबसे अच्छा है: ऐसी कंपनियां हैं जो आपके संगठन को संसाधनों या सामानों की आपूर्ति करती हैं या एक अतिरिक्त कार्य करती हैं जिसकी आपके ग्राहक को आवश्यकता होती है। आपूर्तिकर्ता कंपनियों से संसाधन और कच्चे माल प्राप्त करने के चरण से शुरू करके समझें कि किस चरण में, साथ ही अंतिम उत्पाद का अतिरिक्त मूल्य कैसे बनता है। यह एक सरल लेकिन बहुत प्रभावी तरीका है. इसका उपयोग करके, आप तुरंत कंपनी में बुनियादी "प्रवेश" बिंदुओं और मुख्य "निकास" बिंदुओं की गणना करने में सक्षम होंगे। इस तरह के शोध से संगठन को व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में मदद मिलेगी। तुम कर सकते हो:

• समग्र रूप से उद्यम की कार्य प्रक्रिया का अध्ययन करें;
• अलग-अलग कार्य प्रक्रियाएं जिनके लिए आईटी प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके प्राथमिक स्वचालन की आवश्यकता होती है;
• कर्मचारियों को बताएं कि आपका संगठन क्या करता है और प्रत्येक कर्मचारी इसमें क्या योगदान देता है;
• अंतिम उत्पाद/सेवा की गुणवत्ता में सुधार के तरीकों पर निर्णय लें। व्यावसायिक प्रक्रियाओं की दृश्यता आपको बाधाओं को देखने और कंपनी के शुद्ध लाभ को बढ़ाने का मौका देगी।

अनुसंधान करते समय, याद रखें कि उत्पाद बनाने के लिए जिम्मेदार प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अलावा, जिसके लिए ग्राहक भौतिक संसाधनों का भुगतान करते हैं, सहायक प्रक्रियाएं भी होती हैं। उन्हें वित्तपोषण की आवश्यकता नहीं है, लेकिन वे संगठन के बुनियादी ढांचे का निर्माण करते हैं और उद्यम की मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निरंतर कामकाज को सुनिश्चित करते हैं। व्यवसाय विकास प्रक्रियाएं भी हैं जो भविष्य में कंपनी को लाभ पहुंचाने के लिए जिम्मेदार हैं: वे माल के लिए बाजारों का अध्ययन करते हैं, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन, तकनीकी आधुनिकीकरण आदि करते हैं।

चरण 2।जिम्मेदार व्यक्तियों की नियुक्ति.

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए, एक जिम्मेदार विशेषज्ञ (प्रबंधक) के साथ-साथ अनुकूलन के प्रत्येक चरण और प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों की नियुक्ति करें। एक प्रबंधक को न केवल एक अनिवार्य व्यक्ति होना चाहिए, बल्कि उसे अपने अधीनस्थ अन्य कर्मचारियों की कार्य प्रक्रिया का प्रबंधन भी करना चाहिए। ऐसे प्रबंधकों का मुख्य कार्य दक्षता में सुधार के लिए लगातार काम करना है। इस संबंध में, उनकी कार्य जिम्मेदारियाँ यथासंभव स्पष्ट होनी चाहिए। स्वाभाविक रूप से, प्रत्येक प्रक्रिया को औपचारिक बनाना असंभव है, लेकिन यदि नियमों में कुछ प्रबंधन कार्य निर्धारित हैं, तो प्रबंधक को लगातार इस बारे में बात करने की आवश्यकता नहीं होगी कि उसकी जिम्मेदारियां क्या हैं और अंततः उसे क्या परिणाम प्राप्त करना चाहिए।

किसी संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रबंधन को ऊपर से नीचे तक विनियमित करने का सबसे आसान तरीका है:

• प्रबंधकीय स्तर पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विनियमन को व्यवस्थित करें: कंपनी और उसके संरचनात्मक विभागों के लिए KPI बनाएं, जिम्मेदारी के क्षेत्रों को परिभाषित करें। निदेशकों के लिए यह प्रक्रिया आवश्यक होगी; इससे उन्हें संगठन की विकास रणनीति पर यथासंभव ध्यान केंद्रित करते हुए उद्यम को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद मिलेगी;
• उसी तरह, निचले स्तर के कर्मियों के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं को समझाएं और लिखें। इस स्थिति में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की सीमाओं के भीतर अपने विभाग के प्रत्येक विशेषज्ञ की कार्य प्रक्रिया का वर्णन करना आवश्यक है जिसमें कर्मचारी भाग लेता है;
• प्रक्रिया प्रबंधन प्रक्रिया का विनियमन व्यवस्थित करें। यहां सूचनाओं का त्वरित आदान-प्रदान करने, नई सूचनाओं को ध्यान में रखने, संगठन की वर्तमान योजनाओं और KPI को समायोजित करने के बारे में निर्णय लेने, इस प्रकार कंपनी के आधुनिकीकरण का समर्थन करने के लिए "नीचे से ऊपर तक" विशेषज्ञों से एक फीडबैक तंत्र बनाना आवश्यक है। समग्र विकास रणनीति की सीमाओं के भीतर। इस तथ्य पर ध्यान देना आवश्यक है कि प्रत्येक परिवर्तन की पहले कुछ व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों द्वारा जांच की जानी चाहिए, और केवल महत्वपूर्ण लोगों को ही चर्चा के लिए प्रबंधक को प्रस्तुत किया जाना चाहिए;
• नियामक दस्तावेज़ीकरण की एक प्रणाली बनाएं जो कार्यात्मक और प्रक्रिया प्रबंधन को एक में जोड़ देगी। सबसे अधिक संभावना है, ये विभाग की कार्य प्रक्रिया और कंपनी के कर्मचारियों के कार्य कार्यों पर नियम होंगे।

विनियमों का मुख्य नियम उद्यम की कार्य प्रक्रिया के दौरान इसका अनिवार्य कार्यान्वयन है। आप सबसे प्रभावी कार्य विवरण विकसित कर सकते हैं, लेकिन इससे क्या लाभ होगा यदि यह बिना उपयोग के शेल्फ पर धूल जमा करता रहेगा?

चरण 3.व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन का कार्यान्वयन।

कंपनी की सभी कार्य प्रक्रियाओं का वर्णन करने और उनके निष्पादन के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को नियुक्त करने के बाद, बाधाओं से निपटने का समय आता है। किसी भी संगठन में, ऐसे समस्या क्षेत्रों की संख्या कई दर्जन हो सकती है; इसलिए, नीचे हम ऐसी स्थिति के लिए क्रियाओं के क्रम का वर्णन करेंगे:

• कंपनी की सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करें और कर्मचारियों की नौकरी की जिम्मेदारियों के दोहराव को समाप्त करें;
• प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए आवश्यक समय की गणना करें, इस क्षेत्र में औसत मूल्यों के साथ इसका तुलनात्मक विश्लेषण करें और इसे वास्तविक संकेतकों में समायोजित करें;
• अपने उत्पादन द्वारा संसाधनों के उपयोग का विश्लेषण व्यवस्थित करें;
• अपनी कंपनी में क़ीमती वस्तुओं और सूचनाओं की गतिविधियों की जाँच करें और उन क्षेत्रों को नष्ट कर दें जहाँ आपको नुकसान होता है;
• प्रत्येक कार्य प्रक्रिया के लिए संसाधन दोहन की दक्षता का विश्लेषण करें।

चरण 4.कंपनी की मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं का स्वचालन।

इस चरण में आगे बढ़ना तभी आवश्यक है जब व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के लिए एक प्रणाली के विनियमन और निर्माण के चरण पूरे हो गए हों। पूर्ण अराजकता में स्वचालन करना असंभव है, इस संबंध में, यदि आप सोचते हैं कि आईटी प्रणाली के कार्यान्वयन से संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ कठिन स्थिति को दूर करने में मदद मिलेगी, तो यह एक बहुत ही गलत राय है। आप केवल बड़ी मात्रा में वित्तीय संसाधन और व्यक्तिगत समय बर्बाद करेंगे।

चरण 5.व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन के परिणामों का आकलन करना।

आइए कुछ परिणामों के बारे में बात करें जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के परिणामस्वरूप प्राप्त होने चाहिए:

• आपकी कंपनी में कार्यान्वित किए जा रहे व्यवसाय मॉडल को औपचारिक बनाना, डुप्लिकेट नौकरी जिम्मेदारियों और उद्यम संरचनाओं को समाप्त करना;
• विशेषज्ञों के कार्य प्रदर्शन की निगरानी करना, जो उन्हें अपने कार्य कार्यों को अधिक जिम्मेदारी से करने के लिए प्रेरित करता है;
• त्रुटियों की संख्या को कम करना और उत्पादन प्रक्रिया में मानव कारक के स्तर को कम करना;
• एक KPI प्रणाली का कार्यान्वयन जो कर्मचारियों को कुछ निश्चित परिणाम प्राप्त करने के लिए प्रेरित करता है और बोनस प्रणाली को यथासंभव पारदर्शी बनाता है;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विनियमन कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में ज्ञान का आधार बनाता है, इस प्रकार, नए कर्मचारी जितनी जल्दी हो सके कार्य प्रक्रिया में शामिल होते हैं;
• संसाधनों की कमी या कर्मियों की कमी के कारण उद्यम की उत्पादन प्रक्रिया में व्यवधानों को कम करना;
• कंपनी के टर्नओवर में उपयोग नहीं की जाने वाली अचल वित्तीय संपत्तियों को ढूंढना और उनका परिसमापन करना;
• अनावश्यक उत्पाद खरीद को कम करना।

विशेषज्ञ की राय

किन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की आवश्यकता है?

अनातोली ज़ुबैरोव,

मिलसिस्टम्स, मॉस्को के जनरल डायरेक्टर

स्वचालन प्रक्रिया को सबसे पहले संगठन की उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रभावित करना चाहिए जो श्रम संसाधनों के मामले में सबसे महंगी हैं। यदि हम गंभीर उत्पादन के बारे में बात करते हैं, तो कंपनी के भीतर दस्तावेज़ीकरण के संचलन को व्यवस्थित करना आवश्यक है, जो उद्यम के विभागों के बीच वितरण और भुगतान से संबंधित है।

यदि हम मध्यम आकार की कंपनियों पर विचार करते हैं, तो स्वचालन प्रक्रिया को ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं पर - उनकी तार्किक बातचीत पर लागू किया जाना चाहिए। सबसे पहले, कई दर्जन पदों और बड़ी संख्या में समकक्षों वाले व्यापार संगठनों को व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के बारे में सोचना चाहिए। छोटी कंपनियों को यह सोचने की ज़रूरत है कि आईटी के साथ काम करना यथासंभव सरल कैसे बनाया जाए, और यह सुनिश्चित किया जाए कि कंपनी की उत्पादन प्रक्रिया स्वचालन से पहले की तरह कुशल बनी रहे।

गोदाम रसद, उत्पादों की डिलीवरी और बिक्री के प्रभावी स्वचालन से वित्तीय लागत में कमी आती है और आपको इससे बचने की भी अनुमति मिलती है:

• अतिरिक्त कर्मियों के लिए सामग्री लागत;
• मोटर परिवहन का अनपढ़ उपयोग, जो संगठन की संपत्ति है, और अतिरिक्त भंडारण स्थान;
• कंपनी के स्वामित्व वाले परिवहन का अकुशल संचालन और गोदामों में अतिरिक्त जगह;
• अल्प शैल्फ जीवन वाले उत्पादों का नुकसान;
• परिवहन कंपनियों की सेवाओं के लिए अधिक भुगतान।

आपको कौन सा सॉफ़्टवेयर चुनना चाहिए? सबसे पहले, इसे सभी स्तरों पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन की अनुमति देनी चाहिए। यह आवश्यक है कि स्वचालन के किसी भी चरण में सभी प्रक्रियाओं को यथासंभव कम से कम समय में वास्तविक रूप से पूरा किया जा सके। यह भी महत्वपूर्ण है कि सॉफ़्टवेयर आपकी कंपनी में सभी को समझ में आ सके।

• व्यावसायिक प्रक्रियाओं का स्वचालन: तैयारी और कार्यान्वयन

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन में विशिष्ट गलतियाँ

त्रुटि 1.ग़लत समस्या कथन.

मुख्य नियम समस्या का एक विशिष्ट और सही विवरण है: कंपनी को अनुकूलित करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है, किस समय में और क्या परिणाम प्राप्त करने की आवश्यकता है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का लक्षण वर्णन तत्काल सुधार में योगदान देने की संभावना नहीं है (जब तक कि विवरण स्पष्ट भ्रम या विभागों के दोहरावपूर्ण कार्यों को प्रकट नहीं करता है)। कंपनी के काम को अनुकूलित करने के लिए, यह तय करना आवश्यक है कि उद्यम के विकास को किस परिणाम पर निर्देशित किया जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि आपके संगठन की कोई आय नहीं है तो लेखांकन विभाग की प्रक्रियाओं को चिह्नित करने का कोई मतलब नहीं है। उत्पाद की बिक्री के लिए जिम्मेदार प्रभाग में कार्य की कम लाभप्रदता का कारण खोजा जाना चाहिए। इस समस्याग्रस्त विभाग की गतिविधियों में सुधार होने से अकाउंटिंग समेत अन्य के कामकाज में भी सुधार होगा. नतीजतन, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण कंपनी प्रबंधन को अनुकूलित करने के लिए बड़े पैमाने पर अभियान का एक चरण है।

त्रुटि 2.कार्यों और प्रयासों की असंगति.

व्यवहार में, ऐसी प्रक्रियाओं का वर्णन है जो संगठन के मुख्य लक्ष्य से संबंधित नहीं हैं (उदाहरण के लिए, एक डिप्टी के पास जाने के प्रयास में एक सचिव के साथ एक प्रबंधक की बातचीत)। यह स्पष्ट है कि ऐसी प्रक्रिया का लक्षण वर्णन कंपनी के काम को अनुकूलित करने के लिए कोई मतलब नहीं रखता है और सामग्री और लागत के मामले में गलत है।

त्रुटि 3.वर्णन के साधनों का गलत चयन।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए उन्हें चिह्नित करने के लिए, अलग-अलग शक्ति के कार्यक्रमों का उपयोग किया जाता है। इनकी कीमत 100 से 100,000 अमेरिकी डॉलर तक होती है। जाहिर है, अधिग्रहीत कार्यक्रम की शक्ति का कंपनी के पैमाने से संबंध होना चाहिए। इस प्रकार, एक छोटी कंपनी द्वारा एक शक्तिशाली कार्यक्रम का अधिग्रहण अनुचित है। टूल का चयन कंपनी की वित्तीय क्षमताओं और संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करके हल किए जाने वाले कार्यों के आधार पर किया जाता है। मौजूदा अनुभव के आधार पर, BPWin 2 जैसे अपेक्षाकृत सरल समाधान बड़े उद्यमों में भी आपके लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं। किसी भी स्थिति में, सॉफ़्टवेयर केवल एक सहायक तत्व है। कंपनी की अनुकूलन प्रक्रिया के संगठन की गुणवत्ता एक निर्णायक भूमिका निभाती है।

विशेषज्ञ की राय

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन नियमित होना चाहिए

अल्ला बेडनेंको,

मानव संसाधन निदेशक, इकोनिका-ओबुव कंपनी, मॉस्को

संगठन के गहन विकास की स्थितियों में, इसके प्रबंधक को नियमित आधार पर कंपनी की गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए मजबूर किया जाता है। ठीक इसी प्रकार हमारी कंपनी में कार्य करने का निर्णय लिया गया। एंटरप्राइज़ ऑप्टिमाइज़ेशन प्रोजेक्ट का ग्राहक इकोनिका-ओबुव कंपनी का जनरल डायरेक्टर था, और इसका पर्यवेक्षक इकोनिका कॉर्पोरेशन का उपाध्यक्ष था। एचआर निदेशक को परियोजना प्रबंधक के रूप में नियुक्त किया गया था।

1. लक्ष्य.व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की हमारी परियोजना के लक्ष्य थे: सुधार की आवश्यकता वाली प्रक्रियाओं की पहचान करना, उन्हें संगठन के रणनीतिक उद्देश्यों के लिए अनुकूलित करना और एक व्यापक स्वचालित व्यवसाय प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत के लिए तैयारी करना।

2. परियोजना चरण.कंपनी अनुकूलन परियोजना को लागू करने के लिए निम्नलिखित कदम उठाए गए:

• मौजूदा व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल का गठन;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं के वांछित मॉडल का निर्माण (संगठन के मुख्य विभागों की प्रभावशीलता के मुख्य मापदंडों के निर्धारण के साथ);
• कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली के विकास और कार्यान्वयन के लिए प्रस्तावित समायोजन की योजना और तकनीकी विशिष्टताओं का अनुमोदन;
• कंपनी की श्रम प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए विचार उत्पन्न करना;
• संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन, अर्थात उनका सुधार।

3. परियोजना परिणामों के आकलन के लिए मानदंड।प्रारंभ में निम्नलिखित की पहचान की गई:

• समय, कार्मिक, सामग्री और वित्तीय लागत को न्यूनतम करना (% में मापा गया);
• प्रबंधकों की रिपोर्ट की गुणवत्ता और समयबद्धता में वृद्धि (% में);
• कंपनी के प्रदर्शन पर बाहरी प्रभाव में कमी (% में);
• बिक्री आय योजना को पूरा करने और संगठन की गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए उद्यम के प्रत्येक विभाग के ग्राहकों के हितों पर ध्यान केंद्रित करना (10 में से 8-9 अंक के स्तर तक);
• व्यावसायिक दक्षता में वृद्धि.

4. टीम.कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की परियोजना का प्रबंधन सात लोगों की एक नेतृत्व टीम द्वारा किया गया था। इसमें एक विपणन निदेशक, कंपनी के सामान्य निदेशक का एक सहायक, सूचना प्रौद्योगिकी विभाग का प्रमुख और संग्रह निर्माण विभाग का प्रमुख शामिल था।

प्रबंधन टीम ने संदर्भ की शर्तें विकसित कीं, कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए परियोजना के लिए आवश्यकताओं को स्थापित किया, बाहरी विशेषज्ञों के साथ अनुबंध किया और उनकी गतिविधियों के लिए सकारात्मक स्थितियां बनाईं, कार्य अनुसूची पर सहमति व्यक्त की और परियोजना की प्रभावशीलता के लिए मापदंडों का गठन किया। टीम की बैठकें साप्ताहिक आयोजित की गईं।

एक अन्य अनुकूलन कार्य समूह में संगठन के 10 शीर्ष प्रबंधक शामिल थे। उसे निम्नलिखित कार्य दिए गए:

• एक अनुकूलन परियोजना को लागू करने के लिए कौशल प्राप्त करना;
• अनुकूलन के लिए दस्तावेज़ों और सूचनाओं का चयन और विश्लेषणात्मक समीक्षा;
• एक सुसंगत दृष्टिकोण का सृजन;
• परिवर्तनों का अनुमोदन और कार्यान्वयन।

विभिन्न प्रक्रियाओं में संभावित बदलावों पर चर्चा करने के लिए कर्मचारियों के छोटे समूह सप्ताह में दो या तीन बार मिलते थे। इस प्रकार, प्रस्तावित परिवर्तनों के बारे में चर्चा में पूरे स्टाफ को शामिल करना संभव हो सका।

5. परियोजना कार्यान्वयन.कंपनी के काम को अनुकूलित करने के उद्देश्य से यह परियोजना आठ महीने से चल रही है। इस स्तर पर, परिवर्तन लागू किए जा रहे हैं। हम मानते हैं कि अनुकूलन समस्या के कार्यान्वयन की अवधि लगभग दो वर्ष है। जब होल्डिंग की सूचना प्रणाली की संरचना को अपनाया जाता है, तो संपूर्ण निगम की सूचना प्रणाली को अनुकूलित करने के लिए तकनीकी विशिष्टताओं के निर्माण पर काम शुरू हो जाएगा।

6. परिणाम.आज, हम मुख्य उपलब्धि को वांछित व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल का निर्माण और उद्यम के प्रबंधन कर्मियों की समन्वित स्थिति मानते हैं। इसके अलावा, हमें व्यावसायिक उद्देश्यों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए आवश्यक संगठनात्मक संरचना के प्रकार की स्पष्ट समझ प्राप्त हुई। वित्त का अनुकूलन, संग्रह, आपूर्ति और रसद के निर्माण में प्रगति हुई।

कंपनी के कार्य को अनुकूलित करने का अनुभव इसके योग्य संगठन को प्रदर्शित करता है। हालाँकि, परिणाम और भी बेहतर हो सकता है यदि कंपनी व्यवसाय विश्लेषण के क्षेत्र में एक विशेषज्ञ को स्थायी आधार पर नियुक्त करे; कंपनी की आंतरिक प्रक्रियाओं के बारे में उनका पेशेवर दृष्टिकोण आमंत्रित सलाहकारों की राय को समृद्ध करेगा। आदर्श रूप से, सीईओ को अपना अधिकांश समय - लगभग 80% - इस पहल के लिए समर्पित करना चाहिए। हमारे संगठन के लिए, यह कार्य असंभव हो गया, क्योंकि हम कार्मिक प्रबंधन के मुद्दों से भी निपटते हैं (वर्तमान में कर्मचारियों की संख्या लगभग 800 लोग हैं)।

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन: शीर्ष 5 पुस्तकें , जिससे आप विचार प्राप्त कर सकते हैं

1. व्लादिमीर रेपिन “व्यावसायिक प्रक्रियाएं। मॉडलिंग, कार्यान्वयन, प्रबंधन।

क्या आपने अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार करने का निर्णय लिया है और कंपनी के प्रबंधन के लिए एक प्रक्रिया दृष्टिकोण पेश करने जा रहे हैं? क्या आपको अपने संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बनाने और वर्गीकृत करने के लिए व्यावहारिक सलाह की आवश्यकता है? फिर आपको पेशेवर व्यवसायी व्लादिमीर रेपिन की एक नई किताब खरीदनी होगी।

आपके हाथ में जो होगा वह आसानी से पढ़ा जाने वाला नहीं है, बल्कि एक प्रकाशन है जिसके लिए विस्तार और समझ की आवश्यकता है। इसमें दर्जनों आंकड़े, तालिकाएं, फ़्लोचार्ट और दस्तावेज़ टेम्पलेट शामिल हैं जो अन्य खुले स्रोतों में नहीं मिल सकते हैं।

व्लादिमीर मौजूदा अवसरों के बारे में अपने दृष्टिकोण के बारे में बात करते हैं और रूस में कई परामर्श परियोजनाओं के वास्तविक अनुभव के आधार पर कंपनी में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के लिए एक प्रणाली बनाने की सिफारिशें देते हैं।

2. गोल्डरैट का बाधाओं का सिद्धांत "सिस्टम निरंतर सुधार की ओर अग्रसर होता है।"

इस लेखक की किताबें बेहद लोकप्रिय हैं, क्योंकि वह कई समस्याओं को हल करने के लिए सिफारिशें देते हैं: वस्तुओं के समय और उनकी गुणवत्ता के बीच विरोधाभास, कीमत और वित्तीय लागत के बीच विरोधाभास आदि। हाल के दिनों में, गोल्डरैट की प्रमुख तर्क विधियों के बारे में जानकारी अधूरी और बिखरी हुई है, लेकिन इस पुस्तक को पहला व्यवस्थित और पेशेवर मार्गदर्शक माना जाता है।

3. जॉन जेस्टन, जोहान नेलिस “बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट। सफल परियोजना कार्यान्वयन के लिए एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका।"

यह प्रकाशन व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रबंधन के मुख्य सिद्धांतों, उनकी सकारात्मक विशेषताओं और कंपनी को मिलने वाले लाभों का वर्णन करता है, और ऐसे प्रबंधन के कार्यान्वयन के उदाहरणों की भी जांच करता है। यह वीआरएम की सामान्य प्रणाली, उपकरण और विधियों की जांच करता है।

मैनुअल का उपयोग प्रक्रिया प्रबंधन परियोजनाओं को लागू करने वाली कंपनियों के लिए एक संदर्भ के रूप में किया जा सकता है, क्योंकि इसमें वर्णित सामग्री व्यावसायिक परियोजनाओं के प्रभावी कार्यान्वयन में व्यावहारिक उपकरण, स्पष्टीकरण और सहायता प्रदान करती है।

4. एलियाहू गोल्डरैट “उद्देश्य।” निरंतर सुधार की एक प्रक्रिया।"

एक व्यक्ति जो अपने व्यावसायिक प्रोजेक्ट को प्रबंधित करते समय किसी भी समस्या को देखता है, वह प्रक्रियाओं और परिणामों के बीच कारण और प्रभाव संबंध बनाने के साथ-साथ कंपनी की कार्य प्रक्रिया की अधिकतम दक्षता प्राप्त करने के बुनियादी सिद्धांतों को समझने के लिए बाध्य है।

5. मैरी और टॉम पॉपेंडिएक, "लीन सॉफ्टवेयर मैन्युफैक्चरिंग: आइडिया से प्रॉफिट तक।"

यह वह मार्गदर्शन है जिसकी आवश्यकता किसी भी स्थिति में हो सकती है जहां सबसे कुशल प्रक्रियाओं को स्थापित करने की आवश्यकता होती है। यह पुस्तक शीर्ष प्रबंधकों, प्रबंधकों और कंपनी डेवलपर्स के लिए अवश्य पढ़ी जानी चाहिए जो सीधे सॉफ्टवेयर से संबंधित हैं।

विशेषज्ञों के बारे में जानकारी

सर्गेई पंकिन,कंपनी "सेंटर ऑर्गप्रोम", येकातेरिनबर्ग के ट्रेनर-सलाहकार। स्थापना का वर्ष: 2001. विशेषज्ञता - औद्योगिक उद्यमों की उत्पादन क्षमता और प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ाना।

मिखाइल गोर्डीव,यूरोमैनेजमेंट, मॉस्को में प्रौद्योगिकी निदेशक। यूरोमैनेजमेंट कंपनी के पास परामर्श सेवा बाजार में महत्वपूर्ण अनुभव है और ग्राहक उद्यमों की जटिल समस्याओं को हल करने के लिए सभी आवश्यक तकनीकों का मालिक है। संगठन 7 क्षेत्रों में अपनी गतिविधियों को अंजाम देते हुए भागीदारों को व्यवसाय करने के लिए सबसे प्रभावी उपकरण प्रदान करता है: कार्मिक परामर्श, प्रबंधन परामर्श, वित्तीय परामर्श, आईटी परामर्श, व्यवसाय स्वचालन, कार्मिक चयन, व्यवसाय प्रशिक्षण।

अनातोली जुबेरोव,मिलसिस्टम्स, मॉस्को के जनरल डायरेक्टर। मिलसिस्टम्स कंपनी सेलोरा मैनेजमेंट सिस्टम सूचना प्रणाली की आधिकारिक वितरक है। सेलोरा प्रबंधन प्रणाली एक ईआरपी प्रबंधन प्रणाली है जो किसी भी व्यवसाय की जरूरतों को पूरा करती है और किसी भी उद्यम के लिए उपयुक्त है। इसके अलावा, सिस्टम रूसी बाजार की वास्तविकताओं के लिए पूरी तरह से अनुकूलित है, अर्थात। घरेलू कार्यालय कार्य की सभी राष्ट्रीय विशेषताओं को ध्यान में रखता है।

अल्ला बेडनेंको , इकोनिका-ओबुव, मॉस्को में मानव संसाधन निदेशक। रूसी फ़ैशन फ़ुटवियर बाज़ार में अग्रणी संगठनों में से एक, रूस में एक खुदरा श्रृंखला संचालक। पूरे रूस के साथ-साथ यूक्रेन और कजाकिस्तान में सौ से अधिक इकोनिका ब्रांडेड जूता स्टोर खुले हैं।

जब आप अपना कंप्यूटर चालू करते हैं तो कई प्रोग्राम स्वचालित रूप से प्रारंभ हो जाते हैं, जिससे आपके सिस्टम को बूट होने में अधिक समय लगता है। इसके अलावा, ये प्रोग्राम अतिरिक्त रैम लेते हैं और आपको हमेशा इनकी आवश्यकता नहीं होती है।

स्टार्टअप के लिए प्रोग्रामों की सूची को संपादित करने के लिए, आपको "स्टार्ट" बटन पर क्लिक करना होगा और सर्च बार में msconfig कमांड टाइप करना होगा। स्टार्टअप टैब में, आपके द्वारा कंप्यूटर चालू करने पर प्रारंभ होने वाले प्रोग्राम की जाँच की जाती है। जो कुछ बचा है वह अनावश्यक कार्यक्रमों को अनचेक करना है।

सावधान रहें कि उपयोगिताओं और एंटीवायरस उत्पादों की ऑटोलोडिंग को अक्षम न करें।

3. अनावश्यक फ़ॉन्ट्स की ऑटोलोडिंग अक्षम करें

जब आप अपना कंप्यूटर चालू करते हैं, तो विंडोज़ 200 से अधिक विभिन्न फ़ॉन्ट का चयन डाउनलोड करता है। आप अनावश्यक को इस तरह अक्षम कर सकते हैं: "प्रारंभ" - नियंत्रण कक्ष - डिज़ाइन और वैयक्तिकरण - फ़ॉन्ट्स। दाहिनी कुंजी और अनावश्यक फ़ॉन्ट पर संदर्भ मेनू खोलें और "छिपाएँ" चुनें।

केवल कॉमिक सैंस , केवल कट्टर!

4. अस्थायी फ़ाइलें हटाना

कार्य की प्रक्रिया में, हार्ड ड्राइव पर प्रतिदिन कई अस्थायी फ़ाइलें बनाई जाती हैं, जो किसी तरह अदृश्य रूप से स्थायी हो जाती हैं। वे आपके कंप्यूटर की समग्र गति को भी बहुत कम कर देते हैं।

अपने कंप्यूटर को नियमित रूप से साफ करने से ऑपरेटिंग सिस्टम और प्रोग्राम की लोडिंग तेज हो जाएगी और आपकी हार्ड ड्राइव पर जगह भी खाली हो जाएगी।

ऐसा करने के लिए, बस मेरा कंप्यूटर खोलें - ऑपरेटिंग सिस्टम वाला विभाजन (आमतौर पर ड्राइव C:\) - विंडोज फ़ोल्डर - टेम्प फ़ोल्डर, और फिर सभी फ़ाइलों को हटा दें और रीसायकल बिन को खाली कर दें।

5. डिस्क क्लीनअप

विंडोज़ को अनुकूलित करने के लिए, माइक्रोसॉफ्ट डेवलपर्स ने एक अंतर्निहित डिस्क क्लीनअप उपयोगिता प्रदान की है। यह जंक फ़ाइलों को खोजता है और हटा देता है, जैसे अस्थायी इंटरनेट फ़ाइलें, इंस्टॉल किए गए प्रोग्रामों का वितरण, विभिन्न त्रुटि रिपोर्ट और अन्य।

स्टार्ट मेन्यू - ऑल प्रोग्राम्स - एक्सेसरीज - सिस्टम टूल्स - डिस्क क्लीनअप पर जाएं।

6. डिस्क डीफ्रैग्मेंटेशन

अनावश्यक प्रोग्राम और फ़ाइलों को हटाने के बाद, डिस्क को डीफ़्रैग्मेन्ट करना शुरू करें, अर्थात। अधिकतम पीसी अनुकूलन के लिए अपनी हार्ड ड्राइव पर फ़ाइलों को पुनः समूहित करना।

डीफ्रैग्मेंटेशन विंडोज टूल्स का उपयोग करके किया जा सकता है, या आप विशेष प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं - यह एक अलग लेख का विषय है।

मानक प्रक्रिया इस तरह दिखेगी - एक्सप्लोरर में, डीफ़्रेग्मेंट करने के लिए विभाजन का चयन करें (उदाहरण के लिए, ड्राइव डी:\) और उस पर राइट-क्लिक करें, दिखाई देने वाले मेनू में, गुण खोलें और टूल्स टैब में, “डीफ़्रैग्मेंट” पर क्लिक करें। ”

7. एसएसडी स्थापित करें

एक सॉलिड-स्टेट ड्राइव ऑपरेटिंग सिस्टम और प्रोग्रामों की लोडिंग को तेज करने में मदद करेगी, जिसकी हमने लैपटॉप में स्व-इंस्टॉलेशन पर चर्चा की थी। यदि आपके पास 500 जीबी एसएसडी के लिए पर्याप्त पैसा नहीं है, तो कम से कम ऑपरेटिंग सिस्टम स्थापित करने के लिए एक डिस्क खरीदना समझ में आता है - यह बस नए एसएसडी पर उड़ जाएगा।

8. एचडीडी स्थापित करें


YouTube पर HDD इंस्टालेशन पर कई वीडियो गाइड मौजूद हैं। यहाँ उनमें से एक है

यदि आपका बजट आपको महंगी SSD ड्राइव पर पैसा खर्च करने की अनुमति नहीं देता है, तो आपको अधिक पारंपरिक घटकों को नहीं छोड़ना चाहिए। अतिरिक्त एचडीडी स्थापित करने से पीसी के प्रदर्शन में काफी सुधार होगा।

इसलिए, यदि हार्ड ड्राइव 85% से अधिक भरी हुई है, तो कंप्यूटर कई गुना धीमी गति से काम करेगा। इसके अलावा, अपने डेस्कटॉप पीसी पर स्वयं एक अतिरिक्त हार्ड ड्राइव स्थापित करना SSD से भी आसान है।

9. अतिरिक्त रैम स्थापित करना

RAM का उपयोग रनिंग प्रोग्राम को प्रोसेस करने के लिए किया जाता है। आपको संसाधित करने के लिए जितनी अधिक जानकारी की आवश्यकता होगी, आपको उतनी ही अधिक RAM की आवश्यकता होगी।

यदि पर्याप्त मेमोरी नहीं है, तो सिस्टम हार्ड डिस्क संसाधनों का उपयोग करना शुरू कर देता है, जिससे कंप्यूटर की गंभीर गति धीमी हो जाती है और विंडोज फ्रीज हो जाता है।

रैम स्टिक को जोड़ना या बदलना मुश्किल नहीं है। मानक कार्यालय कार्यक्रमों के सेट वाले एक नियमित कंप्यूटर के लिए, 4 जीबी रैम पर्याप्त है, और एक गेमिंग पीसी के लिए आप 16 जीबी या इससे अधिक के बारे में सोच सकते हैं।

10. सफ़ाई

धूल कंप्यूटर का दुश्मन नंबर 2 है (हर कोई जानता है कि दुश्मन नंबर 1 है)। यह सामान्य वेंटिलेशन को रोकता है, जिससे पीसी घटक ज़्यादा गरम हो सकते हैं, जिससे सिस्टम धीमा हो सकता है। घटकों के अत्यधिक गर्म होने से उनकी पूर्ण विफलता हो सकती है।

सफाई शुरू करने से कम से कम आधे घंटे पहले अपना कंप्यूटर बंद कर दें। सिंथेटिक कपड़ों में सफाई न करें - घर्षण के परिणामस्वरूप स्थैतिक चार्ज हो सकता है जो घटकों को नुकसान पहुंचा सकता है। स्थैतिक को हटाने के लिए, केंद्रीय हीटिंग रेडिएटर के अप्रकाशित भाग को स्पर्श करें।

वैक्यूम क्लीनर को कम पावर पर चालू करें और पीसी के सभी हिस्सों से सावधानीपूर्वक धूल हटा दें। बिजली आपूर्ति, प्रोसेसर कूलर और वीडियो कार्ड पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, जहां सबसे अधिक धूल जमा होती है।

एक से अधिक लोगों वाली कंपनी में, एक नियम के रूप में, विभिन्न विभाग होते हैं - बिक्री, विपणन, लेखांकन, आदि। इन सेवाओं द्वारा हल किए गए कार्य बहुत भिन्न होते हैं, और उनके संगठन और कामकाज के सिद्धांत भी भिन्न होते हैं। हालाँकि, एक सार्वभौमिक एल्गोरिदम का वर्णन करना संभव है जिसका उपयोग किसी भी विभाग को अनुकूलित करने के लिए किया जा सकता है, चाहे उसका उद्देश्य और संगठनात्मक संरचना कुछ भी हो। अब हम यही करेंगे.

अनुकूलन क्या है?

परिचालन अनुकूलन एक विभाग (या समग्र रूप से एक उद्यम) की दक्षता बढ़ाने के उद्देश्य से उपायों का एक समूह है। इन घटनाओं का सार प्रसिद्ध आदर्श वाक्य द्वारा व्यक्त किया जा सकता है - "उच्चतर, आगे, बेहतर!" अर्थात्, की गई कार्रवाइयों के परिणामस्वरूप, विभाजन बढ़ी हुई उत्पादकता, कम लागत आदि प्रदर्शित करना शुरू कर देता है।

तो चलो शुरू हो जाओ। हमारा कार्य इकाई की गतिविधियों के अनुकूलन के सार्वभौमिक चरणों का वर्णन करना है।

एक अनुकूलन अनुरोध प्रकट होता है

अनुकूलन के लिए एक औपचारिक अनुरोध कंपनी के प्रबंधन और विभाग के प्रमुख दोनों की ओर से आ सकता है, जो "यहां क्या ठीक करें" की तलाश में है। तदनुसार, दूसरे मामले में, अनुरोध आमतौर पर काफी सामान्य होता है, जिसका उद्देश्य सिस्टम में सामान्य सुधार करना होता है, और पहले में, यह अधिक विशिष्ट होता है, जो इकाई के विशिष्ट संकेतकों से असंतोष के कारण होता है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी का प्रमुख किसी विशेष सेवा की लागत कम करना चाह सकता है। उनका कहना है कि वह बहुत ज्यादा शराब पीती हैं। यह इच्छा विशेष रूप से अक्सर उन प्रभागों के संबंध में उत्पन्न होती है जो कंपनी के आर्थिक परिणामों को सीधे प्रभावित नहीं करते हैं। एक उदाहरण कार्मिक विभाग है, खासकर यदि इसके कार्य भर्ती तक सीमित हैं।

लेकिन लागत में कटौती की इच्छा बदलाव का एकमात्र मकसद नहीं है। अक्सर बात यह है कि विभाग अपने वर्तमान स्वरूप में अपनी जिम्मेदारियों को प्रभावी ढंग से नहीं निभा पा रहा है।

अनुरोध का सूत्रीकरण एक ट्रिगर तत्व के रूप में कार्य करता है; यहीं से सब कुछ शुरू होता है। और इस कार्रवाई में पहला चरण है "यूनिट के मिशन और आर्थिक कार्य को परिभाषित करना"

इकाई के मिशन और आर्थिक कार्य को परिभाषित करना

यह बात शायद सबसे ज्यादा आश्चर्य का कारण बनेगी. ऐसा प्रतीत होता है, निर्धारित करने के लिए क्या है? बिक्री विभाग बेचता है, कूरियर सेवा वितरण करती है, विज्ञापन विभाग विज्ञापन करता है। और इसी तरह। हालाँकि, सब कुछ इतना सरल भी नहीं है।

आइए इस तथ्य से शुरू करें कि आज के रूसी व्यवसाय में वैचारिक तंत्र कमोबेश स्थापित है, लेकिन एक ही स्थिति में नौकरी की जिम्मेदारियों के साथ यह अभी भी एकीकरण से बहुत दूर है। एक ही पद पर आसीन लोग अलग-अलग कंपनियों में पूरी तरह से अलग-अलग काम कर सकते हैं। सबसे बड़ा उदाहरण विपणक का है। उन पर लगाए जाने वाले कर्तव्यों की सीमा व्यवसाय विकास अवधारणा लिखने से लेकर व्यक्तिगत बिक्री तक हो सकती है। मानव संसाधन प्रबंधकों के साथ भी ऐसा ही है। कुछ के लिए यह प्रशिक्षण, प्रेरणा, कॉर्पोरेट संस्कृति है, जबकि अन्य के लिए यह पुरानी निराशाजनक भर्ती है। और ऐसा प्रसार अधिकांश कंपनियों में पाया जा सकता है।

और इसीलिए, किसी चीज़ में सुधार करने से पहले, आपको यह निर्धारित करने की ज़रूरत है कि कंपनी की समग्र इमारत में यह चीज़ किस स्थान पर है।

तदनुसार, इस प्रश्न के उत्तर में शामिल होंगे:

1. इस इकाई के स्तर पर हल किये गये विशिष्ट कार्यों का विवरण

2. कंपनी की समग्र गतिविधियों में विभाजन का स्थान

3. कंपनी की सामान्य गतिविधियों में आर्थिक भागीदारी का निर्धारण

इन प्रश्नों का उत्तर देते समय, आपको शब्दों में अधिकतम स्पष्टता और विशिष्टता बनाए रखने का प्रयास करना चाहिए। फिर भी, यह "दिखावे के लिए" नहीं किया जाता है, इसलिए "कंपनी के कल्याण के विकास में हर संभव तरीके से योगदान करना" जैसे सूत्र यहां उपयुक्त नहीं हैं।

प्रदर्शन मानदंड की परिभाषा

यह बिंदु महत्वपूर्ण है. दक्षता मानदंड के रूप में क्या चुना गया है, उसके आधार पर आगे का सारा कार्य आधारित होगा। एक नियम के रूप में, मानदंड का चयन पिछले पैराग्राफ में परिभाषित कार्यों के आधार पर किया जाता है। अर्थात् विश्लेषण इकाई के "वैधानिक लक्ष्यों" की पूर्ति पर आधारित है। उदाहरण के लिए, कार्य "कंपनी की संपत्ति की चोरी को रोकना" सुरक्षा सेवा के लिए परिभाषित किया गया है - जिसका अर्थ है कि चोरी की संख्या इस कार्य के लिए यही मानदंड होगी।

इस प्रकार, पहले से तैयार किए गए कार्य हमें इकाई के कार्यों की प्रभावशीलता का आकलन करने का अवसर देते हैं।

यदि हमें मूल्यांकन की असंभवता का सामना करना पड़ता है, तो इसका मतलब है कि कार्यों को गलत तरीके से तैयार किया गया था, प्रक्रिया में अस्पष्ट और अर्थहीन फॉर्मूलेशन बनाए गए थे, और हमें एक बिंदु पीछे जाने की जरूरत है। दाँव पर धुलाई है, फिर से शुरू करें।

लेकिन अब - मानदंड परिभाषित कर दिए गए हैं, और हमारा अगला कदम "यूनिट की प्रभावशीलता का आकलन करना" होगा

इकाई प्रदर्शन मूल्यांकन

यहां सब कुछ स्पष्ट है. हम चयनित प्रदर्शन मानदंड लेते हैं और उनमें से प्रत्येक के अनुसार स्थिति का मूल्यांकन करते हैं। कुछ चीजों का मूल्यांकन संख्यात्मक रूप से किया जा सकता है, कुछ का मूल्यांकन "संतोषजनक/असंतोषजनक" सिद्धांत के आधार पर किया जा सकता है। परिणामस्वरूप, हमें विभाग पर एक सामान्य रिपोर्ट मिलती है, जो उसे सौंपे गए प्रत्येक कार्य की स्थिति को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करती है। और, इस रिपोर्ट को ध्यान से देखते हुए, हम अगले चरण पर आगे बढ़ते हैं - "अनुकूलन समस्याएं सेट करना"

अनुकूलन समस्याएँ सेट करना

जाहिर है, यह चरण भी कोई खास कठिन नहीं है. उन बिंदुओं को अनुकूलित करना आवश्यक है जो मूल्यांकन के दौरान सबसे अधिक "ढीले" हुए। अनुकूलन समस्याओं को सकारात्मक रूप में तैयार किया जाना चाहिए, अर्थात। लक्ष्य के रूप में वांछित परिणाम को इंगित करें, न कि अवांछनीय की अनुपस्थिति को। सीधे शब्दों में कहें तो, "औसत कार्य अवधि को डेढ़ सप्ताह तक कम करने" का लक्ष्य सही लक्ष्य है।

और अब, जब सभी कार्य निर्धारित हो गए हैं, तो मज़ा शुरू होता है। अर्थात् - "अनुकूलन उपाय"

अनुकूलन उपाय

और, अजीब बात है, हम इन घटनाओं की शुरुआत लगभग आधे पेज पहले की ही बात से करते हैं। यानी विश्लेषण से. लेकिन यह एक और विश्लेषण है जिसका उद्देश्य आंतरिक भंडार की पहचान करना है। और इसकी शुरुआत "विभाग के भीतर कार्यों की एक सामान्य सूची तैयार करना" से होती है

विभाग के भीतर कार्यों की एक सामान्य सूची तैयार करना

यह सूची विस्तृत नौकरी विवरण के सबसे करीब है, अंतर यह है कि यह पूरे विभाग के लिए बनाई गई है। लेकिन सरलता के लिए, इसे अलग-अलग स्थितियों के अनुसार विभाजित किया जाना चाहिए। इस प्रकार, हमें विभाग के कर्मचारियों द्वारा निष्पादित कार्यों की एक विस्तृत सूची प्राप्त होती है। और हम आगे बढ़ते हैं.

कार्यों के निष्पादन की सफलता का आकलन करना

यहां, हम फिर से एक आकलन कर रहे हैं। लेकिन सामान्य तौर पर नहीं, पहले की तरह, बल्कि प्रत्येक फ़ंक्शन के लिए। और हमें इस बात की स्पष्ट तस्वीर मिलती है कि वास्तव में कौन से कार्य लचर हैं और उन्हें कर्मचारियों के बीच कैसे वितरित किया जाता है।

सबसे सरल मामले में, यह पता चलता है कि सभी विफलताएं एक ही व्यक्ति में होती हैं और सही निर्णय इस व्यक्ति को प्रतिस्थापित करना है। लेकिन यह स्थिति सबसे अविश्वसनीय है, क्योंकि यह विध्वंसक बिना किसी शोध के भी दिखाई दे सकता था। इसलिए, सबसे अधिक संभावना है, "सैगिंग" कार्यों को विभाग के कर्मचारियों के बीच समान रूप से वितरित किया जाएगा।

यदि यह स्पष्ट हो जाता है कि कार्यों के प्रदर्शन का आकलन करना असंभव है, तो यह मौजूदा नियंत्रण प्रणाली के बारे में गंभीरता से सोचने लायक है और क्या यह बिल्कुल मौजूद है।

व्यक्तिपरक कारकों पर कार्यों के सफल प्रदर्शन की निर्भरता का निर्धारण

इस स्तर पर, हम यह निर्धारित करते हैं कि प्रदर्शन संबंधी समस्याएं किस हद तक कर्मचारियों की व्यक्तिगत विशेषताओं से संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति जीवन में बहुत इत्मीनान रखता है और उसे सौंपे गए कार्यों को पूरा करने की समय सीमा को लेकर लगातार समस्याएँ होती हैं। तदनुसार, समाधान यह होगा कि अपनी जिम्मेदारियों को उन लोगों के पक्ष में बदल दिया जाए जिनके लिए त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है।

किसी विभाग के भीतर कारकों पर निर्भरता का निर्धारण करना

प्रदर्शन को प्रभावित करने वाला मुख्य आंतरिक कारक विभाग में कामकाजी माहौल है। इसके अलावा, बीच से दोनों विचलन - सकारात्मक और नकारात्मक दोनों - दुखद परिणाम देते हैं। अगर विभाग में फूट, टकराव और आक्रामकता का माहौल है तो जाहिर तौर पर उस हिस्से में काम रुक जाएगा, जहां आपसी मेलजोल की जरूरत है। हालाँकि, दूसरी ओर, यदि टीम "गर्म" है, तो अधिकांश कार्य समय इत्मीनान से चाय पीने और "जीवन के बारे में" बातचीत में व्यतीत किया जा सकता है।

अन्य नकारात्मक आंतरिक कारक हैं:

1. प्रक्रिया का अपर्याप्त स्वचालन (उदाहरण के लिए, दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से भरना, कागजी डेटाबेस बनाए रखना, आदि)

2. कर्मचारी कार्यों का दोहराव

3. नौकरी की जिम्मेदारियों की अस्पष्ट परिभाषा

4. दोहरी अधीनता वाले कर्मचारियों की उपलब्धता

विभाग के बाहर के कारकों पर कार्यों के सफल निष्पादन की निर्भरता का निर्धारण करना

उपरोक्त के अतिरिक्त, बाहरी कारकों पर नज़र रखना आवश्यक है। अक्सर, संबंधित विभागों के कार्यों का किसी इकाई के प्रदर्शन पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है। उदाहरण के लिए, क्रय विभाग की सुस्ती उस गति के कारण हो सकती है जिसके साथ लेखा विभाग द्वारा चालान का भुगतान किया जाता है। यह स्पष्ट है कि इस स्थिति में खरीद में कुछ भी समायोजन करने का कोई मतलब नहीं है।

अन्य उदाहरण - किसी कर्मचारी को भर्ती करने या विपणन योजना तैयार करने के लिए समय सीमा को पूरा करने में विफलता के लिए, कार्मिक और विपणन विभाग जिम्मेदार नहीं हो सकते हैं, लेकिन प्रबंधक जिनकी जिम्मेदारियों में प्रस्तुत उम्मीदवारों और सामग्रियों को मंजूरी देना शामिल है (कुछ प्रबंधक वास्तव में "लेना पसंद करते हैं") सोचने के लिए कुछ हफ़्ते")।

"टेम्पोग्राफ़िक मैपिंग" - वर्णित कार्यों (अवलोकन) को लागू करने में खर्च किए गए समय का नक्शा तैयार करना

आइए आगे खुदाई करें। अब हमें खुद को एक पेंसिल, एक नोटबुक और एक स्टॉपवॉच से लैस करना होगा और कई दिनों तक विभाग में रहना होगा। इस बैठक के परिणामस्वरूप, हमें विभाग में कार्य समय के उपयोग की एक तस्वीर मिलती है - कौन कितना और किस पर खर्च करता है। कई बार अजीब बातें सामने आती हैं. उदाहरण के लिए, यह पता चल सकता है कि अधिकांश कार्य समय कर्मचारी गलियारे में स्थापित साझा नेटवर्क प्रिंटर पर जाते हैं और फिर अन्य विभागों में अपने दस्तावेज़ों की तलाश करते हैं (जहां वे गलती से सामान्य ढेर से चोरी हो गए थे)।

किसी भी स्थिति में, हमें प्राप्त होने वाला डेटा मूल्यवान है। उनसे यह तुरंत स्पष्ट हो जाता है कि हमारे जीवन के वर्ष कहाँ जाते हैं।

टेम्पोग्राफ़िक मानचित्रण (सर्वेक्षण)

अवलोकन घटना के तुरंत बाद, हम इसी उद्देश्य के लिए एक सर्वेक्षण करते हैं। हम कर्मचारियों को यह बताने के लिए आमंत्रित करते हैं कि वे अपना अधिकांश समय कहाँ बिताते हैं। हम एक तालिका में कथनों का सारांश प्रस्तुत करते हैं, और तालिका की तुलना अवलोकन डेटा से करते हैं।

सुधार के लिए सुझाव देना (सर्वेक्षण)

एक और लोकतांत्रिक घटना. हम कर्मचारियों को "विभाग के काम में आपको क्या परेशान करता है और क्या सुधार किया जा सकता है?" विषय पर बोलने के लिए आमंत्रित करते हैं। विश्लेषण की गहराई से परिणाम आवश्यक रूप से आश्चर्यचकित नहीं होंगे (कुछ लोग केवल शौचालय में साबुन की कमी से नाराज हैं), लेकिन, किसी भी मामले में, यह "लोगों" की राय सुनने लायक है।

समान कार्यों को समेकित करने के अवसरों की तलाश करें

विश्लेषणात्मक चरण को पूरा माना जा सकता है, और अब हम सीधे सुधार के लिए आगे बढ़ते हैं। इनमें से पहला होगा "समान कार्यों को समेकित करने के अवसरों की खोज करना।" इस घटना का मुद्दा यह है कि समान कार्य जो विभिन्न कर्मचारियों से समय लेते हैं उन्हें एक अलग कर्मचारी को सौंपा जाता है। ऐसे समाधानों के कई उदाहरण हैं. यह एक उत्तर देने वाली मशीन है, या एक सचिव जो कार्यालय का रास्ता बताता है, जिससे बातचीत के अंत में ग्राहक को स्विच किया जाता है। यह एक पीसी ऑपरेटर भी है, जो लेखा विभाग में प्राथमिक दस्तावेजों को दर्ज करने में लगा हुआ है, इस दिनचर्या के अधिक योग्य विशेषज्ञों को राहत देता है। ये "टेलीमार्केटर्स" हैं - बिक्री विभागों में कॉल करने वाले, और भर्ती एजेंसियों में शोधकर्ता। और भी कई विकल्प हैं.

कार्यों के एकीकरण से महंगे विशेषज्ञों का समय बचाना और विभाग की समग्र उत्पादकता में वृद्धि करना संभव हो जाता है।

स्वचालन के अवसर ढूँढना

स्वचालन आधुनिक व्यवसाय का मजबूत पक्ष है। दरअसल, एक विशिष्ट संगठन की व्यावसायिक प्रक्रिया में बहुत सारे "नोड्स" होते हैं जिन्हें डिजिटल प्रारूप में परिवर्तित करने की आवश्यकता होती है। तदनुसार, इन नोड्स को पहचानने और यह पता लगाने की आवश्यकता है कि मानव सेवा में स्वचालन कैसे रखा जाए। किसी विभाग में स्वचालन की शुरूआत कर्मचारियों को नियमित काम से मुक्त करके और संचार के लिए समय कम करके और आवश्यक दस्तावेजों की खोज करके श्रम उत्पादकता को 100% तक बढ़ा सकती है।

स्वचालन के अवसरों की तलाश करते समय, आपको कंपनी की समग्र आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। अगर कंपनी एकीकृत बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट सिस्टम खरीदने की योजना बनाती है तो शायद इससे विभाग की समस्याएं हल हो जाएंगी. यदि आप सामान्य सीआरएम लागू करने की योजना नहीं बना रहे हैं, तो किसी प्रकार का मानक विभाग-स्तरीय समाधान खरीदना या बनाना उचित हो सकता है। और, किसी भी मामले में, "100% डिजिटल विभाग प्रबंधन" का लक्ष्य रखे बिना, "होम-लिखित" कार्यक्रमों का उपयोग करके व्यक्तिगत कार्यों को स्वचालित करने की संभावना बनी रहती है।

प्रशिक्षण के अवसर ढूँढना

हमने इस बिंदु को अंतिम स्थान पर रखा है, इस तथ्य के बावजूद कि कई कार्मिक विभागों में "प्रशिक्षण" प्राथमिकताओं की पहली पंक्ति में है। हालाँकि, सीखना सीखना अलग है। और, चूँकि हमारे मामले में सीखना अपने आप में एक अंत नहीं है, बल्कि सुधार का एक साधन है, हम निम्नलिखित बिंदुओं पर ध्यान देते हैं:

1. कार्मिक प्रशिक्षण के परिणामस्वरूप कार्य का अनुकूलन हमेशा संभव नहीं होता है, क्योंकि बड़ी संख्या में ऐसे कारक होते हैं जिन पर पहले से ध्यान नहीं दिया जाता है। इनमें कम कर्मचारी प्रेरणा, विभिन्न कर्मचारियों के बीच अलग-अलग सीखने की क्षमता, प्रशिक्षक की अपर्याप्त योग्यता, कंपनी की आवश्यकताओं के लिए प्रशिक्षण पाठ्यक्रम का अपर्याप्त अनुकूलन आदि शामिल हैं।

2. लोग, दुर्भाग्य से, बहुत प्रतिरोधी सामग्री नहीं हैं। इसलिए, प्रशिक्षण में निवेश केवल इस शर्त पर उचित है कि प्रशिक्षित कर्मचारी कंपनी में निवेश किए गए धन को "वापस" करने के लिए पर्याप्त समय तक काम करेगा। हालांकि, यह मामला हमेशा नहीं होता है।

हालाँकि, यदि अनुसंधान ने प्रशिक्षण की आवश्यकता की पहचान की है, तो प्रशिक्षण होना चाहिए। इस मामले में पूरी की जाने वाली मुख्य शर्त प्रशिक्षण की प्रभावशीलता पर नज़र रखना है कि इकाई की दक्षता वास्तव में कितनी बदल गई है।

अनुकूलन की संभावनाओं का आर्थिक मूल्यांकन

इसलिए, अनुकूलन विकल्प चुने जाने के बाद, हम सबसे अप्रिय क्षण में आते हैं। अर्थात्, इन गतिविधियों को करने की लागत का अनुमान लगाना और उनकी तुलना अनुमानित आर्थिक प्रभाव से करना आवश्यक है। हम इस अवस्था को सबसे अप्रिय क्यों कहते हैं? हां, क्योंकि यहीं पर लागत और अर्जित लाभों का अतुलनीय पैमाना स्पष्ट हो सकता है। इस अर्थ में कि लागत अधिक है, लेकिन लाभ अफसोसजनक है। लेकिन, फिर भी, यह वह चरण है जो यह निर्धारित करता है कि किन परिवर्तनों को "जीवन में शुरुआत" दी जानी चाहिए। और, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कितना कड़वा हो सकता है, यह "सुधार के लिए सुधार" को बेरहमी से अस्वीकार करने के लायक है - परिवर्तन जो स्वयं के लिए भुगतान नहीं करते हैं। क्योंकि लंबे समय में, ऐसे "नवाचारों" से केवल निराशा ही मिलेगी।

और वास्तव में बस इतना ही। लगभग सभी। क्योंकि चयनित समाधानों को लागू करने के बाद उनकी प्रभावशीलता का मूल्यांकन करना आवश्यक होगा। लेकिन यह पहले से ही हमारी कहानी की शुरुआत में वापसी है - "एक इकाई की प्रभावशीलता का आकलन करना।"

आपके लिए सफल अनुकूलन!