จะเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมปัจจุบันของบริษัทได้อย่างไร? การพัฒนาข้อเสนอเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริการบริหารงานบุคคลขององค์กรโดยใช้ตัวอย่างของ Optima LLC เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานและประสิทธิภาพ

มีความเข้าใจผิดที่พบบ่อยว่าทุกสิ่งทุกอย่างในชีวิตขึ้นอยู่กับจังหวะเวลา เราใช้วลีเหล่านี้ทุกวัน:

“ถ้าฉันมีเวลามากกว่านี้”
“ฉันขอเวลาอีกไม่กี่นาที”
“ทำงานสองสามชั่วโมงเท่านั้น”

เราเชื่อว่าทุกสิ่งสามารถบรรลุผลได้ถ้าเรามีเวลาเพิ่มขึ้นอีกสักหน่อย เราเข้าใจผิดว่ามันเป็นเรื่องของปริมาณ แต่วันทำงานของเรานั้นยาวนานเกินไปแล้ว วิธีจัดการทุกอย่างโดยไม่ “เหนื่อยหน่ายในที่ทำงาน” - อ่านบทความของเราวันนี้

พันธนาการแห่งอิสรภาพ

ตั้งแต่วัยเด็ก เราได้รับการสอนถึงความสำคัญของกิจวัตรที่อิงตามเวลา วันเรียนใช้เวลา 8 ชั่วโมง และโครงสร้างของบทเรียนขึ้นอยู่กับเวลา ไม่ใช่ขึ้นอยู่กับจำนวนการเรียนรู้ เราได้รับการสอนว่าการทำตามกำหนดเวลาเป็นสิ่งสำคัญมากกว่าการทำงานให้เสร็จ

อย่างไรก็ตาม ขณะนี้เรากำลังออกห่างจากแนวทางปฏิบัติที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปนี้มากขึ้น ผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่ทำงานนอกเวลา ทำงานตามสัญญาหรือหมุนเวียนกัน วันทำงานแปดชั่วโมงกำลังจะหายไป แต่ข้อจำกัดด้านเวลาที่เราหวังไว้กำลังจะหมดไปหรือเปล่า?

อิสระในการปฏิบัติหน้าที่อย่างมืออาชีพได้ทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการ ทำให้เรามีโอกาสทำงานตามตารางเวลาที่สะดวก ซึ่งหมายความว่าเราสามารถทำตามกำหนดเวลาที่สั้นหรือใช้เวลากับงานได้มาก ตราบใดที่งานเสร็จเรียบร้อย อย่างไรก็ตาม ผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้ที่มีตารางงานเอื้ออำนวยให้ทำงานน้อยลงมักจะทำงานนานขึ้นมาก

การศึกษาเกี่ยวกับเวลาทำงานและประสิทธิภาพการผลิตโดยองค์การแรงงานระหว่างประเทศพบว่าคนงานที่มีความยืดหยุ่นโดยเฉลี่ยทำงาน 54 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เทียบกับเพียง 37 ชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับผู้ที่อยู่ภายใต้ตารางงานที่เข้มงวด ชั่วโมงพิเศษ 17 ชั่วโมงเหล่านี้เป็นผลมาจาก "เสรีภาพ" " เพื่อกำหนดตารางเวลาของตัวเอง แต่ที่แย่กว่านั้นคือชั่วโมงเหล่านี้ไม่ส่งผลกระทบต่อคุณภาพและผลผลิตของงาน

เมื่อองค์การเพื่อความร่วมมือทางเศรษฐกิจและการพัฒนาศึกษาผลกระทบของชั่วโมงทำงานต่อผลผลิตใน 18 ประเทศในยุโรปในช่วง 60 ปี พบว่าผลผลิตต่อชั่วโมงลดลงเสมอเมื่อชั่วโมงทำงานเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ยังสังเกตว่าผลลัพธ์ที่ได้จะลดลงตามสัดส่วนของเวลาทำงานที่เพิ่มขึ้น

หลังจากจุดหนึ่ง สิ่งต่างๆ มีแต่จะแย่ลง เพราะจะใช้เวลาหลายชั่วโมงของวันถัดไปในการพยายามค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเมื่อวันก่อน

ทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้น?

เราทุกคนคุ้นเคยกับสถานการณ์ที่รู้สึกเหนื่อยล้าและเหนื่อยล้าทางจิตใจ เรายังคงทำงานต่อไป - เพียงเพื่อทำซ้ำส่วนใหญ่ด้วยจิตใจที่สดชื่น บางทีมันอาจเป็นความภาคภูมิใจหรือความรู้สึกรับผิดชอบ แม้ว่ากฎของพาร์กินสันจะดูถูกต้องมากกว่า: “งานต้องใช้เวลามากเท่าที่จัดสรรไว้”

“กฎหมาย” นี้พากย์เสียงโดย Cyril Northcote Parkinson ในบทความตลกขบขันในนิตยสาร The Economist พาร์กินสันให้ตัวอย่างนี้:

“หญิงชราที่มีเวลาเหลือเฟือสามารถใช้เวลาทั้งวันในการเขียนและส่งการ์ดให้หลานสาวของเธอในเมืองบอกเนอร์เรจิส จะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงเพื่อค้นหาโปสการ์ด อีกหนึ่งชั่วโมงมองหาแว่นตา ครึ่งชั่วโมงพยายามจำที่อยู่ หนึ่งชั่วโมงสี่ในการเขียน และยี่สิบนาทีตัดสินใจว่าจะเอาร่มเดินไปที่ตู้ไปรษณีย์บนถนนถัดไปหรือไม่ . งานทั้งหมดที่ใช้เวลาไม่เกินสามนาทีสำหรับคนยุ่งอาจทำให้อีกคนต้องตายหลังจากสงสัย กังวล และทำงานหนักมาทั้งวัน”

ยิ่งเราใช้เวลากับงานมากเท่าไร เราก็จะใช้เวลากับงานนั้นมากขึ้นเท่านั้น และยิ่งใช้เวลามากเท่าไร เราก็จะยิ่งทำงานนั้นให้แย่ลงเท่านั้น เป็นไปไม่ได้ที่จะทำงานเต็มประสิทธิภาพครั้งละหลายชั่วโมง แรงจูงใจ กำลังใจ และการมุ่งเน้นเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดซึ่งต้องใช้อย่างจำกัดตลอดทั้งวัน การใช้เวลามากขึ้นเพียงแต่ทำลายแรงจูงใจและทำให้งานแย่ลง

ดังนั้นถ้าคุณทำงานน้อยลง คุณก็จะมีประสิทธิผลมากขึ้นได้ใช่ไหม?

มักจะรู้สึกว่าเราไม่มีเวลาพอที่จะอยู่กับเพื่อนฝูง รักษาความสัมพันธ์ และทุกสิ่งที่ทำให้เรามีความสุข

แม้ว่าความสัมพันธ์กับครอบครัวและเพื่อนฝูงจะเป็นค่านิยมพื้นฐาน แต่ปัญหานี้ยังคงเกี่ยวข้องกับคนส่วนใหญ่

การสามารถทำงานได้น้อยลงจะทำให้คุณมีเวลาเข้าสังคมและทำทุกอย่างที่คุณต้องการเพื่อสุขภาพที่ดีส่วนบุคคล ฟังดูสมบูรณ์แบบใช่ไหม? ใช้เวลาทำงานน้อยลง คุณจะมีเวลาพักผ่อนและพบปะกับคนที่คุณรักมากขึ้น

อย่างไรก็ตามมันไม่ใช่

การศึกษาโดย Cristobal Yang และ Shayun Lim จากมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด พบว่าจากพนักงาน 500,000 คน ระดับความสุขของคนส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับระยะเวลาของสัปดาห์ทำงาน เรารู้สึกมีความสุขอย่างยิ่งในช่วงสุดสัปดาห์และมีความสุขน้อยที่สุดในวันจันทร์และวันอังคาร ชัดเจนใช่ไหม?

น่าประหลาดใจที่แนวโน้มเดียวกันนี้มีอยู่ในกลุ่มผู้ว่างงาน แม้แต่ผู้ที่ไม่จำเป็นต้องไปทำงานระหว่างสัปดาห์ก็ยังรู้สึกมีความสุขน้อยลงในวันธรรมดา Yang และ Lim ถือว่าสิ่งนี้เป็นเพราะการเชื่อมต่อกับผู้อื่นมีความสำคัญต่อความเป็นอยู่ที่ดีของเรามากกว่าแค่เวลาว่าง: คุณจะไม่ได้สนุกกับวันหยุดอย่างเต็มที่หากคุณใช้เวลาทั้งวันเพียงเพื่อตัวเอง

ใช้เวลาเฉพาะกับงานที่สำคัญเท่านั้น

ดังนั้น เราจะไม่ทำงานได้ดีขึ้นหากเราใช้เวลาทำงานมากขึ้น และเราจะไม่มีความสุขมากขึ้นหากเรามีเวลาว่างมากขึ้น

การมุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพการผลิตมากกว่าผลลัพธ์สุดท้ายคือเป้าหมายของเรา

โดยการพิสูจน์ให้เห็นถึงการทำงานด้วยทรัพยากรและเวลาที่ใช้ไป เราก็ตกหลุมพราง: ตัวอย่างเช่น “ฉันใช้เวลา 60 ชั่วโมง/4 เดือน/8 ปีกับสิ่งนี้ ฉันสมควรได้รับความสำเร็จ"

คำพูดสมัยใหม่กล่าวไว้ว่าไม่ใช่เวลา แต่เป็นงานนั่นเอง สำหรับคนทำงานที่อยู่ห่างไกลหรือทำงานแบบยืดหยุ่นได้หลายๆ คน นี่หมายถึงการทำงานให้เสร็จสิ้นโดยต้องเสียค่าใช้จ่ายทั้งหมด แต่การพอใจกับเวลาที่ใช้ไป x แทนที่จะใช้เวลาไปมากกว่านี้นั้นเป็นเรื่องไร้สาระ ถ้าเราคิดถึงแต่สิ่งที่ทำเสร็จแล้ว โดยไม่คิดว่าใช้เวลากับงานไปเท่าไรและมีประสิทธิผลแค่ไหน เราก็จะไม่ได้เห็นภาพทั้งหมด

ดังที่ Lynn Wu จาก Wharton School of Business อธิบาย การวัดประสิทธิภาพการทำงานจากผลลัพธ์นั้นไม่มีประโยชน์ ผลผลิตไม่ได้เป็นเพียงเกี่ยวกับสิ่งที่ทำเสร็จแล้ว แต่ยังเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของคุณอีกด้วย

การศึกษาล่าสุดโดย Julian Birkinshaw จาก London Business School พบว่าคนทำงานที่มีความรู้ส่วนใหญ่ เช่น วิศวกร นักเขียน และผู้ที่ "คิดหาเลี้ยงชีพ" ใช้เวลาโดยเฉลี่ย 41% ในการทำงานที่ผู้อื่นทำได้ง่าย

เรายึดติดกับงานที่ทำให้เรา "ยุ่ง" โดยสัญชาตญาณ (และดังนั้นจึงสำคัญ) เรารู้สึกดีเมื่อกำหนดเวลาของเราเป็นนาทีต่อนาที และเราต้องรอให้ง่ายขึ้นและมีเวลาให้กับชีวิตที่ต้องการ ในทางตรงกันข้าม เราทุกคนต้องการเวลาว่างมากขึ้นแต่ยังคงยึดติดกับสิ่งที่พรากมันไป

ความปรารถนาที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้นยากต่อการติดตาม การลงทุนในทักษะ การวางแผน หรือการฝึกอบรมผู้อื่นเพื่อให้ตัวเองมีอิสระจะมีเวลามากขึ้นสำหรับงานที่สำคัญจริงๆ ไม่ใช่แค่สิ่งที่ทำให้เรา "ยุ่ง" เท่านั้น

คิดใหม่เรื่องงานและชีวิต

ในทุกด้านของชีวิต ทั้งงานและส่วนตัว มันไม่ได้ขึ้นอยู่กับระยะเวลา เราไม่สามารถควบคุมสิ่งนี้ได้: ไม่มีวิธีใดที่จะเพิ่มชั่วโมงให้กับวันได้ ผลที่ตามมาของวันทำงานที่ยาวนานและการนอนไม่หลับก็คือคุณมักจะทำงานได้ไม่ดีเสมอไป

มันเกี่ยวกับคุณภาพ ประสิทธิภาพ ความสามารถในการกำหนดเวลาที่จะใช้เวลาในการทำงาน และตัดสินใจว่าจะใช้เวลานี้อย่างไรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อเราคิดแบบนี้ เราจะหยุดมองว่าเวลาเป็นหน่วยวัดในแต่ละวันของเรา

มีหลายวิธีในการตัดสินใจว่าจะใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร ซึ่งแต่ละวิธีสามารถใช้เป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพของคุณได้

1. วางแผนงาน ไม่ใช่เวลา

ในเรียงความของเขา Paul Graham แนะนำว่าหน่วยเวลาสำหรับมืออาชีพ เช่น นักเขียนและโปรแกรมเมอร์ คืออย่างน้อยครึ่งวัน แทนที่จะเป็นช่วงรายชั่วโมงหรือครึ่งชั่วโมงของตารางมาตรฐาน

งานจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อไม่จำเป็นต้องมีกำหนดเวลาและกำหนดการที่เข้มงวด การอ่าน การเขียน การแก้ไข กิจกรรมทั้งหมดนี้จะดีกว่าหากคุณไม่ต้องยืดเวลาหรือในทางกลับกัน รีบเร่งเพื่อให้ทันกำหนดเวลา

การทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์จะทำให้คุณรู้สึกถึงความสำเร็จ และช่วยตอบคำถามว่าคุณทำงานอย่างมีประสิทธิผลหรือไม่

2. เมื่อค้นพบความหมายแล้วให้ทำงานต่อไป

แรงจูงใจและพลังงานเป็นทรัพยากรที่มีจำกัด การสิ้นเปลืองโอกาสไปทำลายโอกาสของเราและทำให้งานไม่มีความหมาย

การทดลองของดร. สตีลเกี่ยวกับแรงจูงใจและการผัดวันประกันพรุ่งแสดงให้เห็นว่าความสำคัญเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการรักษาแรงจูงใจ เมื่องานที่เราทำรู้สึกว่าสำคัญ เราก็มีแรงบันดาลใจมากที่สุดที่จะทำมันให้สำเร็จ แล้วทำไมต้องหยุด? สามารถกำหนดเวลาการประชุมใหม่ได้ แต่ความตื่นเต้นในการทำงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะฟื้นฟู

3. ดีขึ้น เร็วขึ้น แข็งแกร่งขึ้น

ดังที่เฮนรี่ เดวิด ธอโรกล่าวไว้ว่า “การมีงานยุ่งไม่เพียงพอ มดก็เช่นกัน คำถามคือคุณกำลังทำอะไรอยู่”

เราต้องเรียนรู้ที่จะมุ่งความสนใจไปที่บางสิ่งที่สำคัญทุกวัน ซึ่งจะทำให้เรารู้สึกว่าประสบความสำเร็จ

อย่าไปทำงานเพียงเพื่อผ่านวันและตบหลังตัวเอง มุ่งความสนใจไปที่การทำงานและรู้สึกพึงพอใจกับงาน จากนั้นจึงจากไป

เราสามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานได้ก็ต่อเมื่อเราเปลี่ยนวิธีคิด

4. ขอความช่วยเหลือ

เรามักจะหมกมุ่นอยู่กับงานของเราจนลืมโอกาสที่จะขอความช่วยเหลือ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทขนาดเล็กที่ดูเหมือนว่าพนักงานทุกคนจะเต็มไปด้วยงานอย่างเต็มที่ ความคิดที่จะขัดขวางกระบวนการทำงานของใครบางคนตามคำขอของคุณนั้นดูแปลก

อย่างไรก็ตาม คำถามเล็กๆ น้อยๆ หรือการสนทนาสั้นๆ หนึ่งคำถามสามารถตัดสินได้ว่าคุณใช้เวลา 5 นาทีหรือหนึ่งชั่วโมงกับงานนั้นๆ

ใช้ความรู้ของคนรอบข้างเพื่อให้คุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แทนที่จะได้ข้อสรุป

คุณไม่จำเป็นต้องมีเวลามากขึ้น - คุณต้องใช้เวลาอย่างชาญฉลาด
สิ่งนี้มาพร้อมกับความเข้าใจเท่านั้นว่าการใช้เวลาทำงานนานหลายชั่วโมงไม่ได้ทำให้งานดีขึ้น

ดังที่ Seth Godin กล่าวไว้อย่างชัดเจนว่า “คุณไม่จำเป็นต้องมีเวลามากกว่านี้...คุณเพียงแค่ต้องเรียนรู้วิธีการตัดสินใจที่ดี” เวลามักเป็นเรื่องของคุณภาพ ไม่ใช่ปริมาณ ดังนั้นจงตั้งเป้าหมายและบรรลุเป้าหมาย

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรคือการปรับปรุงการดำเนินการตามลำดับซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้สำหรับองค์กรโดยการเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการนำไปปฏิบัติ นี่เป็นกระบวนการที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของบริษัทสมัยใหม่

กระบวนการทางธุรกิจคือชุดของการดำเนินการที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่แน่นอน แต่ละกระบวนการมีเป้าหมายเฉพาะ ลำดับการดำเนินการหลักและผลลัพธ์ที่คาดการณ์ไว้ จำนวนและเป้าหมายของกระบวนการเหล่านี้ที่เกิดขึ้นในองค์กรต่างๆ จะแตกต่างกันและขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ ขนาดของบริษัท คุณสมบัติส่วนบุคคลของเจ้าของและผู้บริหารโดยตรง ทั้งหมดนี้จะต้องนำมาพิจารณาเพื่อให้การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจมีประสิทธิผล

เพื่อสร้างธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องประสานกลยุทธ์การตลาดกับการนำวิธีการไปปฏิบัติ อย่างไรก็ตามมันก็เกิดขึ้นเช่นกันว่ามีกลยุทธ์ที่เพียงพอมีการพัฒนามาตรการสำหรับการนำไปปฏิบัติ แต่ไม่มีผลลัพธ์: ไม่สามารถบรรลุตัวชี้วัดที่วางแผนไว้ได้ บางทีปัญหาเหล่านี้อาจเป็นปัญหาในระดับขั้นตอนที่ต่ำกว่าของระบบการจัดการ ลองทำความเข้าใจปรากฏการณ์ของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ คำอธิบาย และการสร้างแบบจำลอง

จนถึงระดับการพัฒนาหนึ่ง องค์กรสามารถทำได้อย่างสมบูรณ์โดยไม่ต้องปรับให้เหมาะสม อย่างไรก็ตาม มีปัจจัยหลายประการที่ส่งสัญญาณว่า "ถึงเวลาที่ต้องลงลึกไปสู่กระบวนการทางธุรกิจ" และปัจจัยเหล่านี้ทำให้ช่วงเวลานี้เข้าใกล้ยิ่งขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย:

• เพิ่มจำนวนพนักงาน
• จำนวนระดับการจัดการเพิ่มขึ้น
• จำนวนดิวิชั่นเพิ่มขึ้น
• หน่วยงานแยกจากกันทางภูมิศาสตร์
• ไม่มีระบบข้อมูลแบบครบวงจรหรือด้อยพัฒนา

วันหนึ่งคุณพบว่าในบริษัท:

• การตัดสินใจทำได้ช้ามาก
• การตัดสินใจดำเนินการช้ามากและไม่ดี
• ปรากฎว่ากิจกรรมบางแง่มุมยังคงไม่สามารถควบคุมได้เป็นระยะๆ
• สังเกตเห็นความตึงเครียดทางจิตใจที่เพิ่มขึ้นในหมู่บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบที่ไม่ได้รับการควบคุม
• การปฏิบัติงานขั้นพื้นฐานต้องใช้เวลา ความพยายาม การอนุมัติ บันทึกช่วยจำ และการโทรเป็นจำนวนมาก

การปรากฏของอาการเหล่านี้เป็นเหตุผลสำคัญในการปรับโครงสร้างใหม่ การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็น เป็นที่น่าสังเกตว่าในบางกรณี ขอแนะนำให้ดำเนินงานนี้โดยไม่ต้องรอให้ข้อกำหนดเบื้องต้นดังกล่าวเกิดขึ้น (โดยมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการจัดการที่สำคัญ การใช้ IS ใหม่ เป็นต้น)

การเลือกเครื่องมือนี้สำหรับกระบวนการทางธุรกิจถือว่ามีความสำคัญมากและเกือบจะแตกหัก อย่างไรก็ตาม โปรแกรมสำหรับคำอธิบายมีความสำคัญก็ต่อเมื่อมีการพัฒนาเพื่อการใช้งานเพิ่มเติมในระบบข้อมูลเฉพาะ (IS) ระบบข้อมูลสมัยใหม่ส่วนใหญ่มีเครื่องมือของตัวเองสำหรับการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ ดังนั้นการหารือเกี่ยวกับซอฟต์แวร์เพื่ออธิบายกระบวนการเหล่านั้นจึงไม่สมเหตุสมผล

โปรดทราบว่ากระบวนการทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้เข้าร่วม ไม่ใช่สำหรับนักพัฒนา และเกณฑ์ที่สำคัญที่สุดในการเลือกเครื่องมือคำอธิบายซอฟต์แวร์คือการเข้าถึงของผู้เข้าร่วมทุกคนในขั้นตอนการอนุมัติ การเพิ่มประสิทธิภาพ การดำเนินการ และการปรับปรุงให้ทันสมัย

แบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ “ตามที่เป็น” และ “ที่จะเป็น”

แผนการสร้างแบบจำลองมาตรฐานในขั้นตอนแรกประกอบด้วยคำอธิบายของ "ตามสภาพ" ในปัจจุบัน ("ตามสภาพ") ตามด้วยการปรับให้เหมาะสมเป็น "TO BE" ("ตามที่ควรจะเป็น") ลูกค้าบางรายไม่เข้าใจถึงประโยชน์ของการอธิบายขั้นตอนแรก ก็เพียงพอแล้วสำหรับพวกเขาที่นักแสดงนำกระบวนการทางธุรกิจใหม่ที่ถูกต้องมาใช้และโมเดล "ตามสภาพ" ถูกมองว่าเป็นความพยายามที่จะเพิ่มงบประมาณ

โปรดทราบว่าเทคนิคการดำเนินการดังกล่าวซึ่งไม่ได้ขึ้นอยู่กับกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ เรียกว่าการรื้อปรับระบบใหม่ ซึ่งมีความคล้ายคลึงกับแนวคิด "การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ" เท่านั้น คำอธิบาย "ตามสภาพที่เป็นอยู่" ทำให้สามารถระบุข้อขัดแย้งที่มีอยู่จำนวนหนึ่งและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเบื้องต้นได้ ผู้เข้าร่วมทุกคนจะต้องหารือและตกลงด้วยการลงนาม

กระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพ

คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพบางอย่างตามเกณฑ์ที่กำหนดได้ สำหรับกระบวนการทางธุรกิจ เกณฑ์ดังกล่าว ได้แก่ ต้นทุน ระยะเวลา จำนวนธุรกรรม ฯลฯ เกณฑ์เหล่านี้เป็น "ภายนอก" ของกระบวนการและเกิดขึ้นจากกรอบการจัดการทั่วไปที่มากขึ้น ลองคิดดูสิ

ตัวอย่างเช่น การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การบริการลูกค้าในร้านค้า สิ่งที่ควรเลือกเป็นเกณฑ์การเพิ่มประสิทธิภาพ – ราคาหรือคุณภาพ หากนี่คือร้านค้าที่มีส่วนลดสำหรับชนชั้นกลางเราจะเลือกเกณฑ์แรก ถ้าเป็นร้านบูติกชั้นยอด ก็เลือกเกณฑ์ที่สอง ปรากฎว่าโดยการเลือกเกณฑ์การปรับให้เหมาะสม เราจะกำหนดกลยุทธ์และกำหนดตำแหน่งร้านค้า

ด้วยเหตุนี้ด้วยความช่วยเหลือของเกณฑ์การปรับให้เหมาะสม ระดับของระบบควบคุมจึงเริ่มปฏิบัติตามกลยุทธ์ในระดับที่สูงกว่า

การนำไปปฏิบัติ

ขั้นตอนการดำเนินการเป็นขั้นตอนที่ยากที่สุดในการทำงานกับกระบวนการทางธุรกิจ จะประสบความสำเร็จมากขึ้นหากได้รับการสนับสนุนจากระบบข้อมูลองค์กร อย่างไรก็ตาม โอกาสดังกล่าวไม่ได้มีให้เสมอไปหรือเต็มจำนวนเสมอไป การใช้งานและการรักษากระบวนการทางธุรกิจให้ทันสมัยต้องใช้:

• การสื่อสารข้อมูลบุคลากรว่างานควรดำเนินการบนพื้นฐานของกระบวนการทางธุรกิจที่สร้างขึ้นในองค์กร
• ใช้การควบคุมการปฏิบัติตามพนักงานตามกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนดไว้
• ดำเนินการวิเคราะห์ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการใช้กระบวนการทางธุรกิจเป็นระยะ
• การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจโดยอาศัยการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การปรับเปลี่ยน

เมื่อเวลาผ่านไป กระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการปรับปรุงใดๆ จะต้องมีการปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนใหม่ ในด้านหนึ่ง กระบวนการทางธุรกิจจะต้องสอดคล้องกับความเป็นจริง และในทางกลับกัน กระบวนการทางธุรกิจจะต้องไม่แทรกแซงการพัฒนาตามปกติขององค์กร ดังนั้นจึงจำเป็นต้องแก้ไขอย่างทันท่วงที ผู้เข้าร่วมทุกคนจะเห็นด้วยกับฉบับใหม่นี้และจะแจ้งไปยังผู้มีส่วนได้เสียทุกคน

ในกรณีนี้ ระบบกระบวนการทางธุรกิจกลายเป็นเครื่องมือจริงที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำธุรกิจในระดับขั้นตอน

ประเภทของกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร

• สิ่งสำคัญคือการตอบสนองความต้องการของลูกค้าและการทำกำไรให้กับองค์กร
• เสริม – จำเป็นสำหรับการดำเนินงานปกติขององค์กร ไม่มีค่าสำหรับลูกค้า
• การจัดการ – กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์สำหรับองค์กร แผนก และการจัดการ

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์:

• เพิ่มความสามารถในการจัดการองค์กร
• เพิ่มตัวชี้วัดคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ผลิต
• ปรับปรุงคุณภาพของบริการที่มีให้
• ลดการพึ่งพาปัจจัยมนุษย์ขององค์กร
• ใช้ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน
• ลดต้นทุน
• กระจายอำนาจและความรับผิดชอบระหว่างแผนกอย่างมีเหตุผล
• กำจัดฟังก์ชันที่ซ้ำกันระหว่างแผนกต่างๆ
• ลดรอบเวลาการผลิต
• ใช้โปรแกรมการจัดการคุณภาพ
• ขจัดความขัดแย้งภายใน
• ควบคุมกิจกรรมขององค์กร
• จำลองธุรกิจ/สร้างเครือข่ายแฟรนไชส์
• ทำให้กิจกรรมขององค์กรเป็นแบบอัตโนมัติ
• ตอบสนองความต้องการของผู้บริโภค
• เป็นไปตามข้อกำหนดของรัฐ
• ปฏิบัติตามมาตรฐานสากล
• ลดระยะเวลาในการบรรลุภารกิจที่ได้รับมอบหมาย
• สร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกหลักและบริการสนับสนุน
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
• ปรับปรุงประสิทธิภาพทางการเงินผ่านการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม
• ได้รับโอกาสในการขยายธุรกิจของคุณ
• ลดรายจ่ายงบประมาณ
• วางแผนได้แม่นยำยิ่งขึ้น
• เพิ่มความสามารถในการจัดการขององค์กร
• ขจัดความซ้ำซ้อนในหน้าที่ของแผนกต่างๆ
• ค้นหาแหล่งข้อมูลใหม่เพื่อการพัฒนาธุรกิจ

ผลของการเพิ่มประสิทธิภาพ:

• ลดเวลาในการบรรลุภารกิจที่ได้รับมอบหมาย
• การสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกหลักและบริการสนับสนุน
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
• การปรับปรุงประสิทธิภาพทางการเงินผ่านการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม
• ความสามารถในการขยายธุรกิจ
• การลดรายจ่ายงบประมาณ
• การวางแผนที่แม่นยำยิ่งขึ้น
• เพิ่มความสามารถในการจัดการองค์กร
• ขจัดความซ้ำซ้อนในหน้าที่ของแผนกต่างๆ
• การเกิดขึ้นของทรัพยากรใหม่สำหรับการพัฒนาธุรกิจ

กระบวนการทางธุรกิจและระบบสารสนเทศ

วิธีหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรคือการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ ประสิทธิภาพคืออัตราส่วนของผลลัพธ์ต่อความพยายามที่ใช้ไป ในทางกลับกัน การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจคือชุดของมาตรการที่มุ่งเพิ่มประสิทธิภาพ แม้จะมีเทคนิคการปรับให้เหมาะสมที่หลากหลาย แต่ก็ไม่สามารถบรรลุผลตามที่ต้องการได้เสมอไป

บริษัทจำเป็นต้องปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมหรือไม่?

ในองค์กรใดก็ตาม มีกระบวนการทางธุรกิจจำนวนหนึ่งที่พนักงานต้องปฏิบัติ ซึ่งรวมถึงการจัดซื้อและการขาย กระบวนการจัดการและการผลิต งานในสำนักงาน และอื่นๆ หากบริษัทกำลังดำเนินการกระบวนการที่มีอยู่โดยอัตโนมัติอยู่แล้ว สิ่งนี้จะช่วยให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อบริษัทได้นำระบบการจัดการคุณภาพตามมาตรฐาน ISO 9001 มาใช้ นี่ถือเป็นตัวบ่งชี้ถึงวัฒนธรรมทางธุรกิจในระดับสูง มีแนวทางสำหรับองค์กรเป็นกระบวนการจำนวนมาก และบอกเป็นนัยว่ากระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดในนั้นได้รับการเน้นและอธิบาย

บริษัทพิเศษมีผู้เชี่ยวชาญด้านระบบอัตโนมัติที่มีส่วนร่วมในการระบุกระบวนการ กำหนดลักษณะและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง กระบวนการที่มีโครงสร้างสมบูรณ์แบบใดๆ ก็ตามจำเป็นต้องได้รับการจัดระเบียบใหม่ จำเป็นต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงาน งานใหม่และกระบวนการใหม่ และรูปแบบใดๆ หากไม่มีการเพิ่มประสิทธิภาพ ข้อขัดแย้งอาจเกิดขึ้นซึ่งทำให้บางส่วนขององค์กรไม่สามารถทำงานได้ตามปกติ ซึ่งจะส่งผลต่อจำนวนเงินที่ได้รับ

หากต้องการทราบว่าบริษัทจำเป็นต้องปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมหรือไม่ จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับการจำแนกปัญหาในกระบวนการทางธุรกิจปัจจุบัน:

1. ความรับผิดชอบในการทำงานซ้ำซ้อน หน้าที่ไม่เพียงแต่พนักงานขององค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงแผนกต่างๆ ขององค์กรทับซ้อนกันหรือเกิดขึ้นซ้ำๆ ทำให้เกิดความสับสนวุ่นวาย การแข่งขันที่ไม่สมเหตุสมผล และต้นทุนทางการเงินที่ไม่จำเป็นสำหรับงานที่ไม่จำเป็น
2. ผู้จัดการมีประสบการณ์ในด้านการจัดการ แต่ไม่มีความรู้พื้นฐานทางเศรษฐกิจ รวมถึงความสามารถในด้านการตลาดและการจัดการ
3. ยังไม่มีการพัฒนาระบบการพัฒนาวิชาชีพของพนักงานอย่างเป็นระบบ โดยปกติแล้ว พนักงานไม่ต้องการคิดอะไรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ
4. บางครั้งเจ้าของและผู้บริหารจำได้ว่าต้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และบริษัทก็เริ่มนำระบบไอทีมาใช้เพื่อจัดการการเงิน การขาย พนักงานอย่างเร่งด่วน (รายการมีไม่สิ้นสุด) แต่ได้รับการแนะนำอย่างแยกจากกระบวนการทางธุรกิจในปัจจุบันโดยปรับเป็น "แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด" (และผลักดันองค์กรให้ลึกลงไปในหลุม) หรือคัดลอกมันอย่างไร้ความคิดส่งผลให้ระบบไร้ประโยชน์ซึ่งล้านรูเบิลและเงินจำนวนมาก จำนวนเงินถูกใช้ไปหลายชั่วโมง แต่ในทางปฏิบัติแล้วไม่มีผลกระทบทางเศรษฐกิจ

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง:

• ลดต้นทุนการดำเนินงานและเวลา
• เพิ่มคุณภาพการบริการลูกค้า
• เพิ่มความสามารถในการจัดการของบริษัท
• ช่วยให้คุณบรรลุตัวบ่งชี้เป้าหมาย

ในทางกลับกัน สิ่งนี้ส่งผลเชิงบวกต่อการลดต้นทุนการบริการหรือผลิตภัณฑ์ ตลอดจนเพิ่มความน่าดึงดูดใจของบริษัทต่อลูกค้า นอกจากนี้ องค์กรจะมีความคล่องตัวมากขึ้นในการตัดสินใจ ซึ่งจะเพิ่มความยั่งยืนและความสามารถในการแข่งขันขององค์กร

จำเป็นต้องตระหนักว่าในทุกบริษัท กระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดเชื่อมโยงถึงกัน ทั้งนี้เทคโนโลยีการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจอาจส่งผลต่อการไหลเวียนของกระบวนการทำงานอื่นๆ ขององค์กรได้ เป็นการดีกว่าที่จะเริ่มด้วยกระบวนการที่ไม่สำคัญเป็นพิเศษซึ่งจะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายทางการเงินและเวลาจำนวนมาก จากนั้นค่อย ๆ เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการอื่น ๆ หากคุณพยายามปรับทุกอย่างให้เหมาะสมในคราวเดียว สิ่งนี้อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เลวร้ายและทัศนคติเชิงลบต่อการปรับเปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดในอนาคต

ในกรณีนี้ ขอแนะนำให้หาเหตุผลเข้าข้างตนเองในการจัดการเอกสารก่อน ข้อเท็จจริงที่เถียงไม่ได้ก็คือการปรับเอกสารให้เหมาะสมภายในบริษัทช่วยปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการได้อย่างมาก นอกจากนี้ หลังจากที่คุณเรียนรู้ที่จะมองเห็นการปรับปรุงที่อาจเกิดขึ้นในการไหลของเอกสารแล้ว คุณสามารถถ่ายทอดประสบการณ์ของคุณไปยังส่วนอื่นๆ ขององค์กรได้

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจของคุณให้ขายได้สองเท่า: 4 ไอเดียสำเร็จรูป

ในปี 2562 บริษัทที่มีวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นเอกลักษณ์จะสามารถเอาชนะตลาดจากคู่แข่งได้ นิตยสาร Commercial Director พบว่าสี่วิธีในการจูงใจและจัดการบุคลากรจะทำให้บริษัทของคุณเป็นผู้นำตลาดได้

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทควรเริ่มต้นที่ใด

องค์กรเกือบทั้งหมด (ยกเว้นองค์กรของรัฐ) จำเป็นต้องเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจาก ความสมบูรณ์แบบไม่มีขีดจำกัด และเนื่องจากตลาดเป็นปรากฏการณ์ที่ค่อนข้างไม่เสถียร ในการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งกฎเกณฑ์ถูกสร้างขึ้นโดยฝ่ายที่เข้าร่วมโดยเฉพาะ จึงมีความจำเป็นที่จะต้องตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว บริษัทที่มุ่งมั่นและพัฒนาอย่างต่อเนื่องจำเป็นต้องมีแผนกในโครงสร้างที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ บริษัทที่ประสบความสำเร็จมากขึ้นจะเป็นบริษัทที่ไม่เสียใจกับการใช้ทรัพยากรทางการเงินในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ เนื่องจากบริษัทเข้าใจดีว่าอนาคตอยู่เบื้องหลังพวกเขา

จะเลือกสิ่งที่สำคัญที่สุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างไร ในการดำเนินการนี้ จำเป็นต้องเลือกเกณฑ์ลำดับความสำคัญ รายการเกณฑ์ดังกล่าวได้รับการรวบรวมแล้วและนำไปใช้ในทางปฏิบัติ:

เกณฑ์ 1ความสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจ

มีเหตุผลว่าในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจจำเป็นต้องเลือกกระบวนการหลักเนื่องจากการปรับปรุงจะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ความสำคัญของกระบวนการคืออะไร? เกณฑ์สำหรับบริษัทนี้ถูกกำหนดโดยส่วนแบ่งของการมีส่วนร่วมของกระบวนการทางธุรกิจนี้เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักขององค์กร อย่างไรก็ตาม หากกระบวนการทางธุรกิจนี้สำคัญที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะเพิ่มประสิทธิภาพอย่างไร ก็จะไม่ดีขึ้น ในบางสถานการณ์ มีความเป็นไปได้ที่จะปรับกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญให้เหมาะสม แต่ทำไมจึงทำเช่นนั้น ทำไมต้องเปลืองทรัพยากรทางการเงินและเวลาของพนักงาน ถ้ามันได้ผลอยู่แล้ว? เพื่อระบุกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ จะใช้เกณฑ์ของปัญหา

เกณฑ์ 2กระบวนการทางธุรกิจที่มีปัญหา

เราจำเป็นต้องค้นหาว่าเราหมายถึงอะไรและเข้าใจคำว่า "ปัญหา" ในระยะนี้ เราหมายถึงการตีความมาตรฐาน เช่น ปัญหาคือความแตกต่างระหว่างสถานะกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการและตามความเป็นจริง ดังนั้นเกณฑ์ความสำคัญและปัญหาจะกำหนดลักษณะผลลัพธ์ที่เราจะได้รับหลังจากปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม

เกณฑ์ 3ความสามารถในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจ

มีความจำเป็นต้องเลือกกระบวนการทางธุรกิจที่การปรับให้เหมาะสมจะง่ายที่สุด ในสถานการณ์นี้ เรากำลังพิจารณาด้านต้นทุน: ต้องใช้ทรัพยากรทางการเงินจำนวนเท่าใดในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ จำนวนทรัพยากรแรงงาน เวลาส่วนตัวที่ต้องใช้ ฯลฯ ที่นี่มีความจำเป็นต้องคำนึงถึงปัจจัยลบสำหรับ บริษัทโดยรวมที่อาจเกิดขึ้นเมื่อมีการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม กระบวนการ

เมื่อทราบระดับ/การประเมินเกณฑ์สำหรับความสำคัญ ลักษณะปัญหา และความเป็นจริงของการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม เราจะสามารถเลือกที่มีประสิทธิภาพสูงสุดได้ เป็นเหตุผลที่กระบวนการทางธุรกิจหลักของบริษัทจะกลายเป็นลำดับความสำคัญสูงสุด เนื่องจากตามกฎแล้วกระบวนการเหล่านี้มีค่าใช้จ่ายสูงและมีปัญหามากที่สุด

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

เป็นไปไม่ได้ที่จะปรับกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดให้เหมาะสม

เซอร์เกย์ แพนกิ้น,

ผู้ฝึกสอนที่ปรึกษาของ บริษัท "Center Orgprom", Yekaterinburg

เป็นไปไม่ได้ที่จะปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมและลดการสูญเสียให้เป็นศูนย์ - นี่คือยูโทเปีย แต่กระบวนการต่างๆ จำเป็นต้องได้รับการปรับหากกระบวนการเหล่านั้นส่งผลให้ลูกค้าสูญเสียมูลค่าจำนวนมาก คุณไม่สามารถทนกับความวุ่นวายในเวิร์กช็อป การผลิตน้อยเกินไป ปัญหาผู้บริโภค และคิวคำสั่งซื้อได้

เนื่องจากการทำงานที่เข้มข้น ทำให้กระบวนการต่างๆ จำนวนมากสามารถปรับให้เหมาะสมได้อย่างมากในเวลาอันสั้น ตามกฎแล้ว การปรับปรุงดังกล่าวเป็นผลมาจากความก้าวหน้าในการโจมตี ตัวอย่างเช่น ในองค์กรแห่งหนึ่งในเยคาเตรินเบิร์กที่ผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ วิธีนี้ทำให้สามารถลดเวลาการผลิตชิ้นส่วนลงได้ 1,447 เท่า แน่นอนว่าสิ่งนี้ไม่ได้ทำให้สามารถเร่งการผลิตผลิตภัณฑ์ทั้งหมดได้มากนัก อย่างไรก็ตาม มีการพิจารณาว่าประเพณีขององค์กรในการค้นหาอุปกรณ์การประมวลผลตามความสัมพันธ์เชิงหน้าที่ส่งผลให้เสียเวลาอย่างมาก จากผลการวิเคราะห์ กระบวนการผลิตได้รับการแก้ไข ขณะนี้ตำแหน่งของเครื่องจักรถูกกำหนดโดยลำดับการทำงาน สิ่งนี้ช่วยลดระยะเวลาของวงจรเทคโนโลยีลงอย่างมาก

นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง ในกระบวนการที่ค่อนข้างง่าย - สีบรรจุภัณฑ์ - สามารถเพิ่มผลิตภาพแรงงานได้ 50% (ก่อนหน้านี้คนงานสี่คนให้บริการสายการผลิตตอนนี้ - สองคน) ผลลัพธ์นี้ได้มาจากการคำนวณโดยละเอียดของการกระทำของผู้ปฏิบัติงาน แผนผังกระบวนการที่คอมไพล์ระบุจุดของการสูญเสีย ปรากฎว่าต้องใช้เวลามากในการเตรียมบรรจุภัณฑ์ การจัดเรียงใหม่ และการเคลื่อนย้ายที่ไม่จำเป็น การสูญเสียยังเกิดจากความไม่สอดคล้องกันในการกระทำของผู้ปฏิบัติงานซึ่งทำให้พวกเขาถูกบังคับให้รอซึ่งกันและกัน การเพิ่มประสิทธิภาพใช้เวลาสี่วัน เพื่อกำจัดการสูญเสีย เราต้องจัดอุปกรณ์ให้แตกต่างออกไป ติดเครื่องหมาย เพิ่มแสงสว่างในพื้นที่ทำงาน ติดตั้งดนตรีเข้าจังหวะ ฯลฯ

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้นไม่เพียงแต่ต้องอาศัยการทำแผนที่และการระบุปัญหาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการทดลองด้วย ซึ่งจำเป็นต้องหยุดการผลิตเป็นระยะเวลาหนึ่ง การทดสอบมักใช้เวลาหนึ่งถึงสองวัน

• การไหลของเอกสารในองค์กร: เมื่อทุกอย่างเข้าที่

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

พารามิเตอร์สามตัวสำหรับการประเมินความเหมาะสมของกระบวนการทางธุรกิจ

มิคาอิล กอร์เดฟ,

ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีที่ Euromanagement กรุงมอสโก

คุณสามารถเข้าใจระดับความเกี่ยวข้องของกระบวนการทางธุรกิจบางอย่างได้โดยใช้เกณฑ์ต่อไปนี้:

1. ระดับคุณภาพของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายพวกเขาตรวจสอบขนาดของการเรียกร้องอย่างเป็นทางการของลูกค้า ความไม่พอใจของผู้จัดการบริษัท และการเรียกร้องของฝ่ายปฏิบัติงาน

2. กระบวนการทำงานของพนักงานแต่ละคนเมื่อปฏิบัติงานบางอย่าง. กระบวนการนี้จะทำงานได้ดีหาก:

• พนักงานดำเนินการรายการการกระทำขั้นต่ำ (จากสามถึงห้า) โดยมีการกล่าวถึงกฎการดำเนินการโดยเฉพาะและเนื้อหาที่เรียบง่ายอย่างยิ่ง หากการดำเนินการใดๆ เป็นข้อยกเว้นของกฎ วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนคำอธิบายเฉพาะเจาะจง
• ช่องว่างเวลาระหว่างการดำเนินการจะแตกต่างกันไม่เกิน 2-3 ครั้ง หากการดำเนินการต้องใช้เวลาตั้งแต่ 10 นาทีถึง 2 ชั่วโมง จะต้องกำหนดการกระทำนี้ให้เป็นข้อยกเว้นตามกฎ
• ระยะเวลาที่ตั้งใจจะดำเนินการเกินเวลาทำงานจริงไม่เกินหนึ่งวันทำการ

3. ความเรียบง่ายและการอภิปรายของระบบกระบวนการทางธุรกิจตัวบ่งชี้ต่อไปนี้ใช้สำหรับการประเมิน:

• จำนวนกระบวนการที่เรียกว่า "เข้า" และ "ออก" ยิ่งมีน้อยก็ยิ่งดีต่องานของบริษัท
• จำนวนการดำเนินการเพื่อให้กระบวนการเดียวเสร็จสิ้น โดยหลักการแล้วตั้งแต่เจ็ดถึงสิบเอ็ด;
• จำนวนข้อยกเว้นที่เป็นไปได้ เนื่องจากแต่ละข้อยกเว้นเป็นอันตรายต่อการจัดการกระบวนการ
• จำนวนพนักงานที่เกี่ยวข้อง, แผนกต่างๆ ขององค์กร

หลักการสำคัญของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

หลักการที่ 1การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจต้องมีพื้นฐาน

ความหมายของหลักการนี้คือ ก่อนที่จะเริ่มเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ จำเป็นต้องแยกแต่ละกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทโดยเฉพาะ การปรับปรุงความโกลาหลสามารถทำได้ด้วยพลังที่สูงกว่าเท่านั้น ก่อนอื่นมนุษย์ต้องเข้าใจว่ากระบวนการทางธุรกิจเกิดขึ้นได้อย่างไร กล่าวคือ พิจารณากระบวนการเหล่านั้นในรูปแบบของแผนภาพ "ตามสภาพ" หากไม่สามารถอธิบายกระบวนการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในบริษัทในปัจจุบันได้ ก็ไม่มีอะไรจะเพิ่มประสิทธิภาพได้

หลักการที่ 2เมื่อปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม “ทำความสะอาดปลาจากหาง”

หลักการนี้อยู่ในความจริงที่ว่ามีความจำเป็นต้องประเมินความเหมาะสมตามโครงการตั้งแต่แบบเฉพาะไปจนถึงแบบทั่วไป ค้นหาข้อผิดพลาดและข้อบกพร่องส่วนบุคคล รวมเข้าด้วยกันเป็นกลุ่มและกำจัดทันที

หลักการที่ 3โซลูชันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจยังคงเป็นข้อขัดแย้ง

กล่าวอีกนัยหนึ่ง มีความเป็นไปได้สูงที่การกำจัดความไม่มีประสิทธิภาพในตัวบ่งชี้ตัวหนึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพของกระบวนการอื่นลดลง นอกจากนี้ การเข้าใจสิ่งนี้อย่างเดียวไม่เพียงพอคุณยังต้องมีความสามารถในการค้นหาผลที่ตามมา ประเมินด้านบวก และระบุข้อบกพร่อง จากนั้นจึงตัดสินใจเลือกอย่างมีเหตุผล

หลักการที่ 4ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทไม่ชอบกระบวนการทางธุรกิจที่เหมาะสมที่สุด

ผลที่ตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจที่สมบูรณ์แบบจะเพิ่มการแสวงหาผลประโยชน์จากฝ่ายปฏิบัติงาน และในกรณีนี้ การต่อต้านจากพนักงานของบริษัทจะปรากฏขึ้น อาจเป็นได้ทั้งแบบชัดแจ้งหรือหมดสติ

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน

บรรณาธิการของนิตยสาร “Commercial Director” บอกคุณว่ามีวิธีใดบ้างในการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนการผลิต และวิธีใดดีที่สุดที่จะใช้ ค้นหาเกี่ยวกับพวกเขาได้จากบทความที่ลิงค์↓

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรขึ้นอยู่กับอะไร?

ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจและความคล่องตัวอาจแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง มีพารามิเตอร์ทั้งกลุ่มที่เป็นประโยชน์ในการทำความเข้าใจ ซึ่งส่วนใหญ่มักถูกควบคุมโดยธุรกิจที่รองรับซอฟต์แวร์ อย่างไรก็ตาม ปัจจัยบางอย่างสามารถควบคุมและตรวจสอบได้ด้วยการวัดและการตีความการกระทำที่เชื่อถือได้ ซึ่งรวมถึง:

• ระบบนิเวศของโครงการธุรกิจ

ระบบนิเวศของโครงการธุรกิจคือเครือข่ายขององค์กร รวมถึงคู่ค้า ซัพพลายเออร์ ลูกค้า หน่วยงานราชการ ผู้จัดจำหน่าย ที่มีส่วนร่วมในการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการผ่านทั้งกระบวนการของการแข่งขันและความร่วมมือ โดยที่แต่ละฝ่ายมีส่วนร่วมใน ขอบเขตหนึ่ง ระบบนิเวศประกอบด้วยนโยบาย ข้อบังคับ และกฎหมายที่ควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างผู้ให้บริการและลูกค้า

• บริบททางธุรกิจ

บริบททางธุรกิจคือตำแหน่งของโครงการธุรกิจภายในระบบนิเวศ: บริบทที่กิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญเสร็จสมบูรณ์หรือยังคงเกิดขึ้น ซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่รับประกันการสร้างความเป็นมาและการรักษาเงื่อนไข เงื่อนไขเหล่านี้ใช้ในการประเมินนโยบายทางธุรกิจและกฎเกณฑ์ทางธุรกิจเพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินการแก้ไขสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ นี่คือชุดของปัจจัยและ 8 ระบบ: กระบวนการ ข้อมูล เหตุการณ์ กฎ เนื้อหา การวิเคราะห์ การทำงานร่วมกัน และการตรวจสอบ ซึ่งได้รับอิทธิพลจากการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ ในเรื่องนี้ การปรับเปลี่ยนสามารถทำได้อย่างชาญฉลาดและเป็นไปในแนวทางของโครงการธุรกิจเพื่อปรับให้เข้ากับนวัตกรรมและบรรลุเป้าหมายในลักษณะที่สอดคล้องกันและคาดการณ์ได้ แม้ในสถานการณ์ที่ไม่สามารถคาดเดาเงื่อนไขของสถานการณ์ได้ทั้งหมด

• ทางเลือกทางธุรกิจและการเปลี่ยนแปลง

มีการปรับเปลี่ยนจำนวนมากที่เกิดขึ้นอย่างเป็นระบบในบริบททางธุรกิจหรือเกิดขึ้นอย่างไม่อาจคาดเดาได้ อย่างไรก็ตาม มีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่มีความสำคัญอย่างแท้จริงในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

• สถานะทางธุรกิจ

ภาวะทางธุรกิจเป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานของกระบวนการทางธุรกิจที่ส่งผลต่อพารามิเตอร์และโครงสร้างของประสิทธิภาพของความคล่องตัวและผลผลิตของนวัตกรรม การเปลี่ยนแปลงสถานะบ่งชี้ว่าผลลัพธ์ทางธุรกิจอาจแตกต่างกันไปตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากสถานะการปฏิบัติงานหนึ่งไปยังอีกสถานะหนึ่ง

• ผลลัพธ์ทางธุรกิจ

วิสัยทัศน์และการกำหนดผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ต้องการช่วยให้เกิดความโปร่งใสในการริเริ่มและกระบวนการทำงาน ซึ่งจะทำให้แต่ละฝ่ายมีโอกาสมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่และให้ความร่วมมือตามเป้าหมายที่ตั้งไว้และหารือกัน ผลลัพธ์ที่วัดได้ของโครงการธุรกิจถือเป็นจุดสนใจหลักที่โครงการ ไม่ใช่เงื่อนไขของกระบวนการทำงาน

• เป้าหมายทางธุรกิจ

เป้าหมายทางธุรกิจคือแรงบันดาลใจของโครงการธุรกิจ มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ผู้นำต้องการเห็นธุรกิจ เรื่องนี้สามารถพูดคุยได้ในระดับสูงสุด โดยเริ่มจากโครงสร้างของบริษัทและกลยุทธ์ของบริษัท หรือระบุในระดับที่ต่ำกว่า - เป้าหมายที่สามารถดำเนินการและวัดผลได้ ตามกฎแล้วจะมีการกำหนดเป้าหมายเพื่อให้มีวันที่แน่นอนสำหรับความสำเร็จ

• ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ.

KPI เป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ กล่าวคือ เป็นการวัดผลการบรรลุเป้าหมายของโครงการธุรกิจ ตัวอย่างเช่น สำหรับ KPI "เพิ่มรายได้เฉลี่ยต่อลูกค้า 10%" เป้าหมายทางธุรกิจอาจเป็น "เพิ่มรายได้เฉลี่ยต่อลูกค้า"

• นโยบายและกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ

นโยบายทางธุรกิจคือการประกาศหรือข้อความที่มีข้อมูลเกี่ยวกับหลักการในการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ตัวอย่างเช่น “เงินสำหรับห้องพักในโรงแรมที่จองล่วงหน้าจะไม่ได้รับคืน” กฎเกณฑ์ทางธุรกิจมีลักษณะที่เปิดเผย จึงเป็นการจำกัดโครงการทางธุรกิจหลายประการ พวกเขาอธิบายว่าโครงการธุรกิจจะมีลักษณะอย่างไรภายใต้สถานการณ์บางอย่าง

• โซลูชั่นทางธุรกิจ

การตัดสินใจทางธุรกิจจะสร้างและเสริมการตัดสินใจของบริษัทภายในกระบวนการทางธุรกิจ

• เซ็นเซอร์ธุรกิจ

เซ็นเซอร์ KPI ทางธุรกิจและกลไกการติดตามและติดตามจะปรับและควบคุมการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ เช่นเดียวกับ KPI ที่ติดตามเหตุการณ์และปรากฏการณ์ในบริบททางธุรกิจ

• กิจกรรมทางธุรกิจ

กิจกรรมทางธุรกิจเป็นปรากฏการณ์ที่แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในกระบวนการทางธุรกิจ โดยทั่วไปจะไม่ได้ตั้งใจ ไม่เชี่ยวชาญ และไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มลำดับขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจที่เป็นระบบ

• การติดตามธุรกิจ

การติดตามกิจกรรมตามชุดตัวบ่งชี้สำคัญ โดยเกี่ยวข้องกับการดูเหตุการณ์ทางธุรกิจและเปรียบเทียบกับเกณฑ์โดยใช้อัลกอริทึมพื้นฐานและแบบฟอร์มการรายงาน

• เครื่องมือพัฒนาธุรกิจ: กรณีที่เพิ่มความภักดีต่อแบรนด์

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรดำเนินการในระดับใด

กระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดมีผลกระทบต่อผลกำไรขององค์กรในระดับที่แตกต่างกัน พวกเขาถูกเรียกว่าเป็นตัวขับเคลื่อนรายได้และกำไรของบริษัท ตัวอย่างเช่น กระบวนการทางธุรกิจด้านการบริหารและการจัดการมีหน้าที่ในการตัดสินใจอย่างมีศักยภาพและการดำเนินการของฝ่ายบริหาร โดยรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจหลัก ในเรื่องนี้ ด้วยการลดต้นทุนทางการเงิน ทำให้สามารถบรรลุประสิทธิภาพได้หลายระดับ สิ่งใดที่บริษัทของคุณจะเข้าถึงได้โดยตรงนั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมาย (เพื่อประหยัดเงินหรือบรรลุผลลัพธ์ที่สำคัญในกลยุทธ์) รวมถึงวิธีการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม:

• ระดับแรก.

ในขั้นตอนนี้ คุณกำลังเผชิญกับต้นทุนทางการเงินที่เกิดขึ้นภายในแต่ละแผนก/แผนกขององค์กร ข้อดี: นี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการลดต้นทุนวัสดุ การตัดสินใจดังกล่าวจะไม่ส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของแผนกอื่นๆ ขององค์กร ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการอนุมัติเพิ่มเติม จุดลบก็คือการประหยัดทั่วโลกไม่ได้ถูกสังเกตในขั้นตอนนี้ ตามกฎแล้วจะสูงถึง 10% โดยหลักการแล้วสูงถึง 20% อย่าลืมด้วยว่าค่าใช้จ่ายบางอย่างที่เกิดขึ้นโดยหน่วยโครงสร้างของ บริษัท นั้นเกิดจากความต้องการของแผนกอื่นอันเป็นผลมาจากกระบวนการทำงานของพวกเขา ตัวอย่างเช่น แผนกหนึ่งสั่งให้อีกฝ่ายจัดเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการวิเคราะห์ในรูปแบบของรายงานและการคำนวณ ในสถานการณ์เช่นนี้ แผนกดำเนินการจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมด

• ระดับที่สอง.

เพื่อให้บรรลุการลดต้นทุนประเภทนี้ได้ จำเป็นต้องก้าวไปสู่ขั้นตอนที่สองซึ่งเกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานร่วมกันระหว่าง "ลูกค้า" และ "นักแสดง" ในระหว่างการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ กิจกรรมของฝ่ายเดียวเป็นไปไม่ได้ การลดต้นทุนสามารถทำได้ก็ต่อเมื่อทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมได้หารือถึงวิธีที่พวกเขาต้องการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจ และวิธีที่พวกเขาจะทำงานร่วมกัน ในระดับนี้ คุณสามารถประหยัดเงินได้มากกว่า 20% และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจที่รองรับฟังก์ชันต่างๆ แต่มีความสนใจเหมือนกันในการบรรลุผลลัพธ์สุดท้าย

• ระดับที่สาม.

ขั้นตอนนี้ถือว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุด - คุณสามารถประหยัดเงินได้ 30% ในขั้นตอนนี้มีปัญหาบางประการเกิดขึ้น: การทำงานกับค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับความเข้าใจในระบบกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับกิจกรรมจำนวนมาก

วิธีการประยุกต์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

เรามาพูดคุยกันสั้นๆ ถึงวิธีการยอดนิยมที่ใช้ในการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม:

วิธีที่ 1การวิเคราะห์ SWOT(ศึกษาด้านจุดอ่อนและจุดแข็งของกระบวนการทางธุรกิจ)

การวิเคราะห์ SWOT เป็นวิธีการวางแผนกลยุทธ์ที่ใช้ในการประเมินปัจจัยและปรากฏการณ์ที่ส่งผลต่อโครงการทางธุรกิจหรือบริษัท พารามิเตอร์ที่มีอยู่ทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสี่กลุ่ม: จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และภัยคุกคาม

หลักการสำคัญของวิธีนี้คือการค้นหาและกำจัดจุดที่เปราะบางที่สุด และลดภัยคุกคามและความเสี่ยงทางทฤษฎีให้เหลือน้อยที่สุด

วิธีที่ 2วิธีเหตุ-ผล(แผนภาพอิชิกาวะ - แผนภาพสาเหตุและผลกระทบ)

แผนภาพอิชิกาวะ - สิ่งที่เรียกว่า “แผนภาพก้างปลา” หรือ “แผนภาพสาเหตุและผลกระทบ” รวมถึงแผนภาพ “การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง”

หนึ่งใน 7 เครื่องมือที่มีชื่อเสียงที่สุดในการวัด ประเมิน ควบคุม และปรับปรุงระดับคุณภาพของกระบวนการผลิต:

• การ์ดควบคุม
• แผนภูมิพาเรโต;
• แผนภูมิแท่ง;
• รายการตรวจสอบ;
• แผนภาพอิชิกาวะ
• การแบ่งชั้น (การแบ่งชั้น);
• พล็อตกระจาย

เมื่อใช้วิธีการนี้ คุณสามารถค้นหาความสัมพันธ์หลักระหว่างพารามิเตอร์และสำรวจกระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นได้อย่างแม่นยำที่สุด แผนภาพช่วยในการระบุปัจจัยหลักที่มีผลกระทบที่สำคัญที่สุดต่อการพัฒนาปัญหาที่กำลังศึกษา

วิธีที่ 3การเปรียบเทียบ

การเปรียบเทียบเป็นวิธีการวิเคราะห์ข้อดีและประเมินข้อดีของคู่ค้าและคู่แข่งในสาขาเดียวกันหรือเกี่ยวข้องเพื่อระบุปัจจัยที่มีประสิทธิผลสูงสุด สิ่งนี้สามารถเรียกได้ว่าเป็นการจารกรรมทางอุตสาหกรรมในระดับหนึ่ง แต่มีความแตกต่างที่สำคัญ - วิธีนี้ดำเนินการโดยใช้การสังเกตแบบผิวเผิน

วิธีที่ 4การวิเคราะห์และการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ ตามตัวชี้วัด (KPI).

วิธีการวิเคราะห์ประสิทธิภาพที่สำคัญ นี่คือหลักการของการกำหนดเป้าหมายขั้นสุดท้ายสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ โดยที่ความสำเร็จของเป้าหมายจะเพิ่มขึ้น หรือหากไม่สามารถเข้าใกล้ได้ ก็จะมีการวิเคราะห์วิธีการที่ใช้ในการนำไปใช้

วิธีที่ 5ระดมความคิด

การระดมความคิดเป็นวิธีการซึ่งสาระสำคัญคือการอภิปรายปัญหาอย่างแข็งขันตัวเลือกที่เป็นไปได้ทั้งหมดสำหรับการแก้ปัญหาจะถูกเปล่งออกมาและบนพื้นฐานของสิ่งนี้จึงเลือกวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

หา, วิธีจัดเซสชั่นระดมความคิดอย่างถูกต้องจากบทความในนิตยสาร “ผู้อำนวยการฝ่ายการพาณิชย์”

วิธีที่ 6วิธีการแบบลีน “6 ซิกมา”

วิธีการตรวจหาการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตโดยการลดข้อผิดพลาดในกระบวนการผลิต

วิธีที่ 7การคำนวณและการเปลี่ยนแปลงการกระจายตัวของกระบวนการ

วิธีการลดหรือเพิ่มส่วนประกอบของกระบวนการทางธุรกิจ

วิธีที่ 8วิเคราะห์ตรรกะทางธุรกิจกระบวนการ:

• ขจัดขั้นตอนที่ไม่มีประสิทธิภาพ
• การกระจายความรับผิดชอบในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจและการมอบอำนาจในการตัดสินใจ
• การเชื่อมโยงงานคู่ขนาน
• บันทึกข้อมูลที่ต้นทางและนำการประมวลผลมาประกอบเป็นงานจริง

วิธีที่ 9วิธีการวิเคราะห์ต้นทุนเชิงหน้าที่ (การวิเคราะห์ FCA)

หลักการวิเคราะห์คือการบรรลุฟังก์ชันการทำงานสูงสุดของออบเจ็กต์ด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุดสำหรับทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ

วิธีที่ 10วิธีการสร้างแบบจำลอง (ไดนามิก) ของแหล่งจ่ายไฟ

เทคนิคที่ช่วยให้คุณสามารถนำเสนอการกระทำของผู้คนและการใช้เทคโนโลยีที่ใช้ในกระบวนการปรับรื้อระบบที่กำลังศึกษาอยู่ภายในกรอบของแบบจำลองคอมพิวเตอร์ไดนามิก การสร้างแบบจำลองเกี่ยวข้องกับสี่ขั้นตอนหลัก:

• การสร้างแบบจำลอง
• เปิดตัว;
• การวิเคราะห์ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่ได้รับ
• การประเมินสถานการณ์ทางเลือก

วิธีการที่มีประสิทธิภาพมาก โดยมีเงื่อนไขว่าปริมาณที่จำเป็นทั้งหมดในการสร้างแบบจำลองนั้นเป็นปัจจุบันและแม่นยำ

วิธีที่ 11การคำนวณและการวิเคราะห์ความเข้มข้นของแรงงานและระยะเวลาของกระบวนการทางธุรกิจ

วิธีการนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อคำนวณจำนวนพนักงานที่เหมาะสมที่สุดในองค์กรและปริมาณงานในนั้น

วิธีที่ 12การวิเคราะห์เมทริกซ์การกระจายความรับผิดชอบ

เทคนิคในการวาดตารางการทำงานแบบเห็นภาพซึ่งแบ่งองค์กรออกเป็นหน่วยองค์กร ลิงก์ ฯลฯ อย่างเคร่งครัด กล่าวอีกนัยหนึ่ง งานจะถูกมอบหมายให้กับหน่วยโครงสร้าง

• การบัญชีการสูญเสียการผลิต สาเหตุ และวิธีการกำจัด

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจทีละขั้นตอน

ขั้นที่ 1คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท

ปฏิบัติตามกฎพื้นฐานเสมอ: เมื่อเริ่มต้นขั้นตอนการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ ให้ค้นหาว่าขั้นตอนนี้ทำงานอย่างไรในองค์กรของคุณ จากนั้นจึงเริ่มทำงานเท่านั้น เมื่อดูเผินๆ คำแนะนำนี้ฟังดูเรียบง่าย แต่มีเพียงไม่กี่บริษัทเท่านั้นที่นำคำแนะนำนี้ไปปฏิบัติ ตามกฎแล้ว ทุกอย่างเกิดขึ้นแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ขั้นแรกพวกเขาจะปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม จากนั้นจึงคิดถึงสิ่งที่พวกเขาทำ ทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้น? เพื่อให้เข้าใจขั้นตอนการทำงานขององค์กร วิธีที่ดีที่สุดคือศึกษาผ่านห่วงโซ่คุณค่า: มีบริษัทที่จัดหาทรัพยากรหรือสินค้าให้กับองค์กรของคุณหรือทำหน้าที่เพิ่มเติมที่ลูกค้าของคุณต้องการ ทำความเข้าใจในขั้นตอนใด รวมถึงวิธีการสร้างมูลค่าเพิ่มของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย โดยเริ่มจากขั้นตอนการรับทรัพยากรและวัตถุดิบจากบริษัทซัพพลายเออร์ นี่เป็นวิธีง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพมาก เมื่อใช้มัน คุณจะสามารถคำนวณจุด "เข้า" พื้นฐานเข้าสู่บริษัทและจุด "ออก" หลักได้ทันที การวิจัยดังกล่าวจะช่วยองค์กรในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถ:

• ศึกษากระบวนการทำงานขององค์กรโดยรวม
• กระบวนการทำงานแยกกันที่ต้องใช้ระบบอัตโนมัติหลักโดยใช้เทคโนโลยีไอที
• อธิบายให้พนักงานฟังว่าองค์กรของคุณทำอะไรและพนักงานแต่ละคนมีส่วนสนับสนุนอะไรบ้าง
• ตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์/บริการขั้นสุดท้าย การมองเห็นกระบวนการทางธุรกิจจะทำให้คุณมีโอกาสที่จะเห็นปัญหาคอขวดและเพิ่มกำไรสุทธิของบริษัท

เมื่อทำการวิจัย โปรดจำไว้ว่านอกเหนือจากกระบวนการทางธุรกิจหลักที่รับผิดชอบในการสร้างผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าจ่ายทรัพยากรวัสดุแล้ว ยังมีกระบวนการสนับสนุนอีกด้วย พวกเขาไม่ต้องการเงินทุน แต่สร้างโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรและรับรองการทำงานอย่างต่อเนื่องของกระบวนการทางธุรกิจหลักขององค์กร นอกจากนี้ยังมีกระบวนการพัฒนาธุรกิจที่รับผิดชอบในการนำผลกำไรมาสู่บริษัทในอนาคต: พวกเขาศึกษาตลาดสำหรับสินค้า ดำเนินการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงทางเทคนิคให้ทันสมัย ​​ฯลฯ

ขั้นที่ 2การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ ให้แต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบ (ผู้จัดการ) ตลอดจนพนักงานที่รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนและกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพ ผู้จัดการไม่เพียงแต่ต้องเป็นผู้บังคับบัญชาเท่านั้น แต่ยังต้องจัดการกระบวนการทำงานของพนักงานคนอื่น ๆ ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาด้วย ภารกิจหลักของผู้จัดการดังกล่าวคือการทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ โดยความรับผิดชอบในงานของตนควรมีความชัดเจนมากที่สุด โดยปกติแล้ว เป็นไปไม่ได้ที่จะจัดระบบทุกกระบวนการให้เป็นทางการ แต่หากมีการกำหนดหน้าที่การจัดการบางอย่างไว้ในข้อบังคับ ผู้จัดการก็จะไม่จำเป็นต้องพูดถึงความรับผิดชอบของเขาอย่างต่อเนื่องและผลลัพธ์ที่เขาควรจะบรรลุในท้ายที่สุดคืออะไร

วิธีที่ง่ายที่สุดในการควบคุมการจัดการกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรคือจากบนลงล่าง:

• จัดระเบียบกระบวนการทางธุรกิจในระดับบริหาร: สร้าง KPI สำหรับบริษัทและแผนกโครงสร้าง กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบ กรรมการจำเป็นต้องมีขั้นตอนนี้ซึ่งจะช่วยให้บริหารจัดการองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยมุ่งเน้นที่กลยุทธ์การพัฒนาองค์กรให้มากที่สุด
• ในทำนองเดียวกัน อธิบายและจดบันทึกกระบวนการทางธุรกิจสำหรับบุคลากรระดับล่าง ในสถานการณ์เช่นนี้ มีความจำเป็นต้องอธิบายกระบวนการทำงานของผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนภายในแผนกของเขาภายในขอบเขตของกระบวนการทางธุรกิจที่พนักงานมีส่วนร่วม
• จัดระเบียบระเบียบขั้นตอนการจัดการกระบวนการ ที่นี่จำเป็นต้องสร้างกลไกตอบรับจากผู้เชี่ยวชาญจากล่างขึ้นบนเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างรวดเร็ว โดยคำนึงถึงข้อมูลใหม่ ตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับแผนปัจจุบันและ KPI ขององค์กร จึงสนับสนุนความทันสมัยของบริษัทภายในขอบเขตของ กลยุทธ์การพัฒนาโดยรวม จำเป็นต้องให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งจะต้องได้รับการตรวจสอบโดยพนักงานที่รับผิดชอบในกระบวนการทางธุรกิจบางอย่างก่อน และเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเท่านั้นที่ถูกส่งไปยังผู้จัดการเพื่อหารือ
• สร้างระบบเอกสารกำกับดูแลที่จะรวมการจัดการการทำงานและกระบวนการเข้าไว้ด้วยกัน เป็นไปได้มากว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นข้อบังคับเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของแผนกและหน้าที่การทำงานของพนักงานบริษัท

กฎหลักของข้อบังคับคือการบังคับใช้ในระหว่างกระบวนการทำงานขององค์กร คุณสามารถพัฒนาลักษณะงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดได้ แต่จะมีประโยชน์อะไรหากวางบนชั้นวางเพื่อเก็บฝุ่นโดยไม่ใช้งาน?

ด่าน 3การดำเนินการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

หลังจากที่อธิบายกระบวนการทำงานทั้งหมดของบริษัทและพนักงานที่รับผิดชอบในการปฏิบัติงานได้รับการแต่งตั้งแล้ว ก็ถึงเวลาต่อสู้กับปัญหาคอขวด ในองค์กรใดๆ จำนวนพื้นที่ปัญหาดังกล่าวสามารถมีได้หลายสิบ ดังนั้น ด้านล่างนี้เราจะอธิบายลำดับการดำเนินการสำหรับสถานการณ์ดังกล่าว:

• ประเมินกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดของบริษัท และขจัดความซ้ำซ้อนในความรับผิดชอบในงานของพนักงาน
• คำนวณระยะเวลาที่ต้องการสำหรับแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ ทำการวิเคราะห์เปรียบเทียบกับค่าเฉลี่ยในพื้นที่นี้ และปรับให้เป็นตัวบ่งชี้จริง
• จัดระเบียบการวิเคราะห์การใช้ทรัพยากรตามการผลิตของคุณ
• ตรวจสอบความเคลื่อนไหวของสิ่งของมีค่าและข้อมูลในบริษัทของคุณและชำระบัญชีพื้นที่ที่คุณพบการขาดทุน
• วิเคราะห์ประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรในแต่ละกระบวนการทำงาน

ด่าน 4ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจหลักของบริษัท

มีความจำเป็นต้องดำเนินการในขั้นตอนนี้ต่อเมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนการควบคุมและการสร้างระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจแล้วเท่านั้น เป็นไปไม่ได้ที่จะดำเนินการอัตโนมัติในความสับสนวุ่นวายอย่างสมบูรณ์ในเรื่องนี้หากคุณคิดว่าการนำระบบไอทีไปใช้จะช่วยเอาชนะสถานการณ์ที่ยากลำบากในกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร แสดงว่าเป็นความคิดเห็นที่ผิดมาก คุณจะสิ้นเปลืองทรัพยากรทางการเงินและเวลาส่วนตัวจำนวนมหาศาลเท่านั้น

ขั้นที่ 5การประเมินผลลัพธ์ของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

เรามาพูดถึงผลลัพธ์บางอย่างที่ควรได้รับอันเป็นผลมาจากการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม:

• การทำให้โมเดลธุรกิจถูกนำมาใช้ในบริษัทของคุณอย่างเป็นทางการ ขจัดความรับผิดชอบงานที่ซ้ำกันและโครงสร้างองค์กร
• ติดตามผลการปฏิบัติงานของผู้เชี่ยวชาญซึ่งกระตุ้นให้พวกเขาปฏิบัติหน้าที่ด้วยความรับผิดชอบมากขึ้น
• ลดจำนวนข้อผิดพลาดและลดระดับปัจจัยมนุษย์ในกระบวนการผลิต
• การใช้ระบบ KPI ที่กระตุ้นให้พนักงานบรรลุผลสำเร็จและทำให้ระบบโบนัสโปร่งใสที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
• การควบคุมกระบวนการทางธุรกิจเป็นฐานความรู้เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท ดังนั้น บุคลากรใหม่จะเข้าร่วมกระบวนการทำงานโดยเร็วที่สุด
• ลดการหยุดชะงักในกระบวนการผลิตขององค์กรอันเนื่องมาจากการขาดทรัพยากรหรือขาดบุคลากร
• การค้นหาและการชำระบัญชีสินทรัพย์ทางการเงินถาวรที่ไม่ได้ใช้ในการหมุนเวียนของบริษัท
• ลดการซื้อสินค้าที่ไม่จำเป็น

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

กระบวนการใดบ้างที่จำเป็นต้องทำให้เป็นอัตโนมัติ?

อนาโตลี ซูเบรอฟ,

ผู้อำนวยการทั่วไปของ Millsystems กรุงมอสโก

กระบวนการอัตโนมัติควรส่งผลกระทบต่อกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรที่มีค่าใช้จ่ายสูงที่สุดในแง่ของทรัพยากรแรงงานเป็นอันดับแรก หากเราพูดถึงการผลิตที่จริงจังก็จำเป็นต้องจัดให้มีการหมุนเวียนเอกสารภายใน บริษัท ซึ่งเกี่ยวข้องกับการส่งมอบและการชำระเงินระหว่างแผนกขององค์กร

หากเราพิจารณาบริษัทขนาดกลาง กระบวนการอัตโนมัติจะต้องนำไปใช้กับลูกค้าและซัพพลายเออร์ - เพื่อการโต้ตอบเชิงตรรกะของพวกเขา ก่อนอื่น องค์กรการค้าที่มีตำแหน่งหลายสิบตำแหน่งและมีคู่สัญญาจำนวนมากควรคำนึงถึงการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ บริษัทขนาดเล็กต้องคิดถึงวิธีทำให้การทำงานกับไอทีง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการผลิตของบริษัทยังคงมีประสิทธิภาพเหมือนก่อนระบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพของโลจิสติกส์คลังสินค้า การส่งมอบ และการขายผลิตภัณฑ์ ช่วยลดค่าใช้จ่ายทางการเงิน และยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยง:

• ค่าวัสดุสำหรับบุคลากรพิเศษ
• การใช้ยานยนต์โดยไม่รู้หนังสือซึ่งเป็นทรัพย์สินขององค์กรและพื้นที่จัดเก็บส่วนเกิน
• การดำเนินการขนส่งที่ไม่มีประสิทธิภาพของบริษัทและพื้นที่ส่วนเกินในคลังสินค้า
• การสูญเสียผลิตภัณฑ์ที่มีอายุการเก็บรักษาสั้น
• การจ่ายเงินเกินสำหรับบริการของบริษัทขนส่ง

คุณควรเลือกซอฟต์แวร์ใด ประการแรก จะต้องทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติในทุกระดับ จำเป็นที่กระบวนการทั้งหมดในขั้นตอนของระบบอัตโนมัติจะต้องเสร็จสิ้นตามความเป็นจริงในเวลาที่สั้นที่สุด สิ่งสำคัญคือทุกคนในบริษัทของคุณจะต้องเข้าใจซอฟต์แวร์นี้ได้

• ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ: การเตรียมการและการนำไปใช้

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

ข้อผิดพลาด 1คำชี้แจงปัญหาที่ไม่ถูกต้อง

กฎหลักคือการระบุปัญหาที่เฉพาะเจาะจงและถูกต้อง: สิ่งที่ต้องทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท ในเวลาใด และผลลัพธ์ใดที่ต้องได้รับ การระบุลักษณะของกระบวนการทางธุรกิจไม่น่าจะมีส่วนช่วยในการปรับปรุงได้ทันที (เว้นแต่คำอธิบายจะเผยให้เห็นความสับสนหรือหน้าที่ซ้ำซ้อนของแผนกอย่างชัดเจน) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ บริษัท มีความจำเป็นต้องตัดสินใจว่าควรมุ่งเป้าไปที่การพัฒนาองค์กรอย่างไร

ตัวอย่างเช่นไม่มีเหตุผลที่จะอธิบายลักษณะกระบวนการของแผนกบัญชีหากองค์กรของคุณไม่มีรายได้ ควรหาสาเหตุของการทำกำไรต่ำของงานในแผนกที่รับผิดชอบการขายผลิตภัณฑ์ ด้วยการปรับปรุงกิจกรรมของแผนกที่มีปัญหานี้ งานของผู้อื่นรวมถึงการบัญชีก็จะดีขึ้นด้วย ดังนั้น คำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจจึงเป็นขั้นตอนหนึ่งในแคมเปญขนาดใหญ่เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการบริษัท

ข้อผิดพลาด 2ความไม่สมดุลของงานและความพยายาม

ในทางปฏิบัติ มีคำอธิบายกระบวนการที่ไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายหลักขององค์กร (เช่น ปฏิสัมพันธ์ของผู้จัดการกับเลขานุการเพื่อพยายามผ่านไปยังรอง) เป็นที่ชัดเจนว่าการกำหนดลักษณะของกระบวนการดังกล่าวไม่สมเหตุสมผลสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพงานของบริษัท และมีข้อผิดพลาดในแง่ของเนื้อหาและต้นทุน

ข้อผิดพลาด 3การเลือกวิธีการอธิบายไม่ถูกต้อง

เพื่อกำหนดลักษณะกระบวนการทางธุรกิจเพื่อปรับให้เหมาะสม จะใช้โปรแกรมที่มีพลังที่แตกต่างกัน ค่าใช้จ่ายแตกต่างกันไปตั้งแต่ 100 ถึง 100,000 ดอลลาร์สหรัฐ แน่นอนว่าพลังของโปรแกรมที่ได้มาจะต้องมีความสัมพันธ์กับขนาดของบริษัท ดังนั้นการได้มาซึ่งโปรแกรมอันทรงพลังจากบริษัทขนาดเล็กจึงไม่ยุติธรรม เครื่องมือนี้ได้รับเลือกตามความสามารถทางการเงินของบริษัทและงานที่ควรจะแก้ไขโดยการปรับกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรให้เหมาะสม จากประสบการณ์ที่มีอยู่ โซลูชันที่ค่อนข้างเรียบง่ายเช่น BPWin 2 สามารถช่วยบรรลุเป้าหมายของคุณได้แม้ในองค์กรขนาดใหญ่ ไม่ว่าในกรณีใด ซอฟต์แวร์จะเป็นเพียงองค์ประกอบเสริมเท่านั้น คุณภาพขององค์กรของกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัทมีบทบาทชี้ขาด

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจควรเป็นเรื่องปกติ

อัลลา เบดเนนโก,

ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล บริษัท Econika-Obuv กรุงมอสโก

ในสภาวะของการพัฒนาองค์กรอย่างเข้มข้น ผู้จัดการจะถูกบังคับให้เพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมของบริษัทเป็นประจำ นี่เป็นวิธีการตัดสินใจดำเนินการในบริษัทของเราจริงๆ ลูกค้าของโครงการเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรคือผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท Econika-Obuv และหัวหน้างานคือรองประธานของ Econika Corporation ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้จัดการโครงการ

1. เป้าหมายเป้าหมายของโครงการของเราในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจคือ: การระบุกระบวนการที่ต้องการการปรับปรุง การปรับให้เข้ากับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ขององค์กร และการเตรียมการแนะนำระบบการจัดการธุรกิจแบบอัตโนมัติที่ครอบคลุม

2. ระยะโครงการ.เพื่อดำเนินโครงการเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท มีการดำเนินการขั้นตอนต่อไปนี้:

• การก่อตัวของแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่
• การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการ (พร้อมการกำหนดพารามิเตอร์หลักของประสิทธิผลของแผนกหลักขององค์กร)
• การวางแผนการปรับปรุงที่เสนอและการอนุมัติข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการพัฒนาและการนำระบบข้อมูลองค์กรไปใช้
• การสร้างแนวคิดในการทำให้กระบวนการแรงงานของบริษัทเป็นอัตโนมัติ
• การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรเช่นการปรับปรุง

3. เกณฑ์การประเมินผลโครงการต่อไปนี้ถูกระบุในตอนแรก:

• ลดเวลา บุคลากร วัสดุ และต้นทุนทางการเงินให้เหลือน้อยที่สุด (วัดเป็น %)
• เพิ่มคุณภาพและความทันเวลาของรายงานของผู้จัดการ (เป็น%)
• การลดอิทธิพลภายนอกต่อผลการดำเนินงานของบริษัท (เป็น%)
• เพิ่มการมุ่งเน้นไปที่ผลประโยชน์ของลูกค้าแต่ละแผนกขององค์กร (ถึงระดับ 8-9 จาก 10 คะแนน) เพื่อเติมเต็มแผนรายได้จากการขายและเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมขององค์กร
• เพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ

4. ทีม.โครงการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทได้รับการจัดการโดยทีมผู้นำจำนวนเจ็ดคน ประกอบด้วยผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด ผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท หัวหน้าแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ และหัวหน้าแผนกสร้างคอลเลกชัน

ทีมผู้บริหารได้พัฒนาเงื่อนไขการอ้างอิง ข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับโครงการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท ทำสัญญากับผู้เชี่ยวชาญภายนอก และสร้างเงื่อนไขเชิงบวกสำหรับกิจกรรมของพวกเขา ตกลงในตารางการทำงาน และกำหนดพารามิเตอร์เพื่อประสิทธิผลของโครงการ มีการประชุมทีมทุกสัปดาห์

คณะทำงานเพิ่มประสิทธิภาพอีกกลุ่มหนึ่งประกอบด้วยผู้จัดการระดับสูง 10 คนขององค์กร เธอได้รับมอบหมายงานดังต่อไปนี้:

• การได้รับทักษะในการดำเนินโครงการเพิ่มประสิทธิภาพ
• การเลือกและการทบทวนเอกสารและข้อมูลเชิงวิเคราะห์เพื่อการปรับให้เหมาะสม
• การสร้างมุมมองที่สอดคล้องกัน
• การอนุมัติและการดำเนินการเปลี่ยนแปลง

พนักงานกลุ่มเล็กๆ พบกันสัปดาห์ละสองครั้งหรือสามครั้งเพื่อหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นกับกระบวนการต่างๆ ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะให้พนักงานทั้งหมดมีส่วนร่วมในการอภิปรายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่นำเสนอ

5. การดำเนินโครงการโครงการนี้มีเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท โดยดำเนินมาเป็นเวลาแปดเดือนแล้ว ในขั้นตอนนี้ กำลังดำเนินการเปลี่ยนแปลง เราถือว่าระยะเวลาในการดำเนินการตามปัญหาการปรับให้เหมาะสมนั้นประมาณสองปี เมื่อนำโครงสร้างระบบข้อมูลของการถือครองมาใช้ งานจะเริ่มในการสร้างข้อกำหนดทางเทคนิคเพื่อปรับระบบข้อมูลของทั้งองค์กรให้เหมาะสมที่สุด

6. ผลลัพธ์วันนี้เราพิจารณาความสำเร็จหลักคือการก่อตัวของรูปแบบกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการและตำแหน่งประสานงานของบุคลากรฝ่ายบริหารขององค์กร นอกจากนี้เรายังมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับประเภทของโครงสร้างองค์กรที่จำเป็นในการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ มีการเพิ่มประสิทธิภาพทางการเงิน ความคืบหน้าในการรวบรวมสิ่งของ พัสดุ และการขนส่ง

ประสบการณ์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทแสดงให้เห็นถึงองค์กรที่มีคุณค่า อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์อาจจะดียิ่งขึ้นไปอีกหากบริษัทจ้างผู้เชี่ยวชาญในด้านการวิเคราะห์ธุรกิจเป็นการถาวร มุมมองแบบมืออาชีพของเขาเกี่ยวกับกระบวนการภายในของบริษัทจะช่วยเพิ่มความคิดเห็นของที่ปรึกษาที่ได้รับเชิญ ตามหลักการแล้ว CEO ควรอุทิศเวลาส่วนใหญ่ของเขาเอง (ประมาณ 80%) ให้กับความคิดริเริ่มนี้ สำหรับองค์กรของเรา งานนี้กลายเป็นไปไม่ได้เนื่องจากเรายังต้องจัดการกับปัญหาการบริหารงานบุคคลด้วย (ปัจจุบันจำนวนพนักงานประมาณ 800 คน)

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ: หนังสือ 5 อันดับแรก ซึ่งคุณจะได้รับแนวคิดต่างๆ

1. Vladimir Repin “กระบวนการทางธุรกิจ การสร้างแบบจำลอง การนำไปใช้ การจัดการ”

คุณได้ตัดสินใจที่จะปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณและกำลังจะแนะนำแนวทางกระบวนการให้กับฝ่ายบริหารของบริษัทหรือไม่? คุณต้องการคำแนะนำที่เป็นประโยชน์สำหรับการสร้างและจำแนกกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรของคุณหรือไม่? จากนั้นคุณต้องซื้อหนังสือเล่มใหม่โดยผู้ประกอบวิชาชีพ Vladimir Repin

สิ่งที่คุณจะมีอยู่ในมือไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เป็นสิ่งพิมพ์ที่ต้องใช้รายละเอียดและความเข้าใจ ประกอบด้วยรูปภาพ ตาราง ผังงาน และเทมเพลตเอกสารมากมายที่ไม่สามารถพบได้ในโอเพ่นซอร์สอื่น

Vladimir พูดถึงวิสัยทัศน์ของเขาเกี่ยวกับโอกาสที่มีอยู่ และให้คำแนะนำในการสร้างระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจในบริษัท โดยอิงจากประสบการณ์จริงของโครงการให้คำปรึกษามากมายในรัสเซีย

2. ทฤษฎีข้อจำกัดของ Goldratt "แนวทางระบบเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง"

หนังสือของผู้เขียนคนนี้ได้รับความนิยมอย่างมากในขณะที่เขาให้คำแนะนำในการแก้ปัญหาต่าง ๆ เช่นความขัดแย้งระหว่างช่วงเวลาของสินค้าและคุณภาพระหว่างราคาและต้นทุนทางการเงิน ฯลฯ ในอดีตที่ผ่านมา ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการให้เหตุผลหลักของ Goldratt ยังไม่สมบูรณ์และกระจัดกระจาย แต่หนังสือเล่มนี้ถือเป็นคู่มือที่เป็นระบบและเป็นมืออาชีพเล่มแรก

3. John Jeston, Johan Nelis “การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ” คู่มือปฏิบัติเพื่อการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ"

เอกสารเผยแพร่นี้จะอธิบายหลักการสำคัญของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ คุณลักษณะเชิงบวก และประโยชน์ที่จะนำมาสู่บริษัท และยังตรวจสอบตัวอย่างการดำเนินการตามการจัดการดังกล่าวด้วย ตรวจสอบระบบทั่วไป เครื่องมือ และวิธีการของ VRM

คู่มือนี้สามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับบริษัทที่ดำเนินโครงการการจัดการกระบวนการ เนื่องจากเนื้อหาที่อธิบายไว้ในคู่มือนี้ให้เครื่องมือที่เป็นประโยชน์ การชี้แจง และความช่วยเหลือในการดำเนินโครงการทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิผล

4. เอลิยาฮู โกลด์รัตต์ “จุดประสงค์ กระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง"

บุคคลที่มองเห็นปัญหาใด ๆ ในขณะที่จัดการโครงการธุรกิจของเขาจะต้องสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเหตุและผลระหว่างกระบวนการและผลลัพธ์ตลอดจนเข้าใจหลักการพื้นฐานของการบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดของกระบวนการทำงานของบริษัท

5. Mary และ Tom Poppendieck “การผลิตซอฟต์แวร์แบบลีน: จากแนวคิดสู่ผลกำไร”

นี่คือแนวทางที่สามารถจำเป็นในสถานการณ์ใดๆ ที่จำเป็นต้องสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพสูงสุด หนังสือเล่มนี้เป็นหนังสือที่ผู้จัดการระดับสูง ผู้จัดการ และนักพัฒนาบริษัทที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับซอฟต์แวร์ต้องอ่าน

ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญ

เซอร์เกย์ แพนกินผู้ฝึกสอนที่ปรึกษาของ บริษัท "Center Orgprom", Yekaterinburg ปีที่ก่อตั้ง: พ.ศ. 2544 ความเชี่ยวชาญ – การเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและความสามารถในการแข่งขันขององค์กรอุตสาหกรรม

มิคาอิล กอร์เดฟ,ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีที่ Euromanagement กรุงมอสโก บริษัท Euromanagement มีประสบการณ์ที่สำคัญในตลาดบริการให้คำปรึกษาและเป็นเจ้าของเทคโนโลยีที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนขององค์กรลูกค้า องค์กรจัดหาเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงสุดแก่พันธมิตรในการดำเนินธุรกิจ โดยดำเนินกิจกรรมใน 7 ด้าน ได้แก่ การให้คำปรึกษาด้านบุคลากร การให้คำปรึกษาด้านการจัดการ การให้คำปรึกษาทางการเงิน การให้คำปรึกษาด้านไอที ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ การคัดเลือกบุคลากร การฝึกอบรมทางธุรกิจ

อนาโตลี ซูเบรอฟผู้อำนวยการทั่วไปของ Millsystems กรุงมอสโก บริษัท Millsystems เป็นผู้จัดจำหน่ายระบบข้อมูล Sellora Management System อย่างเป็นทางการ Sellora Management System คือระบบการจัดการ ERP ที่ตอบสนองความต้องการของธุรกิจและเหมาะสำหรับทุกองค์กร นอกจากนี้ ระบบยังได้รับการปรับให้เหมาะสมที่สุดสำหรับความเป็นจริงของตลาดรัสเซีย เช่น คำนึงถึงลักษณะประจำชาติทั้งหมดของงานสำนักงานในประเทศ

อัลลา เบดเนนโก ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ Econika-Obuv กรุงมอสโก หนึ่งในองค์กรชั้นนำในตลาดรองเท้าแฟชั่นของรัสเซีย ซึ่งเป็นผู้ประกอบการเครือข่ายค้าปลีกในรัสเซีย มีร้านรองเท้าแบรนด์ Econika มากกว่าร้อยร้านเปิดให้บริการทั่วรัสเซีย รวมถึงในยูเครนและคาซัคสถาน

หลายโปรแกรมเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดคอมพิวเตอร์ ทำให้ระบบใช้เวลาบูตนานขึ้น นอกจากนี้ โปรแกรมเหล่านี้ยังใช้ RAM เพิ่มเติมและคุณไม่จำเป็นต้องใช้เสมอไป

หากต้องการแก้ไขรายการโปรแกรมสำหรับเริ่มต้นคุณต้องคลิกปุ่ม "Start" และพิมพ์คำสั่ง msconfig ในแถบค้นหา ในแท็บ Startup โปรแกรมที่เริ่มทำงานเมื่อคุณเปิดคอมพิวเตอร์จะถูกเลือก สิ่งที่เหลืออยู่คือการยกเลิกการเลือกโปรแกรมที่ไม่จำเป็น

ระวังอย่าปิดการใช้งานการโหลดอัตโนมัติของยูทิลิตี้และผลิตภัณฑ์ป้องกันไวรัส

3. ปิดการใช้งานการโหลดแบบอักษรที่ไม่จำเป็นโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณเปิดคอมพิวเตอร์ Windows จะดาวน์โหลดแบบอักษรที่แตกต่างกันมากกว่า 200 แบบ คุณสามารถปิดการใช้งานสิ่งที่ไม่จำเป็นได้ดังนี้: "เริ่ม" - แผงควบคุม - การออกแบบและการตั้งค่าส่วนบุคคล - แบบอักษร เปิดเมนูบริบทด้วยปุ่มขวาและบนแบบอักษรที่ไม่จำเป็นแล้วเลือก "ซ่อน"

คอมิคแซนส์เท่านั้น ฮาร์ดคอร์เท่านั้น!

4. การลบไฟล์ชั่วคราว

ในกระบวนการทำงานไฟล์ชั่วคราวจำนวนมากจะถูกสร้างขึ้นทุกวันบนฮาร์ดไดรฟ์ซึ่งกลายเป็นไฟล์ถาวรจนแทบมองไม่เห็น นอกจากนี้ยังช่วยลดความเร็วโดยรวมของคอมพิวเตอร์ของคุณได้อย่างมาก

การทำความสะอาดคอมพิวเตอร์เป็นประจำจะช่วยเพิ่มความเร็วในการโหลดระบบปฏิบัติการและโปรแกรมต่างๆ และยังช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณด้วย

ในการดำเนินการนี้ เพียงเปิด My Computer - พาร์ติชันที่มีระบบปฏิบัติการ (โดยปกติคือไดรฟ์ C:\) - โฟลเดอร์ Windows - โฟลเดอร์ Temp จากนั้นลบไฟล์ทั้งหมดและล้างถังรีไซเคิล

5. การล้างข้อมูลบนดิสก์

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ Windows นักพัฒนา Microsoft ได้จัดเตรียมยูทิลิตี้การล้างดิสก์ในตัว โดยจะค้นหาและลบไฟล์ขยะ เช่น ไฟล์อินเทอร์เน็ตชั่วคราว การเผยแพร่โปรแกรมที่ติดตั้ง รายงานข้อผิดพลาดต่างๆ และอื่นๆ

ไปที่เมนู Start - โปรแกรมทั้งหมด - อุปกรณ์เสริม - เครื่องมือระบบ - การล้างข้อมูลบนดิสก์

6. การจัดเรียงข้อมูลบนดิสก์

หลังจากลบโปรแกรมและไฟล์ที่ไม่จำเป็นแล้ว ให้เริ่มจัดเรียงข้อมูลในดิสก์ เช่น จัดกลุ่มไฟล์ใหม่ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพพีซีสูงสุด

การจัดเรียงข้อมูลสามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือ Windows หรือคุณสามารถใช้โปรแกรมพิเศษ - นี่คือหัวข้อสำหรับบทความแยกต่างหาก

ขั้นตอนมาตรฐานจะมีลักษณะเช่นนี้ - ใน Explorer ให้เลือกพาร์ติชันที่จะจัดเรียงข้อมูล (เช่นไดรฟ์ D:\) และคลิกขวาที่พาร์ติชันในเมนูที่ปรากฏขึ้นให้เปิด Properties และในแท็บ Tools คลิก "Defragment" ”

7. ติดตั้ง SSD

โซลิดสเตตไดรฟ์จะช่วยเร่งความเร็วในการโหลดระบบปฏิบัติการและโปรแกรมต่างๆ ซึ่งเป็นการติดตั้งด้วยตนเองในแล็ปท็อปที่เราพูดถึง หากคุณมีเงินไม่เพียงพอสำหรับ SSD ขนาด 500 GB อย่างน้อยก็ควรซื้อดิสก์เพื่อติดตั้งระบบปฏิบัติการ - มันจะบินบน SSD ใหม่

8. ติดตั้งฮาร์ดดิส


มีวิดีโอแนะนำการติดตั้ง HDD บน YouTube มากมาย นี่คือหนึ่งในนั้น

หากงบประมาณของคุณไม่อนุญาตให้คุณเสียเงินกับไดรฟ์ SSD ราคาแพง คุณไม่ควรละทิ้งส่วนประกอบแบบเดิมไปมากกว่านี้ การติดตั้ง HDD เพิ่มเติมจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของพีซีได้อย่างมาก

ดังนั้นหากฮาร์ดไดรฟ์ถูกครอบครองมากกว่า 85% คอมพิวเตอร์จะทำงานช้าลงหลายเท่า นอกจากนี้ การติดตั้งฮาร์ดไดรฟ์เพิ่มเติมบนเดสก์ท็อปพีซีของคุณเองยังง่ายกว่า SSD อีกด้วย

9. การติดตั้ง RAM เพิ่มเติม

RAM ใช้เพื่อประมวลผลโปรแกรมที่ทำงานอยู่ ยิ่งคุณต้องประมวลผลข้อมูลมากเท่าไร คุณก็ยิ่งต้องการ RAM มากขึ้นเท่านั้น

หากมีหน่วยความจำไม่เพียงพอ ระบบจะเริ่มใช้ทรัพยากรฮาร์ดดิสก์ ซึ่งทำให้คอมพิวเตอร์ช้าลงอย่างมากและ Windows ค้าง

การเพิ่มหรือเปลี่ยนแท่ง RAM นั้นไม่ใช่เรื่องยาก สำหรับคอมพิวเตอร์ทั่วไปที่มีชุดโปรแกรมสำนักงานมาตรฐาน RAM 4 GB ก็เพียงพอแล้ว และสำหรับพีซีสำหรับเล่นเกมคุณอาจคิดได้ประมาณ 16 GB ขึ้นไป

10. การทำความสะอาด

ฝุ่นคือศัตรูคอมพิวเตอร์หมายเลข 2 (ใครๆ ก็รู้ว่าศัตรูหมายเลข 1 คือ) ป้องกันการระบายอากาศตามปกติ ซึ่งอาจทำให้ส่วนประกอบพีซีเกิดความร้อนมากเกินไป ส่งผลให้ระบบช้าลง ส่วนประกอบที่มีความร้อนสูงเกินไปอาจนำไปสู่ความล้มเหลวโดยสิ้นเชิง

ปิดคอมพิวเตอร์อย่างน้อยครึ่งชั่วโมงก่อนเริ่มทำความสะอาด ห้ามทำความสะอาดโดยใช้เสื้อผ้าใยสังเคราะห์ - การเสียดสีอาจทำให้เกิดประจุไฟฟ้าสถิตซึ่งอาจทำให้ส่วนประกอบเสียหายได้ หากต้องการกำจัดไฟฟ้าสถิต ให้สัมผัสส่วนที่ไม่ได้ทาสีของหม้อน้ำทำความร้อนส่วนกลาง

เปิดเครื่องดูดฝุ่นโดยใช้พลังงานต่ำและกำจัดฝุ่นออกจากทุกส่วนของพีซีอย่างระมัดระวัง ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับแหล่งจ่ายไฟ ตัวทำความเย็นโปรเซสเซอร์ และการ์ดแสดงผล ซึ่งมีฝุ่นส่วนใหญ่สะสมอยู่

ตามกฎแล้วในบริษัทที่มีบุคคลมากกว่าหนึ่งคน มีหลายแผนก - การขาย การตลาด การบัญชี ฯลฯ งานที่แก้ไขโดยบริการเหล่านี้แตกต่างกันมาก และหลักการขององค์กรและการทำงานก็แตกต่างกันเช่นกัน อย่างไรก็ตาม มีความเป็นไปได้ที่จะอธิบายอัลกอริธึมสากลที่สามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพแผนกใดก็ได้ โดยไม่คำนึงถึงวัตถุประสงค์และโครงสร้างองค์กร นี่คือสิ่งที่เราจะทำตอนนี้

การเพิ่มประสิทธิภาพคืออะไร?

การเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานเป็นชุดของมาตรการที่มุ่งเพิ่มประสิทธิภาพของแผนก (หรือองค์กรโดยรวม) สาระสำคัญของเหตุการณ์เหล่านี้สามารถแสดงออกมาได้ด้วยคติประจำใจ - "สูงกว่า ไกลกว่า ดีกว่า!" นั่นคือจากผลของการดำเนินการ ฝ่ายเริ่มแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพการผลิตที่เพิ่มขึ้น ต้นทุนที่ลดลง เป็นต้น

มาเริ่มกันเลย หน้าที่ของเราคือการอธิบายขั้นตอนสากลของการเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมของหน่วย

คำขอปรับให้เหมาะสมปรากฏขึ้น

คำขอเพิ่มประสิทธิภาพอย่างเป็นทางการอาจมาจากทั้งฝ่ายบริหารของบริษัทและหัวหน้าแผนก โดยมองหา "สิ่งที่ต้องแก้ไขที่นี่" ดังนั้นในกรณีที่สอง คำขอมักจะค่อนข้างกว้าง โดยมุ่งเป้าไปที่การปรับปรุงทั่วไปของระบบ และในกรณีแรก คำขอมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น ซึ่งเกิดจากความไม่พอใจกับตัวบ่งชี้เฉพาะของหน่วย ตัวอย่างเช่น หัวหน้าของบริษัทอาจต้องการลดต้นทุนของบริการบางอย่าง พวกเขาบอกว่าเธอบริโภคมากเกินไป ความปรารถนานี้มักเกิดขึ้นในส่วนที่เกี่ยวข้องกับแผนกที่ไม่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อผลลัพธ์ทางเศรษฐกิจของบริษัท ตัวอย่างคือแผนกบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากหน้าที่นั้นจำกัดอยู่เพียงการสรรหาบุคลากร

แต่ความปรารถนาที่จะลดต้นทุนยังห่างไกลจากแรงจูงใจเพียงอย่างเดียวในการเปลี่ยนแปลง ประเด็นส่วนใหญ่ก็คือ แผนกในรูปแบบปัจจุบันไม่สามารถรับมือกับความรับผิดชอบของตนได้อย่างมีประสิทธิผลเพียงพอ

การกำหนดคำขอทำหน้าที่เป็นองค์ประกอบที่กระตุ้นให้เกิดทุกสิ่งเริ่มต้นขึ้นที่นี่ และขั้นตอนแรกในการดำเนินการนี้คือ “การกำหนดภารกิจและหน้าที่ทางเศรษฐกิจของหน่วย”

การกำหนดภารกิจและหน้าที่ทางเศรษฐกิจของหน่วย

จุดนี้คงจะสร้างความเซอร์ไพรส์เป็นที่สุด ดูเหมือนว่ามีอะไรให้กำหนด? ฝ่ายขายขาย, บริการจัดส่ง, ฝ่ายโฆษณาโฆษณา และอื่นๆ อย่างไรก็ตามทุกอย่างไม่ง่ายเลย

เริ่มต้นด้วยความจริงที่ว่าในธุรกิจรัสเซียในปัจจุบันเครื่องมือทางแนวคิดนั้นได้รับการจัดตั้งขึ้นไม่มากก็น้อย แต่ด้วยความรับผิดชอบต่องานในตำแหน่งเดียวก็ยังห่างไกลจากการรวมกันมาก ผู้ดำรงตำแหน่งที่มีตำแหน่งเดียวกันอาจทำสิ่งที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงในบริษัทต่างๆ ตัวอย่างที่บอกเล่าได้มากที่สุดคือนักการตลาด ขอบเขตหน้าที่ที่อาจต้องรับผิดชอบมีตั้งแต่การเขียนแนวคิดการพัฒนาธุรกิจไปจนถึงการขายส่วนบุคคล เช่นเดียวกับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล สำหรับบางคนมันคือการฝึกอบรม แรงจูงใจ วัฒนธรรมองค์กร ในขณะที่สำหรับบางคนมันคือการสรรหาบุคลากรที่สิ้นหวังอย่างเรื้อรัง และการแพร่กระจายดังกล่าวสามารถพบได้ในบริษัทส่วนใหญ่

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมก่อนที่จะปรับปรุงบางสิ่งบางอย่าง คุณต้องพิจารณาว่าสิ่งนี้อยู่ตรงไหนในอาคารโดยรวมของบริษัท

ดังนั้นคำตอบสำหรับคำถามนี้จะรวมถึง:

1. คำอธิบายของงานเฉพาะที่ได้รับการแก้ไขในระดับของหน่วยนี้

2. ตำแหน่งฝ่ายในกิจกรรมโดยรวมของบริษัท

3. การกำหนดการมีส่วนร่วมทางเศรษฐกิจในกิจกรรมทั่วไปของบริษัท

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้ คุณควรพยายามรักษาความชัดเจนและความเฉพาะเจาะจงสูงสุดในถ้อยคำ ถึงกระนั้น การดำเนินการนี้ไม่ได้ทำเพื่อการแสดง ดังนั้นสูตรเช่น "เพื่อสนับสนุนในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้เพื่อการเติบโตของสวัสดิการของบริษัท" จึงไม่เหมาะสมในที่นี้

คำจำกัดความของเกณฑ์การปฏิบัติงาน

จุดนี้เป็นสิ่งสำคัญ งานต่อไปทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณเลือกเป็นเกณฑ์ประสิทธิภาพ ตามกฎแล้ว เกณฑ์จะถูกเลือกตามงานที่กำหนดไว้ในย่อหน้าก่อนหน้า นั่นคือการวิเคราะห์จะขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตาม "เป้าหมายทางกฎหมาย" ของหน่วย ตัวอย่างเช่น งาน "ป้องกันการโจรกรรมทรัพย์สินของบริษัท" ถูกกำหนดไว้สำหรับบริการรักษาความปลอดภัย ซึ่งหมายความว่าจำนวนการโจรกรรมจะเป็นเกณฑ์สำหรับงานนี้

ดังนั้นงานที่ถูกกำหนดไว้ก่อนหน้านี้ทำให้เรามีโอกาสประเมินประสิทธิผลของการดำเนินการของหน่วย

หากเราต้องเผชิญกับความเป็นไปไม่ได้ในการประเมิน แสดงว่างานถูกกำหนดไว้ไม่ถูกต้อง มีการกำหนดสูตรที่คลุมเครือและไม่มีความหมายในกระบวนการ และเราต้องย้อนกลับไปหนึ่งจุด มีการชะล้างบนเสาเริ่มต้นใหม่

แต่ตอนนี้ - เกณฑ์ได้ถูกกำหนดแล้ว และขั้นตอนต่อไปของเราคือ "การประเมินประสิทธิภาพของหน่วย"

การประเมินประสิทธิภาพของหน่วย

ทุกอย่างชัดเจนที่นี่ เราใช้เกณฑ์ประสิทธิภาพที่เลือกและประเมินสถานการณ์ตามแต่ละเกณฑ์ บางสิ่งสามารถประเมินเป็นตัวเลขได้ บางอย่างใช้หลักการ "น่าพอใจ/ไม่น่าพอใจ" เป็นผลให้เราได้รับรายงานทั่วไปของแผนกซึ่งนำเสนอสถานการณ์ของแต่ละงานที่ได้รับมอบหมายอย่างชัดเจน และเมื่อดูรายงานนี้อย่างละเอียดแล้ว เราจะไปยังขั้นตอนต่อไป - "การตั้งค่าปัญหาการเพิ่มประสิทธิภาพ"

การตั้งค่าปัญหาการเพิ่มประสิทธิภาพ

แน่นอนว่าขั้นตอนนี้ก็ไม่ยากเช่นกัน มีความจำเป็นต้องปรับจุดที่ "หย่อนคล้อย" มากที่สุดในระหว่างการประเมินให้เหมาะสม ปัญหาการเพิ่มประสิทธิภาพควรกำหนดในแง่บวก เช่น ระบุผลที่ต้องการเป็นเป้าหมาย ไม่ใช่ขาดสิ่งที่ไม่พึงประสงค์ พูดง่ายๆ ก็คือเป้าหมายในการ “ลดระยะเวลางานโดยเฉลี่ยลงเหลือหนึ่งสัปดาห์ครึ่ง” ถือเป็นเป้าหมายที่ถูกต้อง

และตอนนี้ เมื่อภารกิจทั้งหมดเสร็จสิ้น ความสนุกก็เริ่มต้นขึ้น กล่าวคือ - "มาตรการเพิ่มประสิทธิภาพ"

มาตรการเพิ่มประสิทธิภาพ

และที่น่าแปลกคือเราเริ่มกิจกรรมเหล่านี้ด้วยเรื่องเกือบจะเหมือนกับเมื่อครึ่งหน้าที่แล้ว นั่นก็คือจากการวิเคราะห์ แต่นี่เป็นอีกการวิเคราะห์ที่มุ่งเป้าไปที่การระบุปริมาณสำรองภายใน และเริ่มต้นด้วยการ “จัดทำรายการหน้าที่ทั่วไปภายในแผนก”

จัดทำรายการฟังก์ชั่นทั่วไปภายในแผนก

รายการนี้ใกล้เคียงกับรายละเอียดงานมากที่สุด โดยมีความแตกต่างที่ทำกับทั้งแผนกโดยรวม แต่เพื่อความง่ายควรแยกย่อยตามตำแหน่งของแต่ละบุคคล ดังนั้นเราจึงได้รับรายการฟังก์ชั่นโดยละเอียดที่ดำเนินการโดยพนักงานของแผนก และเราก็เดินหน้าต่อไป

การประเมินความสำเร็จของการปฏิบัติหน้าที่

เรากำลังทำการประเมินอีกครั้ง แต่ไม่ใช่โดยทั่วไปเหมือนเมื่อก่อน แต่สำหรับแต่ละฟังก์ชัน และเราได้ภาพที่ชัดเจนว่าฟังก์ชันใดที่ง่อยและมีการแจกจ่ายฟังก์ชันเหล่านี้ให้กับพนักงานอย่างไร

ในกรณีที่ง่ายที่สุดปรากฎว่าความล้มเหลวทั้งหมดเกิดขึ้นในคน ๆ เดียวและการตัดสินใจที่ถูกต้องคือการแทนที่บุคคลนี้ แต่สถานการณ์นี้ช่างน่าเหลือเชื่อที่สุด เนื่องจากผู้ก่อวินาศกรรมรายนี้จะถูกมองเห็นได้แม้จะไม่มีการค้นคว้าใดๆ ก็ตาม ดังนั้น เป็นไปได้มากว่าฟังก์ชัน "หย่อนคล้อย" จะถูกกระจายอย่างเท่าเทียมกันในหมู่พนักงานแผนก

หากชัดเจนว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะประเมินประสิทธิภาพของฟังก์ชั่นต่างๆ ก็ควรพิจารณาอย่างจริงจังเกี่ยวกับระบบควบคุมที่มีอยู่และไม่ว่าจะมีอยู่จริงหรือไม่

การพิจารณาการพึ่งพาการทำงานที่ประสบความสำเร็จตามปัจจัยเชิงอัตนัย

ในขั้นตอนนี้ เราจะกำหนดขอบเขตว่าปัญหาการปฏิบัติงานใดเกี่ยวข้องกับคุณลักษณะส่วนบุคคลของพนักงาน ตัวอย่างเช่น มีคนใช้ชีวิตสบายๆ มากและมีปัญหากับกำหนดเวลาในการทำงานที่ได้รับมอบหมายอยู่ตลอดเวลา ดังนั้น วิธีแก้ปัญหาคือเปลี่ยนความรับผิดชอบของเขาไปให้กับหน้าที่ที่ไม่ต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็ว

การพิจารณาการพึ่งพาปัจจัยภายในแผนก

ปัจจัยภายในหลักที่มีอิทธิพลต่อการปฏิบัติงานคือบรรยากาศการทำงานในแผนก ยิ่งกว่านั้นการเบี่ยงเบนจากตรงกลางทั้งเชิงบวกและเชิงลบทำให้เกิดผลที่น่าเศร้า หากมีบรรยากาศแห่งความแตกแยก การเผชิญหน้า และความก้าวร้าวในหน่วยงาน งานก็จะหยุดชะงักในส่วนที่ต้องมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลอย่างเห็นได้ชัด อย่างไรก็ตาม ในทางกลับกัน หากทีมมี "ความอบอุ่น" เวลาทำงานส่วนใหญ่ก็สามารถใช้เวลาไปกับการดื่มชาแบบสบาย ๆ และสนทนา "เกี่ยวกับชีวิต" ได้

ปัจจัยภายในเชิงลบอื่นๆ ได้แก่:

1. กระบวนการอัตโนมัติไม่เพียงพอ (เช่น การกรอกเอกสารด้วยตนเอง การบำรุงรักษาฐานข้อมูลกระดาษ เป็นต้น)

2. การทำซ้ำหน้าที่ของพนักงาน

3. คำจำกัดความความรับผิดชอบในงานไม่ชัดเจน

4. ความพร้อมของพนักงานที่มีผู้ใต้บังคับบัญชาคู่

การพิจารณาการพึ่งพาการปฏิบัติหน้าที่ที่ประสบความสำเร็จโดยอาศัยปัจจัยภายนอกแผนก

นอกเหนือจากที่กล่าวมาข้างต้นยังจำเป็นต้องติดตามปัจจัยภายนอกอีกด้วย บ่อยครั้งที่การกระทำของแผนกที่เกี่ยวข้องมีผลกระทบด้านลบต่อประสิทธิภาพของหน่วยงาน ตัวอย่างเช่นความล่าช้าของแผนกจัดซื้ออาจเนื่องมาจากความรวดเร็วในการชำระใบแจ้งหนี้ของแผนกบัญชี เป็นที่ชัดเจนว่าในสถานการณ์เช่นนี้ การปรับเปลี่ยนใดๆ ในการจัดซื้อจัดจ้างไม่สมเหตุสมผลนัก

ตัวอย่างอื่น ๆ - สำหรับการไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการสรรหาพนักงานหรือจัดทำแผนการตลาดอาจไม่ใช่บุคลากรและแผนกการตลาดที่รับผิดชอบ แต่เป็นผู้จัดการที่มีความรับผิดชอบรวมถึงการอนุมัติผู้สมัครและเอกสารที่ส่งมา (ผู้จัดการบางคนชอบที่จะ "รับ สองสามสัปดาห์ในการคิด”)

“ การทำแผนที่ชั่วคราว” - จัดทำแผนที่ของเวลาที่ใช้ในการใช้งานฟังก์ชั่นที่อธิบายไว้ (การสังเกต)

มาขุดต่อไป ตอนนี้เราต้องใช้ดินสอ สมุดบันทึก และนาฬิกาจับเวลา และปักหลักอยู่ในแผนกเป็นเวลาหลายวัน จากการนั่งแบบนี้เราก็ได้ภาพการใช้เวลาทำงานในแผนกว่าใครใช้จ่ายไปเท่าไรและทำอะไร บางครั้งสิ่งแปลก ๆ ก็ปรากฏออกมา ตัวอย่างเช่น อาจกลายเป็นว่าพนักงานในเวลาทำงานส่วนใหญ่ไปที่ทางเดินไปยังเครื่องพิมพ์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกันที่ติดตั้งอยู่ที่นั่น จากนั้นมองหาเอกสารของพวกเขาในแผนกอื่น ๆ (ซึ่งพวกเขาถูกขโมยไปจากกองทั่วไปโดยไม่ได้ตั้งใจ)

ไม่ว่าในกรณีใดข้อมูลที่เราได้รับจะมีคุณค่า จากนั้นพวกเขาก็ชัดเจนทันทีว่าช่วงปีของชีวิตเราไปไหน

การทำแผนที่ชั่วคราว (แบบสำรวจ)

ทันทีหลังจากเหตุการณ์สังเกตการณ์ เราจะดำเนินการสำรวจเพื่อจุดประสงค์เดียวกัน เราเชิญชวนให้พนักงานพูดคุยเกี่ยวกับสถานที่ที่พวกเขาใช้เวลาส่วนใหญ่ เราสรุปข้อความในตาราง และเปรียบเทียบตารางกับข้อมูลการสังเกต

เสนอแนะการปรับปรุง (แบบสำรวจ)

อีกหนึ่งเหตุการณ์ประชาธิปไตย เราขอเชิญพนักงานมาพูดในหัวข้อ “อะไรกวนใจคุณในการทำงานของแผนก และอะไรควรปรับปรุง” ผลลัพธ์ไม่จำเป็นต้องประหลาดใจกับการวิเคราะห์เชิงลึก (บางคนรู้สึกรำคาญเพราะไม่มีสบู่ในห้องน้ำ) แต่ไม่ว่าในกรณีใดก็ควรค่าแก่การฟังความคิดเห็นของ "ประชาชน"

ค้นหาโอกาสในการรวมฟังก์ชันที่คล้ายกัน

ขั้นตอนการวิเคราะห์ถือว่าเสร็จสิ้นแล้ว และตอนนี้เราดำเนินการปรับปรุงโดยตรง สิ่งแรกคือ “การค้นหาโอกาสในการรวมฟังก์ชั่นที่คล้ายกัน” ประเด็นของเหตุการณ์นี้คือ หน้าที่ที่คล้ายกันซึ่งใช้เวลาจากพนักงานที่แตกต่างกันจะถูกมอบหมายให้กับพนักงานที่แยกจากกัน มีตัวอย่างมากมายของวิธีแก้ปัญหาดังกล่าว นี่คือเครื่องตอบรับอัตโนมัติหรือเลขานุการบอกทางไปสำนักงานซึ่งมีการเปลี่ยนสมาชิกเมื่อสิ้นสุดการสนทนา นอกจากนี้ยังเป็นผู้ดำเนินการพีซีซึ่งในแผนกบัญชีมีหน้าที่รับผิดชอบในการป้อนเอกสารหลักโดยบรรเทาผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมากขึ้นในกิจวัตรนี้ คนเหล่านี้คือ "นักการตลาดทางโทรศัพท์" - ผู้โทรในแผนกขาย และนักวิจัยในบริษัทจัดหางาน และมีตัวเลือกอื่น ๆ อีกมากมาย

การรวมฟังก์ชันเข้าด้วยกันทำให้สามารถประหยัดเวลาของผู้เชี่ยวชาญที่มีราคาแพงและเพิ่มผลผลิตโดยรวมของแผนกได้

ค้นหาโอกาสด้านระบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติคือจุดแข็งของธุรกิจยุคใหม่ แท้จริงแล้วในกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรทั่วไปนั้นมี “โหนด” จำนวนมากที่ต้องแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล ดังนั้น โหนดเหล่านี้จึงจำเป็นต้องได้รับการระบุและหาวิธีการนำระบบอัตโนมัติมาให้บริการของมนุษย์ การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในแผนกสามารถเพิ่มผลิตภาพแรงงานได้สูงสุดถึง 100% โดยช่วยให้พนักงานมีอิสระจากงานประจำและลดเวลาในการสื่อสารและค้นหาเอกสารที่จำเป็น

เมื่อมองหาโอกาสด้านระบบอัตโนมัติ คุณควรมุ่งเน้นไปที่ความต้องการโดยรวมของบริษัท หากบริษัทวางแผนที่จะซื้อระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจแบบครบวงจร บางทีปัญหาของแผนกอาจจะได้รับการแก้ไข หากคุณไม่ได้วางแผนที่จะใช้ CRM ทั่วไป การซื้อหรือสร้างโซลูชันระดับแผนกมาตรฐานบางประเภทก็อาจคุ้มค่า และไม่ว่าในกรณีใด ยังคงมีความเป็นไปได้ที่จะทำให้แต่ละฟังก์ชันเป็นอัตโนมัติโดยใช้โปรแกรม "เขียนเองที่บ้าน" โดยไม่ต้องมุ่งเป้าไปที่ "การจัดการแผนกดิจิทัล 100%"

การหาโอกาสในการฝึกอบรม

เราให้ความสำคัญกับประเด็นนี้เป็นอันดับสุดท้าย แม้ว่า "การฝึกอบรม" ในแผนกบุคคลจำนวนมากจะอยู่ในลำดับความสำคัญลำดับแรกก็ตาม อย่างไรก็ตาม การเรียนรู้ที่จะเรียนรู้นั้นแตกต่างออกไป และเนื่องจากในกรณีการเรียนรู้ของเราไม่ได้สิ้นสุดในตัวมันเอง แต่เป็นหนทางในการปรับปรุง เราจึงสังเกตประเด็นต่อไปนี้:

1. การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอันเป็นผลมาจากการฝึกอบรมบุคลากรนั้นไม่สามารถทำได้เสมอไป เนื่องจากมีปัจจัยจำนวนมากที่ไม่ได้นำมาพิจารณาล่วงหน้า สิ่งเหล่านี้รวมถึงแรงจูงใจของพนักงานต่ำ ความสามารถในการเรียนรู้ที่แตกต่างกันของพนักงานที่แตกต่างกัน คุณสมบัติของผู้ฝึกอบรมไม่เพียงพอ การปรับหลักสูตรการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของบริษัทไม่เพียงพอ เป็นต้น

2. น่าเสียดายที่ผู้คนไม่ใช่วัสดุที่ทนทานมากนัก ดังนั้นการลงทุนในการฝึกอบรมจึงมีความสมเหตุสมผลเฉพาะเมื่อมีเงื่อนไขว่าพนักงานที่ผ่านการฝึกอบรมจะทำงานใน บริษัท ในระยะเวลาที่เพียงพอเพื่อ "คืน" เงินทุนที่ลงทุนในเขา อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่กรณีเสมอไป

อย่างไรก็ตาม หากการวิจัยระบุถึงความจำเป็นในการฝึกอบรม การฝึกอบรมก็ควรเกิดขึ้น เงื่อนไขหลักที่ต้องปฏิบัติตามในกรณีนี้คือการติดตามประสิทธิผลของการฝึกอบรมว่าประสิทธิภาพของหน่วยเปลี่ยนแปลงไปมากน้อยเพียงใด

การประเมินทางเศรษฐกิจของโอกาสในการปรับให้เหมาะสม

ดังนั้นหลังจากเลือกตัวเลือกการเพิ่มประสิทธิภาพแล้ว เราก็มาถึงช่วงเวลาที่ไม่พึงประสงค์ที่สุด กล่าวคือมีความจำเป็นต้องประเมินค่าใช้จ่ายในการดำเนินกิจกรรมเหล่านี้และเปรียบเทียบกับผลกระทบทางเศรษฐกิจที่คาดการณ์ไว้ ทำไมเราถึงเรียกขั้นตอนนี้ว่าไม่เป็นที่พอใจที่สุด? ใช่ เพราะที่นี่เป็นที่ที่ระดับต้นทุนและผลประโยชน์ที่ได้รับที่ไม่มีใครเทียบได้สามารถชัดเจนได้ ในแง่ที่ว่าต้นทุนสูงแต่ผลประโยชน์กลับอนิจจา แต่ถึงกระนั้น มันเป็นช่วงที่แน่นอนที่กำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงใดควรเป็น “การเริ่มต้นชีวิต” และไม่ว่ามันจะขมขื่นแค่ไหน แต่ก็คุ้มค่าที่จะปฏิเสธ "การปรับปรุงเพื่อการปรับปรุง" อย่างไร้ความปราณี - การเปลี่ยนแปลงที่ไม่ต้องจ่ายเอง เพราะในระยะยาว “นวัตกรรม” ดังกล่าวมีแต่จะนำมาซึ่งความผิดหวังเท่านั้น

และนั่นคือทั้งหมดจริงๆ เกือบทั้งหมด. เพราะหลังจากนำโซลูชันที่เลือกไปใช้แล้ว จำเป็นต้องประเมินประสิทธิผล แต่นี่เป็นการกลับไปสู่จุดเริ่มต้นของเรื่องราวของเราแล้ว - "การประเมินประสิทธิภาพของหน่วย"

การเพิ่มประสิทธิภาพที่ประสบความสำเร็จให้กับคุณ!