Kaip optimizuoti esamą įmonės veiklą? Pasiūlymų optimizuoti organizacijos personalo valdymo tarnybos darbą Optima LLC pavyzdžiu rengimas Siekiant optimizuoti darbo procesą ir efektyvumą

Yra paplitusi klaidinga nuomonė, kad viskas gyvenime priklauso nuo laiko. Mes naudojame šias frazes kiekvieną dieną:

"Jei tik turėčiau daugiau laiko"
"Man reikia dar kelių minučių"
„Pora valandų darbo, ir viskas“.

Tikime, kad viską būtų galima pasiekti, jei turėtume šiek tiek daugiau laiko. Mes klaidingai manome, kad viskas priklauso nuo kiekio, bet mūsų darbo diena jau per ilga. Kaip viską tvarkyti „neperdegus darbe“ - skaitykite mūsų šiandieninį straipsnį.

Laisvės pančius

Nuo vaikystės esame mokomi laiku pagrįstos rutinos svarbos. Mokyklos diena trunka 8 valandas, o pamokos struktūrą lemia laikas, o ne tai, kiek reikia išmokti. Mus moko, kad svarbiau laikytis termino nei baigti darbą.

Tačiau dabar vis labiau tolstame nuo šios visuotinai priimtos praktikos. Vis daugiau žmonių dirba nuotoliniu būdu, ne visą darbo dieną, pagal sutartį arba rotacijos principu. Aštuonių valandų darbo diena nyksta, bet ar tai laiko apribojimų, kurių tikėjomės, pabaiga?

Laisvė atlikti savo profesines pareigas kur ir kada norime, suteikia mums galimybę dirbti bet kokiu patogiu grafiku. Tai reiškia, kad galime laikytis trumpų terminų arba skirti daug laiko užduotims – tol, kol darbas bus atliktas. Tačiau tyrimai rodo, kad tie, kurių grafikas leidžia dirbti mažiau, galiausiai dirba žymiai ilgiau.

Tarptautinės darbo organizacijos atliktas darbo laiko ir produktyvumo tyrimas parodė, kad vidutinis lankstus darbuotojas dirba 54 valandas per savaitę, o tiems, kuriems taikomas griežtas grafikas, dirba tik 37 valandas per savaitę. Šios 17 papildomų valandų yra „laisvės“ pasekmė. “ susidėti savo tvarkaraštį. grafiką, bet dar blogiau yra tai, kad šios valandos neturi įtakos darbo kokybei ir produktyvumui.

Kai Ekonominio bendradarbiavimo ir plėtros organizacija ištyrė darbo valandų įtaką darbo našumui 18 Europos šalių per 60 metų laikotarpį, ji nustatė, kad našumas per valandą visada mažėjo didėjant darbo valandoms. Be to, pastebėta, kad rezultatas prastėja proporcingai ilgėjančiam darbo laikui.

Po tam tikro momento viskas tik blogėja, nes kitą dieną valandos bus praleistos bandant surasti ir ištaisyti prieš dieną padarytas klaidas.

Kodėl taip nutinka?

Mums visiems pažįstama situacija, kai jausdami labai pavargę ir psichiškai išsekę, dirbame toliau – tik tam, kad didžiąją jo dalį atliktume šviežiu protu. Galbūt tai išdidumas ar atsakomybės jausmas, nors Parkinsono dėsnis atrodo teisingesnis: „Darbas užima lygiai tiek laiko, kiek jam skirta.

Šį „įstatymą“ išsakė Cyril Northcote Parkinson humoristinėje esė žurnale „The Economist“. Parkinsonas pateikia šį pavyzdį:

„Sena ponia, turinti daug laiko, galėtų praleisti visą dieną rašydama ir siųsdama atviruką savo dukterėčiai Bognor Regis. Valandą praleisite ieškodami atviruko, kitą valandą ieškodami akinių, pusvalandį bandydami prisiminti adresą, pusvalandį – rašydami, o dvidešimt minučių – nuspręsdami, ar pasiimti skėtį iki pašto dėžutės kitoje gatvėje. . Visas darbas, kuris užimtam žmogui užtruktų ne ilgiau kaip tris minutes, gali priversti kitą žmogų mirti po visos dienos abejonių, nerimo ir triūso.

Kuo daugiau laiko skiriame užduočiai atlikti, tuo daugiau laiko praleidžiame jai ir kuo daugiau laiko praleidžiame, tuo prasčiau atliekame pačią užduotį. Neįmanoma vienu metu dirbti visu pajėgumu kelias valandas. Motyvacija, valia ir dėmesys yra riboti ištekliai, kuriuos reikia naudoti taupiai visą dieną. Praleidus daugiau laiko, tik žūva motyvacija ir blogėja atliktas darbas.

Taigi, jei dirbate mažiau, galite būti produktyvesni?

Dažnai atrodo, kad neturime pakankamai laiko praleisti su draugais, palaikyti santykius ir viską, kas mus džiugina.

Nors santykiai su šeima ir draugais yra pagrindinės vertybės, daugumai šis klausimas vis dar aktualus.

Galimybė dirbti mažiau suteikia laiko bendrauti ir daryti viską, ko reikia asmeninei gerovei. Skamba tobulai, tiesa? Praleiskite mažiau laiko dirbdami ir turėsite daugiau laiko laisvalaikiui bei susitikimams su mylimais žmonėmis.

Tačiau taip nėra.

Cristobal Yang ir Shayun Limo iš Stanfordo universiteto atliktas tyrimas parodė, kad iš 500 000 darbuotojų daugumos laimės lygis priklauso nuo darbo savaitės trukmės. Savaitgalį jaučiamės visiškai laimingi, o mažiausiai laimingi pirmadienį ir antradienį. Aišku, tiesa?

Keista, ta pati tendencija pastebima ir tarp bedarbių: net tie, kuriems nereikėjo būti darbe per savaitę, vis tiek jautėsi mažiau laimingi darbo dienomis. Yang ir Lim tai sieja su tuo, kad mūsų gerovei svarbiau užmegzti ryšį su kitais žmonėmis nei tik laisvalaikis: visiškai nepasimėgausite laisva diena, jei dieną skirsite tik sau.

Skirkite laiko tik svarbiems darbams

Taigi, mes nepasirodysime geriau, jei daugiau laiko praleisime darbe, ir nebūsime laimingesni, jei turėsime daugiau laisvo laiko.

Mūsų tikslas yra sutelkti dėmesį į produktyvumą, o ne į galutinį rezultatą.

Darbą pateisindami ištekliais ir sugaištu laiku, patenkame į spąstus: pavyzdžiui, „Tam skyriau 60 valandų/4 mėnesius/8 metus. Aš nusipelniau sėkmės“.

Šiuolaikinis posakis sako, kad ne laikas, o pats darbas. Daugeliui nuotolinių ar lanksčių darbuotojų tai reiškia, kad tai daro bet kokia kaina, tačiau džiaugtis x praleistu laiko kiekiu, o ne daug daugiau, yra tiesiog juokinga. Jei galvosime tik apie tai, kas padaryta, negalvodami, kiek laiko buvo skirta užduočiai atlikti ir kiek ji buvo produktyvi, nematysime viso vaizdo.

Kaip aiškina Lynn Wu iš Wharton verslo mokyklos, produktyvumą vertinti pagal rezultatus yra beprasmiška. Produktyvumas priklauso ne tik nuo to, kas padaryta, bet ir nuo to, kaip efektyviai atlikote užduotį.

Neseniai atliktas Juliano Birkinshaw iš Londono verslo mokyklos tyrimas parodė, kad dauguma žinių darbuotojų – inžinierių, rašytojų ir tų, kurie „galvoja apie pragyvenimą“ – praleidžia vidutiniškai 41 % savo laiko dirbdami darbą, kurį lengvai galėtų atlikti kiti.

Mes instinktyviai laikomės užduočių, kurios mus „užsiima“ (ir todėl svarbios). Jaučiamės gerai, kai mūsų grafikas yra suplanuotas minutė po minutės ir turime laukti, kol pasidarys lengviau ir turėsime laiko savo gyvenimo poreikiams. Paradoksalu, bet mes visi norime daugiau laisvo laiko ir vis dėlto laikomės dalykų, kurie jį atima.

Labai sunku atsekti norą dirbti efektyviau. Investuodami į įgūdžius, planuodami ar mokydami kitus, kad išsilaisvintumėte, atlaisvinate laiko darbui, kuris tikrai svarbus, o ne tik tiems dalykams, kurie mus „užsiima“.

Pergalvokite darbą ir gyvenimą

Visais gyvenimo aspektais – tiek darbe, tiek asmeniniais – svarbu ne laiko kiekis. Mes to nekontroliuojame: nėra galimybės pridėti valandų prie dienos. Dėl ilgų darbo dienų ir bemiegių naktų jūs beveik visada dirbate prastai.

Kalbama apie kokybę, efektyvumą, galimybę nustatyti, kiek laiko skirti darbui, ir nuspręsti, kaip šį laiką panaudoti efektyviau. Taip mąstydami nustojame suvokti laiką kaip mūsų dienos matavimo vienetą.

Yra keletas būdų, kaip nuspręsti, kaip produktyviau naudoti savo laiką – kiekvienas iš jų gali būti naudojamas kaip efektyvumo rodiklis.

1. Planuokite užduotis, o ne laiką.

Savo esė Paulas Grahamas siūlo, kad profesionalų, tokių kaip rašytojai ir programuotojai, laiko vienetas yra bent pusė dienos, o ne standartinio grafiko valandos ar pusvalandžio intervalai.

Darbas geriausiai veikia tada, kai jam nereikia griežtų terminų ir grafikų. Skaitymas, rašymas, redagavimas – visa ši veikla yra geresnė, jei nereikia gaišti laiko ar, atvirkščiai, skubėti laikytis terminų.

Darbas siekiant rezultato suteikia sėkmės jausmą ir padeda atsakyti į klausimą, ar dirbate efektyviai.

2. Suradę prasmę, dirbkite toliau.

Motyvacija ir energija yra riboti ištekliai, jų švaistymas griauna mūsų galimybes, o darbas tampa beprasmis.

Dr. Steele'o motyvacijos ir atidėliojimo eksperimentai parodė, kad reikšmingumas yra svarbiausias motyvacijos palaikymo aspektas. Kai darbas, kurį atliekame, atrodo svarbus, esame labiausiai motyvuoti jį užbaigti. Tai kam sustoti? Susitikimus galima perplanuoti, tačiau darbo jaudulį atkurti nėra taip paprasta.

3. Tapkite geresniu, greitesniu, stipresniu

Kaip sakė Henris Davidas Thoreau: „Neužtenka būti užimtam: taip pat ir skruzdėlėms. Klausimas, ką tu darai“.

Turime išmokti kiekvieną dieną sutelkti dėmesį į ką nors reikšmingo, tai leis mums jaustis pasiekę.

Neikite į darbą vien tam, kad išgyventumėte dieną ir paglostytumėte sau per nugarą – susitelkite į savo darbo atlikimą ir pasitenkinimą iš jo, o tik tada išeikite.

Mes galime pakeisti savo darbo būdą tik tada, kai pakeisime savo mąstymą.

4. Paprašykite pagalbos

Dažnai taip pasineriame į savo darbą, kad pamirštame galimybę prašyti pagalbos. Ypač mažose įmonėse, kur atrodo, kad kiekvienas darbuotojas yra maksimaliai apkrautas darbu, pati mintis savo prašymu nutraukti kažkieno darbo procesą atrodo keista.

Tačiau vienas mažas klausimas ar nedidelis pokalbis gali nustatyti, ar užduočiai skiriate 5 minutes ar valandą.

Pasinaudokite aplinkinių žiniomis, kad galėtumėte efektyviai dirbti kartu.

Vietoj išvados

Jums nereikia daugiau laiko – reikia protingai praleisto laiko.
Tai ateina tik supratus, kad ilgos darbo valandos nepadaro to gero.

Kaip Sethas Godinas taip aiškiai pasakė: „Jums nereikia daugiau laiko... jums tiesiog reikia išmokti priimti gerus sprendimus“. Laikas beveik visada yra kokybės, o ne kiekybės reikalas, todėl užsibrėžkite tikslus ir juos siekite.

Organizacijos verslo procesų optimizavimas – tai nuoseklių veiksmų, kuriais siekiama įmonei užsibrėžtų tikslų, tobulinimas, pasirenkant geriausią jų įgyvendinimo variantą. Tai neišvengiamas procesas efektyviai šiuolaikinės įmonės veiklai.

Verslo procesas – tai visuma veiksmų, vedančių prie tam tikro rezultato. Kiekvienas procesas turi konkretų tikslą, savo pagrindinių veiksmų seką ir numatomą rezultatą. Šių skirtingose ​​įmonėse vykstančių procesų skaičius ir tikslai yra skirtingi ir tiesiogiai priklauso nuo verslo rūšies, įmonės dydžio, savininkų ir vadovybės asmeninių savybių. Į visa tai būtina atsižvelgti, kad verslo procesų optimizavimas būtų efektyvus.

Norint sukurti efektyvų verslą, svarbu rinkodaros strategiją derinti su jos įgyvendinimo metodikos įgyvendinimu. Tačiau būna ir taip, kad yra adekvati strategija, parengtos priemonės jai įgyvendinti, tačiau rezultatų nėra: nepavyksta pasiekti suplanuotų rodiklių. Galbūt tai yra žemesnio, procedūrinio valdymo sistemos lygmens problemos. Pabandykime suprasti verslo procesų optimizavimo fenomeną, jo aprašymą ir modeliavimą.

Iki tam tikro išsivystymo lygio įmonė gali visiškai apsieiti be optimizavimo. Tačiau yra keletas veiksnių, rodančių, kad „atėjo laikas pradėti verslo procesus“, ir, be jokios abejonės, jie priartina šį momentą:

• darbuotojų skaičiaus padidėjimas;
• auga valdymo lygių skaičius;
• padalinių skaičius auga;
• padaliniai yra geografiškai atskirti;
• nėra arba nepakankamai išplėtota vieningos informacinės sistemos.

Taigi, vieną dieną įmonėje atrandi:

• sprendimai priimami labai lėtai;
• sprendimai įgyvendinami labai lėtai ir prastai;
• pasirodo, kad periodiškai tam tikri veiklos aspektai lieka nekontroliuojami;
• pastebėti didėjančią psichologinę įtampą tarp personalo, susijusio su nereglamentuotomis teisėmis, pareigomis ir atsakomybe;
• Pagrindinės darbo operacijos reikalauja daug laiko, pastangų, patvirtinimų, atmintinių ir telefono skambučių.

Šių simptomų buvimas yra rimta priežastis pertvarkyti, būtina optimizuoti verslo procesus. Verta paminėti, kad kai kuriais atvejais patartina atlikti šį darbą nelaukiant, kol atsiras tokios prielaidos (esmingai pakeitus valdymo struktūrą, naudojant naują IS ir pan.)

Šio įrankio pasirinkimas verslo procesams laikomas labai svarbiu ir beveik lemiamu. Tačiau aprašymo programa svarbi tik tuo atveju, jei kūrimas vykdomas tolesniam jų įgyvendinimui konkrečioje informacinėje sistemoje (IS). Dauguma šiuolaikinių informacinių sistemų turi savo įrankius verslo procesams vystyti, todėl diskutuoti apie programinę įrangą, skirtą jiems aprašyti, nėra prasmės.

Atkreipkite dėmesį, kad verslo procesai reikalingi dalyviams, o ne kūrėjams, o svarbiausias kriterijus renkantis programinės įrangos aprašymo įrankį yra jo prieinamumas visiems dalyviams patvirtinimo, optimizavimo, vykdymo ir modernizavimo stadijoje.

Verslo procesų modeliai „TOKS YRA“ ir „BŪTI“

Standartinės modeliavimo schemos pirmame etape apima esamos „TOKOS YRA“ („kaip yra“) aprašymą, po to optimizavimą į „TO BŪTI“ („kaip turėtų būti“). Kai kurie klientai nesupranta pirmojo etapo aprašymo naudingumo. Jiems pakanka, kad atlikėjai atsineštų naujus, teisingus verslo procesus, o modelis „TOK, KOKIA YRA“ suvokiamas kaip siekis padidinti biudžetą.

Atkreipkite dėmesį, kad tokia diegimo technika, kuri nėra pagrįsta esamais verslo procesais, vadinama reinžinerija, kuri turi tik miglotą panašumą su „verslo procesų optimizavimo“ sąvoka. „TOK, KOKIA YRA“ aprašymas leidžia nustatyti daugybę esamų prieštaravimų ir atlikti pirminį procesų optimizavimą. Jį turi aptarti visi dalyviai ir susitarti pasirašytinai.

Optimizavimo procesas

Galite ką nors optimizuoti pagal tam tikrus kriterijus. Verslo procesams tokie kriterijai yra kaina, trukmė, operacijų skaičius ir kt. Šie kriterijai yra „išoriniai“ procesams ir kyla iš bendresnės valdymo sistemos. Pabandykime tai išsiaiškinti.

Pavyzdžiui, optimizuoti verslo procesą, pavyzdžiui, klientų aptarnavimą parduotuvėje. Ką pasirinkti kaip optimizavimo kriterijų – kainą ar kokybę? Jei tai parduotuvė su nuolaidomis vidurinei klasei, renkamės pirmąjį kriterijų, jei tai elitinis butikas, tai antrą. Pasirodo, pasirinkę optimizavimo kriterijų, nustatome strategiją ir pozicionuojame parduotuvę.

Taip, pasitelkus optimizavimo kriterijų, valdymo sistemų lygis pradeda paklusti aukštesniam lygiui – strategijai.

Įgyvendinimas

Diegimo procedūra yra pats sunkiausias darbo su verslo procesais etapas. Daug sėkmingiau, jei ją palaiko įmonės informacinė sistema. Tačiau tokios galimybės ne visada prieinamos arba ne visos. Verslo procesų įgyvendinimas ir atnaujinimas reikalauja:

• perteikti personalui informaciją, kad darbas turi būti atliekamas remiantis įmonėje sukurtais verslo procesais;
• kontroliuoti, kaip darbuotojai laikosi nustatytų verslo procesų;
• periodinės verslo procesų panaudojimo efektyvumo ir efektyvumo analizės atlikimas;
• verslo procesų optimizavimas, pagrįstas nuolatine jų efektyvumo ir efektyvumo duomenų analize.

Modifikacija

Laikui bėgant bet kokius optimizuotus verslo procesus reikės koreguoti arba pakeisti. Viena vertus, verslo procesai turi atitikti tikrovę, kita vertus, jie neturi trukdyti normaliai įmonės plėtrai. Todėl juos reikia laiku pakeisti. Dėl naujos redakcijos susitars visi dalyviai ir apie tai bus pranešta visiems suinteresuotiems asmenims.

Šiuo atveju verslo procesų sistemos tampa tikrais įrankiais, padidinančiais verslo veiklos efektyvumą procedūriniu lygmeniu.

Organizacijos verslo procesų tipai

• pagrindinis yra kliento poreikių tenkinimas ir pelno gavimas įmonei;
• pagalbinis – reikalingas normaliai įmonės veiklai, neturi jokios vertės klientui;
• vadybinis – nustato tikslus ir uždavinius įmonei, jos padaliniams ir vadovybei.

Verslo procesų, tikslų ir uždavinių optimizavimas:

• padidinti įmonės valdomumą;
• padidinti gaminamos produkcijos kokybės rodiklius;
• gerinti teikiamų paslaugų kokybę;
• sumažinti įmonės priklausomybę nuo žmogiškojo faktoriaus;
• įdiegti veiklos stebėjimo sistemą;
• sumažinti išlaidas;
• racionaliai paskirstyti galias ir pareigas tarp padalinių;
• panaikinti besidubliuojančias funkcijas tarp padalinių;
• sumažinti gamybos ciklo laiką;
• įgyvendinti kokybės vadybos programą;
• pašalinti vidinius prieštaravimus;
• reglamentuoti įmonės veiklą;
• atkartoti verslą/sukurti franšizės tinklą;
• automatizuoti įmonės veiklą;
• atitinka vartotojų reikalavimus;
• atitinka valstybės reikalavimus;
• atitikti tarptautinius standartus;
• sumažinti laiką, skirtą paskirtoms užduotims atlikti;
• sukurti sąveiką tarp pagrindinių padalinių ir pagalbinių tarnybų;
• padidinti klientų pasitenkinimą;
• pagerinti finansinius rezultatus tinkamai paskirstant išteklius;
• gauti galimybę išplėsti savo verslą;
• sumažinti biudžeto išlaidas;
• tiksliau planuoti;
• padidinti įmonės valdomumą;
• panaikinti padalinių funkcijų dubliavimąsi;
• rasti naujų išteklių verslo plėtrai.

Optimizavimo poveikis:

• sutrumpinamas laikas paskirtoms užduotims atlikti;
• pagrindinių padalinių ir pagalbinių tarnybų sąveikos užmezgimas;
• klientų pasitenkinimo didinimas;
• finansinių rezultatų gerinimas tinkamai paskirstant išteklius;
• galimybė plėsti verslą;
• biudžeto išlaidų mažinimas;
• tikslesnis planavimas;
• padidinti įmonės valdymą;
• padalinių funkcijų dubliavimosi panaikinimas;
• naujų išteklių verslo plėtrai atsiradimas.

Verslo procesai ir informacinė sistema

Vienas iš būdų padidinti įmonės efektyvumą yra verslo procesų optimizavimas. Efektyvumas yra rezultato ir įdėtų pastangų santykis. Verslo procesų optimizavimas savo ruožtu yra priemonių rinkinys, skirtas jų efektyvumui didinti. Nepaisant optimizavimo metodų įvairovės, ne visada įmanoma pasiekti norimą rezultatą.

Ar įmonei reikia optimizuoti verslo procesus?

Bet kurioje organizacijoje yra tam tikras skaičius verslo procesų, kuriuos atlieka jos darbuotojai. Tai pirkimo ir pardavimo, valdymo ir gamybos procesai, biuro darbas ir kt. Jei įmonė jau automatizuoja esamus procesus, tai padeda jai tapti efektyvesne. Kai įmonėje įdiegta kokybės vadybos sistema pagal ISO 9001 standartą, tai yra aukštos verslo kultūros rodiklis. Tai apima požiūrį į organizaciją kaip į daugybę procesų ir reiškia, kad visi verslo procesai joje yra išryškinti ir aprašyti.

Specialiose įmonėse dirba automatikos specialistai, kurie dalyvauja identifikuojant procesus, juos charakterizuojant ir optimizuojant. Po tam tikro laiko bet kokį tobulai struktūrizuotą procesą reikia pertvarkyti. Būtina atsižvelgti į darbo sąlygų pokyčius, naujus darbus ir naujus procesus bei bet kokius modelius. Be optimizavimo gali kilti konfliktų, trukdančių normaliai funkcionuoti tam tikroms įmonės dalims, o tai turės įtakos uždirbamų pinigų sumai.

Norint išsiaiškinti, ar įmonei reikia optimizuoti verslo procesus, būtina susipažinti su esamų verslo procesų problemų klasifikacija:

1. Darbo pareigų dubliavimas. Ne tik organizacijos darbuotojų, bet ir įmonės padalinių funkcijos sutampa arba kartojasi, sukuriant chaosą, nepagrįstą konkurenciją ir bereikalingas finansines išlaidas už nereikalingus darbus.
2. Vadovai turi patirties vadybos srityje, tačiau neturi bazinių ekonominių žinių, taip pat marketingo ir vadybos srities kompetencijų.
3. Sistemingo darbuotojų kvalifikacijos kėlimo sistema nesukurta. Paprastai darbuotojai nenori nieko sugalvoti, kaip optimizuoti verslo procesus.
4. Kartais savininkai ir vadovybė prisimena, kad reikia dirbti efektyviau, o įmonėje skubiai pradedama diegti finansų, pardavimų, darbuotojų valdymo IT sistema (sąrašas begalinis). Tačiau jis įvedamas arba visiškai atsiribojant nuo dabartinių verslo procesų, pritaikant jį prie „geriausios praktikos“ (ir įvedant organizaciją dar giliau į skylę), arba neapgalvotai ją kopijuojant, todėl sukuriama nenaudinga sistema, kurioje milijonai rublių ir didelė pinigų suma buvo išleista darbo valandų, tačiau ekonominio efekto praktiškai nėra.

Kokius pokyčius atneša verslo procesų optimizavimas:

• Sumažina eksploatavimo ir laiko sąnaudas.
• Padidina klientų aptarnavimo kokybę.
• Padidina įmonės valdomumą.
• Leidžia pasiekti tikslinius rodiklius.

Tai savo ruožtu teigiamai veikia paslaugų ar produktų savikainą, taip pat didina įmonės patrauklumą klientams. Be to, įmonė taps mobilesnė priimant sprendimus, o tai padidins organizacijos tvarumą ir konkurencingumą.

Būtina suvokti, kad kiekvienoje įmonėje visi verslo procesai yra tarpusavyje susiję. Šiuo atžvilgiu verslo procesų optimizavimo technologija gali paveikti kitų organizacijos darbo procesų eigą. Geriau pradėti nuo ne itin reikšmingo proceso, kuriam nereikės didelių finansinių ir laiko išlaidų. Tada palaipsniui optimizuokite kitus procesus. Jei bandysite optimizuoti viską iš karto, tai gali sukelti baisių pasekmių ir neigiamą požiūrį į visus proceso koregavimus ateityje.

Tokiu atveju pirmiausia rekomenduojama racionalizuoti dokumentų valdymą. Neginčijamas faktas, kad dokumentacijos optimizavimas įmonės viduje žymiai pagerina procesų kokybę. Be to, išmokę pastebėti galimus dokumentų srauto patobulinimus, galite perduoti savo patirtį kitoms organizacijos sritims.

Kaip optimizuoti savo verslą, kad parduotų dvigubai daugiau: 4 paruoštos idėjos

2019 metais išskirtinę verslo kultūrą turinčios įmonės galės laimėti rinką iš konkurentų. Žurnalas „Commercial Director“ išsiaiškino, kokie keturi būdai motyvuoti ir valdyti personalą pavers jūsų įmonę rinkos lydere.

Nuo ko reikėtų pradėti įmonės veiklos procesų optimizavimą?

Beveik visoms organizacijoms (išimtis yra valstybinės korporacijos) reikia optimizuoti verslo procesus, nes tobulumui ribų nėra, o atsižvelgiant į tai, kad rinka yra gana nestabilus, nuolatinėje dinamikoje esantis reiškinys, kuriame taisykles formuoja išskirtinai dalyvaujančios šalys, reikia greitai reaguoti į pokyčius. Įmonė, kuri nuolat siekia ir tobulėja, savo struktūroje būtinai turi turėti padalinį, kuris užsiimtų verslo procesų optimizavimu. Sėkmingesnė bus ta įmonė, kuri nesigailės išleisti finansinių išteklių šiuolaikinių technologijų diegimui, nes supranta, kad už jų slypi ateitis.

Kaip atrinkti svarbiausius verslo procesų optimizavimui? Norėdami tai padaryti, būtina pasirinkti prioritetinius kriterijus. Tokių kriterijų sąrašas jau buvo sudarytas ir aktyviai naudojamas praktikoje:

1 kriterijus. Verslo proceso svarba.

Logiška, kad norint optimizuoti verslo procesus, būtina pasirinkti pagrindinius procesus, nes jų tobulinimas leis pasiekti efektyviausių rezultatų. Kokia yra proceso svarba? Šį kriterijų įmonei lemia šio verslo proceso indėlio dalis siekiant pagrindinių organizacijos tikslų. Tačiau jei šis verslo procesas yra pats svarbiausias, bet kartu ir efektyvus, tai kad ir kaip jį optimizuotumėte, geriau nebus. Kai kuriose situacijose galima optimizuoti pagrindinį verslo procesą, tačiau kam tai daryti, kam švaistyti finansinius išteklius ir darbuotojų laiką, jei tai jau efektyvu? Šiems verslo procesams nustatyti naudojamas problemos kriterijus.

2 kriterijus. Probleminis verslo procesas.

Turime išsiaiškinti, ką tiksliai turime omenyje ir suprasti žodį „problema“. Šiuo terminu turime omenyje standartinį aiškinimą, t. y. problema yra skirtumas tarp norimos ir tikrosios verslo procesų būklės. Taigi, svarbos ir problemiškumo kriterijai apibūdina, kokį rezultatą gausime optimizavę verslo procesą.

3 kriterijus. Gebėjimas įgyvendinti verslo procesų pokyčius.

Būtina pasirinkti tuos verslo procesus, kuriuose optimizavimas bus paprasčiausias. Šioje situacijoje atsižvelgiama į kaštų aspektą: kiek finansinių resursų reikės skirti verslo procesų optimizavimui, kiek reikės darbo resursų, asmeninio laiko ir pan. Čia reikia pagalvoti apie neigiamus veiksnius įmonės visuma, kuri gali atsirasti optimizuojant verslo procesus.

Išsiaiškinę verslo procesų optimizavimo svarbos, problemiškumo ir realumo kriterijų laipsnį/įvertinimą, galėsime atrinkti efektyviausius iš jų. Logiška, kad pagrindiniai įmonės verslo procesai taps didžiausiu prioritetu, nes jie, kaip taisyklė, yra brangiausi ir problemiškiausi.

Eksperto nuomonė

Neįmanoma optimizuoti visų verslo procesų

Sergejus Pankinas,

Jekaterinburgo įmonės „Center Orgprom“ treneris-konsultantas

Neįmanoma optimizuoti verslo procesų ir sumažinti nuostolius iki nulio – tai utopija. Tačiau procesus reikia koreguoti, jei dėl jų klientas praranda didelius vertės nuostolius. Negalite taikstytis su chaosu dirbtuvėse, per maža gamyba, vartotojų problemomis ir užsakymų eilėmis.

Intensyvaus darbo dėka per gana trumpą laiką galima žymiai optimizuoti daugelį procesų. Paprastai tokie patobulinimai yra puolimo proveržių rezultatas. Pavyzdžiui, vienoje Jekaterinburgo įmonėje, gaminančioje automobilių komponentus, šis metodas leido sutrumpinti dalies gamybos laiką 1447 kartus. Tai, žinoma, neleido taip pagreitinti viso gaminio gamybos; tačiau buvo nustatyta, kad organizacijos tradicija surasti apdorojimo įrangą remiantis funkciniais ryšiais lėmė daug laiko gaišimo. Remiantis analizės rezultatais, buvo peržiūrėtas gamybos procesas. Dabar mašinų vietą lemia operacijų seka. Tai žymiai sumažino technologinio ciklo trukmę.

Štai dar vienas pavyzdys. Gana paprastame procese – pakuojant dažus – darbo našumą pavyko padidinti 50% (anksčiau liniją aptarnavo keturi darbuotojai, dabar – du). Šis rezultatas buvo pasiektas detaliai apskaičiavus operatorių veiksmus. Sudarytas proceso žemėlapis nustatė nuostolių taškus. Paaiškėjo, kad daug laiko sugaišta pakuočių ruošimui, pertvarkymui, nereikalingiems judesiams. Nuostolių sukelia ir operatorių veiksmų nenuoseklumas, dėl kurio jie yra priversti laukti vienas kito. Optimizavimas truko keturias dienas. Norėdami pašalinti nuostolius, turėjome kitaip išdėstyti įrangą, taikyti ženklinimą, padidinti apšvietimą darbo zonoje, nustatyti ritmingą muziką ir kt.

Sudėtingesnių procesų optimizavimas reikalauja ne tik problemų planavimo ir identifikavimo, bet ir eksperimentavimo, dėl kurio kuriam laikui reikia sustabdyti gamybą. Testavimas paprastai trunka vieną ar dvi dienas.

• Dokumentų srautas organizacijoje: kai viskas yra savo vietose

Eksperto nuomonė

Trys parametrai verslo proceso optimalumui įvertinti

Michailas Gordejevas,

„Euromanagement“ technologijų direktorius, Maskva

Tam tikro verslo proceso tinkamumo laipsnį galite suprasti naudodami šiuos kriterijus:

1. Galutinio produkto kokybės lygis. Juose nagrinėjamas oficialių klientų pretenzijų dydis, įmonių vadovų nepasitenkinimas ir atlikėjos pretenzijos.

2. Kiekvieno darbuotojo darbo procesas atliekant tam tikrą operaciją. Procesas veikia gerai, jei:

• darbuotojas atlieka minimalų veiksmų sąrašą (nuo trijų iki penkių) su konkrečiai aptartais vykdymo reglamentais ir itin paprastu turiniu. Jei kuri nors operacija yra taisyklės išimtis, tuomet geriausia parašyti konkretų jos aprašymą;
• laiko tarpas tarp veiksmų atlikimo skiriasi ne daugiau kaip 2-3 kartus. Jei operacija trunka nuo 10 minučių iki 2 valandų, šis veiksmas turi būti nustatytas kaip taisyklių išimtis;
• laikotarpis, skirtas operacijai atlikti, ne daugiau kaip viena darbo diena viršija faktinį darbo laiką.

3. Verslo procesų sistemos paprastumas ir aptarimas. Vertinimui naudojami šie rodikliai:

• vadinamųjų „įėjimo“ ir „išėjimo“ procesų skaičius. Kuo jų mažiau, tuo geriau įmonės darbui;
• veiksmų skaičius vienam procesui užbaigti, idealiu atveju nuo septynių iki vienuolikos;
• galimų išimčių skaičius, nes kiekviena iš jų kelia pavojų proceso valdymui;
• dalyvaujančių darbuotojų skaičius, organizacijos padaliniai.

Pagrindiniai verslo procesų optimizavimo principai

1 principas. Verslo procesų optimizavimas turi turėti pagrindą.

Šio principo prasmė ta, kad prieš pradedant optimizuoti verslo procesus, būtina konkrečiai izoliuoti kiekvieną įmonės verslo procesą. Patobulinti chaosą gali tik aukštesnės jėgos. Paprastas mirtingasis pirmiausia turi suprasti, kaip vyksta verslo procesai, tai yra, laikyti juos diagramos „toks, koks yra“ formatu. Jei šiandien neįmanoma aprašyti verslo procesų, kurie vyksta įmonėje, tada tiesiog nebus ką optimizuoti.

2 principas. Optimizuodami verslo procesus, „nuvalykite žuvį nuo uodegos“.

Šis principas slypi tame, kad reikia įvertinti optimalumą pagal schemą nuo konkrečios iki bendros, surandant atskiras klaidas ir trūkumus, sujungiant juos į grupes ir operatyviai pašalinant.

3 principas. Verslo procesų optimizavimo sprendimai yra prieštaringi.

Kitaip tariant, yra didelė tikimybė, kad vieno rodiklio suboptimalumo pašalinimas lems kito proceso efektyvumo sumažėjimą. Be to, neužtenka tik tai suprasti, reikia mokėti rasti tokias pasekmes, įvertinti teigiamus aspektus ir nustatyti trūkumus, o tada padaryti pagrįstą pasirinkimą.

4 principas.Įmonės specialistai nemėgsta optimalių verslo procesų.

Neišvengiama tobulo verslo procesų optimizavimo pasekmė bus didesnis atlikėjos išnaudojimas, o šiuo atžvilgiu atsiras įmonės darbuotojų pasipriešinimas. Jis gali būti atviras arba nesąmoningas.

Kaip optimizuoti išlaidas

Žurnalo „Komercijos direktorius“ redaktoriai pasakoja, kokie yra gamybos sąnaudų optimizavimo būdai ir kuriuos geriausia naudoti. Sužinokite apie juos iš straipsnio nuorodoje ↓

Nuo ko priklauso organizacijos verslo procesų optimizavimas?

Veiksniai, įtakojantys verslo procesų efektyvumą ir jų judrumą, gali būti visiškai skirtingi. Yra ištisos grupės parametrų, kuriuos naudinga suprasti, dauguma jų paprastai yra valdomi įmonės su programinės įrangos palaikymu. Tačiau kai kuriuos veiksnius galima kontroliuoti ir stebėti patikimai matuojant ir interpretuojant veiksmus. Jie apima:

• Verslo projekto ekosistema.

Verslo projekto ekosistema yra organizacijų tinklas, įskaitant partnerius, tiekėjus, klientus, vyriausybines agentūras, platintojus, kurie tiekia produktus ar paslaugas per konkurencijos ir partnerystės procesą, kur kiekviena šalis dalyvauja tam tikru mastu. Ekosistema apima politiką, reglamentus ir teisės aktus, kurie reguliuoja santykius tarp teikėjų ir klientų.

• Verslo kontekstas.

Verslo kontekstas – tai verslo projekto padėtis jo ekosistemoje: kontekstas, kuriame baigtas arba tebevyksta reikšmingas verslo įvykis, įvykis, garantuojantis fono sukūrimą ir sąlygų palaikymą. Šios sąlygos naudojamos vertinant verslo politiką ir verslo taisykles kaip pagrindą imtis korekcinių veiksmų verslo procesams. Tai veiksnių ir 8 sistemų rinkinys: procesas, informacija, įvykiai, taisyklės, turinys, analizė, bendradarbiavimas ir stebėjimas, kuriems įtakos turi verslo procesų optimizavimas. Šiuo atžvilgiu koregavimai gali būti atliekami protingai ir verslo projekto kelyje, kad būtų galima nuosekliai ir nuspėjamai prisitaikyti prie naujovių ir pasiekti savo tikslus net ir tokiose situacijose, kai aplinkybių sąlygos nėra iki galo nuspėjamos.

• Verslo galimybės ir pokyčiai.

Yra daug koregavimų, kurie sistemingai atliekami verslo kontekste arba įvedami nenuspėjamai. Tačiau tik kai kurie iš jų yra tikrai reikšmingi optimizuojant verslo procesus.

• Verslo statusas.

Verslo būklė yra esminių verslo procesų transformacijų, turinčių įtakos inovacijų judrumo ir produktyvumo efektyvumo parametrams ir struktūrai, rezultatas. Būsenos pokyčiai rodo, kad verslo rezultatai gali skirtis, kai pereinama iš vienos veiklos būsenos į kitą.

• Verslo rezultatai.

Vizija ir norimų verslo rezultatų formavimas užtikrina iniciatyvų ir darbo proceso skaidrumą. Tai suteikia kiekvienai šaliai galimybę visapusiškai dalyvauti ir bendradarbiauti siekiant užsibrėžtų ir aptartų tikslų. Manoma, kad išmatuojamas verslo projekto rezultatas yra pagrindinis dėmesys projektams, o ne darbo proceso sąlygoms.

• Verslo tikslai.

Verslo tikslas – tai verslo projekto siekiai. Jame pateikiama informacija apie tai, kaip jos vadovai nori matyti verslą. Tai gali būti aptariama aukščiausiu lygmeniu, pradedant nuo įmonės struktūros ir jos strategijos, arba nurodoma žemesniu lygmeniu – įgyvendinami ir išmatuojami tikslai. Paprastai tikslai nustatomi taip, kad būtų tiksli jų pasiekimo data.

• Pagrindiniai veiklos rodikliai.

KPI yra veiklos rodiklis, kitaip tariant, verslo projekto tikslų pasiekimo matas. Pavyzdžiui, KPI „Padidinti vidutines pajamas vienam klientui 10 %“ verslo tikslas galėtų būti „Padidinti vidutines pajamas vienam klientui“.

• Verslo politika ir taisyklės.

Verslo politika – tai deklaracijos arba pareiškimai, kuriuose pateikiama informacija apie išsikeltų tikslų siekimo principus. Pavyzdžiui, „lėšos už iš anksto užsakytą viešbučio kambarį negrąžinamos“. Verslo taisyklės yra deklaratyvaus pobūdžio, todėl apriboja daugybę verslo projekto aspektų. Jie apibūdina, kaip verslo projektas elgsis tam tikromis aplinkybėmis.

• Verslo sprendimai.

Verslo sprendimai nustato ir sustiprina sprendimus, kuriuos įmonė priima verslo procese.

• Verslo jutikliai.

Verslo KPI jutikliai ir stebėjimo bei sekimo mechanizmai moduliuoja ir reguliuoja verslo pokyčius, kaip KPI stebi įvykius ir reiškinius verslo kontekste.

• Verslo renginiai.

Verslo įvykiai yra reiškiniai, kurie reiškia svarbų verslo procesų pokytį. Paprastai jie yra netyčiniai, nespecializuoti ir nepriklauso sistemingų verslo darbo eigos sekų grupei.

• Verslo stebėjimas.

Stebėsenos veikla, pagrįsta pagrindinių rodiklių rinkiniu. Tai apima verslo įvykių peržiūrą ir jų palyginimą su slenksčiais, naudojant pradinius algoritmus ir ataskaitų formas.

• Verslo plėtros įrankiai: atvejis, padidinęs lojalumą prekės ženklui

Kokiais lygiais vykdomas įmonės verslo procesų optimizavimas?

Visi verslo procesai turi skirtingą poveikį organizacijos pelnui. Jie vadinami įmonės pajamų ir pelno varikliais. Pavyzdžiui, administraciniai ir valdymo verslo procesai yra atsakingi už kompetentingų vadovybės sprendimų ir veiksmų priėmimą, duomenų apie įmonės darbo eigą, kuri dalyvauja pagrindiniuose verslo procesuose, rinkimą. Šiuo atžvilgiu, sumažinus finansines išlaidas, galima pasiekti įvairius efektyvumo lygius. Kurią iš jų jūsų įmonė pasieks, tiesiogiai priklauso nuo tikslo (sutaupyti pinigų ar pasiekti svarbių rezultatų strategijoje), taip pat nuo to, kaip optimizuojami verslo procesai:

• Pirmas lygis.

Šiame etape jūs susiduriate su finansinėmis išlaidomis, kurios susidaro kiekviename įmonės padalinyje / padalinyje. Privalumas: tai greičiausias būdas sumažinti išlaidas medžiagoms; toks sprendimas neturės įtakos kitų organizacijos padalinių interesams, todėl papildomų patvirtinimų nereikės. Neigiamas dalykas yra tai, kad pasaulinis taupymas šiame etape nepastebimas: paprastai jie siekia 10%, idealiu atveju iki 20%. Taip pat nepamirškite, kad kai kurios įmonės struktūrinio padalinio patiriamos išlaidos kyla iš kitų padalinių poreikių dėl jų darbo proceso. Pavyzdžiui, vienas skyrius užsako kitam pateikti informaciją apie analitinę veiklą ataskaitų ir skaičiavimų forma. Tokiu atveju visas išlaidas padengs vykdantis skyrius.

• Antras lygis.

Siekiant tokio pobūdžio sąnaudų mažinimo, būtina pakilti į antrąjį etapą, kuris apima bendrą „klientų“ ir „atlikėjų“ darbo procesą optimizuojant verslo procesus. Tik vienos pusės veikla neįmanoma. Sumažinti išlaidas galima tik tada, kai visos verslo procesų optimizavime dalyvaujančios šalys aptarė, kaip jos nori keisti verslo procesus ir kaip dirbs kartu. Šiame lygyje galima sutaupyti daugiau nei 20% ir optimizuoti verslo procesus, kurie palaiko skirtingas funkcijas, tačiau yra vienodai suinteresuoti pasiekti galutinį rezultatą.

• Trečias lygis.

Šis etapas laikomas efektyviausiu – galite sutaupyti 30%. Šiame etape iškyla tam tikrų sunkumų: darbas su išlaidomis pagrįstas visos organizacijos verslo procesų sistemos supratimu; verslo procesų optimizavimas susijęs su daugybe veiklų.

Taikomi verslo procesų optimizavimo metodai

Trumpai aptarkime populiariausius metodus, kurie naudojami verslo procesams optimizuoti:

1 būdas.SSGG analizė(tiria silpnąsias ir stipriąsias verslo proceso puses).

SSGG analizė – tai strategijų planavimo metodas, naudojamas verslo projektui ar įmonei įtakos turintiems veiksniams ir reiškiniams įvertinti. Visus esamus parametrus galima suskirstyti į keturias grupes: stipriąsias, silpnąsias puses, galimybes ir grėsmes.

Pagrindinis šio metodo principas – pažeidžiamiausių vietų paieška ir pašalinimas bei teorinių grėsmių ir rizikos sumažinimas.

2 būdas.Priežasties-pasekmės metodas(Ishikawa diagrama – Priežasties ir pasekmės diagrama).

Ishikawa diagrama – taip vadinama. „Žuvies kaulo diagrama“ arba „Priežasčių ir pasekmių diagrama“, taip pat „Pagrindinės priežasties analizės“ diagrama.

Vienas iš 7 žinomiausių gamybos procesų kokybės lygio matavimo, vertinimo, kontrolės ir gerinimo priemonių:

• valdymo kortelė;
• Pareto diagrama;
• Juostinė diagrama;
• kontrolinis sąrašas;
• Ishikawa diagrama;
• stratifikacija (stratifikacija);
• sklaidos sklypas.

Naudodami šį metodą galite rasti pagrindinius parametrų ryšius ir kuo tiksliau ištirti reikalingą verslo procesą. Diagrama padeda nustatyti pagrindinius veiksnius, turinčius didžiausią įtaką tiriamos problemos vystymuisi.

3 būdas.Lyginamoji analizė.

Lyginamoji analizė – konkurencinių partnerių ir konkurentų pranašumų analizės ir pranašumų įvertinimo metodas toje pačioje ar susijusioje srityje, siekiant nustatyti produktyviausius veiksnius. Tam tikru mastu tai galima pavadinti pramoniniu šnipinėjimu, tačiau yra esminis skirtumas – šis metodas įgyvendinamas naudojant paviršutiniškus stebėjimus.

4 būdas.Verslo procesų analizė ir optimizavimas remiantis rodikliais (KPI).

Pagrindinis veiklos analizės metodas. Tai yra verslo proceso galutinių tikslų nustatymo principas, kurį pasiekus tikslas arba padidinamas, arba, jei nebuvo galimybės prie jo priartėti, analizuojami jo įgyvendinimo metodai.

5 būdas.Protų šturmas.

Protų šturmas – tai metodas, kurio esmė – aktyvus problemų aptarimas, išsakomi visi galimi jų sprendimo variantai ir pagal tai parenkamas efektyviausias.

Išsiaiškinti, kaip teisingai organizuoti protų šturmą, iš straipsnio „Komercijos direktorius“ žurnale.

6 būdas.Lean metodai, „6 Sigma“.

Metodas, skirtas aptikti našumo pagerėjimą sumažinant gamybos proceso klaidas.

7 būdas.Proceso fragmentacijos skaičiavimas ir keitimas.

Verslo proceso komponentų mažinimo arba padidinimo metodas.

8 būdas.Proceso verslo logikos analizė:

• neveiksmingų procedūrų pašalinimas;
• atsakomybės už verslo procesų įgyvendinimą paskirstymas ir sprendimų priėmimo įgaliojimų delegavimas;
• paralelinio darbo susiejimas;
• informacijos įrašymas šaltinyje ir jos apdorojimo įtraukimas į realų darbą.

9 būdas.Funkcinių kaštų analizės metodas (FCA analizė).

Analizės principas – pasiekti maksimalų objekto funkcionalumą minimaliomis sąnaudomis tiek pardavėjui, tiek pirkėjui.

10 būdas.Maitinimo modeliavimo (dinaminio) modeliavimo metodas.

Technika, leidžianti dinamiško kompiuterinio modelio rėmuose vaizduoti žmonių veiksmus ir technologijų, naudojamų tiriamuose reinžinerijos procesuose, naudojimą. Modeliavimas apima keturis pagrindinius etapus:

• modelio kūrimas;
• jo paleidimas;
• gautų veiklos rodiklių analizė;
• alternatyvių scenarijų įvertinimas.

Labai efektyvus metodas, su sąlyga, kad visi modeliui sukurti reikalingi kiekiai yra aktualūs ir tikslūs.

11 būdas.Darbo intensyvumo ir verslo proceso trukmės skaičiavimas ir analizė.

Metodika sukurta optimaliam įmonės darbuotojų skaičiui ir jiems tenkančiam darbo krūviui apskaičiuoti.

12 būdas.Atsakomybės paskirstymo matricos analizė.

Vaizdinės funkcinės lentelės sudarymo technika, griežtai padalijanti įmonę į organizacinius vienetus, nuorodas ir kt. Kitaip tariant, užduotys skiriamos struktūriniams padaliniams.

• Gamybos nuostolių apskaita, priežastys ir jų pašalinimo būdai

Verslo procesų optimizavimas žingsnis po žingsnio

1 etapas.Įmonės veiklos procesų aprašymas.

Visada vadovaukitės pagrindine taisykle: pradėdami verslo procesų optimizavimo procedūrą pasidomėkite, kas ir kaip ji funkcionuoja jūsų organizacijoje, ir tik tada pradėkite dirbti. Iš pirmo žvilgsnio šis patarimas skamba paprastai, tačiau nedaug įmonių tai įgyvendina. Paprastai viskas vyksta visiškai kitaip: pirmiausia jie optimizuoja verslo procesus, o tada galvoja apie tai, ką padarė. Kodėl taip nutinka? Norint suprasti įmonės darbo eigą, geriausia ją tyrinėti per vertės grandinę: yra įmonių, kurios tiekia išteklius ar prekes jūsų organizacijai arba atlieka papildomą funkciją, kurios reikia jūsų klientui. Supraskite, kuriame etape, taip pat kaip formuojasi galutinio produkto pridėtinė vertė, pradedant nuo išteklių ir žaliavų gavimo iš tiekėjų įmonių etapo. Tai paprastas, bet labai efektyvus būdas. Naudodamiesi juo iš karto galėsite apskaičiuoti pagrindinius „įėjimo“ į įmonę ir pagrindinius „išėjimo“ taškus. Tokie tyrimai padės organizacijai optimizuoti verslo procesus. Tu gali:

• ištirti visos įmonės darbo procesą;
• atskiri darbo procesai, kuriems reikalingas pirminis automatizavimas naudojant IT technologijas;
• Paaiškinkite darbuotojams, ką veikia jūsų organizacija ir kuo kiekvienas darbuotojas prie to prisideda;
• nuspręsti, kaip pagerinti galutinio produkto/paslaugos kokybę. Verslo procesų matomumas suteiks galimybę pamatyti kliūtis ir padidinti įmonės grynąjį pelną.

Atlikdami tyrimą atminkite, kad be pagrindinių verslo procesų, atsakingų už produkto, už kurį klientai moka materialinius išteklius, sukūrimą, yra ir pagalbinių. Jie nereikalauja finansavimo, tačiau sudaro organizacijos infrastruktūrą ir užtikrina nuolatinį pagrindinių įmonės verslo procesų funkcionavimą. Taip pat yra verslo plėtros procesų, kurie yra atsakingi už pelno atnešimą įmonei ateityje: jie tiria prekių rinkas, atlieka verslo procesų optimizavimą, techninį modernizavimą ir kt.

2 etapas.Atsakingų asmenų paskyrimas.

Siekiant optimizuoti veiklos procesus, kiekvienam optimizavimo etapui ir procesui paskirkite atsakingą specialistą (vadovą), taip pat atsakingus darbuotojus. Vadovas turi būti ne tik privalomas asmuo, bet ir vadovauti kitų jam pavaldžių darbuotojų darbo procesui. Pagrindinis tokių vadovų uždavinys – nuolatinis darbas siekiant gerinti efektyvumą. Šiuo atžvilgiu jų darbo pareigos turėtų būti kuo aiškesnės. Natūralu, kad kiekvieno proceso įforminti neįmanoma, tačiau jeigu kai kurios valdymo funkcijos yra numatytos nuostatuose, tai vadovui nereikės nuolat kalbėti apie tai, kokios jo pareigos ir kokio rezultato galiausiai jis turėtų pasiekti.

Lengviausias būdas reguliuoti organizacijos verslo procesų valdymą yra iš viršaus į apačią:

• organizuoti verslo procesų reguliavimą vadybiniu lygmeniu: kurti įmonės ir jos struktūrinių padalinių KPI, apibrėžti atsakomybės sritis. Ši procedūra bus reikalinga direktoriams, ji padės efektyviau valdyti įmonę, kiek įmanoma daugiau dėmesio skiriant organizacijos plėtros strategijai;
• lygiai taip pat paaiškinkite ir užsirašykite žemesnio lygio personalo verslo procesus. Esant tokiai situacijai, būtina apibūdinti kiekvieno jo skyriaus specialisto darbo procesą verslo procesų, kuriuose darbuotojas dalyvauja, ribose;
• organizuoti proceso valdymo tvarkos reglamentavimą. Čia būtina sukurti grįžtamojo ryšio iš „iš apačios į viršų“ specialistų mechanizmą, kad būtų galima greitai keistis informacija, atsižvelgiant į naują informaciją, priimti sprendimus dėl esamų organizacijos planų ir KPI koregavimo, tokiu būdu remiant įmonės modernizavimą. bendrą plėtros strategiją. Būtina atkreipti dėmesį į tai, kad kiekvieną pakeitimą pirmiausia turi išnagrinėti darbuotojai, atsakingi už tam tikrus verslo procesus, o tik svarbūs pateikiami vadovui aptarti;
• sukurti norminės dokumentacijos sistemą, kuri apjungs funkcinį ir procesų valdymą į vieną. Greičiausiai tai bus skyriaus darbo proceso ir įmonės darbuotojų darbo funkcijų reglamentai.

Pagrindinė taisyklių taisyklė – jos privalomas įgyvendinimas įmonės darbo procese. Galite sukurti veiksmingiausią darbo aprašymą, bet ką jis duos, jei jis stovės ant lentynos ir nenaudodamas rinks dulkes?

3 etapas.Verslo procesų optimizavimo įgyvendinimas.

Apibūdinus visus įmonės darbo procesus ir paskyrus už jų vykdymą atsakingus darbuotojus, ateina laikas kovoti su kliūtimis. Bet kurioje organizacijoje tokių probleminių sričių gali būti kelios dešimtys, todėl toliau apibūdinsime veiksmų seką tokiai situacijai:

• įvertinti visus įmonės verslo procesus ir pašalinti darbuotojų darbo pareigų dubliavimą;
• apskaičiuoti reikiamą laiką kiekvienam verslo procesui, atlikti lyginamąją jo analizę su vidutinėmis šios srities reikšmėmis ir pritaikyti prie realių rodiklių;
• organizuoti savo gamybos išteklių naudojimo analizę;
• ištirti vertybių ir informacijos judėjimą Jūsų įmonėje ir likviduoti tas sritis, kuriose randate nuostolių;
• Išanalizuoti resursų panaudojimo efektyvumą kiekvienam darbo procesui.

4 etapas.Pagrindinių įmonės veiklos procesų automatizavimas.

Į šį etapą būtina pereiti tik tada, kai baigti reguliavimo ir verslo procesų optimizavimo sistemos sukūrimo etapai. Neįmanoma atlikti automatizavimo visiškame chaose, šiuo atžvilgiu, jei manote, kad IT sistemos įdiegimas padės įveikti sudėtingą organizacijos verslo procesų situaciją, tai yra labai klaidinga nuomonė. Tik sugaišite milžiniškus finansinius išteklius ir asmeninį laiką.

5 etapas.Verslo procesų optimizavimo rezultatų vertinimas.

Pakalbėkime apie kai kuriuos rezultatus, kurie turėtų būti gauti optimizuojant verslo procesus:

• Jūsų įmonėje diegiamo verslo modelio įforminimas, besidubliuojančių darbo pareigų ir įmonės struktūrų pašalinimas;
• specialistų darbo atlikimo stebėjimas, motyvuojantis atsakingiau atlikti savo darbo funkcijas;
• klaidų skaičiaus mažinimas ir žmogiškojo faktoriaus lygio mažinimas gamybos procese;
• KPI sistemos diegimas, motyvuojantis darbuotojus siekti tam tikrų rezultatų ir padaryti premijų sistemą kuo skaidresnę;
• verslo procesų reguliavimas formuoja žinių bazę apie įmonės verslo procesus, todėl į darbo procesą kuo greičiau įsijungia nauji darbuotojai;
• sumažinti įmonės gamybos proceso sutrikimus dėl išteklių ar personalo trūkumo;
• surasti ir likviduoti ilgalaikį finansinį turtą, kuris nenaudojamas įmonės apyvartoje;
• sumažinti nereikalingų produktų pirkimą.

Eksperto nuomonė

Kokius procesus reikia automatizuoti?

Anatolijus Zubeirovas,

„Millsystems“, Maskva, generalinis direktorius

Automatizavimo procesas pirmiausia turėtų paveikti tuos organizacijos verslo procesus, kurie yra brangiausi darbo išteklių požiūriu. Jei kalbame apie rimtą gamybą, tuomet reikia sutvarkyti dokumentacijos apyvartą įmonėje, kuri yra susijusi su pristatymais ir mokėjimais tarp įmonės padalinių.

Jei laikytume vidutines įmones, tai automatizavimo procesas turi būti taikomas klientams ir tiekėjams – jų loginei sąveikai. Visų pirma apie verslo procesų automatizavimą turėtų pagalvoti prekybos organizacijos, turinčios kelias dešimtis pareigybių ir daug sandorio šalių. Mažos įmonės turi galvoti, kaip dirbti su IT kuo paprastesniu ir užtikrinti, kad įmonės gamybos procesas išliktų toks pat efektyvus kaip ir iki automatizavimo.

Veiksmingas sandėlio logistikos, prekių pristatymo ir pardavimo automatizavimas sumažina finansines išlaidas ir leidžia išvengti:

• materialinės išlaidos papildomam personalui;
• neraštingas transporto priemonių naudojimas, kuris yra organizacijos nuosavybė, ir perteklinė saugykla;
• neefektyvus įmonei priklausančio transporto eksploatavimas ir erdvės perteklius sandėliuose;
• produktų, kurių galiojimo laikas yra trumpas, praradimas;
• permokos už transporto įmonių paslaugas.

Kokią programinę įrangą turėtumėte pasirinkti? Visų pirma, ji turi leisti automatizuoti verslo procesus visais lygiais. Būtina, kad visi procesai bet kuriame automatizavimo etape būtų realiai užbaigti per trumpiausią įmanomą laiką. Taip pat svarbu, kad programinė įranga būtų suprantama visiems jūsų įmonės darbuotojams.

• Verslo procesų automatizavimas: parengimas ir įgyvendinimas

Tipiškos verslo procesų optimizavimo klaidos

1 klaida.Neteisingas problemos teiginys.

Pagrindinė taisyklė – konkretus ir teisingas problemos išdėstymas: ką reikia padaryti norint optimizuoti įmonę, per kiek laiko ir kokį rezultatą reikia gauti. Veiklos procesų apibūdinimas vargu ar prisidės prie greito tobulėjimo (nebent aprašymas atskleistų akivaizdžią painiavą ar besidubliuojančias padalinių funkcijas). Norint optimizuoti įmonės darbą, reikia nuspręsti, į kokį rezultatą turėtų būti nukreipta įmonės plėtra.

Pavyzdžiui, nėra prasmės charakterizuoti apskaitos skyriaus procesus, jei jūsų organizacija neturi pajamų. Žemo darbo pelningumo priežasties reikėtų ieškoti už produkcijos pardavimą atsakingame padalinyje. Tobulėjant šio probleminio skyriaus veiklai, pagerės ir kitų darbas, įskaitant buhalteriją. Vadinasi, verslo procesų aprašymas yra didelio masto įmonės valdymo optimizavimo kampanijos etapas.

2 klaida.Užduočių ir pastangų neproporcingumas.

Praktikoje yra procesų, nesusijusių su pagrindiniu organizacijos tikslu, aprašymai (pavyzdžiui, vadovo sąveika su sekretore, bandant patekti į pavaduotoją). Akivaizdu, kad tokio proceso apibūdinimas neturi prasmės optimizuoti įmonės darbą ir yra klaidingas turinio ir sąnaudų požiūriu.

3 klaida.Neteisingas aprašymo priemonių pasirinkimas.

Verslo procesams apibūdinti, siekiant juos optimizuoti, naudojamos įvairios galios programos. Jų kaina svyruoja nuo 100 iki 100 000 JAV dolerių. Akivaizdu, kad įsigytos programos galia turi būti koreliuojama su įmonės mastu. Taigi mažos įmonės galingos programos įsigijimas yra nepagrįstas. Priemonė parenkama atsižvelgiant į įmonės finansines galimybes ir užduotis, kurios turėtų būti sprendžiamos optimizuojant organizacijos veiklos procesus. Remiantis turima patirtimi, palyginti paprasti sprendimai, tokie kaip BPWin 2, gali padėti pasiekti jūsų tikslus net didelėse įmonėse. Bet kokiu atveju programinė įranga yra tik pagalbinis elementas. Lemiamą vaidmenį atlieka įmonės optimizavimo proceso organizavimo kokybė.

Eksperto nuomonė

Verslo procesų optimizavimas turėtų būti reguliarus

Alla Bednenko,

„Econika-Obuv Company“, Maskva, personalo direktorius

Intensyvios organizacijos plėtros sąlygomis jos vadovas yra priverstas nuolat optimizuoti įmonės veiklą. Būtent taip ir buvo nuspręsta pasielgti mūsų įmonėje. Įmonės optimizavimo projekto užsakovas buvo bendrovės „Econika-Obuv“ generalinis direktorius, o jo vadovas – korporacijos „Econika“ viceprezidentas. Projekto vadovu paskirtas personalo direktorius.

1. Tikslai. Mūsų projekto optimizuoti verslo procesus tikslai buvo: identifikuoti procesus, kuriuos reikia tobulinti, pritaikyti juos prie strateginių organizacijos tikslų ir pasirengti įdiegti visapusišką automatizuotą verslo valdymo sistemą.

2. Projekto etapai.Įgyvendinant įmonės optimizavimo projektą buvo atlikti šie veiksmai:

• esamo verslo proceso modelio formavimas;
• norimo verslo procesų modelio sukūrimas (fiksuojant pagrindinius organizacijos pagrindinių padalinių efektyvumo parametrus);
• siūlomų koregavimų planavimas ir įmonės informacinės sistemos kūrimo ir diegimo techninių specifikacijų tvirtinimas;
• idėjų, kaip automatizuoti įmonės darbo procesus, generavimas;
• organizacijos verslo procesų kaip tokių optimizavimas, tai yra jų tobulinimas.

3. Projekto rezultatų vertinimo kriterijai. Iš pradžių buvo nustatyta:

• laiko, personalo, materialinių ir finansinių sąnaudų sumažinimas (matuojamas procentais);
• vadovų ataskaitų kokybės ir savalaikiškumo padidėjimas (%);
• išorinės įtakos įmonės veiklai sumažinimas (%);
• didesnis dėmesys kiekvieno įmonės padalinio klientų interesams (iki 8-9 balų iš 10), siekiant įvykdyti pardavimo pajamų planą ir optimizuoti organizacijos veiklą;
• verslo efektyvumo didinimas.

4. Komanda.Įmonės verslo procesų optimizavimo projektui vadovavo septynių žmonių lyderių komanda. Jame dirbo rinkodaros direktorius, įmonės generalinio direktoriaus padėjėjas, informacinių technologijų skyriaus vadovas ir kolekcijos kūrimo skyriaus vadovas.

Vadovų komanda parengė techninę užduotį, nustatė reikalavimus projektui optimizuoti įmonės veiklos procesus, sudarė sutartis su išorės specialistais ir sukūrė teigiamas sąlygas jų veiklai, susitarė dėl darbų grafiko ir suformavo projekto efektyvumo parametrus. Komandos susitikimai vykdavo kas savaitę.

Kitoje optimizavimo darbo grupėje dalyvavo 10 aukščiausių organizacijos vadovų. Ji gavo šias užduotis:

• optimizavimo projekto įgyvendinimo įgūdžių įgijimas;
• dokumentų ir informacijos atranka ir analitinė peržiūra optimizavimui;
• nuoseklaus požiūrio generavimas;
• pakeitimų tvirtinimas ir įgyvendinimas.

Mažos darbuotojų grupės susitikdavo du ar tris kartus per savaitę, kad aptartų galimus įvairių procesų pakeitimus. Taip į diskusiją apie siūlomas pertvarkas pavyko įtraukti visą kolektyvą.

5. Projekto įgyvendinimas. Projektas, kuriuo siekiama optimizuoti įmonės darbą, vykdomas aštuonis mėnesius. Šiame etape vyksta pertvarkos. Manome, kad optimizavimo problemos įgyvendinimo laikotarpis yra apie dvejus metus. Patvirtinus holdingo informacinės sistemos struktūrą, bus pradėtas darbas prie techninių specifikacijų formavimo, siekiant optimizuoti visos korporacijos informacinę sistemą.

6. Rezultatai.Šiandien pagrindiniu pasiekimu laikome norimo verslo procesų modelio suformavimą ir suderintą įmonės vadovaujančio personalo poziciją. Be to, gavome aiškų supratimą apie organizacinės struktūros tipą, reikalingą norint efektyviai įgyvendinti verslo tikslus. Atliktas finansų optimizavimas, pažanga formuojant kolekcijas, atsargas, logistiką.

Įmonės darbo optimizavimo patirtis rodo jos vertą organizaciją. Tačiau rezultatas galėtų būti dar geresnis, jei įmonė nuolat samdytų verslo analizės srities specialistą; jo profesionalus požiūris į įmonės vidinius procesus praturtintų pakviestų konsultantų nuomones. Idealiu atveju generalinis direktorius šiai iniciatyvai turėtų skirti didžiąją savo laiko dalį – apie 80 proc. Mūsų organizacijai ši užduotis pasirodė neįmanoma, nes taip pat sprendžiame personalo valdymo klausimus (šiuo metu darbuotojų skaičius yra apie 800 žmonių).

Verslo procesų optimizavimas: TOP 5 knygos , iš kurių galite pasisemti idėjų

1. Vladimiras Repinas „Verslo procesai. Modeliavimas, įgyvendinimas, valdymas“.

Ar nusprendėte tobulinti savo verslo procesus ir ketinate diegti procesinį požiūrį į įmonės valdymą? Ar jums reikia praktinių patarimų formuojant ir klasifikuojant savo organizacijos verslo procesus? Tada jums reikia įsigyti naują profesionalaus praktiko Vladimiro Repino knygą.

Tai, ką turėsite savo rankose, nėra lengvas skaitinys, o išsamaus ir supratimo reikalaujantis leidinys. Jame yra daugybė paveikslų, lentelių, struktūrinių schemų ir dokumentų šablonų, kurių negalima rasti kituose atviruose šaltiniuose.

Vladimiras pasakoja apie savo esamų galimybių viziją ir pateikia rekomendacijas, kaip sukurti verslo procesų optimizavimo sistemą įmonėje, remiantis realia daugelio konsultacinių projektų Rusijoje patirtimi.

2. Goldratto apribojimų teorija „Sistemos požiūris į nuolatinį tobulėjimą“.

Šio autoriaus knygos itin populiarios, nes jis pateikia rekomendacijas, kaip išspręsti daugelį problemų: prieštaravimų tarp prekių pristatymo laiko ir jų kokybės, kainos ir finansinių kaštų ir kt. Pastaruoju metu informacija apie pagrindinius Goldratto samprotavimo metodus buvo neišsami ir išsklaidyta, tačiau ši knyga laikoma pirmuoju sistemingu ir profesionaliu vadovu.

3. John Jeston, Johan Nelis „Verslo procesų valdymas. Praktinis sėkmingo projekto įgyvendinimo vadovas“.

Šiame leidinyje aprašomi pagrindiniai verslo procesų valdymo principai, teigiamos jų savybės ir nauda, ​​kurią jie atneš įmonei, taip pat nagrinėjami tokio valdymo įgyvendinimo pavyzdžiai. Jame nagrinėjama bendra VRM sistema, įrankiai ir metodai.

Vadovas gali būti naudojamas kaip nuoroda įmonėms, įgyvendinančioms procesų valdymo projektus, nes jame aprašytoje medžiagoje pateikiamos praktinės priemonės, paaiškinimai ir pagalba efektyviai įgyvendinant verslo projektus.

4. Eliyahu Goldratt „Tikslas. Nuolatinio tobulėjimo procesas“.

Žmogus, įžvelgęs bet kokią problemą valdydamas savo verslo projektą, privalo kurti priežastinius ryšius tarp procesų ir rezultatų, taip pat suprasti pagrindinius principus, kaip pasiekti maksimalų įmonės darbo proceso efektyvumą.

5. Mary ir Tomas Poppendieck, „Lengva programinės įrangos gamyba: nuo idėjos iki pelno“.

Tai yra gairės, kurių gali prireikti bet kurioje situacijoje, kai reikia nustatyti efektyviausius procesus. Knygą privalo perskaityti aukščiausio lygio vadovai, vadovai ir įmonių kūrėjai, kurie yra tiesiogiai susiję su programine įranga.

Informacija apie ekspertus

Sergejus Pankinas, Jekaterinburgo įmonės „Center Orgprom“ treneris-konsultantas. Įkūrimo metai: 2001. Specializacija – gamybos efektyvumo ir pramonės įmonių konkurencingumo didinimas.

Michailas Gordejevas,„Euromanagement“ technologijų direktorius, Maskva. Euromanagement įmonė turi didelę patirtį konsultavimo paslaugų rinkoje ir turi visas reikalingas technologijas sudėtingoms klientų įmonių problemoms spręsti. Organizacija partneriams suteikia efektyviausius įrankius verslui vykdyti, savo veiklą vykdant 7 srityse: personalo konsultacijos, vadybos konsultacijos, finansinės konsultacijos, IT konsultacijos, verslo automatizavimas, personalo atranka, verslo mokymai.

Anatolijus Zubeirovas,„Millsystems“ generalinis direktorius, Maskva. Įmonė Millsystems yra oficialus Sellora valdymo sistemos informacinės sistemos platintojas. Sellora valdymo sistema – tai ERP valdymo sistema, atitinkanti bet kurio verslo poreikius ir tinkanti bet kuriai įmonei. Be to, sistema puikiai optimizuota Rusijos rinkos realybėms, t.y. atsižvelgiama į visas nacionalines namų biuro darbo ypatybes.

Alla Bednenko , „Econika-Obuv“, Maskva, personalo direktorius. Viena iš pirmaujančių organizacijų Rusijos mados avalynės rinkoje, mažmeninės prekybos tinklo operatorius Rusijoje. Visoje Rusijoje, taip pat Ukrainoje ir Kazachstane veikia daugiau nei šimtas firminių „Econika“ batų parduotuvių.

Daugelis programų paleidžiamos automatiškai, kai įjungiate kompiuterį, todėl sistema užtrunka ilgiau. Be to, šios programos užima papildomos RAM ir ne visada jums reikalingos.

Norėdami redaguoti paleisties programų sąrašą, turite spustelėti mygtuką "Pradėti" ir paieškos juostoje įvesti komandą msconfig. Skirtuke Paleistis pažymimos programos, kurios paleidžiamos įjungus kompiuterį. Belieka tik panaikinti nereikalingų programų žymėjimą.

Būkite atsargūs ir neišjunkite automatinio paslaugų ir antivirusinių produktų įkėlimo.

3. Išjunkite nereikalingų šriftų automatinį įkėlimą

Kai įjungiate kompiuterį, „Windows“ atsisiunčia daugiau nei 200 skirtingų šriftų. Galite išjungti nereikalingus, tokius kaip: „Pradėti“ - Valdymo skydas - Dizainas ir personalizavimas - Šriftai. Atidarykite kontekstinį meniu dešiniuoju klavišu ir ant nereikalingo šrifto ir pasirinkite „Slėpti“.

Tik Comic Sans , tik hardcore!

4. Laikinųjų failų ištrynimas

Darbo metu standžiajame diske kasdien sukuriama daug laikinų failų, kurie kažkaip nepastebimai tampa nuolatiniai. Jie taip pat labai sumažina bendrą kompiuterio greitį.

Reguliarus kompiuterio valymas pagreitins operacinės sistemos ir programų įkėlimą, taip pat atlaisvins vietos standžiajame diske.

Norėdami tai padaryti, tiesiog atidarykite „Mano kompiuteris“ – skaidinį su operacine sistema (paprastai Diskas C:\) – „Windows“ aplanką – „Temp“ aplanką, tada ištrinkite visus failus ir ištuštinkite šiukšliadėžę.

5. Disko valymas

Norėdami optimizuoti „Windows“, „Microsoft“ kūrėjai pateikė įmontuotą disko valymo priemonę. Ji ieško ir ištrina nepageidaujamus failus, tokius kaip laikinieji interneto failai, įdiegtų programų paskirstymai, įvairios klaidų ataskaitos ir kt.

Eikite į meniu Pradėti - Visos programos - Priedai - Sistemos įrankiai - Disko valymas.

6. Disko defragmentavimas

Ištrynę nereikalingas programas ir failus, pradėkite disko defragmentavimą, t.y. pergrupuokite failus standžiajame diske, kad būtų galima maksimaliai optimizuoti kompiuterį.

Defragmentuoti galima naudojant „Windows“ įrankius arba specialias programas – tai atskiro straipsnio tema.

Standartinė procedūra atrodys taip – ​​naršyklėje „Explorer“ pasirinkite skaidinį, kurį norite defragmentuoti (pavyzdžiui, diską D:\) ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį, pasirodžiusiame meniu atidarykite „Ypatybės“ ir skirtuke „Įrankiai“ spustelėkite „Defragmentuoti. “

7. Įdiekite SSD

Kietojo kūno diskas padės pagreitinti operacinės sistemos ir programų, kurių savarankišką įdiegimą nešiojamajame kompiuteryje, apie kurį mes aptarėme, įkėlimą. Jei neturite pakankamai pinigų 500 GB SSD, prasminga įsigyti diską bent jau operacinei sistemai įdiegti - jis tiesiog skris naujajame SSD.

8. Įdiekite HDD


„YouTube“ yra daug vaizdo įrašų apie HDD diegimą. Štai vienas iš jų

Jei jūsų biudžetas neleidžia išleisti pinigų brangiems SSD diskams, neturėtumėte atsisakyti tradicinių komponentų. Papildomo HDD įdiegimas žymiai pagerins kompiuterio našumą.

Taigi, jei kietasis diskas užimtas daugiau nei 85%, kompiuteris dirbs daug kartų lėčiau. Be to, patiems įdiegti papildomą standųjį diską staliniame kompiuteryje yra dar lengviau nei SSD.

9. Papildomos RAM įdiegimas

RAM naudojama vykdomoms programoms apdoroti. Kuo daugiau informacijos reikės apdoroti, tuo daugiau RAM jums reikės.

Jei neužtenka atminties, sistema pradeda naudoti standžiojo disko išteklius, o tai lemia kritinį kompiuterio sulėtėjimą ir „Windows“ užšalimą.

Pridėti ar pakeisti RAM atmintines nėra sunku. Įprastam kompiuteriui su standartinių biuro programų rinkiniu pakanka 4 GB RAM, o žaidimų kompiuteriui galima galvoti apie 16 GB ar daugiau.

10. Valymas

Dulkės yra kompiuterių priešas Nr. 2 (visi žino, kad priešas Nr. 1 yra). Tai apsaugo nuo normalaus vėdinimo, dėl kurio kompiuterio komponentai gali perkaisti ir sulėtinti sistemą. Didelis komponentų perkaitimas gali sukelti visišką jų gedimą.

Išjunkite kompiuterį bent pusvalandį prieš pradėdami valyti. Nevalykite su sintetiniais drabužiais – dėl trinties gali susidaryti statinis krūvis, kuris gali pažeisti komponentus. Norėdami pašalinti statinį krūvį, palieskite nedažytą centrinio šildymo radiatoriaus dalį.

Įjunkite mažos galios dulkių siurblį ir atsargiai nuvalykite dulkes nuo visų kompiuterio dalių. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas maitinimo blokui, procesoriaus aušintuvui ir vaizdo plokštei, kur kaupiasi daugiausia dulkių.

Įmonėje, kurioje dirba daugiau nei vienas žmogus, kaip taisyklė, yra įvairių padalinių – pardavimų, rinkodaros, apskaitos ir t.t.. Šių tarnybų sprendžiami uždaviniai labai skirtingi, skiriasi ir jų organizavimo bei funkcionavimo principai. Tačiau galima aprašyti universalų algoritmą, kuriuo galima optimizuoti bet kurį padalinį, nepaisant jo paskirties ir organizacinės struktūros. Tai mes dabar darysime.

Kas yra optimizavimas?

Veiklos optimizavimas – tai priemonių rinkinys, skirtas padalinio (ar visos įmonės) efektyvumui didinti. Šių renginių esmę galima išreikšti gerai žinomu šūkiu – „Aukščiau, toliau, geriau! Tai yra, dėl atliktų veiksmų padalinys pradeda demonstruoti padidėjusį produktyvumą, sumažinti išlaidas ir pan.

Taigi pradėkime. Mūsų užduotis – aprašyti universalius padalinio veiklos optimizavimo etapus.

Pasirodo optimizavimo užklausa

Oficialų prašymą optimizuoti gali pateikti ir įmonės vadovybė, ir skyriaus vadovas, ieškant „ką čia pataisyti“. Atitinkamai, antruoju atveju prašymas dažniausiai yra gana bendras, nukreiptas į bendrą sistemos tobulinimą, o pirmuoju – konkretesnis, sukeltas nepasitenkinimo konkrečiais padalinio rodikliais. Pavyzdžiui, įmonės vadovas gali norėti sumažinti tam tikros paslaugos kaštus. Jie sako, kad ji suvartoja per daug. Šis noras ypač dažnai kyla dėl padalinių, kurie neturi tiesioginės įtakos įmonės ekonominiams rezultatams. Pavyzdys yra personalo skyrius, ypač jei jo funkcijos apsiriboja įdarbinimu.

Tačiau noras sumažinti išlaidas toli gražu nėra vienintelis pokyčių motyvas. Dažniausiai esmė ta, kad dabartinės formos skyrius nepakankamai efektyviai susitvarko su savo pareigomis.

Prašymo formulavimas yra paleidimo elementas; čia viskas prasideda. Ir pirmasis šio veiksmo etapas yra „Padalinio misijos ir ekonominės funkcijos apibrėžimas“

Vieneto misijos ir ekonominės funkcijos apibrėžimas

Šis punktas tikriausiai sukels didžiausią nuostabą. Atrodytų, ką čia nustatyti? Pardavimų skyrius parduoda, kurjerių tarnyba pristato, reklamos skyrius reklamuoja. Ir taip toliau. Tačiau viskas nėra taip paprasta.

Pradėkime nuo to, kad šiandieniniame Rusijos versle koncepcinis aparatas yra daugiau ar mažiau nusistovėjęs, tačiau su darbo pareigomis vienoje pozicijoje dar labai toli iki susivienijimo. Žmonės, užimantys tą patį titulą, skirtingose ​​įmonėse gali daryti visiškai skirtingus dalykus. Ryškiausias pavyzdys yra rinkodaros specialistai. Pareigos, kuriomis jie gali būti pavesti, svyruoja nuo verslo plėtros koncepcijos rašymo iki asmeninio pardavimo. Tas pats ir su personalo vadovais. Vieniems tai mokymas, motyvacija, įmonės kultūra, o kitiems tai chroniškas beviltiškas verbavimas. Ir tokį paplitimą galima rasti daugumoje įmonių.

Štai kodėl, prieš ką nors tobulinant, reikia nustatyti, kokią vietą tai užima bendrame įmonės pastate.

Atitinkamai, atsakymas į šį klausimą bus toks:

1. Šio padalinio lygmeniu išspręstų konkrečių užduočių aprašymas

2. Padalinio vieta bendroje įmonės veikloje

3. Ūkinio dalyvavimo bendroje įmonės veikloje nustatymas

Atsakydami į šiuos klausimus turėtumėte stengtis išlaikyti maksimalų formuluotės aiškumą ir konkretumą. Visgi tai daroma ne „dėl šou“, todėl tokios formuluotės kaip „Visais įmanomais būdais prisidėti prie įmonės gerovės augimo“ čia netinka.

Veiklos kriterijų apibrėžimas

Šis punktas yra pagrindinis. Priklausomai nuo to, kas bus pasirinktas kaip efektyvumo kriterijus, bus grindžiamas visas tolesnis darbas. Paprastai kriterijai parenkami remiantis ankstesnėje pastraipoje apibrėžtomis užduotimis. Tai yra, analizė grindžiama padalinio „įstatymų nustatytų tikslų“ įvykdymu. Pavyzdžiui, saugos tarnybai yra apibrėžta užduotis „užkirsti kelią įmonės turto vagystei“ – tai reiškia, kad vagysčių skaičius bus būtent toks šios užduoties kriterijus.

Taigi, anksčiau suformuluotos užduotys suteikia mums galimybę įvertinti padalinio veiksmų efektyvumą.

Jeigu susiduriame su neįmanomumu įvertinti, vadinasi, užduotys buvo suformuluotos neteisingai, procese buvo padarytos neaiškios ir beprasmės formuluotės, reikia grįžti vienu tašku atgal. Skalbimas ant stulpo, pradėkite iš naujo.

Bet dabar – kriterijai apibrėžti, o kitas mūsų žingsnis bus „Padalinio efektyvumo įvertinimas“

Vieneto veiklos vertinimas

Čia viskas aišku. Imame pasirinktus veiklos kriterijus ir įvertiname situaciją pagal kiekvieną iš jų. Kai kuriuos dalykus galima įvertinti skaičiais, kai kuriuos – „patenkinamai/nepatenkinamai“ principu. Dėl to gauname bendrą skyriaus ataskaitą, kurioje aiškiai pateikiama kiekvienos jam pavestos užduoties situacija. Atidžiai pažvelgę ​​į šią ataskaitą pereiname prie kito etapo – „Optimizavimo problemų nustatymas“

Optimizavimo problemų nustatymas

Akivaizdu, kad šis etapas taip pat nėra ypač sunkus. Būtina optimizuoti tuos taškus, kurie vertinimo metu „nukrito“ labiausiai. Optimizavimo problemos turėtų būti formuluojamos teigiamai, t.y. kaip tikslą nurodykite norimą rezultatą, o ne nepageidaujamo nebuvimą. Paprasčiau tariant, tikslas „sumažinti vidutinę darbo trukmę iki pusantros savaitės“ yra teisingas tikslas.

O dabar, kai visos užduotys išdėliotos, prasideda linksmybės. Būtent - „Optimizavimo priemonės“

Optimizavimo priemonės

Ir, kaip bebūtų keista, šiuos įvykius pradedame beveik tuo pačiu, ką prieš pusę puslapio. Tai yra iš analizės. Bet tai yra dar viena analizė, skirta nustatyti vidinius rezervus. Ir prasideda nuo „Bendrojo skyriaus funkcijų sąrašo sudarymas“

Bendrojo skyriaus funkcijų sąrašo sudarymas

Šis sąrašas yra artimiausias detaliam pareigybės aprašymui, tačiau tai daroma visam skyriui kaip visumai. Tačiau dėl paprastumo jis turėtų būti suskirstytas pagal atskiras pozicijas. Taigi gauname išsamų skyriaus darbuotojų atliekamų funkcijų sąrašą. Ir judame toliau.

Funkcijų atlikimo sėkmės vertinimas

Čia vėl darome vertinimą. Bet ne apskritai, kaip anksčiau, o kiekvienai iš funkcijų. Ir gauname aiškų vaizdą, kurios funkcijos šlubuoja ir kaip jos paskirstomos tarp darbuotojų.

Paprasčiausiu atveju paaiškėja, kad visos gedimai atsiranda viename asmenyje ir teisingas sprendimas yra pakeisti šį žmogų. Tačiau ši situacija yra pati neįtikėtiniausia, nes šis diversantas būtų buvęs matomas net be jokių tyrimų. Todėl greičiausiai „nukritusios“ funkcijos padalinių darbuotojams bus paskirstytos tolygiai.

Paaiškėjus, kad funkcijų atlikimo įvertinti neįmanoma, verta rimtai pagalvoti apie esamą kontrolės sistemą ir ar ji apskritai egzistuoja.

Sėkmingo funkcijų atlikimo priklausomybės nuo subjektyvių veiksnių nustatymas

Šiame etape nustatome, kiek veiklos problemos yra susijusios su asmeninėmis darbuotojų savybėmis. Pavyzdžiui, kažkas yra labai neskubantis gyvenime ir turi nuolatinių problemų dėl paskirtų užduočių atlikimo terminų. Atitinkamai sprendimas būtų pakeisti jo pareigas toms, kurios nereikalauja greitos reakcijos.

Priklausomybės nuo veiksnių nustatymas skyriuje

Pagrindinis vidinis veiksnys, turintis įtakos darbui, yra darbo atmosfera skyriuje. Be to, abu nukrypimai nuo vidurio – tiek teigiami, tiek neigiami – sukelia liūdnas pasekmes. Jei skyriuje tvyro susiskaldymo, susipriešinimo ir agresijos atmosfera, tai akivaizdžiai strigs darbas toje dalyje, kuriai reikalinga tarpasmeninė sąveika. Tačiau, kita vertus, jei kolektyve „šilta“, tai didžiąją darbo laiko dalį galima praleisti ramiai geriant arbatą ir pokalbius „apie gyvenimą“.

Kiti neigiami vidiniai veiksniai yra:

1. Nepakankamas proceso automatizavimas (pavyzdžiui, rankinis dokumentų pildymas, popierinių duomenų bazių priežiūra ir pan.)

2. Darbuotojų funkcijų dubliavimas

3. Neaiškus darbo pareigų apibrėžimas

4. Darbuotojų, turinčių dvigubą pavaldumą, prieinamumas

Sėkmingo funkcijų vykdymo priklausomybės nuo veiksnių, esančių už skyriaus ribų, nustatymas

Be to, kas išdėstyta pirmiau, būtina stebėti išorinius veiksnius. Dažnai susijusių padalinių veiksmai neigiamai veikia padalinio veiklą. Pavyzdžiui, pirkimų skyriaus lėtumą gali lemti buhalterio sąskaitų apmokėjimo greitis. Akivaizdu, kad šioje situacijoje nėra didelės prasmės ką nors koreguoti pirkimuose.

Kiti pavyzdžiai - už darbuotojo įdarbinimo ar rinkodaros plano parengimo terminų nesilaikymą gali būti atsakingi ne personalo ir rinkodaros skyriai, o vadovai, kurių pareigos apėmė pateiktų kandidatų ir medžiagos tvirtinimą (kai kurie vadovai labai mėgsta „imti“). porą savaičių pagalvoti“).

„Temografinis žemėlapis“ - laiko, praleisto įgyvendinant aprašytas funkcijas, žemėlapio sudarymas (stebėjimas)

Kaskime toliau. Dabar turime apsiginkluoti pieštuku, sąsiuviniu ir chronometru ir kelioms dienoms apsigyventi skyriuje. Dėl šio posėdžio susidarome vaizdą apie darbo laiko panaudojimą skyriuje – kas kiek ir kam išleidžia. Kartais išryškėja keisti dalykai. Pavyzdžiui, gali pasirodyti, kad didžioji dalis darbo laiko darbuotojų eina į koridorių prie ten įrengto bendro tinklo spausdintuvo, o po to savo dokumentų ieško kituose skyriuose (kur jie buvo netyčia pavogti iš bendros krūvos).

Bet kokiu atveju mūsų gaunami duomenys yra vertingi. Iš jų iškart tampa aišku, kur eina mūsų gyvenimo metai.

Tempografinis žemėlapis (apklausa)

Iš karto po stebėjimo renginio atliekame panašiu tikslu apklausą. Kviečiame darbuotojus kalbėti apie tai, kur jie praleidžia daugiausiai laiko. Teiginius apibendriname į lentelę, lentelę lyginame su stebėjimo duomenimis.

Tobulinimo pasiūlymų teikimas (apklausa)

Dar vienas demokratinis įvykis. Kviečiame darbuotojus pasisakyti tema „Kas Jus trikdo skyriaus darbe ir ką galima patobulinti? Rezultatai nebūtinai nustebins analizės gilumu (kai kuriuos erzina tik muilo trūkumas tualete), tačiau bet kuriuo atveju verta įsiklausyti į „liaudies“ nuomonę.

Ieškokite galimybių konsoliduoti panašias funkcijas

Analitinį etapą galima laikyti baigtu, o dabar mes tiesiogiai pereiname prie patobulinimų. Pirmasis iš jų bus „Panašių funkcijų konsolidavimo galimybių paieška“. Šio įvykio esmė ta, kad panašios funkcijos, kurios atima laiką iš skirtingų darbuotojų, yra priskiriamos atskiram darbuotojui. Tokių sprendimų pavyzdžių yra daug. Tai yra atsakiklis arba sekretorė, nurodanti kelią į biurą, į kurį pokalbio pabaigoje perjungiamas abonentas. Tai ir AK operatorius, kuris buhalterijoje atsakingas už pirminių dokumentų įvedimą, atleidžiantis nuo šios kasdienybės kvalifikuotus specialistus. Tai „telemarketingo specialistai“ – skambintojai pardavimo skyriuose ir tyrėjai įdarbinimo agentūrose. Ir yra daug kitų variantų.

Funkcijų konsolidavimas leidžia sutaupyti brangių specialistų laiką ir padidinti bendrą skyriaus produktyvumą.

Automatizavimo galimybių paieška

Automatizavimas yra stiprioji šiuolaikinio verslo pusė. Iš tiesų, įprastame organizacijos verslo procese yra daug „mazgų“, kuriuos reikia konvertuoti į skaitmeninį formatą. Atitinkamai, šie mazgai turi būti identifikuoti ir išsiaiškinti, kaip automatizuoti žmones. Skyriuje įdiegus automatiką darbo našumas gali padidėti iki 100%, atleidžiant darbuotojus nuo įprastų darbų bei sutrumpinant bendravimui ir reikalingų dokumentų paieškai skirtą laiką.

Ieškodami automatizavimo galimybių, turėtumėte orientuotis į bendrus įmonės poreikius. Jei įmonė planuoja įsigyti vieningą verslo procesų valdymo sistemą, galbūt ji išspręs skyriaus problemas. Jei neplanuojate diegti bendrojo CRM, gali būti verta įsigyti ar sukurti kokį nors standartinį skyriaus lygio sprendimą. Ir bet kuriuo atveju išlieka galimybė automatizuoti atskiras funkcijas naudojant „namų parašytas“ programas, nesiekiant „100% skaitmeninio skyriaus valdymo“.

Treniruočių galimybių paieška

Mes pateikiame šį punktą paskutinėje vietoje, nepaisant to, kad daugelyje personalo skyrių „Mokymai“ yra pirmoje prioritetų eilutėje. Tačiau išmokti mokytis yra kitaip. Ir kadangi mūsų atveju mokymasis nėra tikslas savaime, o tobulėjimo priemonė, atkreipiame dėmesį į šiuos dalykus:

1. Darbo optimizavimas dėl personalo mokymo ne visada įmanomas, nes yra daug veiksnių, į kuriuos iš anksto neatsižvelgiama. Tai žema darbuotojų motyvacija, skirtingi skirtingų darbuotojų mokymosi gebėjimai, nepakankama trenerio kvalifikacija, nepakankamas mokymo kurso pritaikymas įmonės reikalavimams ir kt.

2. Žmonės, deja, nėra labai atspari medžiaga. Todėl investicijos į mokymus pateisinamos tik su sąlyga, kad apmokytas darbuotojas įmonėje dirbs pakankamai ilgą laiką, kad „grąžintų“ į jį investuotas lėšas. Tačiau taip būna ne visada.

Tačiau jei atlikus tyrimą nustatytas mokymo poreikis, mokymai turėtų vykti. Pagrindinė sąlyga, kurią šiuo atveju būtina įvykdyti – sekti treniruočių efektyvumą, kiek realiai pasikeitė padalinio efektyvumas.

Ekonominis optimizavimo perspektyvų įvertinimas

Taigi, pasirinkus optimizavimo parinktis, ateina pats nemaloniausias momentas. Būtent, reikia įvertinti šios veiklos vykdymo kaštus ir palyginti jas su numatomu ekonominiu efektu. Kodėl šį etapą vadiname pačiu nemaloniausiu? Taip, nes būtent čia gali išryškėti neprilygstamas išlaidų ir įgytos naudos mastas. Ta prasme, kad išlaidos didelės, bet naudos deja. Tačiau, nepaisant to, būtent šis etapas lemia, kurioms transformacijoms turėtų būti suteikta „gyvenimo pradžia“. Ir, kad ir kaip būtų karti, verta negailestingai atsisakyti „patobulinimų vardan patobulinimų“ - transformacijų, kurios neatsiperka. Nes ilgainiui tokios „naujovės“ sukels tik nusivylimą.

Ir tai viskas, iš tikrųjų. Beveik visi. Nes įgyvendinus pasirinktus sprendimus teks įvertinti jų efektyvumą. Bet tai jau yra grįžimas į pačią mūsų istorijos pradžią - „Padalinio efektyvumo įvertinimas“.

Sėkmingų optimizacijų jums!