Come ottimizzare le attività attuali dell'azienda? Sviluppo di proposte per ottimizzare il lavoro del servizio di gestione del personale dell'organizzazione utilizzando l'esempio di Optima LLC.Al fine di ottimizzare il processo di lavoro e l'efficienza

C’è un malinteso comune secondo cui tutto nella vita si riduce al tempismo. Usiamo queste frasi ogni giorno:

"Se solo avessi più tempo"
"Ho bisogno ancora di qualche minuto"
«Un paio d'ore di lavoro, tutto qui.»

Crediamo che tutto potrebbe essere realizzato se avessimo un po’ più di tempo. Crediamo erroneamente che sia tutta una questione di quantità, ma la nostra giornata lavorativa è già troppo lunga. Come gestire tutto senza "esaurirsi sul lavoro": leggi il nostro articolo oggi.

Le catene della libertà

Fin dall’infanzia ci viene insegnata l’importanza delle routine basate sul tempo. La giornata scolastica dura 8 ore e la struttura della lezione è governata dal tempo, non da quanto si deve imparare. Ci viene insegnato che è più importante rispettare la scadenza che finire il lavoro.

Tuttavia, ci stiamo allontanando sempre più da questa pratica generalmente accettata. Sempre più persone lavorano da remoto, part-time, a contratto o a rotazione. La giornata lavorativa di otto ore sta scomparendo, ma è forse la fine dei vincoli temporali che speravamo?

La libertà di svolgere i nostri compiti professionali dove e quando vogliamo ci dà l'opportunità di lavorare secondo qualsiasi orario conveniente. Ciò significa che possiamo rispettare scadenze brevi o dedicare molto tempo alle attività, purché il lavoro venga svolto. Tuttavia, la ricerca mostra che coloro i cui orari consentono loro di lavorare di meno finiscono per lavorare molto più a lungo.

Da uno studio condotto dall'Organizzazione Internazionale del Lavoro sull'orario di lavoro e sulla produttività è emerso che il lavoratore flessibile medio lavora 54 ore settimanali, rispetto alle sole 37 ore settimanali di chi è soggetto a orari rigidi. Queste 17 ore extra sono una conseguenza della "libertà " fissare i propri orari. Ma quel che è peggio è che questi orari non incidono sulla qualità e sulla produttività del lavoro.

Quando l’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico ha studiato l’impatto dell’orario di lavoro sulla produttività in 18 paesi europei per un periodo di 60 anni, ha scoperto che la produttività oraria diminuiva sempre all’aumentare dell’orario di lavoro. Inoltre, si è notato che il risultato peggiora proporzionalmente all'aumento dell'orario di lavoro.

Dopo un certo punto le cose non fanno che peggiorare, perché il giorno successivo passeremo ore a cercare di trovare e correggere gli errori commessi il giorno prima.

Perché succede questo?

Conosciamo tutti la situazione in cui, sentendoci molto stanchi e mentalmente esausti, continuiamo a lavorare, solo per rifarne la maggior parte con una mente fresca. Forse è orgoglio o senso di responsabilità, anche se la legge di Parkinson sembra più corretta: “Il lavoro richiede esattamente tutto il tempo che gli viene assegnato”.

Questa “legge” è stata espressa da Cyril Northcote Parkinson in un saggio umoristico sulla rivista The Economist. Parkinson fa questo esempio:

“Una vecchia signora con molto tempo a disposizione potrebbe passare un'intera giornata a scrivere e inviare un biglietto a sua nipote a Bognor Regis. Passeremo un'ora a cercare una cartolina, un'altra a cercare gli occhiali, mezz'ora a ricordare l'indirizzo, un'ora e un quarto a scrivere e venti minuti a decidere se prendere un ombrello per raggiungere la cassetta della posta nella strada successiva. . Tutto il lavoro che richiederebbe non più di tre minuti per un uomo impegnato può far morire un altro dopo un’intera giornata di dubbi, preoccupazioni e fatica.

Più tempo dedichiamo a un compito, più tempo dedichiamo ad esso, e più tempo dedichiamo, peggio finiamo per svolgere il compito stesso. È impossibile lavorare a pieno regime per diverse ore consecutive. Motivazione, forza di volontà e concentrazione sono risorse limitate che devono essere utilizzate con parsimonia durante la giornata. Trascorrere più tempo uccide solo la motivazione e peggiora il lavoro svolto.

Quindi, se lavori di meno, puoi essere più produttivo?

Spesso abbiamo la sensazione di non avere abbastanza tempo da trascorrere con gli amici, mantenere relazioni e tutte le cose che ci rendono felici.

Anche se i rapporti con la famiglia e gli amici sono valori fondamentali, questo tema è ancora rilevante per la maggior parte.

Poter lavorare meno ti dà tempo per socializzare e fare tutte le cose di cui hai bisogno per il benessere personale. Sembra perfetto, vero? Trascorri meno tempo lavorando e avrai più tempo per il tempo libero e per incontrare le persone che ami.

Tuttavia non lo è.

Uno studio condotto da Cristobal Yang e Shayun Lim dell'Università di Stanford ha rilevato che su 500.000 lavoratori, il livello di felicità della maggioranza dipende dalla durata della settimana lavorativa. Ci sentiamo assolutamente felici nel fine settimana e meno felici lunedì e martedì. Ovvio, vero?

Sorprendentemente, tra i disoccupati si riscontra la stessa tendenza: anche coloro che non avevano bisogno di essere presenti al lavoro durante la settimana si sentono comunque meno felici nei giorni feriali. Yang e Lim attribuiscono questo al fatto che per il nostro benessere è più importante il legame con altre persone che il semplice tempo libero: non potrai goderti appieno il tuo giorno libero se lo trascorri solo con te stesso.

Dedicare tempo solo al lavoro importante

Quindi, non otterremo prestazioni migliori se passiamo più tempo al lavoro, e non saremo più felici se avremo più tempo libero.

Concentrarci sulla produttività piuttosto che sul risultato finale è il nostro obiettivo.

Giustificando il lavoro in base alle risorse e al tempo impiegato cadiamo nella trappola: ad esempio: “Ho dedicato 60 ore/4 mesi/8 anni a questo. Merito il successo."

Un detto moderno dice che non conta il tempo, ma il lavoro stesso. Per molti lavoratori remoti o flessibili, questo significa portare a termine il proprio lavoro a tutti i costi, ma essere contenti di una x quantità di tempo impiegato invece di molto di più è semplicemente ridicolo. Se pensiamo solo a ciò che è stato fatto, senza pensare a quanto tempo è stato dedicato a un compito e quanto è stato produttivo, non vedremo il quadro completo.

Come spiega Lynn Wu della Wharton School of Business, misurare la produttività in base ai risultati è inutile. La produttività non riguarda solo ciò che viene fatto, ma anche l'efficacia con cui hai lavorato su un'attività.

Un recente studio condotto da Julian Birkinshaw della London Business School ha rilevato che la maggior parte dei lavoratori della conoscenza – ingegneri, scrittori e coloro che “pensano per vivere” – trascorrono in media il 41% del proprio tempo svolgendo un lavoro che potrebbe facilmente essere svolto da altri.

Ci atteniamo istintivamente ai compiti che ci tengono “occupati” (e quindi importanti). Ci sentiamo bene quando il nostro programma viene programmato minuto per minuto e dobbiamo aspettare che diventi più facile e abbiamo tempo per le nostre esigenze di vita. Paradossalmente, tutti desideriamo più tempo libero e tuttavia ci aggrappiamo a cose che ce lo portano via.

Il desiderio di lavorare in modo più efficiente è molto difficile da monitorare. Investire in competenze, pianificare o formare altri per liberarsi libera tempo per il lavoro che conta davvero, non solo per le cose che ci tengono “occupati”.

Ripensare il lavoro e la vita

In tutti gli aspetti della vita, sia lavorativi che personali, non è una questione di quantità di tempo. Non abbiamo alcun controllo su questo: non c'è modo di aggiungere ore alla giornata. L'effetto combinato di lunghe giornate di lavoro e notti insonni è che quasi sempre si ottengono risultati scadenti.

Riguarda la qualità, l'efficienza, la capacità di determinare quanto tempo dedicare al lavoro e decidere come utilizzare questo tempo in modo più efficace. Quando pensiamo in questo modo, smettiamo di percepire il tempo come unità di misura della nostra giornata.

Esistono diversi modi per decidere come essere più produttivo con il tuo tempo, ognuno dei quali può essere utilizzato come indicatore della tua efficacia.

1. Pianifica le attività, non il tempo.

Nel suo saggio, Paul Graham suggerisce che l'unità di tempo per professionisti come scrittori e programmatori sia almeno mezza giornata, piuttosto che gli intervalli orari o mezz'ora del programma standard.

Il lavoro funziona meglio quando non richiede scadenze e programmi rigidi. Leggere, scrivere, modificare: tutte queste attività sono migliori se non devi allungare il tempo o, al contrario, affrettarti a rispettare le scadenze.

Lavorare per ottenere risultati ti dà una sensazione di successo e aiuta a rispondere alla domanda se stai lavorando in modo efficace.

2. Una volta trovato il significato, continua a lavorare.

La motivazione e l’energia sono risorse limitate; sprecarle rovina le nostre possibilità e rende il lavoro privo di significato.

Gli esperimenti del Dr. Steele sulla motivazione e sulla procrastinazione hanno dimostrato che il significato è l'aspetto più importante per mantenere la motivazione. Quando il lavoro che svolgiamo sembra importante, siamo più motivati ​​a completarlo. Allora perché fermarsi? Le riunioni possono essere riprogrammate, ma l'entusiasmo del lavoro non è così facile da ripristinare.

3. Diventa migliore, più veloce, più forte

Come disse Henry David Thoreau: “Non basta essere occupati: lo sono anche le formiche. La domanda è cosa stai facendo."

Dobbiamo imparare a concentrarci ogni giorno su qualcosa di significativo, questo ci farà sentire realizzati.

Non andare al lavoro solo per passare la giornata e darti una pacca sulla spalla: concentrati sul fare il tuo lavoro e sentirne la soddisfazione, e solo dopo vai via.

Possiamo cambiare il modo in cui lavoriamo solo se cambiamo il modo in cui pensiamo.

4. Chiedi aiuto

Spesso siamo così immersi nel nostro lavoro che dimentichiamo l’opportunità di chiedere aiuto. Soprattutto nelle piccole aziende, dove sembra che ogni dipendente sia carico di lavoro al massimo, l'idea stessa di interrompere il processo lavorativo di qualcuno con la propria richiesta sembra strana.

Tuttavia, una piccola domanda o una piccola conversazione possono determinare se dedicherai 5 minuti o un'ora a un'attività.

Usa la conoscenza di chi ti circonda in modo da poter lavorare insieme in modo efficace.

Invece di una conclusione

Non hai bisogno di più tempo: hai bisogno di tempo speso saggiamente.
Ciò avviene solo con la consapevolezza che lunghe ore trascorse al lavoro non lo rendono positivo.

Come ha affermato chiaramente Seth Godin: “Non hai bisogno di più tempo… devi solo imparare a prendere buone decisioni”. Il tempo è quasi sempre una questione di qualità, non di quantità, quindi fissa degli obiettivi e raggiungili.

L'ottimizzazione dei processi aziendali di un'organizzazione è il miglioramento di azioni sequenziali volte a raggiungere gli obiettivi fissati per l'impresa scegliendo l'opzione migliore per la loro implementazione. Questo è un processo inevitabile per il funzionamento efficace di un'azienda moderna.

Un processo aziendale è un insieme di azioni che portano ad un determinato risultato. Ogni processo ha un obiettivo specifico, una propria sequenza di azioni chiave e un risultato previsto. Il numero e gli obiettivi di questi processi che si svolgono nelle diverse imprese sono diversi e dipendono direttamente dal tipo di attività, dalle dimensioni dell'azienda, dalle qualità personali dei proprietari e del management. Tutto ciò deve essere preso in considerazione affinché l'ottimizzazione dei processi aziendali diventi efficace.

Per creare un business efficace, è importante coordinare la strategia di marketing con l'implementazione della metodologia per la sua attuazione. Tuttavia, accade anche che esista una strategia adeguata, siano state sviluppate misure per la sua attuazione, ma non ci siano risultati: non è possibile raggiungere gli indicatori pianificati. Forse questi sono problemi al livello procedurale inferiore del sistema di gestione. Proviamo a comprendere il fenomeno dell'ottimizzazione dei processi aziendali, la sua descrizione e modellazione.

Fino a un certo livello di sviluppo, un'azienda può fare completamente a meno dell'ottimizzazione. Tuttavia, ci sono una serie di fattori che segnalano che “è ora di passare ai processi aziendali” e, senza dubbio, avvicinano questo momento:

• aumento del personale;
• cresce il numero dei livelli dirigenziali;
• il numero delle divisioni cresce;
• le divisioni sono geograficamente separate;
• non esiste un sistema informativo unificato o è sottosviluppato.

Così, un giorno scopri che in azienda:

• le decisioni vengono prese molto lentamente;
• le decisioni vengono attuate molto lentamente e male;
• si scopre che periodicamente alcuni aspetti dell'attività rimangono incontrollati;
• notare un aumento della tensione psicologica tra il personale legato a diritti, doveri e responsabilità non regolamentati;
• Le operazioni lavorative di base richiedono molto tempo, impegno, approvazioni, promemoria e telefonate.

La presenza di questi sintomi è un motivo serio per la ristrutturazione; è necessaria l'ottimizzazione dei processi aziendali. Vale la pena notare che in alcuni casi è consigliabile svolgere questo lavoro senza attendere che si verifichino tali prerequisiti (con un cambiamento significativo nella struttura di gestione, l'utilizzo di un nuovo IS, ecc.)

La scelta di questo strumento per i processi aziendali è considerata molto importante e quasi decisiva. Tuttavia, il programma per la descrizione è importante solo se lo sviluppo viene effettuato per la loro ulteriore implementazione in uno specifico sistema informativo (IS). La maggior parte dei moderni sistemi informativi dispone di strumenti propri per lo sviluppo dei processi aziendali, quindi parlare di software per descriverli non ha senso.

Tieni presente che i processi aziendali sono necessari per i partecipanti, non per gli sviluppatori, e il criterio più importante per scegliere uno strumento di descrizione del software è la sua accessibilità a tutti i partecipanti nella fase di approvazione, ottimizzazione, esecuzione e modernizzazione.

Modelli di processi aziendali “AS IS” e “TO BE”

Gli schemi di modellazione standard includono, nella prima fase, una descrizione dell'attuale "AS IS" ("as is"), seguita dall'ottimizzazione fino a "TO BE" ("come dovrebbe essere"). Alcuni clienti non comprendono l'utilità di descrivere la prima fase. Per loro è sufficiente che gli artisti introducano processi aziendali nuovi e corretti e il modello “AS IS” viene percepito come un tentativo di aumentare il budget.

Si tenga presente che tale tecnica di implementazione, che non si basa sui processi aziendali esistenti, è chiamata reengineering, che ha solo una vaga somiglianza con il concetto di “ottimizzazione dei processi aziendali”. La descrizione di "AS IS" consente di identificare una serie di contraddizioni esistenti e di ottimizzare inizialmente i processi. Deve essere discusso da tutti i partecipanti e concordato tramite firma.

Processo di ottimizzazione

Puoi ottimizzare qualcosa in base a determinati criteri. Per i processi aziendali, tali criteri sono il costo, la durata, il numero di transazioni, ecc. Questi criteri sono “esterni” ai processi e derivano da un quadro gestionale più generale. Proviamo a capirlo.

Ad esempio, ottimizzando un processo aziendale come il servizio clienti in un negozio. Cosa scegliere come criterio di ottimizzazione: prezzo o qualità? Se si tratta di un negozio con sconti per la classe media, scegliamo il primo criterio, se si tratta di una boutique d'élite, il secondo. Si scopre che scegliendo un criterio di ottimizzazione, determiniamo la strategia e posizioniamo il negozio.

È così che, con l'aiuto del criterio di ottimizzazione, il livello dei sistemi di controllo inizia a obbedire ad una strategia di livello superiore.

Implementazione

La procedura di implementazione è la fase più difficile del lavoro con i processi aziendali. Ha molto più successo se è supportato dal sistema informativo aziendale. Tuttavia, tali opportunità non sono sempre disponibili o pienamente disponibili. L’implementazione e il mantenimento dell’aggiornamento dei processi aziendali richiede:

• comunicare al personale le informazioni che il lavoro dovrebbe essere svolto sulla base dei processi aziendali creati presso l'impresa;
• esercitare il controllo sul rispetto da parte del personale dei processi aziendali stabiliti;
• condurre analisi periodiche sull'efficienza e sull'efficacia dell'utilizzo dei processi aziendali;
• ottimizzazione dei processi aziendali basata sulla costante analisi dei dati sulla loro efficienza ed efficacia.

Modifica

Nel corso del tempo, qualsiasi processo aziendale ottimizzato richiederà aggiustamenti o sostituzioni. I processi aziendali devono da un lato corrispondere alla realtà e dall'altro non devono interferire con il normale sviluppo dell'impresa. Pertanto, necessitano di modifiche tempestive. La nuova edizione sarà concordata tra tutti i partecipanti e comunicata a tutti gli interessati.

In questo caso i sistemi di processi aziendali diventano veri e propri strumenti che aumentano l’efficienza del fare impresa a livello procedurale.

Tipi di processi aziendali di un'organizzazione

• il principale è soddisfare le esigenze del cliente e realizzare un profitto per l'impresa;
• ausiliario – necessario per il normale funzionamento dell’impresa, non ha alcun valore per il cliente;
• manageriale: stabilisce scopi e obiettivi per l’impresa, le sue divisioni e il management.

Ottimizzazione dei processi aziendali, degli scopi e degli obiettivi:

• aumentare la gestibilità aziendale;
• aumentare gli indicatori di qualità dei prodotti fabbricati;
• migliorare la qualità dei servizi forniti;
• ridurre la dipendenza dell’impresa dal fattore umano;
• implementare un sistema di monitoraggio delle prestazioni;
• ridurre i costi;
• distribuire razionalmente poteri e responsabilità tra i dipartimenti;
• eliminare le funzioni duplicate tra i dipartimenti;
• ridurre i tempi del ciclo produttivo;
• implementare un programma di gestione della qualità;
• eliminare le contraddizioni interne;
• regolare l'attività dell'impresa;
• replicare l'attività/creare una rete in franchising;
• automatizzare le attività dell'impresa;
• soddisfare le esigenze dei consumatori;
• soddisfare i requisiti statali;
• rispettare gli standard internazionali;
• ridurre la quantità di tempo per portare a termine i compiti assegnati;
• stabilire l'interazione tra i principali dipartimenti e i servizi di supporto;
• aumentare la soddisfazione del cliente;
• migliorare la performance finanziaria attraverso una corretta allocazione delle risorse;
• avere l'opportunità di far crescere la tua attività;
• ridurre le spese di bilancio;
• pianificare in modo più accurato;
• aumentare la gestibilità dell'impresa;
• eliminare la duplicazione delle funzioni dei dipartimenti;
• trovare nuove risorse per lo sviluppo del business.

Effetto dell'ottimizzazione:

• riduzione dei tempi per portare a termine i compiti assegnati;
• stabilire l'interazione tra i principali dipartimenti e i servizi di supporto;
• aumentare la soddisfazione del cliente;
• migliorare la performance finanziaria attraverso una corretta allocazione delle risorse;
• la capacità di scalare il business;
• riduzione delle spese di bilancio;
• pianificazione più accurata;
• aumentare la gestibilità aziendale;
• eliminazione della duplicazione delle funzioni dei dipartimenti;
• l’emergere di nuove risorse per lo sviluppo del business.

Processi aziendali e sistema informativo

Uno dei modi per aumentare l'efficienza di un'impresa è ottimizzare i processi aziendali. L’efficienza è il rapporto tra il risultato e lo sforzo impiegato. L'ottimizzazione dei processi aziendali è, a sua volta, un insieme di misure volte ad aumentarne l'efficienza. Nonostante la varietà delle tecniche di ottimizzazione, non sempre è possibile ottenere il risultato desiderato.

L’azienda ha bisogno di ottimizzare i processi aziendali?

In qualsiasi organizzazione, esiste un certo numero di processi aziendali eseguiti dai suoi dipendenti. Questi includono acquisti e vendite, processi di gestione e produzione, lavoro d'ufficio e altri. Se un’azienda sta già automatizzando i processi esistenti, ciò la aiuta a diventare più efficiente. Quando un'azienda ha implementato un sistema di gestione della qualità secondo lo standard ISO 9001, questo è indicatore di un'elevata cultura aziendale. Porta un approccio all'organizzazione come un gran numero di processi e implica che tutti i processi aziendali in essa contenuti siano evidenziati e descritti.

Le aziende speciali dispongono di specialisti dell'automazione che partecipano all'identificazione dei processi, alla loro caratterizzazione e all'ottimizzazione. Dopo un certo periodo di tempo, qualsiasi processo perfettamente strutturato necessita di una riorganizzazione. È necessario tenere conto dei cambiamenti nelle condizioni di lavoro, dei nuovi posti di lavoro e dei nuovi processi, nonché di eventuali modelli. Senza ottimizzazione, potrebbero sorgere conflitti che impediscono il normale funzionamento di alcune parti dell'impresa, il che influirà sulla quantità di denaro guadagnato.

Per scoprire se un'azienda ha bisogno di ottimizzare i processi aziendali, è necessario familiarizzare con la classificazione dei problemi negli attuali processi aziendali:

1. Duplicazione delle responsabilità lavorative. Le funzioni non solo dei dipendenti dell'organizzazione, ma anche dei dipartimenti dell'impresa si sovrappongono o si ripetono, creando caos, concorrenza irragionevole e costi finanziari inutili per lavoro non necessario.
2. I manager hanno esperienza nel campo della gestione, ma non hanno conoscenze economiche di base, né competenze nel campo del marketing e della gestione.
3. Il sistema di sviluppo professionale sistematico dei dipendenti non è stato sviluppato. In genere, il personale non vuole inventare nulla per ottimizzare i processi aziendali.
4. A volte i proprietari e il management ricordano che devono lavorare in modo più efficiente e l'azienda inizia urgentemente a implementare un sistema IT per la gestione delle finanze, delle vendite, dei dipendenti (l'elenco è infinito). Ma viene introdotto in completo isolamento dagli attuali processi aziendali, adattandolo alle “migliori pratiche” (e spingendo l’organizzazione ancora più in profondità nel baratro), oppure copiandolo sconsideratamente, risultando in un sistema inutile su cui milioni di rubli e una grossa somma sono state spese quantità di denaro in termini di ore di lavoro, ma non vi è praticamente alcun effetto economico.

Quali cambiamenti apporta l’ottimizzazione dei processi aziendali:

• Riduce i costi operativi e di tempo.
• Aumenta la qualità del servizio al cliente.
• Aumenta la gestibilità dell'azienda.
• Consente di raggiungere gli indicatori target.

A sua volta, ciò ha un effetto positivo sulla riduzione del costo dei servizi o dei prodotti, nonché sull’aumento dell’attrattiva dell’azienda per i clienti. Inoltre, l’impresa diventerà più mobile nelle sue decisioni, il che aumenterà la sostenibilità e la competitività dell’organizzazione.

È necessario rendersi conto che in ogni azienda tutti i processi aziendali sono interconnessi. A questo proposito, la tecnologia di ottimizzazione dei processi aziendali può influenzare il flusso di altri processi lavorativi dell'organizzazione. È meglio iniziare con un processo non particolarmente significativo, che non richiederà grandi spese finanziarie e di tempo. Quindi ottimizzare gradualmente gli altri processi. Se provi a ottimizzare tutto in una volta, ciò può portare a conseguenze disastrose e ad un atteggiamento negativo nei confronti di tutti gli adeguamenti dei processi futuri.

In questo caso si consiglia di razionalizzare innanzitutto la gestione dei documenti. È un fatto indiscutibile che l’ottimizzazione della documentazione all’interno di un’azienda migliora significativamente la qualità dei processi. Inoltre, dopo aver imparato a individuare potenziali miglioramenti nel flusso dei documenti, puoi trasmettere la tua esperienza ad altre aree dell'organizzazione.

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Da dove dovrebbe iniziare l'ottimizzazione dei processi aziendali?

Quasi tutte le organizzazioni (le uniche eccezioni sono le aziende statali) necessitano di ottimizzare i processi aziendali, perché non c'è limite alla perfezione, e dato che il mercato è un fenomeno piuttosto instabile, in costante dinamica, in cui le regole sono formate esclusivamente dalle parti partecipanti, è necessario rispondere rapidamente ai cambiamenti. Un'azienda in continua ricerca e sviluppo deve necessariamente avere nella propria struttura un dipartimento coinvolto nell'ottimizzazione dei processi aziendali. L'azienda di maggior successo sarà quella che non si pentirà di aver speso risorse finanziarie per l'implementazione delle moderne tecnologie, poiché comprende che il futuro è dietro di esse.

Come selezionare quelli più importanti per ottimizzare i processi aziendali? Per fare ciò, è necessario selezionare criteri di priorità. Un elenco di tali criteri è già stato compilato e viene utilizzato attivamente nella pratica:

Criterio 1. L'importanza del processo aziendale.

È logico che per ottimizzare i processi aziendali sia necessario selezionare i processi chiave, poiché migliorarli consentirà di ottenere i risultati più efficaci. Qual è l'importanza del processo? Questo criterio per un'azienda è determinato dalla quota di contributo di questo processo aziendale al raggiungimento degli obiettivi chiave dell'organizzazione. Tuttavia, se questo processo aziendale è il più importante, ma allo stesso tempo efficace, non importa come lo ottimizzi, non sarà migliore. In alcune situazioni è possibile ottimizzare un processo aziendale chiave, ma perché farlo, perché sprecare risorse finanziarie e tempo dei dipendenti, se è già efficace? Per identificare questi processi aziendali viene utilizzato il criterio del problema.

Criterio 2. Processo aziendale problematico.

Dobbiamo scoprire cosa intendiamo esattamente e cosa intendiamo con la parola “problema”. Con questo termine intendiamo l'interpretazione standard, ovvero un problema è la differenza tra lo stato desiderato e quello reale dei processi aziendali. Pertanto, i criteri di importanza e problematicità caratterizzano il tipo di risultato che otterremo dopo aver ottimizzato il processo aziendale.

Criterio 3. Capacità di implementare modifiche ai processi aziendali.

È necessario selezionare quei processi aziendali in cui l'ottimizzazione sarà più semplice. In questa situazione, stiamo considerando l'aspetto dei costi: quante risorse finanziarie dovranno essere spese per ottimizzare i processi aziendali, quante risorse di manodopera, tempo personale saranno necessarie, ecc. Qui è necessario pensare ai fattori negativi per il azienda nel suo insieme che può sorgere durante l'ottimizzazione dei processi aziendali.

Dopo aver individuato il grado/la valutazione dei criteri relativi all'importanza, alla problematicità e alla realtà dell'ottimizzazione dei processi aziendali, saremo in grado di selezionare quelli più efficaci. È logico che i principali processi aziendali dell’azienda diventino la massima priorità, poiché sono, di norma, i più costosi e problematici.

Opinione di un esperto

È impossibile ottimizzare tutti i processi aziendali

Sergej Pankin,

formatore-consulente della compagnia "Center Orgprom", Ekaterinburg

È impossibile ottimizzare i processi aziendali e ridurre le perdite a zero: questa è un'utopia. Ma i processi devono essere adattati se comportano grandi perdite di valore per il cliente. Non si può sopportare il caos nelle officine, la sottoproduzione, i problemi dei consumatori e la coda degli ordini.

Grazie ad un lavoro intenso, molti processi possono essere notevolmente ottimizzati in un tempo abbastanza breve. Di norma, tali miglioramenti sono il risultato di scoperte di assalto. Ad esempio, in un'impresa di Ekaterinburg che produce componenti per automobili, questo metodo ha permesso di ridurre i tempi di produzione di una parte di 1.447 volte. Ciò, ovviamente, non ha permesso di accelerare così tanto la produzione dell'intero prodotto; tuttavia, è stato stabilito che la tradizione dell'organizzazione di individuare le apparecchiature di elaborazione in base alle relazioni funzionali si traduceva in una notevole perdita di tempo. Sulla base dei risultati dell'analisi, il processo produttivo è stato rivisto. Ora la posizione delle macchine è determinata dalla sequenza delle operazioni. Ciò ha ridotto significativamente la durata del ciclo tecnologico.

Ecco un altro esempio. In un processo abbastanza semplice - l'imballaggio della vernice - è stato possibile aumentare la produttività del lavoro del 50% (prima la linea era servita da quattro lavoratori, ora - due). Questo risultato è stato ottenuto attraverso un calcolo dettagliato delle azioni degli operatori. La mappa del processo compilata ha identificato i punti di perdita. Si è scoperto che è stato dedicato molto tempo alla preparazione dell'imballaggio, alla riorganizzazione e ai movimenti non necessari. Le perdite sono causate anche dall'incoerenza nelle azioni degli operatori, per cui sono costretti ad aspettarsi l'un l'altro. L'ottimizzazione ha richiesto quattro giorni. Per eliminare le perdite, abbiamo dovuto sistemare diversamente le attrezzature, applicare marcature, aumentare l’illuminazione nell’area di lavoro, impostare musica ritmata, ecc.

L’ottimizzazione dei processi più complessi richiede non solo la mappatura e l’identificazione dei problemi, ma anche la sperimentazione, che richiede l’interruzione della produzione per un certo periodo. Il test richiede solitamente uno o due giorni.

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Opinione di un esperto

Tre parametri per valutare l'ottimalità di un processo aziendale

Michail Gordeev,

Direttore della tecnologia presso Euromanagement, Mosca

Puoi comprendere il grado di rilevanza di un determinato processo aziendale utilizzando i seguenti criteri:

1. Il livello di qualità del prodotto finale. Esaminano l'entità delle pretese ufficiali dei clienti, l'insoddisfazione dei dirigenti aziendali e le pretese della parte adempiente.

2. Processo lavorativo di ciascun dipendente durante l'esecuzione di una determinata operazione. Il processo funziona bene se:

• il dipendente esegue un elenco minimo di azioni (da tre a cinque) con modalità di esecuzione specificatamente discusse e contenuti estremamente semplici. Se qualche operazione fa eccezione alla regola, allora è meglio scriverne una descrizione specifica;
• l'intervallo di tempo tra l'esecuzione delle azioni differisce di non più di 2-3 volte. Se l'operazione richiede da 10 minuti a 2 ore, allora tale azione deve essere prescritta in deroga alla regola;
• il periodo destinato all'esecuzione dell'operazione eccede l'orario di lavoro effettivo di non più di un giorno lavorativo.

3. Semplicità e discussione del sistema dei processi aziendali. Per la valutazione vengono utilizzati i seguenti indicatori:

• il numero dei cosiddetti processi di “entrata” e di “uscita”. Meno sono, meglio è per il lavoro dell’azienda;
• il numero di azioni per completare un processo, idealmente da sette a undici;
• il numero di possibili eccezioni, poiché ognuna di esse rappresenta un pericolo per la gestione del processo;
• numero di dipendenti coinvolti, dipartimenti dell'organizzazione.

Principi fondamentali dell'ottimizzazione dei processi aziendali

Principio 1. L'ottimizzazione dei processi aziendali deve avere una base.

Il significato di questo principio è che prima di iniziare a ottimizzare i processi aziendali, è necessario isolare in modo specifico ciascun processo aziendale dell'azienda. Migliorare il caos può essere realizzato solo da poteri superiori. Un semplice mortale deve prima capire come si svolgono i processi aziendali, ovvero considerarli nel formato di un diagramma "così com'è". Se non è possibile descrivere i processi aziendali che si verificano oggi in azienda, semplicemente non ci sarà nulla da ottimizzare.

Principio 2. Quando si ottimizzano i processi aziendali, “pulire il pesce dalla coda”.

Questo principio sta nel fatto che è necessario valutare l'ottimalità secondo lo schema dal particolare al generale, trovando errori e carenze individuali, combinandoli in gruppi ed eliminandoli tempestivamente.

Principio 3. Le soluzioni per ottimizzare i processi aziendali sono controverse.

In altre parole, esiste un’alta probabilità che l’eliminazione della subottimalità di un indicatore porti a una diminuzione dell’efficienza di un altro processo. Inoltre, non basta semplicemente capirlo, bisogna anche avere la capacità di trovare tali conseguenze, valutare gli aspetti positivi e identificare le carenze, per poi fare una scelta ragionata.

Principio 4. Agli specialisti aziendali non piacciono i processi aziendali ottimali.

Una conseguenza inevitabile della perfetta ottimizzazione dei processi aziendali sarà un maggiore sfruttamento della parte esecutrice e, a questo proposito, apparirà la resistenza dei dipendenti dell’azienda. Può essere esplicito o inconscio.

Come ottimizzare i costi

I redattori della rivista “Direttore Commerciale” vi raccontano quali metodi esistono per ottimizzare i costi di produzione e quali sono i migliori da utilizzare. Scopriteli dall'articolo al link ↓

Da cosa dipende l’ottimizzazione dei processi aziendali di un’organizzazione?

I fattori che influenzano l’efficienza dei processi aziendali e la loro agilità possono essere completamente diversi. Esistono interi gruppi di parametri utili da comprendere, la maggior parte dei quali sono solitamente controllati dall'azienda con il supporto software. Tuttavia, alcuni fattori possono essere controllati e monitorati con misurazioni e interpretazioni affidabili delle azioni. Questi includono:

• Ecosistema di un progetto imprenditoriale.

L'ecosistema di un progetto imprenditoriale è una rete di organizzazioni, inclusi partner, fornitori, clienti, agenzie governative, distributori, che sono impegnate nella fornitura di prodotti o servizi sia attraverso il processo di competizione che di partnership, in cui ciascuna parte è coinvolta in un certa misura. L’ecosistema comprende politiche, regolamenti e legislazione che regolano il rapporto tra fornitori e clienti.

• Contesto aziendale.

Il contesto aziendale è la posizione di un progetto imprenditoriale all'interno del suo ecosistema: il contesto in cui si è concluso o è ancora in corso un evento aziendale significativo, evento che garantisce la creazione di un contesto e il mantenimento delle condizioni. Queste condizioni vengono utilizzate quando si valutano le politiche aziendali e le regole aziendali come base per intraprendere azioni correttive per i processi aziendali. Si tratta di un insieme di fattori e 8 sistemi: processo, informazioni, eventi, regole, contenuti, analisi, collaborazione e monitoraggio, che sono influenzati dall'ottimizzazione dei processi aziendali. A questo proposito, è possibile apportare modifiche in modo intelligente e sul percorso di un progetto imprenditoriale per adattarsi alle innovazioni e raggiungere i propri obiettivi in ​​modo coerente e prevedibile, anche in situazioni in cui le condizioni delle circostanze non sono del tutto prevedibili.

• Opzioni e cambiamenti aziendali.

Esistono numerosi aggiustamenti che si verificano sistematicamente in un contesto aziendale o vengono introdotti in modo imprevedibile. Tuttavia, solo alcuni di essi sono realmente significativi per l’ottimizzazione dei processi aziendali.

• Stato aziendale.

La condizione aziendale è il risultato di trasformazioni fondamentali dei processi aziendali che influenzano i parametri e la struttura dell’efficienza dell’agilità e della produttività delle innovazioni. I cambiamenti di stato indicano che i risultati aziendali possono differire quando avviene una transizione da uno stato operativo a un altro.

• Risultati aziendali.

La visione e la definizione dei risultati aziendali desiderati garantiscono la trasparenza delle iniziative e del processo di lavoro. Ciò offre a ciascuna parte la possibilità di partecipare pienamente e cooperare con gli obiettivi fissati e discussi. Il risultato misurabile di un progetto imprenditoriale è considerato un focus centrale sui progetti e non sulle condizioni del processo di lavoro.

• Obiettivi aziendali.

Un obiettivo aziendale rappresenta le aspirazioni di un progetto imprenditoriale. Contiene informazioni su come i suoi leader vogliono vedere l'azienda. Questo può essere discusso al livello più alto, a partire dalla struttura dell'azienda e dalla sua strategia, o specificato a un livello inferiore: obiettivi attuabili e misurabili. Di norma, gli obiettivi vengono fissati in modo tale che vi sia una data esatta per il loro raggiungimento.

• Indicatore chiave di prestazione.

Il KPI è un indicatore di prestazione, in altre parole, una misura del raggiungimento degli obiettivi di un progetto aziendale. Ad esempio, per il KPI “Aumentare le entrate medie per cliente del 10%”, l’obiettivo aziendale potrebbe essere “Aumentare le entrate medie per cliente”.

• Politiche e regole aziendali.

Le politiche aziendali sono dichiarazioni o affermazioni contenenti informazioni sui principi per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Ad esempio, "i fondi per una camera d'albergo prenotata in anticipo non verranno restituiti". Le regole aziendali sono di natura dichiarativa, limitando quindi una serie di aspetti di un progetto aziendale. Descrivono come si comporterà un progetto imprenditoriale in un determinato insieme di circostanze.

• Soluzioni aziendali.

Le decisioni aziendali stabiliscono e rafforzano le decisioni prese da un'azienda all'interno di un processo aziendale.

• Sensori aziendali.

I sensori KPI aziendali e i meccanismi di monitoraggio e tracciamento modulano e regolano il cambiamento aziendale, proprio come i KPI monitorano eventi e fenomeni in un contesto aziendale.

• Eventi aziendali.

Gli eventi aziendali sono fenomeni che rappresentano un cambiamento importante nei processi aziendali. Di solito sono involontari, non specializzati e non fanno parte di un gruppo di sequenze sistematiche del flusso di lavoro aziendale.

• Monitoraggio aziendale.

Attività di monitoraggio sulla base di una serie di indicatori chiave. Si tratta di esaminare gli eventi aziendali e confrontarli con soglie utilizzando algoritmi rudimentali e moduli di reporting.

• Strumenti di sviluppo del business: un caso che ha aumentato la fedeltà alla marca

A quali livelli viene effettuata l'ottimizzazione dei processi aziendali?

Tutti i processi aziendali hanno diversi livelli di impatto sui profitti dell'organizzazione. Sono chiamati i fattori trainanti delle entrate e dei profitti dell'azienda. Ad esempio, i processi aziendali amministrativi e gestionali sono responsabili di prendere decisioni e azioni competenti del management, raccogliendo dati sul flusso di lavoro dell’impresa coinvolto nei principali processi aziendali. A questo proposito, con la riduzione dei costi finanziari, si possono raggiungere diversi livelli di efficienza. Quale di questi raggiungerà direttamente la tua azienda dipende dall'obiettivo (risparmiare denaro o ottenere risultati importanti nella strategia), nonché da come i processi aziendali sono ottimizzati:

• Primo livello.

In questa fase, hai a che fare con i costi finanziari generati all'interno di ciascun dipartimento/dipartimento dell'impresa. Il vantaggio: questo è il metodo più veloce per ridurre i costi dei materiali; tale decisione non influenzerà gli interessi di altre divisioni dell'organizzazione, quindi non saranno necessarie ulteriori approvazioni. Il punto negativo è che in questa fase non si osservano risparmi globali: di norma arrivano fino al 10%, idealmente fino al 20%. Non dimenticare inoltre che alcune spese sostenute da un'unità strutturale dell'azienda derivano dalle esigenze di altri dipartimenti come risultato del loro processo lavorativo. Ad esempio, un dipartimento ordina a un altro di fornire informazioni sulle attività analitiche sotto forma di rapporti e calcoli. In questa situazione, tutti i costi saranno a carico del dipartimento di esecuzione.

• Secondo livello.

Per ottenere una riduzione dei costi di questo tipo è necessario passare alla seconda fase, che prevede un processo di lavoro congiunto tra “clienti” e “esecutori” durante l'ottimizzazione dei processi aziendali. L’attività di una sola parte è impossibile. La riduzione dei costi può essere ottenuta solo quando tutte le parti coinvolte nell'ottimizzazione dei processi aziendali hanno discusso come desiderano modificare i processi aziendali e come lavoreranno insieme. A questo livello è possibile ottenere risparmi superiori al 20% e ottimizzare i processi aziendali che supportano funzioni diverse, ma hanno lo stesso interesse al raggiungimento del risultato finale.

• Terzo livello.

Questa fase è considerata la più efficace: puoi ottenere un risparmio del 30%. In questa fase sorgono alcune difficoltà: lavorare con le spese si basa sulla comprensione dell'intero sistema di processi aziendali dell'organizzazione; l’ottimizzazione dei processi aziendali riguarda un ampio numero di attività.

Metodi applicati per l'ottimizzazione dei processi aziendali

Discutiamo brevemente i metodi più diffusi utilizzati per ottimizzare i processi aziendali:

Metodo 1.Analisi SWOT(studiare i lati deboli e forti di un processo aziendale).

L'analisi SWOT è un metodo di pianificazione delle strategie utilizzato per valutare fattori e fenomeni che influenzano un progetto imprenditoriale o un'azienda. Tutti i parametri esistenti possono essere suddivisi in quattro gruppi: punti di forza, debolezza, opportunità e minacce.

Il principio chiave di questo metodo è la ricerca ed eliminazione dei punti più vulnerabili e la minimizzazione delle minacce e dei rischi teorici.

Metodo 2.Metodo causa-effetto(Diagramma di Ishikawa - Diagramma di causa ed effetto).

Diagramma di Ishikawa - il cosiddetto. un "diagramma a lisca di pesce" o un "diagramma causa-effetto", nonché un diagramma di "analisi delle cause principali".

Uno dei 7 strumenti più famosi per misurare, valutare, controllare e migliorare il livello di qualità dei processi produttivi:

• carta di controllo;
• Diagramma di Pareto;
• grafico a barre;
• lista di controllo;
• diagramma di Ishikawa;
• stratificazione (stratificazione);
• grafico a dispersione.

Utilizzando questo metodo è possibile trovare le principali relazioni tra i parametri ed esplorare il processo aziendale richiesto nel modo più accurato possibile. Il diagramma aiuta a identificare i principali fattori che hanno l'impatto più significativo sullo sviluppo del problema studiato.

Metodo 3.Analisi comparativa.

Il benchmarking è un metodo per analizzare i vantaggi e valutare i vantaggi di partner competitivi e concorrenti nello stesso campo o in un campo correlato al fine di identificare i fattori più produttivi. In una certa misura, questo può essere chiamato spionaggio industriale, ma c'è una differenza significativa: questo metodo viene implementato utilizzando osservazioni superficiali.

Metodo 4.Analisi e ottimizzazione dei processi aziendali basato su indicatori (KPI).

Metodo di analisi delle prestazioni chiave. Questo è il principio di definizione degli obiettivi finali per un processo aziendale, al raggiungimento del quale si aumenta l'obiettivo o, se non è stato possibile avvicinarlo, si analizzano i metodi utilizzati per implementarlo.

Metodo 5.Brainstorming.

Il brainstorming è un metodo, la cui essenza è la discussione attiva dei problemi, vengono espresse tutte le possibili opzioni per risolverli e sulla base di ciò viene selezionata quella più efficace.

Scoprire, come organizzare correttamente una sessione di brainstorming, da un articolo sulla rivista “Direttore Commerciale”.

Metodo 6.Metodi Lean, “6 Sigma”.

Un metodo per rilevare miglioramenti della produttività riducendo gli errori in un processo di produzione.

Metodo 7.Calcolo e modifica della frammentazione del processo.

Un metodo per ridurre o aumentare i componenti di un processo aziendale.

Metodo 8.Analisi della logica aziendale del processo:

• eliminare le procedure inefficaci;
• distribuzione delle responsabilità nell'attuazione dei processi aziendali e delega dei poteri decisionali;
• collegare il lavoro parallelo;
• registrare le informazioni alla fonte e incorporare la loro elaborazione nel lavoro reale.

Metodo 9.Metodo di analisi dei costi funzionali (analisi FCA).

Il principio dell'analisi è ottenere la massima funzionalità dell'oggetto al minimo costo sia per il venditore che per l'acquirente.

Metodo 10.Metodo di simulazione del modello (dinamico) dell'alimentazione.

Una tecnica che consente di rappresentare, nel quadro di un modello informatico dinamico, le azioni delle persone e l'uso delle tecnologie utilizzate nei processi di reingegnerizzazione oggetto di studio. L’esecuzione della modellazione prevede quattro fasi principali:

• costruire un modello;
• il suo lancio;
• analisi degli indicatori di performance ottenuti;
• valutazione di scenari alternativi.

Un metodo molto efficace, a patto che tutte le quantità necessarie per costruire il modello siano attuali e precise.

Metodo 11.Calcolo e analisi dell'intensità di lavoro e della durata di un processo aziendale.

La metodologia è stata creata per calcolare il numero ottimale di dipendenti in un'impresa e il carico di lavoro su di essi.

Metodo 12.Analisi della matrice di distribuzione delle responsabilità.

Una tecnica per elaborare una tabella funzionale visiva che divide rigorosamente l'impresa in unità organizzative, collegamenti, ecc. In altre parole, i compiti vengono assegnati alle unità strutturali.

• Contabilità delle perdite di produzione, cause e modi per eliminarle

Ottimizzazione dei processi aziendali passo dopo passo

Fase 1.Descrizione dei processi aziendali.

Segui sempre la regola di base: quando avvii una procedura di ottimizzazione dei processi aziendali, scopri cosa e come funziona nella tua organizzazione e solo dopo inizia a lavorare. A prima vista, questo consiglio sembra semplice, ma poche aziende lo mettono in pratica. Di norma, tutto avviene in modo completamente diverso: prima ottimizzano i processi aziendali e poi pensano a ciò che hanno fatto. Perché succede questo? Per comprendere il flusso di lavoro di un'impresa, è meglio studiarlo attraverso la catena del valore: ci sono aziende che forniscono risorse o beni alla tua organizzazione o svolgono una funzione aggiuntiva di cui il tuo cliente ha bisogno. Comprendere in quale fase e come si forma il valore aggiunto del prodotto finale, a partire dalla fase di ottenimento di risorse e materie prime dalle aziende fornitrici. Questo è un metodo semplice ma molto efficace. Utilizzandolo sarai subito in grado di calcolare i punti base di “entrata” in azienda ed i principali punti di “uscita”. Tale ricerca aiuterà l'organizzazione a ottimizzare i processi aziendali. Puoi:

• studiare il processo di lavoro dell'impresa nel suo insieme;
• processi di lavoro separati che richiedono un'automazione primaria utilizzando tecnologie IT;
• Spiega al personale cosa fa la tua organizzazione e in che modo ciascun dipendente contribuisce ad essa;
• decidere le modalità per migliorare la qualità del prodotto/servizio finale. La visibilità dei processi aziendali ti darà la possibilità di vedere i colli di bottiglia e aumentare l’utile netto dell’azienda.

Quando conduci una ricerca, ricorda che oltre ai processi aziendali chiave responsabili della creazione del prodotto per il quale i clienti pagano risorse materiali, ce ne sono anche di supporto. Non richiedono finanziamenti, ma costituiscono l’infrastruttura dell’organizzazione e garantiscono il funzionamento continuo dei principali processi aziendali. Esistono anche processi di sviluppo aziendale che hanno il compito di portare profitto all'azienda in futuro: studiano i mercati dei beni, eseguono l'ottimizzazione dei processi aziendali, l'ammodernamento tecnico, ecc.

Fase 2.Nomina dei responsabili.

Per ottimizzare i processi aziendali, nominare uno specialista responsabile (manager), nonché dipendenti responsabili per ogni fase e processo di ottimizzazione. Un manager non deve solo essere una persona obbligatoria, ma anche gestire il processo lavorativo di altri dipendenti a lui subordinati. Il compito principale di tali manager è lavorare continuamente per migliorare l'efficienza. A questo proposito, le loro responsabilità lavorative dovrebbero essere il più chiare possibile. Naturalmente, è impossibile formalizzare ogni processo, ma se alcune funzioni di gestione sono prescritte dalla normativa, il manager non avrà bisogno di parlare costantemente di quali siano le sue responsabilità e quale risultato dovrebbe ottenere alla fine.

Il modo più semplice per regolamentare la gestione dei processi aziendali di un’organizzazione è dall’alto verso il basso:

• organizzare la regolamentazione dei processi aziendali a livello manageriale: creare KPI per l'azienda e i suoi dipartimenti strutturali, definire le aree di responsabilità. Questa procedura sarà obbligatoria per gli amministratori e li aiuterà a gestire l’impresa in modo più efficace, concentrandosi il più possibile sulla strategia di sviluppo dell’organizzazione;
• allo stesso modo, spiegare e annotare i processi aziendali per il personale di livello inferiore. In questa situazione, è necessario descrivere il processo lavorativo di ciascuno specialista all'interno del suo dipartimento entro i confini dei processi aziendali a cui prende parte il dipendente;
• organizzare la regolamentazione della procedura di gestione del processo. Qui è necessario creare un meccanismo di feedback da parte di specialisti dal basso verso l'alto al fine di scambiare rapidamente informazioni, tenendo conto di nuove informazioni, prendere decisioni sull'adeguamento dei piani attuali e dei KPI dell'organizzazione, supportando così la modernizzazione dell'azienda entro i confini di la strategia complessiva di sviluppo. È necessario prestare attenzione al fatto che ogni cambiamento deve essere prima esaminato dai dipendenti responsabili di determinati processi aziendali, e solo quelli importanti vengono sottoposti alla discussione del responsabile;
• creare un sistema di documentazione normativa che unirà la gestione funzionale e dei processi in uno solo. Molto probabilmente si tratterà di regolamenti sul processo lavorativo del dipartimento e sulle funzioni lavorative dei dipendenti dell’azienda.

La regola principale del regolamento è la sua attuazione obbligatoria durante il processo lavorativo dell'impresa. Puoi sviluppare la descrizione del lavoro più efficace, ma a cosa servirà se resta su uno scaffale a raccogliere polvere senza essere utilizzato?

Fase 3.Implementazione dell'ottimizzazione dei processi aziendali.

Dopo aver descritto tutti i processi lavorativi dell’azienda e nominato i dipendenti responsabili della loro esecuzione, arriva il momento di combattere i colli di bottiglia. In qualsiasi organizzazione, il numero di tali aree problematiche può essere di diverse dozzine, pertanto di seguito descriveremo la sequenza di azioni per tale situazione:

• valutare tutti i processi aziendali dell'azienda ed eliminare la duplicazione delle responsabilità lavorative dei dipendenti;
• calcolare la quantità di tempo richiesta per ciascun processo aziendale, condurre un'analisi comparativa con valori medi in quest'area e adattarla a indicatori reali;
• organizzare un'analisi dell'utilizzo delle risorse da parte della vostra produzione;
• esaminare i movimenti di valori e informazioni nella vostra azienda e liquidare le aree in cui riscontrate perdite;
• Analizzare l'efficienza dello sfruttamento delle risorse per ciascun processo lavorativo.

Fase 4.Automazione dei principali processi aziendali.

È necessario procedere a questa fase solo quando saranno state completate le fasi di regolamentazione e creazione di un sistema di ottimizzazione dei processi aziendali. È impossibile realizzare l'automazione nel caos più completo, a questo proposito, se si ritiene che l'implementazione di un sistema IT aiuterà a superare la difficile situazione con i processi aziendali dell'organizzazione, allora questa è un'opinione molto sbagliata. Sprecherai solo un'enorme quantità di risorse finanziarie e tempo personale.

Fase 5.Valutare i risultati dell'ottimizzazione dei processi aziendali.

Parliamo di alcuni risultati che si dovrebbero ottenere a seguito dell'ottimizzazione dei processi aziendali:

• formalizzazione del modello di business implementato nella vostra azienda, eliminazione delle responsabilità lavorative e delle strutture aziendali duplicate;
• monitorare le prestazioni lavorative degli specialisti, che li motiva a svolgere le proprie funzioni lavorative in modo più responsabile;
• ridurre il numero di errori e ridurre il livello del fattore umano nel processo produttivo;
• implementazione di un sistema di KPI che motivi i dipendenti al raggiungimento di determinati risultati e renda il sistema premiante il più trasparente possibile;
• la regolamentazione dei processi aziendali costituisce una base di conoscenza sui processi aziendali dell’azienda, pertanto il nuovo personale si inserisce nel processo lavorativo il più rapidamente possibile;
• ridurre al minimo le interruzioni del processo produttivo dell’impresa dovute alla mancanza di risorse o di personale;
• reperimento e liquidazione di immobilizzazioni finanziarie non utilizzate nel fatturato della società;
• riducendo gli acquisti di prodotti non necessari.

Opinione di un esperto

Quali processi devono essere automatizzati?

Anatolij Zubeyrov,

Direttore generale di Millsystems, Mosca

Il processo di automazione dovrebbe interessare innanzitutto quei processi aziendali dell'organizzazione che sono più costosi in termini di risorse lavorative. Se parliamo di produzione seria, allora è necessario mettere in ordine la circolazione della documentazione all'interno dell'azienda, relativa alle consegne e ai pagamenti tra i reparti dell'impresa.

Se consideriamo le aziende di medie dimensioni, il processo di automazione deve essere applicato a clienti e fornitori, alla loro logica interazione. Innanzitutto, le organizzazioni commerciali con diverse dozzine di posizioni e un gran numero di controparti dovrebbero pensare all'automazione dei processi aziendali. Le piccole imprese devono pensare a come rendere il lavoro con l’IT il più semplice possibile e garantire che il processo di produzione aziendale rimanga efficiente come prima dell’automazione.

Un'efficace automazione della logistica di magazzino, della consegna e della vendita dei prodotti porta ad una riduzione dei costi finanziari e consente inoltre di evitare:

• costi materiali per personale aggiuntivo;
• uso analfabeta del trasporto a motore, di proprietà dell'organizzazione, e spazio di archiviazione in eccesso;
• funzionamento inefficiente dei trasporti di proprietà dell'azienda e spazio in eccesso nei magazzini;
• perdita di prodotti che hanno una durata di conservazione breve;
• pagamenti in eccesso per i servizi delle società di trasporto.

Quale software dovresti scegliere? Innanzitutto deve consentire l’automazione dei processi aziendali a tutti i livelli. È necessario che tutti i processi in qualsiasi fase dell'automazione possano essere realisticamente completati nel più breve tempo possibile. È anche importante che il software sia comprensibile a tutti nella tua azienda.

• Automazione dei processi aziendali: preparazione e implementazione

Errori tipici nell'ottimizzazione dei processi aziendali

Errore 1.Dichiarazione del problema errata.

La regola principale è l'esposizione specifica e corretta del problema: cosa è necessario fare per ottimizzare l'azienda, in quali tempi e quale risultato deve essere ottenuto. È improbabile che la caratterizzazione dei processi aziendali contribuisca a un miglioramento immediato (a meno che la descrizione non riveli evidente confusione o funzioni duplicate dei dipartimenti). Per ottimizzare il lavoro dell'azienda è necessario decidere verso quale risultato indirizzare lo sviluppo dell'impresa.

Ad esempio, non ha senso caratterizzare i processi del reparto contabilità se la tua organizzazione non ha entrate. Il motivo della bassa redditività del lavoro dovrebbe essere ricercato nella divisione responsabile della vendita dei prodotti. Con il miglioramento delle attività di questo reparto problematico, migliorerà anche il lavoro degli altri, compresa la contabilità. Di conseguenza, la descrizione dei processi aziendali è una tappa di una campagna su larga scala volta a ottimizzare la gestione aziendale.

Errore 2.Sproporzionalità dei compiti e degli sforzi.

In pratica, ci sono descrizioni di processi che non sono legati all'obiettivo principale dell'organizzazione (ad esempio, l'interazione di un manager con una segretaria nel tentativo di mettersi in contatto con un vice). È chiaro che la caratterizzazione di un simile processo non ha alcun senso ai fini dell’ottimizzazione del lavoro aziendale ed è errata in termini di contenuti e costi.

Errore 3.Scelta sbagliata dei mezzi di descrizione.

Per caratterizzare i processi aziendali al fine di ottimizzarli vengono utilizzati programmi di varia potenza. Il loro costo varia da 100 a 100.000 dollari USA. Ovviamente, la potenza del programma acquisito deve essere correlata alle dimensioni dell'azienda. Pertanto, l'acquisizione di un potente programma da parte di una piccola azienda è ingiustificata. Lo strumento viene selezionato in base alle capacità finanziarie dell’azienda e ai compiti che dovrebbero essere risolti ottimizzando i processi aziendali dell’organizzazione. Sulla base dell’esperienza esistente, soluzioni relativamente semplici come BPWin 2 possono aiutare a raggiungere i vostri obiettivi anche nelle grandi imprese. In ogni caso il software è solo un elemento ausiliario. La qualità dell'organizzazione del processo di ottimizzazione aziendale gioca un ruolo decisivo.

Opinione di un esperto

L'ottimizzazione dei processi aziendali dovrebbe essere regolare

Alla Bednenko,

Direttore delle risorse umane, società Econika-Obuv, Mosca

In condizioni di intenso sviluppo dell’organizzazione, il suo manager è costretto a ottimizzare regolarmente le attività dell’azienda. Questo è esattamente il modo in cui si è deciso di agire nella nostra azienda. Il cliente del progetto di ottimizzazione aziendale era il direttore generale della società Econika-Obuv e il suo supervisore era il vicepresidente della società Econika. Il direttore delle risorse umane è stato nominato responsabile del progetto.

1. Obiettivi. Gli obiettivi del nostro progetto per ottimizzare i processi aziendali erano: identificare i processi che necessitano di miglioramento, adattarli agli obiettivi strategici dell'organizzazione e prepararsi per l'introduzione di un sistema completo di gestione aziendale automatizzata.

2. Fasi del progetto. Per realizzare il progetto di ottimizzazione aziendale sono stati effettuati i seguenti passi:

• formazione di un modello di processo aziendale esistente;
• creazione del modello desiderato di processi aziendali (con fissazione dei principali parametri di efficacia dei principali dipartimenti dell'organizzazione);
• progettazione di proposte di adeguamento e approvazione di specifiche tecniche per lo sviluppo e l'implementazione di un sistema informativo aziendale;
• generare idee per automatizzare i processi lavorativi dell’azienda;
• ottimizzazione dei processi aziendali dell’organizzazione in quanto tali, ovvero il loro miglioramento.

3. Criteri di valutazione dei risultati del progetto. Inizialmente sono stati individuati:

• minimizzare i costi di tempo, personale, materiali e finanziari (misurati in%);
• aumento della qualità e della tempestività della reportistica dei dirigenti (in%);
• riduzione dell’influenza esterna sulla performance aziendale (in%);
• maggiore attenzione agli interessi dei clienti di ciascun dipartimento dell'impresa (al livello di 8-9 punti su 10) al fine di realizzare il piano per le entrate delle vendite e ottimizzare le attività dell'organizzazione;
• aumento dell’efficienza aziendale.

4. Squadra. Il progetto di ottimizzazione dei processi aziendali dell'azienda è stato gestito da un leadership team di sette persone. Comprendeva un direttore marketing, un assistente del direttore generale dell'azienda, il capo del dipartimento di informatica e il capo del dipartimento di creazione delle collezioni.

Il team di gestione ha sviluppato i termini di riferimento, ha stabilito i requisiti per il progetto per ottimizzare i processi aziendali dell'azienda, ha stipulato contratti con specialisti esterni e ha creato condizioni positive per le loro attività, ha concordato un programma di lavoro e ha formato parametri per l'efficacia del progetto. Le riunioni del team si tenevano settimanalmente.

Un altro gruppo di lavoro di ottimizzazione comprendeva 10 top manager dell'organizzazione. Le sono stati affidati i seguenti compiti:

• acquisire competenze per realizzare un progetto di ottimizzazione;
• selezione e revisione analitica di documenti e informazioni per l'ottimizzazione;
• generazione di un punto di vista coerente;
• approvazione e implementazione delle modifiche.

Piccoli gruppi di dipendenti si incontravano due o tre volte alla settimana per discutere possibili modifiche ai vari processi. In questo modo è stato possibile coinvolgere l'intero staff nella discussione sulle trasformazioni proposte.

5. Attuazione del progetto. Il progetto, volto a ottimizzare il lavoro dell'azienda, è in corso da otto mesi. In questa fase si stanno implementando le trasformazioni. Assumiamo che il periodo di implementazione del problema di ottimizzazione sia di circa due anni. Quando verrà adottata la struttura del sistema informativo dell'azienda, inizieranno i lavori per la formazione di specifiche tecniche per ottimizzare il sistema informativo dell'intera società nel suo insieme.

6. Risultati. Oggi consideriamo il risultato principale la formazione del modello di processo aziendale desiderato e la posizione coordinata del personale dirigente dell’impresa. Inoltre, abbiamo acquisito una chiara comprensione del tipo di struttura organizzativa necessaria per realizzare efficacemente gli obiettivi aziendali. È stata effettuata l'ottimizzazione delle finanze, i progressi nella formazione delle collezioni, delle forniture e della logistica.

L’esperienza nell’ottimizzazione del lavoro dell’azienda dimostra la sua degna organizzazione. Tuttavia, il risultato potrebbe essere ancora migliore se l’azienda assumesse a tempo indeterminato uno specialista nel campo dell’analisi aziendale; la sua visione professionale dei processi interni dell'azienda arricchirebbe le opinioni dei consulenti invitati. Idealmente, il CEO dovrebbe dedicare la maggior parte del proprio tempo – circa l’80% – a questa iniziativa. Per la nostra organizzazione questo compito si è rivelato impossibile, poiché ci occupiamo anche di questioni di gestione del personale (attualmente il numero dei dipendenti è di circa 800 persone).

Ottimizzazione dei processi aziendali: i 5 libri TOP , da cui puoi trarre idee

1. Vladimir Repin “Processi aziendali. Modellazione, implementazione, gestione.”

Hai deciso di migliorare i tuoi processi aziendali e intendi introdurre un approccio per processi nella gestione dell'azienda? Hai bisogno di consigli pratici per formare e classificare i processi aziendali della tua organizzazione? Quindi è necessario acquistare un nuovo libro del professionista Vladimir Repin.

Quella che avrete tra le mani non è una lettura facile, ma una pubblicazione che richiede elaborazione e comprensione. Contiene dozzine di figure, tabelle, diagrammi di flusso e modelli di documenti che non possono essere trovati in altre fonti aperte.

Vladimir parla della sua visione delle opportunità esistenti e fornisce consigli per creare un sistema per l'ottimizzazione dei processi aziendali in azienda, basato sull'esperienza reale di numerosi progetti di consulenza in Russia.

2. Teoria dei vincoli di Goldratt "Approccio sistemico al miglioramento continuo".

I libri di questo autore sono estremamente popolari, poiché fornisce consigli per risolvere molti problemi: contraddizioni tra i tempi dei beni e la loro qualità, tra prezzo e costi finanziari, ecc. Nel recente passato, le informazioni sui metodi chiave di ragionamento di Goldratt sono state incomplete e sparse, ma questo libro è considerato la prima guida sistematica e professionale.

3. John Jeston, Johan Nelis “Gestione dei processi aziendali. Una guida pratica per un’implementazione di successo del progetto."

Questa pubblicazione descrive i principi fondamentali della gestione dei processi aziendali, le loro caratteristiche positive e i benefici che porteranno all'azienda ed esamina anche esempi di implementazione di tale gestione. Esamina il sistema generale, gli strumenti e i metodi del VRM.

Il manuale può essere utilizzato come riferimento per le aziende che implementano progetti di gestione dei processi, poiché il materiale in esso descritto fornisce strumenti pratici, chiarimenti e assistenza nell'attuazione efficace dei progetti aziendali.

4. Eliyahu Goldratt “Scopo. Un processo di miglioramento continuo."

Una persona che vede qualsiasi problema durante la gestione del proprio progetto imprenditoriale è obbligata a costruire relazioni di causa ed effetto tra processi e risultati, nonché a comprendere i principi di base per ottenere la massima efficienza del processo lavorativo dell'azienda.

5. Mary e Tom Poppendieck, "Produzione snella di software: dall'idea al profitto".

Si tratta di una guida che può essere necessaria in qualsiasi situazione in cui è necessario stabilire i processi più efficienti. Il libro è una lettura obbligata per top manager, manager e sviluppatori aziendali che hanno un rapporto diretto con il software.

Informazioni sugli esperti

Sergej Pankin, formatore-consulente della compagnia "Center Orgprom", Ekaterinburg. Anno di fondazione: 2001. Specializzazione – incremento dell'efficienza produttiva e della competitività delle imprese industriali.

Michail Gordeev, Direttore della tecnologia presso Euromanagement, Mosca. La società Euromanagement ha una significativa esperienza nel mercato dei servizi di consulenza e possiede tutte le tecnologie necessarie per risolvere i problemi complessi delle imprese clienti. L'organizzazione fornisce ai partner gli strumenti più efficaci per fare impresa, svolgendo la propria attività in 7 aree: consulenza del personale, consulenza direzionale, consulenza finanziaria, consulenza informatica, automazione aziendale, selezione del personale, formazione aziendale.

Anatolij Zubeyrov, Direttore generale di Millsystems, Mosca. L'azienda Millsystems è distributore ufficiale del sistema informativo Sellora Management System. Sellora Management System è un sistema gestionale ERP che soddisfa le esigenze di qualsiasi azienda ed è adatto a qualsiasi impresa. Inoltre, il sistema è perfettamente ottimizzato per le realtà del mercato russo, ad es. tiene conto di tutte le caratteristiche nazionali del lavoro d’ufficio domestico.

Alla Bednenko , Direttore delle risorse umane presso Econika-Obuv, Mosca. Una delle organizzazioni leader nel mercato russo delle calzature di moda, operatore di catene di vendita al dettaglio in Russia. Più di un centinaio di negozi di scarpe a marchio Econika sono aperti in tutta la Russia, così come in Ucraina e Kazakistan.

Molti programmi si avviano automaticamente all'accensione del computer, causando un ritardo nell'avvio del sistema. Inoltre, questi programmi occupano RAM extra e non sono sempre necessari.

Per modificare l'elenco dei programmi per l'avvio, è necessario fare clic sul pulsante "Start" e digitare il comando msconfig nella barra di ricerca. Nella scheda Avvio vengono selezionati i programmi che si avviano all'accensione del computer. Non resta che deselezionare i programmi non necessari.

Fare attenzione a non disattivare il caricamento automatico di utilità e prodotti antivirus.

3. Disabilita il caricamento automatico dei caratteri non necessari

Quando accendi il computer, Windows scarica una selezione di oltre 200 caratteri diversi. Puoi disabilitare quelli non necessari in questo modo: "Start" - Pannello di controllo - Design e personalizzazione - Caratteri. Apri il menu contestuale con il tasto destro e sul carattere non necessario e seleziona "Nascondi".

Solo Comic Sans , solo hardcore!

4. Eliminazione di file temporanei

Nel processo di lavoro, quotidianamente vengono creati molti file temporanei sul disco rigido, che in qualche modo diventano impercettibilmente permanenti. Inoltre riducono notevolmente la velocità complessiva del tuo computer.

Pulire regolarmente il computer accelererà il caricamento del sistema operativo e dei programmi e libererà spazio sul disco rigido.

Per fare ciò, basta aprire Risorse del computer - la partizione con il sistema operativo (solitamente l'unità C:\) - la cartella Windows - la cartella Temp, quindi eliminare tutti i file e svuotare il Cestino.

5. Pulizia del disco

Per ottimizzare Windows, gli sviluppatori Microsoft hanno fornito un'utilità di pulizia del disco integrata. Cerca ed elimina file spazzatura, come file temporanei Internet, distribuzioni di programmi installati, varie segnalazioni di errori e altro.

Vai al menu Start - Tutti i programmi - Accessori - Strumenti di sistema - Pulizia disco.

6. Deframmentazione del disco

Dopo aver eliminato programmi e file non necessari, inizia a deframmentare il disco, ad es. raggruppare i file sul disco rigido per la massima ottimizzazione del PC.

La deframmentazione può essere eseguita utilizzando gli strumenti di Windows oppure è possibile utilizzare programmi speciali: questo è un argomento per un articolo separato.

La procedura standard sarà simile alla seguente: in Explorer, seleziona la partizione da deframmentare (ad esempio, unità D:\) e fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa, nel menu visualizzato, apri Proprietà e nella scheda Strumenti, fai clic su "Deframmenta. "

7. Installa l'SSD

Un'unità a stato solido aiuterà ad accelerare il caricamento del sistema operativo e dei programmi, di cui abbiamo discusso l'autoinstallazione nel laptop. Se non hai abbastanza soldi per un SSD da 500 GB, ha senso acquistare un disco almeno per installare il sistema operativo: volerà semplicemente sul nuovo SSD.

8. Installare l'HDD


Ci sono molte guide video sull'installazione dell'HDD su YouTube. Eccone uno

Se il tuo budget non ti consente di spendere soldi per costose unità SSD, non dovresti rinunciare a componenti più tradizionali. L'installazione di un HDD aggiuntivo migliorerà significativamente le prestazioni del PC.

Pertanto, se il disco rigido è occupato per oltre l'85%, il computer funzionerà molte volte più lentamente. Inoltre, installare da soli un disco rigido aggiuntivo sul tuo PC desktop è ancora più semplice di un SSD.

9. Installazione di RAM aggiuntiva

La RAM viene utilizzata per elaborare i programmi in esecuzione. Più informazioni devi elaborare, più RAM avrai bisogno.

Se non c'è abbastanza memoria, il sistema inizia a utilizzare le risorse del disco rigido, il che porta a un rallentamento critico del computer e al blocco di Windows.

Aggiungere o sostituire le chiavette RAM non è difficile. Per un normale computer con una serie di programmi per ufficio standard, sono sufficienti 4 GB di RAM e per un PC da gioco puoi pensare a 16 GB o più.

10. Pulizia

La polvere è il nemico numero 2 del computer (tutti sanno che lo è il nemico numero 1). Impedisce la normale ventilazione, che può causare il surriscaldamento dei componenti del PC, rallentando il sistema. Il surriscaldamento estremo dei componenti può portare al loro completo guasto.

Spegni il computer almeno mezz'ora prima di iniziare la pulizia. Non pulire con indumenti sintetici: l'attrito può provocare una carica statica che può danneggiare i componenti. Per rimuovere l'elettricità statica, toccare la parte non verniciata del radiatore del riscaldamento centralizzato.

Accendi l'aspirapolvere a bassa potenza e rimuovi con cura la polvere da tutte le parti del PC. Particolare attenzione dovrebbe essere prestata all'alimentatore, al dispositivo di raffreddamento del processore e alla scheda video, dove si accumula la maggior parte della polvere.

In un'azienda con più di una persona, di norma, ci sono vari dipartimenti: vendite, marketing, contabilità, ecc. I compiti svolti da questi servizi sono molto diversi e anche i principi della loro organizzazione e funzionamento sono diversi. Tuttavia, è possibile descrivere un algoritmo universale che può essere utilizzato per ottimizzare qualsiasi dipartimento, indipendentemente dal suo scopo e dalla sua struttura organizzativa. Questo è ciò che faremo ora.

Cos'è l'ottimizzazione?

L'ottimizzazione operativa è un insieme di misure volte ad aumentare l'efficienza di un dipartimento (o di un'impresa nel suo insieme). L'essenza di questi eventi può essere espressa dal noto motto: "Più in alto, più lontano, meglio!" Cioè, come risultato delle azioni intraprese, la divisione inizia a dimostrare una maggiore produttività, una riduzione dei costi, ecc.

Quindi iniziamo. Il nostro compito è descrivere le fasi universali di ottimizzazione delle attività dell’unità.

Viene visualizzata una richiesta di ottimizzazione

Una richiesta formale di ottimizzazione può provenire sia dal management dell’azienda che dal capo di un dipartimento, alla ricerca di “cosa correggere qui”. Di conseguenza, nel secondo caso, la richiesta è solitamente abbastanza generale, finalizzata al miglioramento generale del sistema, e nel primo è più specifica, causata dall'insoddisfazione per gli indicatori specifici dell'unità. Ad esempio, il capo di un'azienda potrebbe voler ridurre i costi di un particolare servizio. Dicono che consumi troppo. Questo desiderio nasce soprattutto spesso in relazione a divisioni che non influiscono direttamente sui risultati economici dell'azienda. Un esempio è il dipartimento del personale, soprattutto se le sue funzioni si limitano al reclutamento.

Ma il desiderio di ridurre i costi non è l’unico motivo del cambiamento. Molto spesso il punto è che il dipartimento nella sua forma attuale non riesce ad affrontare le proprie responsabilità in modo sufficientemente efficace.

La formulazione della richiesta funge da elemento scatenante; da qui inizia tutto. E la prima fase di questa azione è “Definire la missione e la funzione economica dell’unità”

Definire la missione e la funzione economica dell'unità

Questo punto probabilmente causerà la maggiore sorpresa. Sembrerebbe, cosa c'è da determinare? Il reparto vendite vende, il corriere consegna, il reparto pubblicità pubblicizza. E così via. Tuttavia, tutto non è affatto così semplice.

Per cominciare, negli affari russi di oggi l'apparato concettuale è più o meno consolidato, ma con responsabilità lavorative all'interno di una posizione è ancora molto lontano dall'unificazione. Le persone che occupano una posizione con lo stesso titolo possono fare cose completamente diverse in aziende diverse. L’esempio più significativo sono gli esperti di marketing. La gamma di compiti a cui possono essere affidati spazia dalla scrittura di un concetto di sviluppo aziendale alle vendite personali. È lo stesso con i responsabili delle risorse umane. Per alcuni si tratta di formazione, motivazione, cultura aziendale, mentre per altri è un reclutamento cronico e senza speranza. E una tale diffusione può essere trovata nella maggior parte delle aziende.

Ed è per questo che, prima di migliorare qualcosa, è necessario determinare quale posto occupa questo qualcosa nella costruzione complessiva dell'azienda.

Di conseguenza, la risposta a questa domanda includerà:

1. Descrizione dei compiti specifici risolti a livello di questa unità

2. Il posto della divisione nelle attività complessive dell'azienda

3. Determinazione della partecipazione economica alle attività generali della società

Quando rispondi a queste domande, dovresti cercare di mantenere la massima chiarezza e specificità nella formulazione. Tuttavia, questo non viene fatto “per spettacolo”, quindi formulazioni come “Contribuire in ogni modo possibile alla crescita del welfare aziendale” non sono appropriate qui.

Definizione dei criteri di prestazione

Questo punto è fondamentale. Tutto il lavoro successivo si baserà su ciò che viene scelto come criterio di efficienza. Di norma, i criteri vengono selezionati in base ai compiti definiti nel paragrafo precedente. Cioè, l’analisi si basa sul raggiungimento degli “obiettivi statutari” dell’unità. Ad esempio, per il servizio di sicurezza è definito il compito "prevenire il furto di beni aziendali", il che significa che il numero di furti sarà proprio questo criterio per questo compito.

Pertanto, i compiti precedentemente formulati ci danno l’opportunità di valutare l’efficacia delle azioni dell’unità.

Se ci troviamo di fronte all'impossibilità di valutazione, significa che i compiti sono stati formulati in modo errato, nel processo sono state fatte formulazioni vaghe e prive di significato e dobbiamo tornare indietro di un punto. C'è qualcosa in ballo, ricomincia da capo.

Ma ora i criteri sono stati definiti e il nostro prossimo passo sarà “Valutare l’efficacia dell’unità”

Valutazione delle prestazioni dell'unità

Qui è tutto chiaro. Prendiamo i criteri di prestazione selezionati e valutiamo la situazione in base a ciascuno di essi. Alcune cose possono essere valutate numericamente, altre in base al principio “soddisfacente/insoddisfacente”. Di conseguenza, otteniamo un rapporto generale sul dipartimento, che presenta chiaramente la situazione per ciascuno dei compiti ad esso assegnati. E, osservando attentamente questo rapporto, procediamo alla fase successiva: "Impostazione dei problemi di ottimizzazione"

Impostazione dei problemi di ottimizzazione

Ovviamente anche questa fase non è particolarmente difficile. È necessario ottimizzare quei punti che hanno “ceduto” maggiormente durante la valutazione. I problemi di ottimizzazione dovrebbero essere formulati in termini positivi, vale a dire indicare come obiettivo il risultato desiderato e non l'assenza di ciò che è indesiderabile. In poche parole, l’obiettivo di “ridurre la durata media del lavoro a una settimana e mezza” è l’obiettivo giusto.

E ora, quando tutti i compiti sono stati fissati, inizia il divertimento. Vale a dire - "Misure di ottimizzazione"

Misure di ottimizzazione

E, stranamente, iniziamo questi eventi quasi con la stessa cosa di mezza pagina fa. Cioè, dall'analisi. Ma questa è un’altra analisi volta a individuare le riserve interne. E si comincia con “Stilare un elenco generale delle funzioni all’interno del dipartimento”

Stesura di un elenco generale delle funzioni all'interno del dipartimento

Questo elenco è il più vicino a una descrizione dettagliata del lavoro, con la differenza che viene fatto per l'intero dipartimento nel suo insieme. Ma per semplicità andrebbe suddiviso in base alle posizioni individuali. Pertanto, riceviamo un elenco dettagliato delle funzioni svolte dai dipendenti del dipartimento. E andiamo avanti.

Valutare il successo dell'esecuzione delle funzioni

Anche qui stiamo facendo una valutazione. Ma non in generale, come prima, ma per ciascuna funzione. E otteniamo un quadro chiaro di quali funzioni siano esattamente deboli e di come siano distribuite tra i dipendenti.

Nel caso più semplice, si scopre che tutti i fallimenti si verificano in una persona e la decisione corretta è quella di sostituire questa persona. Ma questa situazione è la più incredibile, poiché questo sabotatore sarebbe stato visibile anche senza alcuna ricerca. Pertanto, molto probabilmente, le funzioni "cedenti" saranno distribuite uniformemente tra i dipendenti del dipartimento.

Se diventa chiaro che è impossibile valutare l'esecuzione delle funzioni, vale la pena pensare seriamente al sistema di controllo esistente e alla sua esistenza.

Determinazione della dipendenza dell'esecuzione riuscita delle funzioni da fattori soggettivi

In questa fase determiniamo in che misura i problemi di prestazione sono legati alle caratteristiche personali dei dipendenti. Ad esempio, qualcuno è molto tranquillo nella vita e ha costanti problemi con le scadenze per completare i compiti assegnati. Di conseguenza, la soluzione sarebbe quella di cambiare le sue responsabilità a favore di quelle che non richiedono reazioni rapide.

Determinazione della dipendenza da fattori all'interno di un dipartimento

Il principale fattore interno che influenza le prestazioni è l'atmosfera lavorativa nel dipartimento. Inoltre, entrambe le deviazioni dal centro, sia positive che negative, portano a tristi conseguenze. Se nel dipartimento c'è un'atmosfera di disunità, confronto e aggressività, il lavoro ovviamente si bloccherà nella parte che richiede l'interazione interpersonale. Tuttavia, d'altra parte, se la squadra è "calda", la maggior parte del tempo di lavoro può essere trascorso bevendo tranquillamente il tè e conversando "sulla vita".

Altri fattori interni negativi sono:

1. Insufficiente automazione del processo (ad esempio, compilazione manuale dei documenti, mantenimento di database cartacei, ecc.)

2. Duplicazione delle funzioni dei dipendenti

3. Definizione poco chiara delle responsabilità lavorative

4. Disponibilità dei dipendenti con doppia subordinazione

Determinare la dipendenza dell'esecuzione riuscita delle funzioni da fattori esterni al dipartimento

Oltre a quanto sopra, è necessario tenere traccia dei fattori esterni. Spesso le azioni dei dipartimenti correlati hanno un impatto negativo sulle prestazioni di un'unità. Ad esempio, la lentezza dell'ufficio acquisti potrebbe essere dovuta alla velocità con cui le fatture vengono pagate dall'ufficio contabilità. È chiaro che in questa situazione non ha molto senso adeguare nulla negli appalti.

Altri esempi: per il mancato rispetto delle scadenze per l'assunzione di un dipendente o per la preparazione di un piano di marketing, potrebbero non essere responsabili i dipartimenti del personale e del marketing, ma i manager le cui responsabilità includevano l'approvazione dei candidati e dei materiali presentati (ad alcuni manager piace davvero "prendere un paio di settimane per pensare”).

“Mappatura temporale” - elaborazione di una mappa del tempo impiegato per l'implementazione delle funzioni descritte (osservazione)

Scaviamo ulteriormente. Adesso dobbiamo armarci di matita, quaderno e cronometro e stabilirci nel reparto per diversi giorni. Come risultato di questa seduta, otteniamo un quadro dell'utilizzo dell'orario di lavoro nel dipartimento: chi spende, quanto e per cosa. A volte vengono alla luce cose strane. Ad esempio, può accadere che la maggior parte dei dipendenti in orario di lavoro si rechi nel corridoio verso la stampante di rete condivisa installata lì e poi cerchi i propri documenti in altri reparti (dove sono stati rubati accidentalmente dalla pila generale).

In ogni caso, i dati che riceviamo sono preziosi. Da loro diventa subito chiaro dove vanno gli anni della nostra vita.

Mappatura temporale (indagine)

Immediatamente dopo l'evento di osservazione, conduciamo un sondaggio per uno scopo simile. Invitiamo i dipendenti a parlare apertamente di dove trascorrono la maggior parte del loro tempo. Riassumiamo le affermazioni in una tabella e confrontiamo la tabella con i dati delle osservazioni.

Fornire suggerimenti per il miglioramento (sondaggio)

Un altro evento democratico. Invitiamo i dipendenti a parlare sull'argomento "Cosa ti disturba nel lavoro del dipartimento e cosa può essere migliorato?" I risultati non stupiranno necessariamente per la profondità dell'analisi (alcune persone sono solo infastidite dalla mancanza di sapone nel WC), ma in ogni caso vale la pena ascoltare l'opinione della “gente”.

Ricerca di opportunità per consolidare funzioni simili

La fase analitica può essere considerata completata e ora procediamo direttamente ai miglioramenti. Il primo di questi sarà “Ricerca di opportunità per consolidare funzioni simili”. Il punto di questo evento è che funzioni simili che richiedono tempo da dipendenti diversi vengono assegnate a un dipendente separato. Ci sono molti esempi di tali soluzioni. Si tratta di una segreteria telefonica, o di una segretaria che indica la strada per l'ufficio, alla quale l'abbonato viene trasferito alla fine della conversazione. Si tratta anche di un operatore PC, che nel reparto contabilità è responsabile dell'inserimento dei documenti primari, sollevando gli specialisti più qualificati da questa routine. Questi sono "operatori di telemarketing": chiamanti nei reparti vendite e ricercatori nelle agenzie di reclutamento. E ci sono molte altre opzioni.

Il consolidamento delle funzioni consente di risparmiare tempo di costosi specialisti e aumentare la produttività complessiva del dipartimento.

Trovare opportunità di automazione

L’automazione è il punto di forza del business moderno. In effetti, nel tipico processo aziendale di un'organizzazione sono presenti numerosi “nodi” che devono essere convertiti in formato digitale. Di conseguenza, è necessario identificare questi nodi e capire come mettere l’automazione al servizio dell’uomo. L’introduzione dell’automazione in un reparto può aumentare la produttività del lavoro fino al 100%, liberando i dipendenti dal lavoro di routine e riducendo i tempi di comunicazione e ricerca dei documenti richiesti.

Quando cerchi opportunità di automazione, dovresti concentrarti sulle esigenze generali dell’azienda. Se l’azienda prevede di acquistare un sistema di gestione unificato dei processi aziendali, forse i problemi del dipartimento verranno risolti. Se non hai intenzione di implementare un CRM generale, potrebbe valere la pena acquistare o creare una sorta di soluzione standard a livello di dipartimento. E, in ogni caso, resta la possibilità di automatizzare le singole funzioni utilizzando programmi “scritti in casa”, senza puntare alla “gestione del reparto digitale al 100%”.

Trovare opportunità di formazione

Mettiamo questo punto per ultimo, nonostante in molti dipartimenti del personale la “Formazione” sia in prima linea nelle priorità. Tuttavia, imparare ad imparare è diverso. E poiché nel nostro caso l’apprendimento non è fine a se stesso, ma un mezzo di miglioramento, notiamo i seguenti punti:

1. L'ottimizzazione del lavoro come risultato della formazione del personale non è sempre possibile, poiché esistono numerosi fattori che non vengono presi in considerazione in anticipo. Questi includono una bassa motivazione dei dipendenti, diverse capacità di apprendimento tra diversi dipendenti, qualifiche insufficienti del formatore, adattamento insufficiente del corso di formazione alle esigenze dell’azienda, ecc.

2. Le persone, purtroppo, non sono materiale molto resistente. Pertanto, gli investimenti nella formazione sono giustificati solo a condizione che il dipendente formato lavorerà in azienda per un periodo di tempo sufficiente a “restituire” i fondi in lui investiti. Tuttavia, non è sempre così.

Tuttavia, se la ricerca ha individuato un bisogno di formazione, allora la formazione dovrebbe avere luogo. La condizione principale che deve essere soddisfatta in questo caso è monitorare l'efficacia della formazione, quanto è effettivamente cambiata l'efficienza dell'unità.

Valutazione economica delle prospettive di ottimizzazione

Quindi, dopo aver selezionato le opzioni di ottimizzazione, arriviamo al momento più spiacevole. Occorre cioè stimare i costi legati allo svolgimento di queste attività e confrontarli con l'effetto economico previsto. Perché chiamiamo questa fase la più spiacevole? Sì, perché è qui che l'impareggiabile portata dei costi e dei benefici acquisiti può diventare evidente. Nel senso che i costi sono alti, ma i benefici ahimè. Ma, tuttavia, è proprio questa fase che determina quali trasformazioni dovrebbero essere “iniziate nella vita”. E, per quanto amaro possa essere, vale la pena rifiutare spietatamente i "miglioramenti per il bene del miglioramento" - trasformazioni che non si ripagano da sole. Perché a lungo termine tali “innovazioni” porteranno solo alla delusione.

E questo è tutto, in realtà. Quasi tutto. Perché dopo aver implementato le soluzioni selezionate, sarà necessario valutarne l'efficacia. Ma questo è già un ritorno all'inizio della nostra storia: "Valutare l'efficacia di un'unità".

Ottimizzazioni di successo per te!